Emploi du temps, journée de travail, gestion du temps, gagner du temps…
 
Tout le temps le mot « temps » qui revient vous rappeler que vous n’en n’avez pas assez !
 
Travaillez mieux en boostant votre efficacité personnelle au travail et en vous rappelant les quelques conseils suivants :
 

• Faire des pauses productives comme nettoyer son bureau, se promener.
• Se relaxer pour que le cerveau se repose. Savez-vous que le cerveau doit prendre en moyenne 35000 décisions par jour ? La fatigue engendrée provoque baisse de contrôle et de volonté.
• Planifier, hiérarchiser, anticiper et communiquer sur les tâches à venir.
• Utiliser les outils d’organisation de tâches ou simplement, un stylo et un cahier pour écrire votre liste de tâches.
• Standardiser : un objectif et un chemin pour y aller (Quoi faire ? Comment ? Ecrire les process pour l’atteindre avec le niveau de qualité attendu).
• Pas de procrastination, au contraire : faites les activités les moins passionnantes ou faciles en premier, bref, prioriser.
• Utiliser la technique Pomodoro.
• Externaliser (ou déléguer) les tâches qui ne sont pas liées à votre activité principale.
• Rester discipliné et concentré, savoir dire « non ».
• Eviter les notifications dérangeantes, les interruptions non programmées (le collègue voisin qui veut aller prendre un café, votre enfant toujours à la maison, etc…), les imprévus qui auraient dû être planifiés (voire plus haut).

 
La meilleure façon de trouver son efficacité personnelle au travail et de rester productif, c’est d’éviter les « urgences ».
 
Une urgence est un mot fourre-tout. L’urgence est le résultat de tout ce qui n’a pas été fait en amont, en temps et en heure, ni anticipé, ni préparé.
 

• Rappelez-vous La Fontaine : « Rien ne sert de courir, il faut partir à point ».
• Ou encore la loi de Churchill : « Hâtons-nous lentement ».
• Ou enfin, la loi de Talleyrand : « Quand c’est urgent, c’est déjà trop tard ».

A lire sur la productivité : 
​Distinguer l'urgent et l'important
Pack productivité à télécharger ici.

​Maintenant, comment faire pour se sentir aussi efficace lorsqu’on travaille en juillet ou en août, alors que tous les collègues, les salariés ou les clients sont partis faire bronzette ?
 
La productivité est le rapport entre une quantité produite et les ressources utilisées.
Le but, produire plus avec le moins de ressources possibles.
 
Autant dire que cela peut parfois être très compliqué de trouver de quoi remplir ses journées en plein mois d'août. Et pour quel but ? Avec quelles ressources, puisqu'il n'y en a plus !
 
L’efficacité professionnelle a ses limites quand le temps ne passe plus, quand le planning est vide de rendez-vous, quand gérer son temps revient à… enfiler des perles. Oui, cela peut arriver et c’est franchement désagréable !
 
L’été est parfois cruel…
 
Il m’est arrivé de ne plus savoir quoi faire au bureau un 14 août : 0 appel téléphonique, 0 mail, 0 collègue. Sept heures de présence inutile mais obligatoires. Après avoir épluché les mails de la veille, j’ai vérifié 10 fois les mêmes dossiers pour le surlendemain et la semaine d’après, et puis, pourquoi pas, ceux de la semaine suivante !
 
Le temps de travail légal de 8 heures par jour me semblait durer des jours ! Chaque heure de travail me paraissait ne jamais finir. L’horreur !
 
Quand on est d’un tempérament très actif et que le travail se fait rare, c’est pour vous la fin du monde.
 
Mais j’ai quand même essayé (et réussi) de trouver des avantages certains à être au boulot en été. Les voici.

De mon point de vue, partir avant ou après la période juillet/août me semble un très bon compromis quand on n’a pas d’enfants.
 
Vous évitez la foule sur les routes, sur les plages. Vous bénéficiez de prix plus réduits. Vous pouvez aller travailler en short et en tongs (enfin, peut-être pas partout).
 
