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Comment organiser son entreprise : 5 pistes faciles
SOMMAIRE
Rédiger des documents de fonctionnement internes
Pour organiser son entreprise de façon structurée, il faut en passer par là. La modélisation du schéma interne de votre entreprise, c'est la construction ou la consolidation de vos fondations et des murs déjà existants.
Comment ? Il faut simplement décrire (écrire) les modes de fonctionnement de votre entreprise, les postes qui la composent : qui fait quoi et comment ? Par quoi commencer ? Il arrive parfois que des processus existants sont tout simplement ancrés dans la tête de certaines personnes, le plus souvent le dirigeant, mais que personne d'autre ne les connaît. Ici, le bouche-à-oreilles ne suffit pas. Un exemple concret qu'il m'a été récemment donné de vivre est la gestion des interventions de S.A.V. En tant qu'assistante indépendante, j'aide un de mes clients à planifier les rendez-vous de son équipe à domicile pour des interventions de dépannage ou fin d'installation de mobilier. Lui-même sous-traitant pour d'autres enseignes, il doit se plier à leurs propres procédures, et pas une seule n'est identique ! Le client X veut que les SAV soient organisés dans les 48 h, l'autre dans les 15 jours, le client Y exige des photos, l'autre pas, ou encore, la facturation est à elle seule un véritable casse-tête chinois (déplacement, si oui, de combien de kilomètres ) ? Et la durée d'intervention, à partir de quelle minute ?). La complexité vient souvent du fait que si les choses ne sont pas écrites :
J'ai donc rédigé une procédure de gestion des SAV qui est maintenant partagée et disponible pour tous, y compris les techniciens. Autres exemples de supports à rédiger Les fiches de postes : lorsque vous atteignez un certain effectif, il est important d'avoir ces documents sous la main, déjà, pour recruter, ensuite pour que chacun puisse savoir officiellement ce qu'il doit faire et où il se place dans l'entreprise. Par déduction, l'organigramme découle naturellement de ces postes que vous avez créés au fil du temps. Affiché sur votre panneau d'information, il permet à chacun de connaître ses collègues ou l'équipe dirigeante parfois un peu trop absente du terrain. Comment organiser son entreprise ? Vous l'aurez compris : écrire sur le papier les modes de fonctionnement, en rédigeant les procédures, en affichant clairement les hommes et les femmes qui composent sa structure, etc. C'est déjà une méthode pour soulager votre esprit. 
Suivre des indicateurs pour piloter l'organisation
Pour organiser votre entreprise, vous en avez écrit les process. La mise en place d'une procédure vous impose d'en mesurer les effets.
La création d'une procédure doit en effet permettre à chacun de connaître les méthodologies à appliquer, mais pas seulement. On peut aussi en rédiger lorsqu'il y a dérive, omission ou erreur sur un processus particulier. La procédure concernée permettra alors de mettre en place une méthodologie de vérification de son application et devra vous aider à atteindre les objectifs que vous aurez fixés. Pour cela, le suivi d'indicateurs sera nécessaire et je fais partie de ceux qui pensent qu'il est indispensable à la bonne marche d'une entreprise. Se mesurer permet également de se donner des challenges sans lesquels on ne peut pas avancer. Comment organiser son entreprise avec le suivi d'indicateurs ? Si vous voulez aller plus loin, cliquez vite ici. Ou lisez les 3 articles de blog dédiés à ce sujet : 
Evaluer la satisfaction client
Un des indicateurs pertinents de votre organisation, c'est l'évaluation de la satisfaction de vos clients.
Souvent ignorée, elle est pourtant simple à mettre en place et très vite parlante. En 4 ou 5 questions à noter, vous aurez un retour immédiatement descriptif du contentement ou non de vos clients. Cela vous permet de détecter assez rapidement vos forces mais surtout, vos faiblesses, et ainsi vous pourrez chercher les solutions qui vous aideront à les combattre. Des formulaires faciles à lancer existent sous Google Forms et les réponses sont automatiquement transformées en graphiques. Une exploitation poussée grâce à une case de commentaires libres (que vous aurez pris la peine de laisser à votre client) sera encore plus précieuse. Là encore, c'est un process que je suis à la demande d'un client. Comment organiser son entreprise ? En évaluant la satisfaction de vos clients, en réajustant les paliers défaillants, donc peut-être, en réajustant vos process. Et là, il vous faudra peut-être corriger certaines de vos procédures. 
Classer méticuleusement vos documents
C'est une page de tout un chacun qui s'ouvre avec des grincements de dents !
Le classement était dans le temps un chapitre entier de mes études d'assistante ! Cela peut sembler rébarbatif mais il est pourtant indispensable, que vous classiez du papier ou des fichiers numériques, pour organiser son entreprise. Il est une règle d'or pour ne pas vous noyer : faire le classement en temps réel si possible, ou une fois par semaine afin d'éviter angoisse, colère ou dépit lorsque vous recherchez un document. Ensuite, il y a la question du numérique... Ah, le numérique, le digital, tout ce qui commence par C:/... ou http://... Soyez là aussi très vigilant sur la façon dont vous classez vos documents dans votre ordinateur ou sur le cloud. Le "tout numérique", c'est bien gentil, mais il ne vous empêche pas de savoir où vous pouvez trouver les éléments indispensables :
Organisez vos dossiers, qu'ils soient numériques ou papier, en les classant par an, puis par thème : compta, RH, qualité, indicateurs, etc. N'hésitez pas à archiver les éléments dont vous ne vous servez plus. Quand vous aurez besoin de rechercher un document, ce sera beaucoup plus intuitif. Faire appel à une professionnelle de la gestion administrative
Et vous ? Comment vous en sortez-vous ?
Avez-vous souvent mis plus de 10 min à trouver un fichier ou un dossier ? Et pensez-vous qu'une professionnelle de l'organisation pourrait vous être utile ? Le métier d'assistante administrative permet d'appréhender tous ces détails qui n'en sont vraiment pas, vous l'aurez compris. La dimension "organisation" fait partie intégrante de la formation administrative et de la profession d'assistante. Elle est parfois même innée. N'hésitez pas à répondre à mes questions en me laissant vos avis en commentaires ! A bientôt ! 
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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