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ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE
Je livre ici les informations du secrétariat indépendant pour tous les dirigeants |
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Oui, mais il est aussi peut-être temps de lâcher du lest pour pouvoir développer votre entreprise.
Vos clients ont besoin de vous ! En 4 épisodes, deux ce mois-ci et deux le mois prochain, nous allons détailler tout ce que vous pouvez déléguer à une assistante administrative indépendante. Vous verrez que vous ne pourrez plus vous en passer. Vous vous demanderez même pourquoi vous n'y avez pas pensé plus tôt. Pourquoi pas ?
Vous avez des bonnes raisons d'en être toujours au même stade aujourd'hui et de toujours vouloir tout faire seul, y compris l'administratif qui n'est pas votre métier, par exemple :
Dans cet article et ceux qui suivront, je ne m'étendrai pas sur ces raisons justifiées, peut-être, mais qu'il vous faut bannir rapidement pour aller de l'avant. En effet, cet article s'adresse aux :
Déléguer l'assistance administrative
Je précise que les listes que vous découvrirez ne sont pas exhaustives et que vous avez peut-être d'autres idées ou besoins. N'hésitez pas à laisser des commentaires pour échanger !
Voici donc quelques exemples des activités que vous pouvez faire faire à autrui, de préférence, une assistante administrative ou de direction dont c'est le métier. Et pourquoi pas à Secrétariat Excellence ? Bonne lecture ! 
1 - Planification de voyage d’affaires, réservation de restaurants, hôtels et vols d’avion
Les voyages d’affaires sont souvent organisés en partenariat avec des agences spécialisées, toutefois, il revient à votre assistante de s’occuper de tout : vérifier les billets, choisir les bons horaires, les bons hôtels, les visas nécessaires, les visites sur place, etc… Ce sera l’objet d’un article à paraître. Pour aller plus loin : https://www.tripit.com/web/how-it-works
2 - Gestion d’agenda, prise de rendez-vous
Le plus important rôle d’une assistante de direction : jongler avec le temps de manière efficiente pour vous ! Un article à ce sujet à lire ici. 
3 - Prise de messages téléphoniques
Certaines indépendantes sont spécialisées dans ce domaine et ne font que cela. Un transfert des appels ou un standard dédié, tout est possible pour prendre les messages pendant vos absences ou vos réunions, même si vous n’avez pas de secrétaire attitrée.
4 - Gestion et organisation de messagerie électronique
Outil de communication ou tueur de productivité ? Cette activité est une des plus chronophages qu'il m'ait été donné de faire dans mon métier depuis que les e-mails sont entrés dans nos vies professionnelles. Mais vous pouvez vous en décharger ! Lisez mon article à ce sujet ici : Gagner du temps pour gérer sa boîte mail. 
5 - Organisation de vos fichiers : classement, numérisation
Vos dossiers s’empilent, qu’ils soient papier ou informatiques ? Une assistante peut classer vos documents "papier" ou les scanner pour les classer numériquement. Certains logiciels de gestion électronique documentaire (G.E.D.) peuvent aussi vous aider, vous et tous vos collaborateurs.
6 - Création d’outils Excel
Créer des tableaux de bord, des bases de données, des graphiques, etc… Cela peut être très compliqué si on ne connaît pas trop ce logiciel expert. De plus, une fois vos outils créés, il va falloir faire la saisie et ça, c'est très vite pénible, rébarbatif, "boring" comme disent les anglophones.
7 - Réception, tri et envoi courrier postal
Au même titre que votre messagerie, le courrier postal peut être pris en charge très facilement.
8 - Recherche d’informations : veille concurrentielle, recherche documentaire, lecture presse
Passer du temps sur internet ou dans la presse professionnelle est terriblement chronophage, même si c'est intéressant. Déléguer cette tâche ne peut être que bénéfique pour vous !
9 - Création, révision de documents
Dans ma vie professionnelle, il m'est arrivé d'être à l'origine de la création de documents complexes, notamment dans le cadre de mon expérience dans un hôpital renommé. J'étais à l'origine (entre autres) de la plupart des documents "maîtres" du dossier de soins et préparais des grilles, des tableaux, des formulaires... sur Excel, Word, Publisher, documents destinés à être envoyés chez l'imprimeur pour ensuite créer des "liasses" vierges que les infirmières et autre personnel para-médical devaient remplir avec leurs patients. Plus simplement, cette activité peut concerner des lettres types, des modèles de compte-rendus, des formulaires, des questionnaires. Libre à vous d'imaginer ce dont vous avez besoin. Enfin, une assistante peut parfaitement réviser les documents déjà en place et les mettre à jour.
10 - Présentation PowerPoint
C’est un métier, même si l’outil est facile d’utilisation et très ludique. On peut se dire que lorsqu'on fait ce travail soi-même, c'est "sympa", ou au contraire, horriblement compliqué. Alors, laissez les professionnels s’en charger !
11 - Préparation des réunions
Organiser une réunion c'est :
A lire aussi : "Trucs et astuces de la prise de notes en réunion"
13 - Rédaction de procédures, protocoles, fiches techniques, fiches de postes
Pour pouvoir "produire", quel que soit le produit de votre entreprise, vous avez certainement des règles, un mode de fonctionnement qui vous est propre. En tant qu'entrepreneur, il vous appartient de mettre une organisation en place et d'en suivre le bon fonctionnement. Si les règles de production (par exemple) ne sont pas écrites, vous vous exposez à des conséquences néfastes. Rédiger des procédures internes vous permet de schématiser votre mode de fonctionnement et de le faire appliquer par tous, salariés, sous-traitants, etc. Ce qu'ils doivent faire, comment le faire, y compris avec quoi et quand, etc.... Pendant longtemps, j'ai été chargée de rédiger moi-même des procédures de travail. Dans une petite entreprise, inutile d'en faire des usines à gaz : il faut qu'elles soient claires, simples, utiles en résumé. Idem pour les fiches de fonction ou de postes : si vous avez des salariés, savez-vous exactement quel est le rôle de chacun d'entre eux ? Avez-vous listé les différentes tâches qu'ils doivent mener à bien et quand ? Rédiger tous ces outils d'aide au fonctionnement d'une entreprise est un véritable travail d'observation de l'organisation en place. Confiez-le à une assistante indépendante.
14 - Rédaction de correspondances
Vous en avez assez de chercher ce que vous allez répondre à vos clients, fournisseurs, admirateurs, salariés ? Du coup, vous ne cherchez plus, mais vous ne répondez pas non plus ! Cette activité de rédaction fait partie intégrante de la formation d'une assistante. Si en plus elle trouve les mots qu'il faut quand il faut, c'est gagné ! C'est ce que je fais pour Secrétariat Excellence.
Vous l'aurez compris : il existe de nombreuses raisons de déléguer certaines tâches et cette liste n'est certainement pas exhaustive.
De plus, elle n'est située que dans un cadre purement administratif alors que d'autres domaines sont accessibles à la délégation. C'est pourquoi je vous invite à poursuivre l'aventure de la délégation en surveillant la parution des prochains épisodes. Le prochain s'attardera sur les activités de ressources humaines et de comptabilité.
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