Il faut avant tout travailler intelligemment, planifier son travail en amont et en anticipant les creux d’activité pour pouvoir faire autre chose quand, tout d'un coup, rien n'est plus urgent.

Moins de tâches chronophages et de distractions ? Tant mieux ! Profitez-en pour acheter des plantes et refaire la déco !
 
"Prendre le temps"... Enfin une alternative aux poncifs tels que : organiser son temps, gérer votre temps, etc…. !
 
Et vous ? Est-ce que cela vous dérange de travailler en juillet/août ? Est-ce que cela a un impact sur votre efficacité ? Est-ce que vous changez vos habitudes professionnelles, et par exemple, est-ce que vous avez pensé à déléguer certaines de vos tâches ?
 
Hâte de vous lire.

Pour mémoire, quel est le but initial d'un devis professionnel ?
 
Il permet de faire une estimation de prix pour des travaux, une prestation de service, un déménagement, une réparation, etc…
 
Il protège les parties qui s’engagent :

• le fournisseur à fournir la prestation ou les produits aux prix indiqués,
• le prospect, à régler ladite prestation ou les produits selon les termes signés sur le devis.

Un devis signé par le prospect devient donc un contrat commercial qui protégera les deux parties si un litige naît de la relation (notamment si erreur de la part du rédacteur du devis ou non-paiement, ou simple retard de paiement du client).

​La réglementation prévoit qu’un devis est obligatoire à partir de 1500 €, parfois moins selon les secteurs d’activités.  Il convient donc de se renseigner auprès des instances liées à votre profession.
 
Un devis n’est pas compliqué à faire et semble indispensable pour chaque proposition de vente, mais établir un devis professionnel et soigné, cela ne s'improvise pas.
 
Pour en savoir plus : https://www.inc-conso.fr/sites/default/files/tableaux-devis-inc-_2019_0.pdf

​Un devis est pratiquement identique à une facture et doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

• date et durée de validité du devis ;
• nom, raison sociale et adresse de l'entreprise (n° de téléphone et adresse électronique) ;
• statut et forme juridique de l'entreprise ;
• pour un commerçant : numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation ;
• pour un artisan : numéro au Répertoire des métiers (n° Sirene+ RM + n° du département d'immatriculation) ;
• numéro individuel d'identification à la TVA,
• nom et adresse du client ;
• date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
• décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
• prix horaire ou forfaitaire de main d'œuvre ;
• frais de déplacement, éventuellement ;
• conditions de paiement (chèque, virement), délai de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
• procédures de réclamation et conditions du service après-vente (garantie notamment) ;
• somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

• Si vous êtes micro-entrepreneur, il est obligatoire de porter sur les devis et sur les factures la mention : « TVA non applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts ».

 
Faire figurer ces mentions est obligatoire, sans quoi une amende de 1500 € peut être encourue, et jusqu’à 3000 € en cas de récidive.
 
Dans certains secteurs, il est également impératif de noter l’assurance souscrite (ex. garantie décennale). Pour les autres, il n’est pas interdit de mentionner l’assurance souscrite pour la RCP.
 
Devis Excel : vous pouvez vous passer d’un logiciel de comptabilité onéreux pour démarrer. Si vous savez utiliser Excel, il vous suffit de réorganiser les points ci-dessus sur votre document.
 
Attention : devis et factures doivent avoir une numérotation chronologique pour pouvoir en assurer la traçabilité (numéro unique).
 
Vous pouvez créer votre propre modèle, le garder vierge, puis l’utiliser en « l’enregistrant sous », pour chaque nouveau devis à faire.
 
Vous pouvez également utiliser le modèle de devis simple que je vous propose ici :

"exemple de devis sur Excel".

Modèle dont la mise en page peut bien entendu être améliorée, agrémentée de vos couleurs et de votre logo, puis transformé en format pdf.
 
Utiliser un logiciel peut être un bon compromis si vous avez prévu le budget :
 
Logiciels de chiffrage, ou logiciel de devis : il existe des sociétés spécialisées dans les logiciels de devis. Cela permet de combiner toutes les qualités d’un bon devis à un gain de temps non négligeable. De plus, ils vous permettent d’éviter des erreurs.
 
