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​ASSISTANCE ADMINISTRATIVE


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Comment travailler efficacement à distance avec une secrétaire indépendante

15/9/2020

0 Commentaires

 
Secrétaire à distance
Les entrepreneurs, a fortiori les petites entreprises, TPE ou PME, voire les indépendants et commerçants, n’ont pas toujours un volume de travail suffisant pour embaucher. Ou pas les moyens...

Avez-vous déjà pensé à travailler avec une secrétaire indépendante ?
Et pourquoi travailler à distance alors que vous pouvez avoir quelqu’un « sous la main » ? Réponses ci-dessous.

Travailler à distance avec un indépendant : comment gagner de l’argent ?

Vous savez combien les tâches administratives (entre autres) peuvent être chronophages et source d’enlisement pour le développement de votre société.
 
En recourant à un prestataire de service indépendant, spécialisé dans la gestion administrative, vous avez également la possibilité de soulager pour un temps une surcharge de travail.
 
Le travail à distance avec une secrétaire administrative indépendante est une source de multiples avantages pour les entrepreneurs :
  •  ​Avantage n°1 : gagner de l’argent
  • Avantage n°2 : gagner du temps
  • Avantage n°3 : liberté de vous développer / clients, outils
​Je sais qu’avant de savoir comment, vous vous dites déjà « pourquoi ? ».
 
Pourquoi se priver d’un salarié que vous allez former pendant 1 mois puis attendre la fin de sa période d’essai ?
Pourquoi se priver du coût de son recrutement ?
Pourquoi payer licences, PC, bureau, investir dans la formation, etc… ?
 
J’ironise, mais oui, le travail avec un prestataire indépendant en gestion administrative, c’est un bénéfice financier certain !
 
Oui, gagner de l’argent avec une secrétaire indépendante c’est possible.
 
Quelques chiffres à l’appui pour vous le prouver.

Embaucher un salarié en CDI
​Gagner du temps, c’est gagner de l’argent, tout le monde est d’accord pour le dire.
 
Imaginez que vous deviez recruter un salarié 70h par mois, pour qu’il s’occupe des rendez-vous clients, de la facturation et des relances.
 
  1. Imaginons un taux horaire moyen rémunéré 20 €.
  2. Le montant du salaire de base brut sera donc de 1400 €.
  3. Si besoin d’heures supplémentaires, inutile de vous dire que premièrement, c’est un casse-tête chinois à suivre réglementairement, et deuxièmement, elles vous coûteront de l’argent.
  4. Enfin, peut-être aurez-vous des primes annuelles à distribuer ?
 
La rémunération brute de votre salarié est maintenant calculée.
 
Additionnons maintenant vos cotisations patronales.
 
  • La part patronale comprend :
  • Les cotisations de sécurité sociale – maladie/maternité/invalidité/décès
  • La complémentaire prévoyance
  • La complémentaire santé (50%)
  • La cotisation sur les accidents du travail ou maladie professionnelle
  • Toutes les cotisations concernant la retraite (plafonnée, déplafonnée, complémentaire tranche 1, tranche 2, supplémentaire selon contrat).
  • La cotisation Famille – Sécurité sociale
  • L’assurance chômage
 
En fonction des taux en vigueur au moment de la rédaction de cet article, la part patronale due pour ce salarié (hors surplus versés selon le type de convention collective) sera de : 531.45 €
 
Partons du principe que vous faites bénéficier vos salariés de titres restaurant d’une valeur de 10 € (vous en payez 50 %), vous devrez payer pour ce salarié
 
1400 € de salaire brut + 531.45 € de cotisations patronales + 100 € de tickets restaurant soit : 2031.45 €
 
Le paiement du salaire est une chose, mais il faudra encore compter sur les absences pour congés (à organiser et rémunérer), ou pour maladie, impromptue, à la durée courte ou longue.
Embaucher un salarié en CDD
​Reprenez le postulat de départ ci-dessus, mais vous souhaitez cette fois-ci embaucher un CDD.
 
