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Comment déléguer à une assistante administrative indépendante ? - Episode 4
14 tâches à déléguer pour vos médias sociaux et vos saisies de données
Les médias sociaux
Les médias sociaux ont pris une part tellement importante dans la vie de tous les jours qu'il est impossible de ne pas y porter une attention soutenue dans la vie professionnelle.
De nombreuses actions peuvent être déléguées dans ce domaine : les contenus, le suivi de vos messages, vos publications, etc... En détail, voici ce qu'une indépendante peut vous aider à gérer.
1 - Gestion de contenu
Si vous publiez régulièrement du contenu de blog par exemple, la préparation et la tenue d'un calendrier éditorial sont indispensables. Sans lui, votre belle régularité de publication s'estompera jusqu'à disparaître. Grâce à lui, vous pourrez créer les articles, les programmer, les publier sans écueils. L'idéal, c'est donc de déléguer l'entièreté de ce travail ! 2 - Modération des commentaires sur les médias sociaux Vous recevez de nombreux commentaires sur vos différents médias et vous n'avez plus le temps d'y répondre ? Peut-être que ce n'est tout simplement pas quelque chose qui vous est familier ? Faites appel à quelqu'un pour le faire, avec vous, mais à votre place ! 3- Enregistrement d'épingles sur Pinterest Pinterest est un moteur de recherche très ludique et qui peut s'avérer très efficace pour accroître sa notoriété. Vous pouvez tout à fait confier cette mission à autrui. 4- Création de lettre d'information numérique (newsletter) Vous avez rédigé votre article mais ne savez pas le mettre en forme selon les normes rédactionnelles du web-marketing ? Ou vous n'arrivez pas à trouver le temps de commencer la rédaction du premier paragraphe ? N'hésitez plus et déléguez ! 5- Élaboration d'un sondage de satisfaction Non, ce n'est pas difficile à faire ! Oui, c'est tout à fait réalisable par une assistante indépendante qui en a construit plus d'un dans sa vie professionnelle ! 6- Envoi des sondages et analyse des résultats Après l'élaboration d'un sondage, il faut l'envoyer et la saisie des e-mails peut s'avérer fastidieuse. Une fois le sondage publié, il faudra ensuite en récolter les données et les exploiter. Passez la main aussi sur cette activité ! La saisie de données
1 - Gestion base de données : création, compilation, saisie Les bases de données sont des supports souvent utilisés pour gérer des contacts, des chiffres, des bases articles, etc. Les créer revient à maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques dédiés, ou simplement d'Excel. C'est une activité que l'on peut faire soi-même lorsque l'on a le temps. En revanche, dès que vous le pouvez, déléguez. Avec l'habitude, la personne avec qui vous travaillerez saura exactement les données que vous recherchez, celles qui vous font défaut, et les compilera d'elle-même pour la saisie et l'exploitation future des données.
2 - Création de formulaires clientèle
Ici, pas besoin de faire un dessin : un formulaire clientèle de type adhésion, inscription, abonnement, par exemple. Une fois un formulaire type créé, il est possible ensuite d'en faire à la demande.
3 - Ajout / Mise à jour des contacts
Oui ! Quoi de plus rébarbatif que de devoir mettre à jour les répertoires Outlook, Gmail, les fichiers clients (CRM), etc... ! Vous avez encore remis à demain le changement de numéro de téléphone de votre sœur ? Ou oublié de changer l'adresse mail de votre meilleur client et votre devis est revenu par en message d'erreur ? Quelle perte de temps ! Les mises à jour, si elles ne se font pas en temps réel, peuvent devenir un ravissant calvaire. Si vous avez du retard à rattraper, c'est le moment de faire appel à quelqu'un pour vous aider, puis pour faire les mises à jour dès que nécessaire !
4 - Transcription audio
De nombreuses secrétaires indépendantes se sont spécialisées dans cette tâche, notamment pour des comités d'entreprises, des médecins, des avocats ou juristes qui enregistrent les réunions sur support audio. Cela vous permet de ne plus avoir à faire vous-même des rapports, compte-rendus, ou courriers interminables.
5 - Transcription de texte manuscrit
Là encore, pensez à vos mémoires, thèses, rapports de 30 pages ! A moins qu'il ne s'agisse d'un roman de 300 feuillets ? Comment pouvez-vous vous concentrer sur la suite de votre travail si vous avez du temps à perdre dans la dactylographie ? Et puis plus tard, une fois le travail dactylographié, votre assistante freelance pourra le relire pour vous, le corriger, l'améliorer peut-être et enfin, vous le relier ! Alors pourquoi perdre du temps avec des détails ?
6 - Analyse de vos statistiques et rédaction d'un rapport
Si vous avez délégué la saisie de vos données, peut-être que vous pouvez aussi vous "débarrasser" de leur exploitation et récolter des résultats avec un superbe rapport que vous aura concocté votre assistante indépendante ? Oui, c'est du travail, j'en suis personnellement bien consciente. Si les travaux chiffrés vous prennent du temps mais que vous vous dites : "j'aimerais bien savoir combien de C.A. ont développé mes techniciens sur les 6 premiers mois", faites-le faire par quelqu'un ! Vous recevrez en prime un beau rapport que vous pourrez relire ensemble et en faire... une présentation PowerPoint !
7 - Tableaux de bord
Dans la continuité du point précédent, vous savez maintenant que Excel, statistiques, données, peuvent être suivis, exploités, transcrits sous forme de rapports. Donc, tous à vos tableaux de bord ! N'est-ce pas merveilleux ? Et n'êtes-vous pas tenté ? Si ? Je le savais !! Alors remplissez le formulaire ci-dessous :
Les autres possibilités incontournables de la délégation :
Déléguer - Episode 1 : tâches administratives CONCLUSION
Voilà ! Je suis arrivée au bout des 4 épisodes sur la délégation que je vous avais promis.
Il n'est pas toujours facile de se lancer et de "passer la main". Si vous avez besoin de récupérer de précieuses heures dans votre emploi du temps surchargé, si vous commencez à avoir un peu plus de budget à consacrer à un freelance, et notamment, à Secrétariat Excellence ?, n'hésitez plus. Vous pouvez commencer doucement, sur des tâches qui vous semblent plus ou moins importantes. Lorsque vous aurez gagné en confiance réciproque, vous verrez que vous ne pourrez plus vous passer de votre assistante indépendante. Le travail à distance ou externalisé n'est pas synonyme de "lâcher prise négatif". Bien au contraire ! A bientôt, et n'oubliez pas : Le succès n’est pas final, l’échec n’est pas fatal : c’est le courage de continuer qui compte.
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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