Facturation : dématérialisation obligatoire pour toutes les entreprises

La facturation dématérialisée, déjà connue pour ceux qui travaillent avec les marchés publics, va s’imposer à toutes les entreprises assujetties à la TVA dès le 1er/01/2024.

​Destinée à simplifier le circuit et limiter les fraudes, cette dématérialisation deviendra donc obligatoire selon un calendrier bien défini. Suivez le guide !

​Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?

Une facture dématérialisée, ou e-invoice, reste une facture, quel que soit le nom qu’on lui donne (si vous êtes en B2C, commerce de détail ou prestations de services auprès des particuliers, par exemple, on parlera de e-reporting). C’est le transfert de l’émetteur au destinataire qui ne pourra plus se faire par simple courrier postal. Adieu la facture papier !
 
Comment dématérialiser ses factures quand on est l’émetteur ? Selon l’article 289 bis du Code Général des Impôts, il faut passer par un des formats suivants :

1. Par échange de données informatisées (EDI), via une plateforme de dématérialisation (prestataire choisi par vous), habilitée à transmettre la facture à votre client sous le format que ce dernier aura choisi. A la réception des éléments de facturation, la plateforme sera responsable de l’extraction des données destinées à l’administration fiscale (identités fournisseur/client, montant HT, montant TVA).
2. Word ou PDF, si et seulement si le destinataire vous dit qu’il est d’accord. Dans ce cas, pour renforcer la sécurité du document et son intégrité, une signature électronique serait un plus. 

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Principes d’une facture électronique

Émises et transmises par voie électronique, une des raisons de la mise en place de la dématérialisation des factures, c’est de limiter les fraudes, notamment sur les déclarations de TVA.
 
Ainsi, les principes suivants assureront la valeur probante des factures électroniques :
 
Garantie d’authenticité
Le document électronique doit apporter la preuve de l’identification de l’émetteur et du récepteur, de la date de création et décrire le contenu. Pour l’authentifier, il faut qu’il soit horodaté et scellé (c’est-à-dire qu’on ne peut plus y toucher une fois qu’il est validé).

Intégrité du document
De la création à l’archivage, il faut prouver qu’il n’y a pas eu de modification ou d’altération du document. Cela passe par le contrôle de la confidentialité, la traçabilité des actions réalisées sur le document, la conservation à long terme (pérennité).
 
Document intelligible
Le document final remis au destinataire sera sous format PDF pour pouvoir être lu par un humain, et pas une machine. Attention : en cas d’archivage électronique, le format Excel ou Word seront incompatibles.
 
Concernant l’archivage électronique, si tous ces principes sont appliqués, on parlera d’un espace d’archivage à valeur probatoire donnant ainsi une valeur juridique à tous vos documents. De plus, notez que toutes les anciennes factures papier devront être numérisées sous format PDF et archivées à leur tour.

​Les solutions choisies se feront en fonction des besoins, des moyens financiers et humains.

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​Le calendrier d’étalement de l’obligation 

Entre le 1er/01/2024 et le 01/01/2026 au plus tard, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être passées à la dématérialisation de leurs factures.
 
Janvier 2024 :

• Toutes les entreprises auront l’obligation de recevoir les factures de leurs fournisseurs sous format dématérialisé.
• Toutes les grandes entreprises auront l’obligation de les émettre.

Juillet 2024 : obligation d’émission pour les ETI (Entreprise de taille intermédiaire).
Janvier 2026 : obligation d’émission pour les TPE/PME, micro-entreprises.

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​Quelques chiffres sur la dématérialisation

1. Fin 2019, 76% des entreprises étaient équipées d’une solution de facturation électronique.
2. Économies réalisées versus papier : 50 à 75 % (selon le Gouvernement).
3. Durée de conservation des factures pour l’administration fiscale :

• Sous format sécurisé par signature électronique ou par EDI (échange de données informatisées) : 6 ans.
• Sur support informatique : 3 ans + 3 ans sur tout autre support.

      4. Durée de conservation pour le droit comptable : 10 ans.

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​Les raisons de la dématérialisation

L’obligation de la facture dématérialisée aux entreprises assujetties à la TVA dépend de la loi de finances 2020, article 153, et de l’ordonnance du 15/09/2021.
 
Par cette mise en place, le Gouvernement a souhaité :

• Alléger la tâche administrative des entreprises en espérant ainsi diminuer les délais de paiement et assurer des gains de productivité (gain prévu par l’Etat : 4.5 milliards d’€).
• Simplifier les obligations déclaratives de la TVA.
• Limiter les fraudes.
• Connaître l’activité des entreprises.

 
Les établissements publics reçoivent depuis le 1er janvier 2020 des factures dématérialisées, via la plateforme Chorus Pro. C’est un bon exemple de ce qui attendra toutes les autres très bientôt. Il convient donc de s’y préparer dès maintenant et de vérifier si la numérisation de vos anciennes factures ne vous prendra pas trop de temps, si votre logiciel de facturation sera adéquat, etc.

En savoir plus :
cegid.com
chambersign.fr

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