Planification de projets : un système d'organisation complexeDonc, autant faire au mieux professionnellement et tout mettre sur le papier. Un projet, c’est un système d’organisation complexe et des méthodes existent pour ne pas se tromper. J’en parle dans l’article « Créer un cahier des charges fonctionnel ». Le projet est à la mode. Pour le mener à bien, il vous faut du temps, un sens de l’organisation, une équipe, des partenaires, des ressources matérielles et financières. Dans votre tête, tout est en vrac à ce stade. Vos questions sont simples :
Les méthodes de gestion de projet ne s’improvisent pas et permettent d’étudier les risques, de perfectionner en permanence le déroulement du projet et bien sûr, de suivre le planning pour respecter les délais et le budget. Quelle que soit la durée envisagée, faire de la planification de projet est l'étape de base pour que l'ensemble soit parfaitement réalisé. Dans cet article, je vous évoquerai les principaux outils d’ordonnancement dont on ne peut se passer en planification de projet :
Pour commencer, voyons ensemble la création des tâches. Création et avancement des tâchesVotre planning repose sur une liste de tâches que vous aurez créée au préalable. Pour aboutir à la réalisation d'un projet, il faudra produire des « livrables ». Un livrable est l’outil, le document, l’action qui doit être réalisée à un moment T. Par exemple, pour un salon professionnel auquel vous participez, vous avez besoin de produire un livrable type : « Brochure de l’entreprise pour les sous-traitants ». Les tâches seront décortiquées en « lots de travail » (c’est ici que vous retrouverez vos verbes d’action). Pour créer votre liste de tâches :
Pour cette estimation, n’hésitez pas à exploiter des projets identiques et terminés, ou encore, demander l’avis de vos ressources internes, ou enfin, si le projet est d’envergure, l’avis de plusieurs experts extérieurs, et comparez. Une fois ce travail réalisé, le moment de s’attaquer à l’ordonnancement des tâches (leur organisation dans un ordre chronologique) est venu. L’ordonnancement vous permettra de créer un organigramme des tâches (OT) qui précisera la durée (délais), la responsabilité et les ressources nécessaires. La distribution des ressources est la dernière étape de votre création de liste de tâches. Chaque tâche aura une tâche « prédécesseur » ou une tâche « successeur », ou encore, un jalon marquant la fin de la tâche ou du projet, créant ainsi ce qu’on appelle des « dépendances » entre les tâches. Les dépendances entre les tâches concernent leur fin et leur début et impactent le déroulement du projet :
Le rétro-planningVous partez d’une date de fin de projet, souvent ce que nous appelons la « deadline », et vous estimez les actions à mener en reculant jusqu’à la date de début envisagée. Vous jouez un peu à « retour vers le futur ». Par exemple, vous participez à un salon professionnel. En général, la date d’ouverture du salon est immuable. Vous n’avez aucun levier d’action dessus. Vous allez partir de cette date et planifier votre organisation en remontant le temps. Le réseau PERT
PERT est l’acronyme de Program Evaluation and Review Technic. Pour être franche avec vous, cette méthode que j’ai apprise en classe de Terminale (il y a longtemps...) m’a toujours un peu déconcertée, car complexe à mes yeux. Aujourd’hui, les outils de planification de projet simples à utiliser nous épargnent les calculs et des tracés manuels extrêmement pointus. Le réseau PERT est un outil d’ordonnancement des tâches sous forme d’un réseau. Il donne une vue globale d’un projet avec les connexions, les dépendances (liaisons, chevauchement…) entre les tâches, les tâches simultanées, les délais, etc. De nombreux spécialistes l'utilisent et je vous invite vivement à faire des recherches passionnantes sur le net à ce sujet. Diagramme de Gantt
Gantt est le nom du créateur, Monsieur Henry Gantt qui a créé cette méthode en 1910. Le planning de Gantt permet de visualiser l’intégralité d’un projet sous forme d’un graphique sur lequel les tâches s’étalent dans la durée grâce à des histogrammes horizontaux. Il permet ainsi d’optimiser l’organisation, la planification (à rectifier par exemple) et le suivi du projet en cours, ou d’une tâche en particulier s’il y a besoin. En effet, ce type de planning permet de suivre d’un seul coup d’œil l’enchaînement des tâches, les délais, les jalons, d’identifier les anomalies et l’impact d’un retard potentiel, etc. Sur un planning Gantt, chaque tâche est directement reliée aux ressources, coût et responsables. Pour faire de la planification de projet, n'hésitez pas à tester l’application Gantt Project. Jalon de projetUn jalon de projet est un point d’arrêt où toute l’équipe projet doit réaliser un bilan intermédiaire des actions réalisées ou valider la fin d’une phase (étape). A ce stade, le comité de pilotage donne son « GO » ou « NO GO » sur des actions particulières et décide de la poursuite et du mode de déroulement du projet. Dans un diagramme de Gantt, les jalons sont facilement identifiables puisqu’ils ont une durée égale à zéro. Ils sont décidés en concertation par l’équipe de pilotage, et chacun, qu’il soit fournisseur ou client, peut proposer des échéances de jalon. La concertation en équipe et entre partenaires, l’analyse commune de certaines tâches à un moment « T » sont nécessaires pour corriger les anomalies ou défaillances avant qu’il ne soit trop tard. Une fois un jalon franchi, il est impossible de retourner en arrière. La structuration des plannings avec les jalons permet de suivre l’avancement du projet avec les chefs de projets et les autres intervenants, en toute transparence et sécurité. Quelques astuces et définitions supplémentairesDans la planification de projet, vous entendrez souvent ces termes : Chemin critique : Il s’agit du chemin chronologique où les tâches s’enchaînent sans aucune marge possible de durée. Ainsi, tout retard sur une de ces tâches entraînera de fait un retard sur la date de fin de projet. Tâche critique : sa marge est nulle, une marge étant la possibilité de retarder une tâche. Sur une tâche critique, c’est impossible. Marge totale : elle indique le retard maximum que peut prendre une tâche sans impacter la fin du projet. Tâches « tampon » : ajoutées après chaque étape, elles peuvent permettre d’absorber des retards éventuels. Gardez une version originale du planning de façon à mesurer les écarts en fin de projet. Pour mémoire :
En revanche, et si vous me connaissez déjà un peu, vous savez que c’est mon crédo : on ne touche jamais à ce qui peut nuire à la qualité du résultat final de votre projet. La planification du projet est donc l’élément essentiel du suivi de projet, de la gestion des tâches, l’évaluation des durées pour chaque activité, l’élaboration d’un tableau de bord, le contrôle de la charge de travail. Pour démarrer le travail en équipe, vous pouvez utiliser le logiciel de gestion de projet Trello, ou encore, Asana. Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner.
Je vous décharge des tâches chronophages, administratives et rédactionnelles qui pèsent sur votre développement. Je peux vous aider à élaborer votre planification de projet simple. Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. Partagez, likez, tweetez !
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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