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 RGPD : mais qu'est-ce que c'est ? Les acronymes envahissent depuis longtemps nos vies, cela ne vous a pas échappé... Celui-ci est important, que ce soit dans le cadre de la communication numérique, mais aussi dans la gestion de toutes les données personnelles que vous pourriez conserver sur papier également : Règlement Général sur la Protection des Données. Le RGPD est un règlement Européen qui fait suite à de longues années de travail : la première réflexion avait donné naissance à une Directive Européenne (95/46/CE) pour la création d'un socle commun à tous les pays de l'Union Européenne en matière de protection des données. La loi "Informatique et Libertés" qui existait en France depuis le 6/1/1978 a donc été totalement refondue dès 2004, et c'est là qu'il a été question pour la première fois des "données à caractère personnel", y compris pour les fichiers "papier". C'est en octobre 2016 que la loi "pour une république numérique" a été votée et que que le RGPD a été adopté. La mise en application du RGPD est effective depuis le 25 mai 2018.  Concrètement, à quoi sert le RGPD ? Il garantit un niveau de protection maximal à la vie privée et aux libertés des personnes. Pour s'assurer de l'application du RGPD, 3 acteurs complémentaires sont sollicités :
Qui est concerné par l'application du RGPD ? Tout le monde, dès lors que vous utilisez des données personnelles : micro-entrepreneur, PME, association, privé, public.. Quel que soit l'organisme concerné, il faudra identifier clairement un Responsable de Traitement des Données. Quoi ? Qu'est-ce qu'une donnée à caractère personnel ? Toute information se rapportant à une personne physique identifiée OU identifiable. Ex. : nom, prénom, email nominatif, photo, n° client, n° de téléphone, date de naissance, hobbies, nom d'employeur, adresse, sexe... Comment ? Qu'est-ce qu'un TRAITEMENT de données ? Toute opération ou tout ensemble d'opérations comme : collecte, enregistrement, structuration, conservation (hébergement), transmission, modification, extraction, communication, mise à disposition, rapprochement, consultation.  Pour répondre au RGPD, il faut notamment :
S'il vous faut ne retenir qu'une règle dans l'immédiat, c'est bien celle du consentement : il doit être éclairé, libre, univoque, c'est-à-dire sans aucune ambiguïté. La preuve du consentement doit être faite grâce à un registre de consentement (article 7-1 du RGPD).  Durée de conservation Le RT doit définir une durée fixe de conservation des données personnelles recueillies, et ce, dans le cadre du "droit à l'oubli" (sauf si durée définie dans un cadre contractuel). Ensuite, vous devrez soit effacer les données, soit les anonymiser, soit les archiver. La CNIL préconise 3 ans de conservation pour les données relatives à un prospect (non client), à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de ce dernier. Obligation de sécurité Bien entendu, il va de soi que "le responsable de traitement met en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque". Article 32-1 - RGPD. En clair, il faut s'assurer de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité des données.
Responsabilité des acteurs N'oubliez pas de tenir un registre des activités de traitement dont la CNIL propose un modèle, voire de proposer à vos salariés ou pour vous-même de vous certifier auprès d'organismes compétents. Enfin, il vous est tout à fait possible de créer un code de conduite ou une charte informatique. Vous l'aurez compris, la protection des données est un enjeu majeur pour tous, afin d'éviter piratage, détournement, atteinte à la vie privée. C'est bon pour vous qui êtes chef d'entreprise, employeur, président d'association, mais aussi pour vous-même, en tant qu'individu qui avez également transmis des informations un peu partout.... N'hésitez pas à consulter l'excellent site de la CNIL : www.cnil.fr, où les informations seront bien sûr beaucoup plus approfondies. Vous pouvez également vous inscrire à leur atelier dédié au RGPD : https://www.cnil.fr/fr/la-cnil-lance-sa-formation-en-ligne-sur-le-rgpd-ouverte-tous. C'est une formation que j'ai suivie et à l'issue de laquelle une attestation vous sera délivrée, comme la mienne.