Logiciel de facturation : la plupart des outils de facturation proposent de faire les devis automatiquement. J’utilise pour ma part celui de la FNAE (Fédération Nationale des Auto-Entrepreneurs).

Un devis professionnel doit être clair, simple, synthétique, détailler les éléments sans être trop technique.
 
Pourquoi ? Parce qu’il vous permettra de faire une vente, ou… de la perdre si vos concurrents sont plus efficaces.
 
Transmettre un devis professionnel, c’est comme une carte de visite qui « traîne » sur un coin de bureau : il sera vu et peut-être discuté par le prospect avec son entourage, donc c’est un bon créneau de publicitaire.
 
Le reflet de votre entreprise : je le dis souvent, l’image de marque d’une entreprise est primordiale. C’est ainsi que vous devrez voir ce document : un outil de communication véhiculant votre image.
 
Pour vous démarquer de vos concurrents, faites un devis correctement rédigé, techniquement simple, sans fautes, facile à lire, et… beau. Surtout pas une ébauche de devis manuscrite.
 
Personnellement, je serais un peu dubitative si on me présentait un devis sous forme de brouillon illisible. J’imaginerais que les travaux demandés seront du même acabit que le devis, donc, je ne le retiendrais pas.
 
Si vous le pouvez, et que votre activité s’y prête, insérez des photos de vos produits sur chaque ligne de saisie.
 
Vérifiez votre devis : prix, quantité, main d’œuvre… Un prix juste dès le départ, c’est beaucoup plus professionnel qu’une erreur en court de route. Les prix, remises, promotions doivent être très facilement visibles, c’est pour cela que le client attend son devis.
 
N’attendez pas avant de l’envoyer. En général, un devis doit être envoyé dans les 24 à 48 h pour être crédible et surtout, parmi les premiers.
 
Si votre client ne donne pas de nouvelles, il faut le relancer par un mail ou un sms pour lui rappeler que la date d’échéance approche ; demandez s’il a besoin d’autres informations complémentaires pour vous répondre. C’est une façon discrète de relancer sans paraître envahissant.
 
Gratuit ou payant ? En-dehors de certaines activités où la gratuité est obligatoire jusqu’à une certaine somme, à vous de voir. Toutefois, la plupart des devis sont proposés gratuitement (comme les miens).

​De nos jours, la méthode la plus simple est l’envoi par mail.
 
Dans ce cas, je ne saurais trop insister sur la personnalisation de votre envoi pour renforcer le lien client/fournisseur. Personnalisez la dématérialisation pour être proche de votre prospect.
 
Si vous le remettez lors d’un rendez-vous, pensez à l’insérer dans votre brochure d’entreprise, ou y joindre un flyer.
 
Un envoi par courrier postal ? Profitez-en pour agrafer votre carte de visite agrémentée d’un petit message de courtoisie.
 
Le « petit » détail n’en sera pas un. Il vous fera remarquer. C’est aussi le but commercial d’un devis : passer devant vos concurrents.

​Vous n’avez pas le temps de vous coller derrière un PC pour faire vos devis en temps et en heure ? Je vous comprends !

​C’est tellement chronophage et pendant ce temps, personne pour aller en boutique, aller sur le terrain, préparer les payes, appeler la banque…
 
Pourquoi ne pas choisir de transmettre vos devis à un sous-traitant qui ne vous prendra que quelques euros pour les saisir, les envoyer, les suivre et faire les relances ?
 
Transmettez vos devis à Secrétariat Excellence sous la forme de votre choix, et gagnez du temps sur votre travail à vous.
 
Si vous le souhaitez, je peux vous établir un devis personnalisé ! :-)

Et voilà ! 
Vous avez les solutions en mains pour faire un devis professionnel, soigné et digne l'image de marque de votre entreprise !
​
Vous pourrez télécharger d'autres documents professionnels dans la boutique de Secrétariat Excellence.

Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner. Je vous décharger des tâches chronophages qui pèsent sur votre développement. 

Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. 

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Créer son entreprise sans se prendre la tête, c'est ce que je vous propose ici.