Ce type de contrat vous coûtera en plus :
  • 10 % d’indemnité de fin de contrat
  • 10 % d’indemnités compensatrices de congés payés.
Embaucher un salarié en Intérim
​Vous êtes dépité : embaucher un salarié supplémentaire, ce n’est pas dans vos moyens pour l’instant.
 
Vous vous tournez vers l’intérim.
 
Voici des exemples de tarifs si vous souhaitez recruter une assistante en intérim pendant 15 jours, avec le même taux horaire que précédemment.
 
Société X = 3970 € HT  
Société Y = 4284 € HT
 
Ces exemples ont été faits en simulation internet sur des sites de grandes entreprises d’intérim, elles sont donc plus ou moins proches de la réalité.
 
Pour avoir été moi-même responsable du contrôle de factures intérimaires en très grande quantité, l’estimation n’est pas étonnante.
Prestataire indépendant
Pour rester avec le même plafond horaire qu’avec nos exemples précédents, à 20 € de l’heure pour 70 heures de travail, un prestataire ne vous coûtera que… 1400 €. Un point, c’est tout.
 
Un tarif proposé à 20 € de l’heure dans le monde du secrétariat/assistanat administratif indépendant, il peut y en avoir, en province parfois, ou non diplômé, non spécialisé, ou via des cabinets de recrutement de prestataires. Soyons réaliste…
 
En partant du postulat que vous souhaitez un profil « cadre », c’est-à-dire avec de l’expérience, des compétences, une connaissance maîtrisée des outils informatiques, etc… nous pouvons partir sur environ 38 € de l’heure en freelance.
 
Là encore, vous y gagnez : vous n’aurez à payer qu’une facture de moins de 2700 € HT, et 4292 € charges comprises pour un CDI.
 
De plus, vous n’aurez pas besoin de :
 
  • Locaux supplémentaires (les m2 sont onéreux), ni de faire de la place entre le photocopieur et la cafetière,
  • Acheter un ordinateur ? Non plus. Une assistante indépendante travaille avec son propre matériel.
  • Les licences éventuelles ? Pas plus : c’est toujours inclus dans les tarifs du prestataire sauf si vous travaillez sur des logiciels spécifiques, mais là encore, il suffit d’un accès supplémentaire la plupart du temps, gratuit.
  • Contrôler les heures supplémentaires, les congés ? Non. C’est prévu en fonction du contrat de prestations que vous aurez signé et des relations commerciales que vous entretenez avec votre prestataire.

Agir vite pour mon entreprise

Prestation de service en secrétariat : comment gagner du temps ?

​Comment en gagner avec une assistante indépendante à distance ?
 
A partir du moment où vous déléguez entièrement une tâche, même une simple activité que vous externalisez ponctuellement, vous allez gagner du temps.
 
En partant du principe que vous rencontrez au moins une fois le prestataire choisi, pour faire connaissance et prendre la mesure du travail à faire et comment l’organiser, ensuite, il vous suffit de faire confiance.
 
Une fois les promesses tenues par le prestataire, vous aurez enfin le champ libre pour vous focaliser sur d’autres activités bien plus rémunératrices pour votre entreprise : prospection, suivi d’équipe, développement de projets, retour sur le terrain, rencontres avec les clients, etc…
 
Si vous vous rendez compte que cela ne fonctionne pas, vous n’aurez rien à rembourser, pas de délai de rupture. Le contrat s’arrête lorsque la mission est terminée, ou lorsque l’une des deux parties souhaite l’interrompre.
 
Là aussi, vous gagnez du temps en formalités administratives.
 
Durée de la mission : c’est vous qui décidez, en commun avec votre prestataire. Libre à vous d’en changer les modalités d’une mission ou d’un contrat sur l’autre.
 
D’autres activités à lui confier ? Une secrétaire indépendante qualifiée est souvent issue du salariat et possède des compétences affutées sur lesquelles vous pourrez vous appuyez. Sachez les identifier pour aller droit au but sur votre besoin.

Comment organiser le travail à distance avec une secrétaire indépendante ?