"Agir, c'est se protéger." - Françoise Giroud
Vous avez quitté le monde de l'entreprise pour devenir votre propre patron. Vous êtes seul à bord de votre petite société et vous naviguez de client en client, comme prestataire. Autre cas de figure : vous êtes vous-même le patron/client qui faites appel régulièrement au prestataire ci-dessus. Savez-vous que votre collaboration doit répondre à des règles très strictes au risque d'être requalifiée en contrat de travail salarié ? Pire : vous risquez chacun de très lourdes sanctions. On donne des noms différents à cela : travail dissimulé ou salariat déguisé. J'essaye de vous en expliquer ici les tenants et aboutissants.  Petit rappel : définition du contrat de travail, selon le Code du Travail « Le contrat de travail existe dès l’instant où une personne (le salarié) s’engage à travailler, moyennant rémunération, pour le compte et sous la direction d’une autre personne (l’employeur). Le plus souvent, le contrat de travail doit être écrit. Son exécution entraîne un certain nombre d’obligations, tant pour le salarié que pour l’employeur. » En quoi êtes-vous concerné me direz-vous ? Si vous êtes le prestataire indépendant, cela veut dire que vous n'avez pas à répondre, par exemple, à un lien de subordination avec le client (et inversement, si vous êtes le client, vous n'avez pas à donner d'ordres à votre prestataire). Bien sûr, votre activité s'exerce dans un cadre défini mais par vous-même, en accord avec votre client : les horaires, le lieu, les moyens. Si en pratique votre client vous impose des horaires, ou vous impose des dates de congés, des heures supplémentaires, que vous répondez à ses ordres, vous serez considéré comme son employé, même si vous n'avez pas signé de contrat de travail en tant que tel.
Quelques exemples de situations où le travailleur indépendant ne l'est pas en réalité :
Si le choix du statut de micro-entrepreneur a été fait pour l'autonomie qu'on peut y trouver, là, je n'en vois plus aucune ! Que risquent les deux parties client/micro-entrepreneur ? 
Sources
https://www.portail-autoentrepreneur.fr/actualites/salariat-deguise-auto-entrepreneur https://www.evoportail.fr/blog/2017/08/09/la-face-cachee-du-salariat-deguise-pour-l-auto-entrepreneur https://www.federation-auto-entrepreneur.fr/actualites/requalification-autoentrepreneurs-jurisprudence-plateformes-uber-take-eat-easy 
 Plus de temps perdu dans des activités qui vous empêchent de vous consacrer à votre métier, votre équipe, vos clients !
Plus d'erreurs dues à la déconcentration, à la méconnaissance de certaine règles administratives, etc.... Vous n'avez plus aucune excuse pour ne pas faire ce que vous devez faire en temps et en heure. Vous n'avez plus qu'à cliquer pour rentrer en contact avec Secrétariat Excellence. Ou me téléphoner. Cela ira plus vite ! A tout de suite !  Comme je l'expliquais dans mon article "5 définitions de la secrétaire à distance", il existe plusieurs possibilités pour vous aider à améliorer votre process administratif. A lire aussi : "5-definitions-de-la-secretaire-a-distance.html"
 5 - Pas d’engagement dans la durée Besoin ponctuel ou plus régulier ? Les décisions se prendront ensemble, au fur et à mesure. Un devis suffira la plupart du temps à sceller les accord entre les deux parties. Une lettre de mission pourra aussi vous aider à avancer ensemble dans la même direction, si besoin. 6 - Une petite note écolo Secrétariat Excellence se déplace sur site évidemment, mais privilégie le travail à distance. Qui dit travail à distance, dit moins de transports, donc moins de CO2… C’est une notion qui me tient également à cœur.  Voilà ! Vous avez en main quelques raisons pour faire appel à une secrétaire indépendante qui saura vous accompagner à la demande. Faites appel à Secrétariat Excellence pour avoir plus de renseignements ou simplement, pour démarrer une collaboration. « Le plus grand échec est de ne pas avoir le courage d’oser. » Abbé Pierre   Le « télétravail » existe depuis les années 1970, grâce aux technologies promues à l’époque comme le téléphone, le fax, et plus tard, les ordinateurs. Les autorités européennes ont poussé les entreprises à instaurer cette nouvelle façon de travailler pour tout un tas de raisons, notamment économiques et écologiques. Tous les métiers sont concernés puisque l’on estime que 60 % des tâches de chacun peuvent être réalisées en télétravail. D’ailleurs, qui n’a jamais « télétravaillé » depuis le bus, le RER ou le métro ? Le secrétariat (dans toute sa définition généraliste) est une des