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Comment écrire un mémo efficace ?Qu’est-ce qu’un mémo ?
Un mémo, c'est une note adressé à un groupe de personnes pour leur dire de faire quelque chose de précis, ou de leur donner une information primordiale.
Par exemple :
Aujourd’hui, un mémo est envoyé par mail, avec un format classique : De : A : Date : Objet : Je me souviens de l’époque (oui, je suis une « ancienne ») où je devais imprimer le mémo dactylographié, le photocopier en autant d’exemplaires que nécessaire, puis le mettre dans les enveloppes internes aux destinataires concernés… Un mémo, c’est bien pratique pour éviter d’avoir à organiser une réunion, si courte soit telle, mais inutile finalement. Les mémos ont tendance à être longs et inintéressants. Ils font perdre du temps. Ceux qui les reçoivent savent, rien qu’en regardant l’expéditeur, s’ils vont le lire ou le remettre à plus tard. Choisissez d'être un spam... ou pas ! Heureusement, il existe plusieurs astuces super pratiques et faciles pour rendre vos mémos plus efficaces, rapides à lire, et pourquoi pas, amusants. ASTUCE #1 : Avant d’écrire votre mémo
Pour écrire un mémo efficace, assurez-vous que votre information ou votre requête est super importante et facile à comprendre par écrit.
Beaucoup de mémos sont longs, flous, redondants, à tel point qu’à la fin, vous ne comprenez toujours pas de quoi il retourne. En l’écrivant, posez-vous les questions suivantes :
Si vous ne savez pas répondre, repensez à la nécessité d’envoyer votre mémo. Les mémos inutiles prennent du temps, causent de la frustration et donnent encore plus de travail à des personnes déjà surchargées. Donc, assurez-vous que votre mémo est 100 % nécessaire. ASTUCE #2 : L’information essentielle dès le titre
Pour rendre l'écriture de votre mémo efficace, faites apparaître l’information essentielle de votre mémo de façon très courte et dès le début.
Parfois, l’entête d’un mémo, sommes toutes assez formelle, peut devenir trop longue à lire. Rappelez-vous que les messages sont souvent lus sur tablette ou téléphone portable. Si votre titre ou entête est trop long et coupé par la taille de l'objet, les lecteurs devront scroller avant de comprendre de quoi il retourne. ASTUCE #3 : Allez droit au but !
Suivez l’astuce 1 pour commencer, puis… foncez vers l’objectif principal de votre mémo.
Pas de commentaires superflus ni de longs discours. Ce n’est ni un exposé, ni un rapport. Vous pouvez utiliser une image, parfois plus directe et parlante. Si votre milieu professionnel et la situation le permettent, une image amusante peut faire son effet, les messages passent plus facilement par le biais de l’humour. ASTUCE #4 : Encore l’information essentielle…
A la fin de votre texte, en une seule phrase, répétez ce que les gens doivent faire ou savoir.
Assurez-vous de réitérer exactement votre demande : Ce que j’attends de chacun d’entre vous : Modifier mon mot de passe avant le 15/08/2020. En ajoutant ce simple rappel en fin de texte, vous augmenterez significativement le nombre de personnes qui agiront. ASTUCE #5 : pas d’action à mettre en place ?
Dites-le !
Épargnez une perte de temps à tout le monde. Si aucune action n’est attendue particulièrement (si vous passez juste une info), écrivez-le pour éviter tout malentendu. A la fin de votre mémo, écrivez simplement : pas d’action requise. Ces quelques mots suffiront à faire comprendre qu’il n’y a rien à effectuer… Il y a toujours quelqu’un qui a du mal à comprendre… Exemple de « bon » mémo
De : Laurence
A : tous les lecteurs de ma newsletter A lire (ou réponse souhaitée) avant le : 10/08/2022 Objet : S’inscrire à la NSE pour bénéficier des conseils organisationnels de la plus haute qualité Bonjour, Vous devez absolument vous inscrire à la NSE (Newsletter Secrétariat Excellence) avant le 10 Août pour préparer votre rentrée sur les chapeaux de roue ! Bénéfice : plus de lecteurs = communauté riche d’échanges et d’idées. Vous lirez avant tout le monde des articles et des conseils pour améliorer votre administratif, votre gestion organisationnelle, et peut-être déciderez-vous de faire appel à mes prestations en personne. Ce que j’attends de vous : inscrivez-vous ici et si vous voulez que je vous contacte en direct, cliquez ici. Résumé
Donc, avant d’envoyer un mémo formel qui doit garder son sens et son poids (car c’est un document officiel, ne l’oublions pas), refaites le tour :
Vous avez les clés pour écrire un mémo efficace. Et vous ? Avez-vous des « mémos » à rédiger ? Utilisez-vous toujours l’envoi de mails répétitifs qui inondent les messageries sans prêter attention à la façon dont les demandes sont exprimées ?
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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