Les tâches que vous pouvez déléguer à distance sont nombreuses :
 
  • Gestion des mails
  • Gestion des agendas
  • Prise d’appels
  • Gestion des relances
  • Facturation
  • Suivi d’indicateurs
  • Mise en place d’une page web
  • Gestion des réseaux sociaux
  • Rédaction professionnelle
  • Dactylographie
  • Etc…
Les outils numériques d’aujourd’hui sont tous orientés pour une utilisation en équipe et à distance.
 
Il suffit d’avoir une bonne liaison internet et les outils digitaux partagés, adaptés, et nécessaires.
 
Vous travaillez uniquement sur Google ou un autre système de drive partagé ? Créez une adresse mail personnalisée à votre prestataire et donnez-lui les accès.
 
Vous disposez d’une gestion comptable centralisée chez votre expert-comptable ? Idem : partage d’accès.
 
Le travail à distance effraie, pourquoi ? Là, c’est une question de confiance qui se pose pareillement avec les salariés. On le voit bien depuis la crise du COVID-19.
 
Pourtant, il a été prouvé que l’on travaille plus, plus vite et mieux depuis chez soi.
 
Pourquoi ? Je vais vous le dire car c’est ma façon de travailler :

  • Un bureau isolé, condition idéale, où personne ne vient vous déranger.
  • Votre façon de travailler avec vos créneaux personnels aménagés.
  • Une disponibilité sur une amplitude bien plus large que sur des horaires de bureau figés. Pourquoi ? Parce vous restez à l’écoute des clients de vos clients. Certes, c’est une question de professionnalisme, mais en général, une secrétaire/assistante qui se respecte saura gérer les urgences ou distinguer l’urgent de l’accessoire, POUR VOUS !
  • Un travailleur détendu est un travailleur efficace !
 
La liste pourrait être plus longue encore…
 
Comment faire alors ? C’est extrêmement simple :
  • Vous me contactez.
  • Nous prenons rendez-vous.
  • Nous évaluons ensemble votre besoin et votre budget.
  • Je vous fais un devis (que vous accepterez bien sûr !).
  • Nous préparons une prise en main à distance de vos outils numériques (si vous en avez).
  • J'organise la création d'un partage d'outils numériques à distance (si vous n'en n'avez pas).
  • Vous avez des accès à des plateformes professionnelles (ex. Comptabilité) ? Vous me donnez accès et je pourrai faire vos factures !
  • Je travaille, je vous facture, vous me payez, vous retrouvez du temps pour soulager votre business (intelligemment), et c'est tout.
A lire : 10 outils pour faciliter le travail à distance

Photo
Le travail à distance avec une secrétaire administrative indépendante, c’est plutôt intéressant pour deux raisons principales : gagner de l’argent et vous développer.
 
Les entrepreneurs dont la surcharge de travail quotidien est exponentielle peuvent se saisir de cette solution bon marché sur le plan financier, et en général, vous y trouverez des prestataires de qualité.
 
Gardez en tête ces trois raisons principales :
 
  • Pour faire des économies en charges sociales,
  • Pour rétablir l’équilibre de votre charge de travail entre développement marketing et commercial et la gestion administrative,
  • Pour faire uniquement ce que vous savez faire,
 
Le télétravail organisé avec une assistante indépendante répond à tous ces critères.
 
Une petite note écolo pour finir ?
  • Terminé les transports routiers ou en commun pour aller et venir sur le lieu de travail.
  • Pas de PC supplémentaire qui tourne, ni de boîte mail qui alourdit les serveurs.
  • Minimum de CO2, d'électricité, etc...
Vous êtes éco-responsable en travaillant avec une assistante à distance 
Pour aller plus loin, à lire absolument : L'Essentiel du Secrétariat Indépendant, guide à l'usage des entrepreneurs.
Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner.

Je vous décharge des tâches chronophages administratives et rédactionnelles qui pèsent sur votre développement. 

Je peux vous aider à préparer une collaboration à distance.

Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. 


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    Je suis Laurence Berry-Brisson.
    Assistante de gestion administrative, rédactrice web, je partage mon savoir-faire toutes les semaines sur ce blog. N'hésitez pas à me laisser vos commentaires pour améliorer mes contenus et répondre à vos souhaits.

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