Comment rédiger un cahier des charges fonctionnel

La conduite de projet nécessite la rédaction d’un document dans lequel vous exprimerez votre besoin en détails : le cahier des charges fonctionnel. Comment le réaliser et quels sont les grands chapitres de ce document ?

Lisez la suite pour le découvrir.

Comment rédiger un cahier des charges fonctionnel ?

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Le cahier des charges fonctionnel est un document écrit qui détaillera les fonctions, services, contraintes, etc. avec des critères d’appréciation et possiblement, un niveau de performance attendue. Il mettra également en avant les critères de coûts, qualité et délais.
 
Rédigé après l’étude de faisabilité, c’est le point de départ de la conception et ponctue la fin de la phase de lancement. Il sera le document « fil rouge » entre vous, le demandeur et tous les autres participants à son élaboration.

Les grands chapitres du cahier des charges fonctionnel

​Tout projet naît du besoin de changer un mode de fonctionnement ou une méthode de travail, ou pour créer un produit.
 
Le cahier des charges fonctionnel permet de prévoir une organisation précise pour un sujet particulier (la construction d’un nouveau bâtiment, la création d’un nouveau produit, l'organisation d'un événement majeur, etc.).
 
Il implique différentes personnes (prestataires, salariés, fournisseurs, financiers…), et nécessite des matériaux, locaux, matériels, etc.
 
Que ce soit en recherche et développement, en management et assurance de la qualité, pour les services, l’organisation des entreprises, l’administration, etc., tous les secteurs créent des projets et les bâtissent en partant d’un cahier des charges fonctionnel, ou CDCF.
 
En fonction de l’envergure de votre projet, de votre société et de vos objectifs, le modèle utilisé sera plus ou moins simplifié. Certains utilisent un tableau basique, mais il faut garder à l’esprit qu’il doit être complet, synthétique et mis à jour régulièrement.
 
Les grands chapitres d’un tel document sont :

• L’analyse fonctionnelle du besoin
• L’expression fonctionnelle du besoin
• Chef de projet et composition de l’équipe
• Les jalons de projets
• Les assomptions de projet
• Les parties prenantes

 
Il vous permettra de mesurer les écarts entre ce qui avait été prévu au début et le réel en fin de projet (coûts, délais, performance, équipes, etc).

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​Analyse fonctionnelle du besoin

​Le cadrage du projet répond aux questions quoi et pourquoi ? Qui fait quoi ? Quand et comment ?
 
Baliser clairement les besoins permet à vos interlocuteurs de répondre à votre demande dans les meilleures conditions, et ce, sur nos trois critères en particuliers : coûts, délais, qualité.
 
Il conviendra :
 

• D’analyser l’environnement de ce que vous souhaitez changer ou créer,
• Identifier les utilisateurs pour qui vous créez ou modifiez votre produit/organisation/méthode,
• Définir précisément à quoi ce produit/organisation/méthode (selon votre projet) va servir, la finalité et le but.
• Identifier les contraintes auxquelles ce produit/organisation/méthode est soumis et auxquelles il devra répondre,
• Poser les objectifs,

• Déterminer les actions à mettre en place en les détaillant : budget, livrables, planning, équipes.

A ce stade, nous sommes plus dans les résultats recherchés que dans les moyens à mettre en œuvre.

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​Expression fonctionnelle du besoin 

​Vous connaissez peut-être déjà cette image qui tourne dans tous les exposés de gestion de projets, avec plus ou moins de vignettes, et qui montre à quel point le cahier des charges fonctionnel est un passage obligé.
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Il est donc nécessaire de bien délimiter ce dont vous avez « BESOIN » pour que votre projet voie le jour, et surtout, soit pérenne.
 
Pour cela, vous devrez préciser quelles sont les fonctions de ce besoin. Un besoin créé sans fonction génère de l’insatisfaction. Exemple : un téléphone portable au design magnifique, mais avec lequel on ne peut pas téléphoner.

Au contraire, une fonction sans besoin est totalement inutile : un téléphone portable qui produit des bulles tout seul par exemple (quelle imagination !).
 
Pour bien envisager toutes les fonctions, utiliser le mind-mapping ou un diagramme « pieuvre » est un excellent outil. Je vous invite à voir un exemple très parlant dans le lien en fin de page.
 
C’est ici que vous préciserez clairement votre budget et les délais envisagés.

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​L’équipe

C’est qui le patron ?

Identifiez clairement le chef de projet, ou directeur de projet, l’assistant de projet, le client et l'utilisateur final.

Vous préciserez les missions déléguées, à qui elles le sont, en mentionnant le nom et la fonction de la personne concernée et en joignant sa lettre de mission.

La réussite du projet dépendra de toute l’équipe. Elle sera responsable du suivi du projet et de son pilotage.

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​Les jalons de projet

​Un jalon, dans le cadre de la gestion de projet, est la fin d’une étape, d’un travail. La plupart du temps, le jalon est aussi un événement important, comme la signature d’un contrat, le lancement d’un produit ou le démarrage d’une nouvelle activité.
 
Vous pouvez inclure ici les différentes phases (jalons) : diagnostic, cadrage, validation des plans d’actions en cours et rappeler la date prévue de fin de projet.
 
Le découpage de votre calendrier sera réalisée sur un diagramme de Gantt par exemple, le plus couramment utilisé.

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​Les assomptions de projet

​Quel joli terme !
 
Il désigne des « suppositions » que vous devrez envisager :
 
Organisationnelles, environnementales (dans une entreprise, ne voyez pas forcément le côté écolo, mais surtout le niveau d’autorité de votre environnement…), et externes.
 
Il s’agit ici d’envisager tout ce qui peut :

• soit permettre d'avancer plus efficacement,
• soit au contraire de poser un problème à un moment ou à un autre, donc, de mettre le doigt dessus immédiatement pour éviter les surprises.

 
Un exemple de suppositions externes peut être notamment dans une norme gouvernementale ou sanitaire, à ne surtout pas négliger.

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BONUS A TELECHARGER

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Les parties prenantes

Ce sont toutes les personnes qui composent votre groupe projet en interne, en détaillant bien qui se trouve au comité de pilotage.
 
Vous annexerez à la suite tous les documents créés pour l’occasion : calendrier prévisionnel, lettres de mission, note de cadrage du projet, check-lists éventuelles.
 
Ce travail collaboratif aura conduit à la réussite du projet donc n’hésitez pas à lister tous les chargés de projet qui feront partie des différents acteurs responsables de suivre le portefeuille ou le tableau de bord des coûts, ou encore, le cahier des charges techniques.

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​Conclusion

Des outils de gestion existent selon la taille de votre projet et la rédaction du cahier des charges peut aussi l’évoquer dès le début.

Les fondamentaux de votre projet devront donc être parfaitement définis.

Mettre en place des projets, c’est bien.

Gérer et planifier, c’est mieux. La planification est même au coeur de la réussite d'un projet (ce qui fait l'objet d'un autre article).

L’expression du besoin est donc fondamentale. N’hésitez pas à vous faire aider de professionnels dans le domaine si votre projet est vraiment d’envergure.
 
Votre cadeau pour m’avoir lue jusqu’ici : un lien pour télécharger gratuitement mon CDCF !

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