Que vous soyez organisateur ou participant, soyez efficace dans votre manière d'aborder les choses !
Voici quelques pistes pour vous aider. Quelques chiffres sur les réunions d'entreprises
Source : Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley and, Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness”, Harvard Business Review, 2017
Globalement, tout le monde est d'accord pour dire que les réunions font perdre du temps aux groupes, mais aussi aux individus. Il m'est arrivé de passer plus de 30 heures par semaine à organiser (ce n'est pas la partie la plus facile), préparer, participer, voire animer des réunions. Pour que vous puissiez les rendre plus modernes et agréables à suivre, la vidéo-projection animée reste la meilleure solution. Pour vous assurer qu'elles ne s'éternisent pas, le moyen classique est d'organiser des rendez-vous à la suite pour en sortir le plus à l'heure possible. De la même manière, si elles sont bien préparées en amont, elles seront plus efficaces. Pour cela, préparer et envoyer les ordres du jour à l'avance, les questions, les dossiers, etc. Alors, que faut-il faire pour que vos réunions soient utiles, efficaces, et si possible, moins ennuyeuses ? Productivité, collaboration, bien-être sont les trois maîtres à bord si vous voulez arriver à bon port.
Si vous ne l'avez pas encore, il n'est pas trop tard pour télécharger le mini-guide
"Trucs et astuces de le prise de note en réunion" c'est par ici 1 - Peaufiner la préparation de votre réunion et bien l'animer
Comme expliqué plus haut, la préparation d'une réunion est fondamentale. C'est la plupart du temps le rôle de l'assistante, du bras droit, du plus proche collaborateur, etc. Aujourd'hui, il est évident qu'il faut dématérialiser les supports, d'abord pour l'écologie (stop aux photocopies qui nécessitent encre et papier), ensuite pour gagner en productivité pour l'administrateur ou organisateur. Le numérique est une des conditions nécessaires pour diminuer l'impact chronophage de la préparation. Le processus de préparation est toujours le même :
La version dématérialisée, numérisée, ou digitale (peu importe comment vous l'appelez), sera toujours nettement plus efficace, que ce soit par mail, ou mieux, sur un serveur dédié, partagé, sécurisé. 
Une solution innovante existe sous forme d'un logiciel professionnel dédié comme le propose, par exemple, la société Sherpany. Ce logiciel de gestion des réunions proposé par Sherpany permet de simplifier l'organisation et de gagner un temps précieux.
Tout est intégré dans cette solution, pour les organisateurs, les administrateurs ou les participants :
La préparation des réunions se fait en deux fois moins de temps et ce gain agit bien entendu sur le déroulement même des réunions. 
Une fois en réunion, celui qui mène les débats (souvent le plus haut hiérarchiquement), doit être un bon "animateur".
Il sait de quoi il parle, il sait argumenter, il connaît son dossier sur le bout des doigts, et regarde le temps défiler discrètement. C'est d'ailleurs parfois sur son assistante qu'il compte le plus souvent pour le guider. Il sait user d'autorité (avec le sourire) pour remettre les discussions inutiles à plus tard, choisir un brainstorming ou un relevé de décisions selon le type de réunions. Invitez seulement les personnes dont vous avez besoin, les autres perdront leur temps et vous, votre crédibilité de manager. 2 - Réfléchir à la fréquence
Inutile de faire une réunion par jour sur le même thème. Vous pouvez préparer vos réunions comme un Dieu, si vous êtes atteint de réunionite aiguë, c'est peine perdue. Elles seront forcément monotones.
Si vous constatez que M. Dupont s'endort systématiquement à la réunion d'équipe quotidienne de 14 heures, posez-vous les bonnes questions sur ce qu'il faut changer :
Faites simple !
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3 - Bien définir la durée
L'efficience de votre réunion, c'est obtenir les meilleurs résultats, afin d'atteindre votre objectif sans que cela vous coûte un bras. Une personne prise pendant 1 heure dans une réunion n'est absolument pas productive. Si en plus, elle s'ennuie, elle sera totalement inutile en valeur ajoutée à votre réunion. Fixez donc une limite dans le temps, dans les sujets, et respectez-les. Certaines équipes désignent un "gardien du temps" par exemple. J'en ai vu se servir d'une petite sonnette d'hôtel ! ?
