Assistantes indépendantes : comment améliorer sa communication ?

Hier, j'échangeais avec un client et nous parlions d'un formulaire à mettre en place pour la reprise de son activité pendant la pandémie COVID-19.

Tout à notre discussion, nous avons vite compris que le challenge allait être de savoir comment améliorer sa communication auprès des particuliers chez qui ce client travaille. 

Ne rompre le lien sous aucun prétexte, prendre des nouvelles, et appliquer les points ci-après.

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1 - Définir les priorités de votre mission
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Comment amélioration sa communication lorsqu'on est face à un client ?

​Dans notre métier, trois piliers de votre mission s'imposent : 

• Clarifiez ce que le client attend de vous.

• Précisez les activités prioritaires pour lesquelles vous êtes missionnée et le temps de travail nécessaire (à réajuster possiblement).

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• Organisez ensemble les modalités de fonctionnement : quel(s) jour(s), combien d'heures par semaine, par mois ? Y a-t-il des impératifs horaires du client, etc...

En général, après une première prise de contact, vous avez la plupart de ces éléments en mains.

Vous aurez ensuite à formaliser par écrit ce que vous en avez compris (par mail ou avec un contrat de prestation).

Ceci est l'étape majeure pour bien communiquer vos besoins respectifs.

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2 - Mettre en place une relation de confiance

Comment améliorer sa communication pour être en phase avec son client et soi-même ?

• Informer, donner votre avis et conseiller sont de votre responsabilité. 

• Dire les choses telles qu'elles sont, ou vous paraissent être, sans les enjoliver.

• Dire ce qui va, mais aussi ce qui vous pose problème, que ce soit dans le relationnel, le professionnel, ou les méthodes employées.

Cela peut vous sembler complètement basique, pourtant, nombreux sont ceux qui n'osent pas s'exprimer et continuent de s'enfoncer dans les erreurs à cause des non-dits. 

De chef d'entreprise à chef d'entreprise, exposer les problèmes ou poser les questions franchement, c'est un impératif.

​Soyez reconnu pour votre sincérité et votre professionnalisme.

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3 - Faire un point régulier d'avancement

Maintenant que vous avez défini vos priorités et établi une relation de confiance, vous pouvez placer des jalons, autrement dit, des points à date.

Ces moments fixés dans les agendas respectifs permettent justement d'échanger et être force de proposition sur : 
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• Ce qui va, et dire merci,
• Ce qui ne va pas, et proposer des solutions,
• Demander ce que le client souhaite améliorer, le cas échéant,
• Rester informé de ces objectifs pour travailler dans la bonne direction.

Pas besoin de 3 h d'entretien, selon le contrat qui vous lie et la somme d'heures à réaliser, parfois 1/4 d'heure suffira, parfois, juste un mail.

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4 - Ajuster les délais

C'est un sujet sensible pour les deux parties mais pour bien communiquer, il est important de s'y préparer.

• D'un côté, le prestataire (vous) qui doit travailler à une cadence raisonnable pour justifier son contrat.

• De l'autre, le client qui doit vous faire une confiance aveugle, puisqu'il n'a aucun contrôle sur votre temps de travail.

Ne vous laissez pas dépasser par les événements.

• Soyez précise dans les délais de réalisation de chaque tâche et faites le point pendant vos points à date.

• Si vous avez plusieurs tâches en cours, avec des délais incompatibles, parfois même pour plusieurs clients, il est urgent de les prioriser en fonction du contrat, du volume d'heures, de "l'urgence" estimée avec le ou les clients.

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• Alertez le client si vous voyez qu'une tâche ne pourra pas être terminée dans les temps. Réajustez ensemble l'échéance.

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5 - Identifier des activités non prévues à la base

Etre pro-actif pour votre client, c'est là encore une preuve de professionnalisme et d'implication.

Si vous avez des idées à lui soumettre pour faire avancer son entreprise, des activités que vous pourriez faire mais que vous n'avez pas évoquées dans votre contrat, parlez-en, envoyez-lui un projet sans lui faire payer, un tableau, un graphique, un article, etc...

Lorsqu'il saura que vous avez un savoir-faire dans un domaine qu'il ne connaît pas ou qu'il n'a pas le temps de faire lui-même, vous pourrez lui proposer dans un nouveau contrat.

Vous pourrez ainsi étoffer votre proposition commerciale et prouver que vous avez bien plus d'une corde à votre arc.

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En conclusion

Votre communication professionnelle, avec vos clients, doit être irréprochable. 

Vous pouvez être à l'origine d'un changement radical d'organisation de ces derniers qui leur permettra de se libérer.

Ce qui leur semblait un cauchemar deviendra un minuscule problème que vous aurez repris à votre compte.

En résumé, pour répondre à la question "Comment améliorer sa communication ?", gardez ces 5 conseils en mémoire : 
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1. Définissez les priorités
2. Instaurez une relation de confiance
3. Refaites un point régulièrement
4. Ajustez les délais si nécessaire
5. Étoffez votre contrat initial en proposant de nouvelles activités.

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Et vous ? Comment vous y prenez-vous ? Avez-vous des astuces à partager ?
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