Comment gérer un agenda avec efficacité ?

Gérer un agenda avec efficacité, c'est le minimum requis du métier d'assistante de direction. La gestion d'agenda est une part majeure et incontournable de l'organisation d'entreprise.

Jongler avec le temps, changer la réalité du quotidien, dompter des calendriers complexes, cela peut vous sembler pénible et rébarbatif. Pourtant, ce n'est pas impossible.

Voilà quelques pistes pour s'améliorer et gérer un agenda avec efficacité.

Gérer un agenda avec efficacité

Apprendre à connaître le propriétaire de l'agenda concerné

Gérer un agenda avec efficacité nécessite tout d'abord de bien connaître la personne pour laquelle on va organiser les rendez-vous.  

Lorsque l'on découvre l'agenda d'un nouveau responsable, ou d'un nouveau client, la première des choses à faire est d'observer sa routine quotidienne :

• heure et/ou jour des rendez-vous récurrents,
• heure de début et fin de journée,
• heure des repas, périodes réservées à la famille, le sport, le kiné, etc.  

Créer une routine permet de bloquer des périodes spécifiques et régulières pour un travail spécifique et régulier, lui aussi. C'est une façon de visualiser facilement ce qui va être fait et quand.

D'autre part, ce sont des moments qui peuvent être bougés plus aisément puisque réguliers et bien connus. 

Une astuce simple pour découvrir le mode de fonctionnement d'une personne, c'est de feuilleter son agenda 2 ou 3 mois en arrière. 

Il est nécessaire de poser les bonnes questions :

• habitudes à ne pas changer,
• habitudes ancrées mais dont on se fiche un peu,
• habitudes qui, au contraire, doivent être ajoutées
• etc..

En revanche, si on commence à supprimer 1, puis 2 ou 3 fois le même type de rendez-vous, il semble nécessaire de le supprimer définitivement ou d'en revoir la récurrence, peut-être mal adaptée.

Pour créer la meilleure "routine" et gérer un agenda sans sourciller, transformez-vous en détective !

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Travail de détective

Lorsqu'on fait de la gestion d'agenda, on se transforme de façon involontaire en détective privé, dans le seul but d'aménager un agenda parfait.
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• Qui sont les rendez-vous réguliers ?
• Quand ont-ils lieu ?
• Connaître les différentes applications utilisées par la personne dont vous allez gérer l'agenda préfère ?
• Quels sont les processus qui ressortent le plus ?
• Quelles sont les tâches spécifiques à programmer, celles au contraire qui sont à déprogrammer ?

Toutes les informations obtenues ainsi en épluchant et en questionnant permettent de recréer la routine quotidienne.

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Planifier des temps de travail intenses 

Grouper les réunions et les appels téléphoniques sur une matinée.

Si les réunions ont lieu à l'extérieur, les regrouper sur une ou deux journées, toujours les mêmes : tous les mardis et jeudis, par exemple.

Vous procéderez de la même façon pour les appels importants et bloquerez 2 ou 3 créneaux par semaine.
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Concernant les réunions et leur organisation, je vous invite à lire ou relire mon article à ce sujet : "Organiser une réunion : 3 astuces pour la rendre courte et productive".

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Gestion des mails 
Même si quelqu'un (vous peut-être) se charge de trier la plus grosse partie de la messagerie électronique, certains mails ne peuvent être traités que par une seule personne, la plupart du temps, le patron ou le client. C'est un travail extrêmement chronophage à programmer d'urgence.

Dans ce cas, on peut, par exemple, organiser l'agenda de façon à bloquer une heure le matin pour démarrer la journée de travail, et une heure avant de quitter le bureau uniquement pour traiter les mails nécessitant une réponse ou une action particulière.
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On peut également créer des sous-dossiers : "en attente de réponse", "suite à donner", "à faire", "en cours", etc.

À lire aussi : "3 façons de gagner du temps en gérant sa boite mails".

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Conclusion

Un agenda est une mine d'informations.

Pour faire gérer un agenda efficacement par autrui, il faudra tout d'abord autoriser un accès partagé, donner les droits en modification, laisser la place à une forme d'intrusion dans votre vie.

Vous êtes obligé de "FAIRE CONFIANCE" pour que cela fonctionne. 

Tout le monde sait "remplir" un agenda mais la gestion du temps en fonction des événements est un métier, voire un art.

​Rappelez-vous : auparavant, on parlait "d'emploi du temps".

Savoir "employer son temps" (le temps n'étant rien d'autre que la réalité qui change à chaque instant) est un atout majeur pour votre activité et votre vie au quotidien.

Laissez donc cette gestion aux professionnels (dont Secrétariat Excellence fait partie) et regagnez le temps dont vous avez besoin pour votre métier, votre activité propre, votre développement commercial, ou tout simplement, pour votre repos.

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Pour améliorer votre quotidien, organisez votre agenda de façon professionnelle avec Secrétariat Excellence. Contactez-nous vite en cliquant sur le bouton ci-contre !

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