Pour vous assurer de ces coûts de réunion, voici un exemple de coût salarial d'une réunion :
Coût d'une réunion hebdomadaire de service de 3h en moyenne, composée du directeur, d'un assistant administratif (profession intermédiaire), de 8 cadres, soit 10 personnes.
Partons du postulat des dernières études INSEE 2023 du salaire mensuel moyen net (privé) :
Nous rapportons tout cela à la durée du travail légal pour avoir un taux horaire moyen (151,67 h), sachant évidemment que les uns ou les autres peuvent en avoir fait plus ou moins. Coût salarial de votre réunion : 852,00 € (hors coût matériel, photocopies, café, etc) Coût salarial mensuel moyen (sans absents ou invité supplémentaire) = 3 408,00 € Faites le calcul vous-même pour chiffrer le montant sur 10 mois.
Coût salarial annuel moyen, sans absents ou invité supplémentaire : 42 864 €
Comment optimiser vos réunions ? 3 astuces simples
La satisfaction de vos participants est mesurable sur des points précis, notamment ceux que nous venons d'évoquer.
Voyez vos résultats ensemble, c'est un moyen de rendre une réunion moins informelle, et pour le coup, constructive si vous laissez la parole à vos participants pour poser des actes d'amélioration fondamentaux pour la poursuite de vos réunions en bonne intelligence.
Pas de téléphone portable en réunion, ou toute technologie permettant de se connecter à l'extérieur individuellement.
Tout le monde se déconcentre, consulte ses mails, répond à un SMS... Je l'ai déjà vu, c'est désagréable pour les organisateurs, les intervenants, les collègues. Manque de concentration, certes, mais de respect pour les autres aussi. Restez "focus" et échangez entre êtres humains, "pour de vrai".
Si vraiment vous devez organiser de nombreuses réunions, pensez aux horaires de vos collègues, salariés, participants.
Le matin, c'est bien, mais plutôt le mardi. L'après-midi, oui, mais court, et pas à 17 h 30 : tout le monde a une vie après le travail. Pas tous les jours, pendant trois heures. On travaille quand sinon ? Puis, si le cœur vous en dit et si le temps le permet, la mode est à la réunion en extérieur. 
Les réunions à distance
Avec le passage du COVID-19, force est de constater que nous savons aujourd’hui que le travail à distance est possible. Les réunions aussi.
L’outil le plus connu pour organiser des vidéoconférences, c’est ZOOM. Nouvelle application préférée des Français qui télétravaillent, gratuite (dans sa version standard) et téléchargeable depuis l’App Store, elle permet d’organiser des réunions par écran interposé. Certains professeurs l’utilisent aussi pour faire cours à distance, d’autres préfèrent organiser des apéros virtuels entre amis. Avec les confinements, le télétravail a explosé et le téléchargement d’applications de ce genre également (1270 % de plus pour Zoom entre le 22 février et le 22 mars 2020). D'autres préféreront des applications similaires comme Skype ou Google Hangouts. Voilà des idées pour réinventer les réunions et combler tous ceux désireux de reprendre le temps de travailler pour mieux vivre. Conclusion
Comment voyez-vous votre organisation ? Vous êtes-vous déjà posé la question ? Tout le monde se plaint de la "réunionite aiguë" et pourtant, personne n'échappe à cette maladie pas si bénigne que cela !
Se réunir, oui ! Pour ressortir assommé par 3 heures de monologue plat, sans aucune solution, ni plan d'action, ni objectifs, non ! Soyez maître de votre productivité, de la satisfaction de vos salariés ou vos associés et faites de ces moments de vrais moments de travail, pas une obligation culturelle d'entreprise sans intérêt. N'oubliez jamais cette évidence : le temps, c'est de l'argent ! Pour tous, partout ! Commencez à mesurer l'impact que pourraient avoir quelques améliorations simples, comme raccourcir une réunion trop longue, ou espacer une réunion trop récurrente, ou encore, inviter moins de monde, car peut-être que tous ceux que vous avez invités ne sont pas directement concernés et ont mieux à faire pour l'entreprise. Gardez du sens à votre réunion, gardez du sens à votre travail ! Pour aller plus loin
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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