Joindre, signer et programmer un message dans GMAIL

Messages GMAIL, comment utiliser la messagerie GMAIL pour des gestes aussi classiques que : 

• Joindre un fichier,
• Signer automatiquement un message,
• Programmer l'envoi d'un mail ?

Cet article fait suite à celui de la semaine passée. Chose promise, chose due : épisode 2 de notre série "GMAIL". Suivez-le guide ! ​

Comment joindre un fichier sur GMAIL ?

L'envoi des pièces jointes dans un mail s'est considérablement simplifié, notamment grâce au "glisser-déplacer.

Pour cela, vous avez plusieurs méthodes en fonction de l'endroit où se trouve le fichier à joindre.

Méthode 1 : la classique GMAIL

Ici, une fois votre écran de message ouvert, cliquez sur le petit trombone en bas et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur. Une fenêtre s'ouvrira sur les documents disponibles sur votre PC.
​Simple, basique, efficace !

Méthode 2 : télécharger depuis le Drive

Depuis le Drive, vous pouvez insérer un ou plusieurs fichiers dans votre message.

Comme vous le constaterez sur la vidéo, vous devez faire attention au choix d'insertion.
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Soit vous considérez que la personne doit pouvoir modifier le texte du document, soit pas.

1. Dans le premier cas, cliquez sur l'icône du Drive en (format triangle), sélectionnez votre document et cliquez directement sur "insérer", onglet bleu à gauche.
2. Dans le second cas, pour bloquer toute possibilité de modifications, refaites la même manipulation en sélectionnant votre document, mais là, cliquez à droite "Pièce jointe", puis seulement maintenant, "Insérer". Le document est joint en format PDF sans possibilité d'interactions.

D'autres insertions possibles dans vos messages

Vous pouvez insérer d'autres éléments dans votre message.

• Des liens : cachés derrière un texte, c'est toujours plus agréable pour vos lecteurs. Un lien vers un site web ou vers une adresse mail.
• Des émojis : inutile de vous faire un dessin !
• Des images : sélectionnées depuis votre PC ou de n'importe où ailleurs.

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Signature automatique dans GMAIL

La signature automatique est impérative pour vous éviter de perdre du temps et d'uniformiser votre image ou identité de marque dans vos messages.

Vous allez devoir manipuler les paramètres de GMAIL. : la "petite molette" en haut et à droite, ou "roue crantée".

La première fenêtre qui s'ouvre vous permet de personnaliser votre boîte de réception : changement de thème, aération des messages, ordre de classement, etc.

De là, il faut ensuite cliquer sur "voir tous les paramètres" ce qui ouvre la page des onglets de paramètres.

Celui qui nous intéresse, vous y êtes déjà : "général". A gauche, ce sont les thèmes des paramètres. Il vous suffit de descendre et vous arrêter à "Signature".

Par défaut, il y a indiqué : "aucune signature" + le bouton "créer". Donc... allez-y ! Cliquez et créez !
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Donnez un nom à cette signature et créez-en autant que vous voudrez selon les circonstances.

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Programmation d'un envoi de message dans GMAIL

La programmation de l'envoi des mails est une option est particulièrement utile, notamment lorsque vous avez un certain nombre de mails récurrents à envoyer, mais pas d'application d'automatisation.

Quand on est jeune entrepreneur ou qu'on ne peut pas (ou veut pas) s'embêter avec un énième service numérique, la programmation via la messagerie est suffisante.

Pour cela, je vous donne un exemple en vidéo où je prépare une cession de travail qui démarre le 15 juin. Je souhaite que le destinataire reçoive le mail deux jours avant cette date mais je n'ai pas à attendre. Je veux tout préparer à l'avance. 

Première étape : l'écriture du mail + insertion des pièces jointes si besoin.
Ensuite, au lieu de cliquer sur "envoyer", sélectionner la flèche juste à côté. Magie ! "Programmer l'envoi" apparaît".
​Il ne vous reste plus qu'à sélectionner date et heure de votre choix. Google vous propose des dates prédéfinies si besoin.

Vos messages programmés apparaissent à droite dans le menu sous le thème "Planifié".

Vous pouvez modifier le message tant qu'il n'est pas parti, évidemment. Cliquez simplement dessus et annuler l'envoi (à droite). Il se remettra automatiquement en mode brouillon à l'écran. Corrigez-le si nécessaire et changez la date.

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Voilà les petites astuces d'envoi programmé, de signature automatique et d'insertion de fichier que vous pouvez utiliser aisément sur GMAIL.

Si vous le souhaitez, et seulement si vous êtes nombreux à me le demander dans les commentaires, je pourrai vous faire un guide sur : 

• changer le style par défaut du texte de vos mails
• préparer un message d'absence automatique
• créer des modèles de mails automatiques.

N'hésitez pas à me contacter si besoin de plus d'informations ou si vous voulez que je vous aide à formateur votre toute nouvelle messagerie GMAIL !

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