professions qui s’est modernisée rapidement avec les technologies bureautiques et informatiques. Du télétravail salarié au secrétariat à distance, il n’y a qu’un pas… Le métier de secrétaire s’est donc retrouvé face à des possibilités grandissantes et facilitées par l’envol des créations d’entreprises (souvent en micro-entreprises). La sous-traitance devient alors possible. Les recruteurs ont pourtant toujours un peu de mal à comprendre que celle qui s’occupe si bien de l’accueil des visiteurs du DG ou du DRH, et qui fait si bien le café (ce n’est pas forcément un cliché, et je sais de quoi je parle…), peut travailler…. de chez elle ??? Oui ! Sans être salariée ?? Encore oui ! Nous sommes nombreuses à vouloir enfin mettre en œuvre nos capacités à 100 % pour des clients qui auront besoin de réactivité, rapidité, qualité, compétences diverses, et toujours à moindre coût qu’un CDI, CDD ou de l’intérim. Aujourd’hui, on nous donne des noms différents mais finalement, tous se rejoignent. Définitions. 1- Secrétaire externalisée Comme son nom l’indique, la secrétaire (ou assistante) externalisée ne fait pas partie de votre entreprise. Vous avez la possibilité de choisir l’externalisation des tâches administratives et de ne pas payer les frais liés à l’embauche, ni les charges sociales liées au contrat de travail. 2- Secrétaire indépendante Pourquoi indépendante ? Parce que le fait d’être à son compte permet de se libérer des contraintes des contrats, quels qu’ils soient. L’indépendant fonctionnera sur devis après analyse de vos besoins. 3- Secrétaire freelance Oui, une secrétaire peut aussi être appelée freelance, ce n’est pas réservé aux graphistes, photographes, développeurs, etc… Le principe est le même : on propose de travailler sur une période définie, sur un dossier complet ou en partie, avec un règlement des prestations une fois le travail réalisé. 4- Secrétaire virtuelle Pourquoi virtuelle ? Parce que souvent, les secrétaires indépendantes ne se déplacent pas et peuvent aisément travailler depuis leur domicile (ou ailleurs), mais en tout cas, derrière leur écran. Pas besoin de se déplacer pour certaines tâches, ni pour entrer en contact avec les clients, même si les rencontres ponctuelles sont nécessaires. 5- Secrétaire à distance La définition à mi-chemin entre « à domicile » et « virtuelle ». Oui, une secrétaire à domicile est virtuelle, car derrière un écran, à distance, parce qu’elle n’est pas sur place, et qu’elle peut travailler même de très loin (parfois avec l’étranger).  Pour résumer cela, vous aurez compris que la somme de toutes ces définitions donne comme résultat : secrétaire indépendante, externalisée, à distance ou sur site (pour certaines d’entre nous), proposant des prestations de services administratifs.
Il n’y a pas de clause d’engagement, pas de période d’essai, l’avantage d’être indépendant (ou de choisir de travailler avec), c’est de ne pas retrouver les contraintes du salariat. En tant qu’entrepreneur, vous êtes libre d’arrêter une collaboration infructueuse dès lors que vous le décidez. On peut éventuellement rédiger une lettre de mission, notamment pour les missions à long terme, régulières, sans date de fin immédiatement envisageable, mais avec une notion de renouvellement annuel par tacite reconduction par exemple ; on peut inclure un délai de préavis si la collaboration doit s'arrêter, etc.... La finalité de tout cela ? Sé-cu-ri-sa-tion du client ET de la secrétaire indépendante. En revanche, si vous voulez travailler avec elle en lui demandant 3 mois d’essai, ce n’est pas logique : autant embaucher. « Faire un test pour voir » ? Non, car nous ne sommes pas des stagiaires, mais des professionnelles indépendantes. Des chefs d’entreprises, tout comme vous ! Des questions ? N'hésitez pas à me laisser votre mail sur la fiche contact et rendez-vous sur les autres articles du blog.  "La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps." Depuis bien longtemps, l’agenda fait partie de nos vies.
Cet outil aujourd’hui incontournable a envahi le monde professionnel puis s’est propagé dans celui de la vie personnelle, à tel point que les deux ont fusionné pour la plupart d'entre nous. Son utilisation est très simple, nos vies, un peu moins... Malgré ces outils « magiques » et bien pratiques, tous synchronisés, réglés pour vous rappeler vos rendez-vous, pour saisir n’importe quelles notes, on retiendra :
Lisez la suite de cet article si vous souhaitez revisiter cet outil parfois vicieux… |
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