Distinguer l'urgent et l'important pour votre organisation

30/6/2020

Faites-vous partie des personnes qui savent faire la différence entre l'urgent et l'important ? Entre l'essentiel et l'accessoire ?

C'est un sujet bien vaste soulevé dans le domaine de la psychologie, la philosophie et bien sûr, le management.

Éclairage....

Identifier l'urgent de l'important en gestion administrative

Le temps affecté aux différentes tâches dépend également de leur valeur et identifier le temps nécessaire en fonction de leur importance n'est pas chose aisée.

Voici donc comment distinguer l'urgent et l'important dans votre organisation à court ou long terme.

Urgent versus important

Comment distinguer l'urgent et l'important dans votre organisation ?

Une tâche urgente est une tâche qui doit être réalisée immédiatement, qui ne peut pas attendre, mais qui n'affecte pas vos objectifs à long terme. Par exemple : répondre aux mails qui s'amoncellent dans votre messagerie depuis bien trop longtemps.

Une tâche importante peut s'organiser au fil du temps et se réfère à un objectif à plus ou moins long terme. Par exemple : planifier votre semaine, organiser les rendez-vous récurrents, passer du temps en famille (eh oui ! Pensez à votre temps libre +++). Les différentes tâches importantes vous aident à planifier l'avenir.

Certaines tâches peuvent à la fois être urgentes ET importantes. Par exemple : une date limite de déclaration d'impôt. C'est une tâche importante qui devient urgente si vous la faites la veille pour le lendemain ! Ou encore : vous avez une réunion d'assemblée générale programmée dans un mois et vous devez préparer votre intervention. C'est important. Votre responsable vous indique la veille qu'il faut absolument revoir les chiffres pour le lendemain car une erreur s'est glissée dans le rapport, mais où ? Là, c'est une urgence absolue !

L'idéal, c'est d'identifier visuellement dans votre planning quotidien ce qui est urgent : un coup de marqueur bleu, une écriture rouge, etc.

Pour les dossiers au long cours, planifiez les travaux de plus grande envergure grâce à la matrice d'Eisenhower que j'évoque dans l'article à lire ici.

En résumé, cette matrice c'est : un graphique, 4 quadrants.

1er quadrant : tâches importantes et urgentes, qui doivent être réalisées prioritairement.
2è quadrant : tâches importantes mais non urgentes, que vous pouvez planifier.
3è quadrant : tâches urgentes mais non importantes, que vous pouvez sans doute déléguer.
4è quadrant : tâches non urgentes et non importantes, celles que vous peut-être éliminer ?

Ou encore :

tout ce qui n'est ni urgent, ni important, est une distraction,
tout ce qui est important ET urgent est source de problèmes,
tout ce qui est important et non urgent est très précisément ce qui concerne l'avenir,
tout ce qui est urgent et non important, ce sont souvent des imprévus, des choses à faire par quelqu'un d'autre.

Avec la matrice d'Eisenhower, vous pouvez revoir vos tâches de façon hebdomadaire et poser des délais pour chacune d'entre elles : dans la minute ? Oups, urgent ! Dans 2 semaines ? Importante, mais non urgente, etc.

Trouver le temps disponible

Pour trouver du "temps disponible" dans votre organisation, il faut :

Faire une liste de vos tâches,
Choisir celles qui sont importantes,
Leur affecter une deadline pour les terminer,
Etc.

Il faut produire un minimum d'efforts pour obtenir un maximum de résultats (règle des 80/20) et que pour y arriver, il vous faut donc réussir à identifier l'urgent et l'important. Une activité importante, si elle n'est pas réalisée, peut mettre en péril tout un projet.

Quand on parle "d'urgence", on associe souvent une notion de délais : "si je ne fais pas ceci dans les minutes qui suivent, tout s'écroule".... Cela peut être assez subjectif car nous sommes sommes fréquemment contraints par notre personnalité propre, la petite voix qui nous fait croire que tout est urgent.

C'est le point faible des perfectionnistes ou des personnes qui ont toujours peur de paraître dilettante alors que certains sont justes mieux organisés qu'eux. Vous les connaissez les : "je suis full, là !" ; "j'ai la tête sous l'eau" ; "je suis overbooké", etc.

Pourtant, certains ne savent travailler que dans l'urgence, stimulés qu'ils sont par l'adrénaline de devoir faire les choses au dernier moment. De ce fait, ils ne savent ni anticiper, ni s'organiser pour ne pas être toujours dans l'urgence. Est-ce qu'ils se donnent inconsciemment de l'importance ? Est-ce que cela les rassure ? Comment survit-on à cette façon de travailler ou de vivre ?

Néanmoins, il existe une règle fondamentale à ne jamais oublier dans l'organisation, et notamment dans la gestion de projets : une activité "importante" dont le délai de réalisation se rapproche inexorablement, deviendra à son tour une urgence si vous ne la faites pas...

Donc ce n'est pas le tout de savoir poser des activités dans les bonnes cases, encore faut-il s'y coller comme vous vous y êtes engagé !

Vous savez maintenant un peu mieux comment distinguer l'urgent et l'important.

Pour vous y aider, j'ai créé une série de check-lists qui vous donneront des idées, des outils ou des méthodes d'organisation.

Soyez proactif en téléchargeant ce pack "IMPORTANT" pour votre organisation.

Attention, il n'est téléchargeable gratuitement que pour une courte durée...

Ne traînez pas, et arrangez-vous pour que cela ne devienne pas "URGENT" !

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