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Blog secrétariat indépendant
Vous voulez démarrer un projet pour votre site e-commerce ? Ou pour la création de votre référentiel de produits ? Sans personnel qualifié pour le faire à votre place, ce n’est pas simple.
Comment utiliser les normes de réalisation d’un projet sans vous perdre en cours de route ? La conduite de projet nécessite la rédaction d’un document dans lequel vous exprimerez votre besoin en détails : le cahier des charges fonctionnel. Ce document écrit détaillera les fonctions, services, contraintes, etc. avec des critères d’appréciation et possiblement, un niveau de performance attendue. Il sera établi avec des critères de coûts, qualité, délais. Rédigé après l’étude de faisabilité, c’est le point de départ de la conception et ponctue la fin de la phase de lancement. Il sera le document « fil rouge » entre vous, le demandeur et tous les autres participants à son élaboration. Comment le réaliser et quels sont les grands chapitres de ce document ? Lisez la suite pour le découvrir. 
Les grands chapitres du cahier des charges fonctionnel
Tout projet naît du besoin de changer un mode de fonctionnement ou une méthode de travail, ou pour créer un produit.
Le cahier des charges fonctionnel permet de prévoir une organisation précise pour un sujet particulier (la construction d’un nouveau bâtiment, la création d’un nouveau produit, l'organisation d'un événement majeur, etc.). Il implique différentes personnes (prestataires, salariés, fournisseurs, financiers…), et nécessite des matériaux, locaux, matériels, etc. Que ce soit en recherche et développement, en management et assurance de la qualité, pour les services, l’organisation des entreprises, l’administration, etc., tous les secteurs créent des projets et les bâtissent en partant d’un cahier des charges fonctionnel, ou CDCF. En fonction de l’envergure de votre projet, de votre société et de vos objectifs, le modèle utilisé sera plus ou moins simplifié. Certains utilisent un tableau basique, mais il faut garder à l’esprit qu’il doit être complet, synthétique, et mis à jour régulièrement. Les grands chapitres d’un tel document sont :
Il vous permettra de mesurer les écarts entre ce qui avait été prévu au début et le réel en fin de projet (coûts, délais, performance, équipes, etc). Analyse fonctionnelle du besoin
Le cadrage du projet répond aux questions quoi et pourquoi ? Qui fait quoi ? Quand et comment ?
Baliser clairement les besoins permet à vos interlocuteurs de répondre à votre demande dans les meilleures conditions, et ce, sur nos trois critères en particuliers : coûts, délais, qualité. Il conviendra :
Expression fonctionnelle du besoin
Vous connaissez peut-être déjà cette image qui tourne dans tous les exposés de gestion de projets, avec plus ou moins de vignettes, et qui montre à quel point le cahier des charges fonctionnel est un passage obligé. Il est donc nécessaire de bien délimiter ce dont vous avez « BESOIN » pour que votre projet voie le jour, et surtout, soit pérenne. Pour cela, vous devrez préciser quelles sont les fonctions de ce besoin. Un besoin créé sans fonction génère de l’insatisfaction. Exemple : un téléphone portable au design magnifique, mais avec lequel on ne peut pas téléphoner. Au contraire, une fonction sans besoin est totalement inutile : un téléphone portable qui produit des bulles tout seul par exemple (quelle imagination !). Pour bien envisager toutes les fonctions, utiliser le mind-mapping ou un diagramme « pieuvre » est un excellent outil. Je vous invite à voir un exemple très parlant dans le lien en fin de page. C’est ici que vous préciserez clairement votre budget et les délais envisagés. 
L’équipe
C’est qui le patron ?
Identifiez clairement le chef de projet, ou directeur de projet, l’assistant de projet, le client et l'utilisateur final. Vous préciserez les missions déléguées, à qui elles le sont, en précisant le nom et la fonction de la personne concernée et en joignant sa lettre de mission. La réussite du projet dépendront de toute l’équipe qui sera responsable du suivi du projet et de son pilotage. Les jalons de projet
Un jalon, dans le cadre de la gestion de projet, est la fin d’une étape, d’un travail. La plupart du temps, le jalon est aussi un événement important, comme la signature d’un contrat, le lancement d’un produit, ou le démarrage d’une nouvelle activité….
Vous pouvez inclure ici les différentes phases (jalons) : diagnostic, cadrage, validation des plans d’actions en cours, et rappeler la date prévue de fin de projet. Le découpage de votre calendrier sera réalisée sur un diagramme de Gantt par exemple, le plus couramment utilisé. Les assomptions de projet
Quel joli terme !
Il désigne des « suppositions » que vous devrez envisager : Organisationnelles, environnementales (dans une entreprise, ne voyez pas forcément le côté écolo, mais surtout le niveau d’autorité de votre environnement…), et externes. Il s’agit ici d’envisager tout ce qui peut :
Un exemple de suppositions externes peut être notamment dans une norme gouvernementale, ou sanitaire, à ne surtout pas négliger. Les parties prenantes
Ce sont toutes les personnes qui composent votre groupe projet en interne, en détaillant bien qui se trouve au comité de pilotage.
Vous annexerez à la suite tous les documents créés pour l’occasion : calendrier prévisionnel, lettres de mission, note de cadrage du projet, check-lists éventuelles. Ce travail collaboratif aura conduit à la réussite du projet donc n’hésitez pas à lister tous les chargés de projet qui feront partie des différents acteurs responsables de suivre le portefeuille ou le tableau de bord des coûts, ou encore, le cahier des charges techniques. Conclusion
Des outils de gestion existent selon la taille de votre projet et la rédaction du cahier des charges peut aussi l’évoquer dès le début.
Les fondamentaux de votre projet devront donc être parfaitement définis. Mettre en place des projets, c’est bien. Gérer et planifier, c’est mieux. La planification est même au coeur de la réussite d'un projet (ce qui fait l'objet d'un autre article). L’expression du besoin est donc fondamentale. N’hésitez pas à vous faire aider de professionnels dans le domaine si votre projet est vraiment d’envergure. Votre cadeau pour m’avoir lue jusqu’ici : un lien pour télécharger gratuitement mon CDCF !
Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner. Je vous décharge des tâches chronophages administratives et rédactionnelles qui pèsent sur votre développement.
Je peux vous aider à rédiger votre cahier des charges fonctionnel. Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. Partagez cet article et likez-le sans hésiter !
Site à visiter : https://www.hoggarsolution.com/le-cahier-des-charges-fonctionnel
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