Le temps affecté aux différentes tâches dépend également de leur valeur et identifier le temps nécessaire en fonction de leur importance n'est pas chose aisée.

​Voici donc comment distinguer l'urgent et l'important dans votre organisation à court ou long terme.

​Comment distinguer l'urgent et l'important dans votre organisation ?

Une tâche urgente est une tâche qui doit être réalisée immédiatement, qui ne peut pas attendre, mais qui n'affecte pas vos objectifs à long terme.

Par exemple : répondre aux mails qui s'amoncellent dans votre messagerie depuis bien trop longtemps. 

Une tâche importante peut s'organiser au fil du temps et se réfère à un objectif à plus ou moins long terme.

Par exemple : planifier votre semaine, organiser les rendez-vous récurrents, passer du temps en famille (eh oui ! Pensez à votre temps libre +++).

Les différentes tâches importantes vous aident à planifier l'avenir.

Certaines tâches peuvent à la fois être urgentes ET importantes.

Par exemple : une date limite de déclaration d'impôt. C'est une tâche importante qui devient urgente si vous la faites la veille pour le lendemain !

Ou encore : vous avez une réunion d'assemblée générale programmée dans un mois et vous devez préparer votre intervention. C'est important. Votre responsable vous indique la veille qu'il faut absolument revoir les chiffres pour le lendemain car une erreur s'est glissée dans le rapport, mais où ? Là, c'est une urgence absolue !

L'idéal, c'est d'identifier visuellement dans votre planning quotidien ce qui est urgent, un coup de marqueur bleu, une écriture rouge, etc...

Pour les dossiers au long cours, planifier les travaux de plus grande envergure grâce à la matrice d'Eisenhower que j'évoque notamment dans l'article à lire ici, est une bonne solution.

En résumé, cette matrice c'est : un graphique, 4 quadrants.

• 1er quadrant : tâches importantes et urgentes, qui doivent être réalisées prioritairement.
• 2è quadrant : tâches importantes mais non urgentes, que vous pouvez planifier.
• 3è quadrant : tâches urgentes mais non importantes, que vous pouvez sans doute déléguer.
• 4è quadrant : tâches non urgentes et non importantes, celles que vous peut-être éliminer ?

Ou encore :

• tout ce qui n'est ni urgent, ni important, est une distraction,
• tout ce qui est important ET urgent est source de problèmes,
• tout ce qui est important et non urgent est très précisément ce qui concerne l'avenir,
• tout ce qui est urgent et non important, ce sont souvent des imprévus, des choses à faire par quelqu'un d'autre, etc...

Avec la matrice d'Eisenhower, vous pouvez revoir vos tâches de façon hebdomadaire et poser des délais pour chacune d'entre elles : dans la minute ? Oups, urgent ! Dans 2 semaines ? Importante, mais non urgente, etc.

Pour trouver du "temps disponible" dans votre organisation, il faut : 

• Faire une liste de vos tâches,
• Choisir celles qui sont importantes,
• Leur affecter une deadline pour les terminer,
• Etc.

Il faut produire un minimum d'efforts pour obtenir un maximum de résultats (règle des 80/20) et que pour y arriver, il vous faut donc réussir à identifier l'urgent et l'important.

Une activité importante, si elle n'est pas réalisée, peut mettre en péril tout un projet. 

Quand on parle "d'urgence", on associe souvent une notion de délais : "si je ne fais pas ceci dans les minutes qui suivent, tout s'écroule"....

Cela peut être assez subjectif car nous sommes sommes souvent contraints par notre personnalité propre, la petite voix qui nous fait croire que tout est urgent.

C'est le point faible des perfectionnistes ou des personnes qui ont toujours peur de paraître dilettante alors que certains sont justes mieux organisés qu'eux.

Vous les connaissez les : "je suis full, là !" ; "j'ai la tête sous l'eau" ; "je suis overbooké", etc.

Pourtant, certains ne savent travailler que dans l'urgence, stimulés qu'ils sont par l'adrénaline de devoir faire les choses au dernier moment.

De ce fait, ils ne savent ni anticiper, ni s'organiser pour ne pas être toujours dans l'urgence. Est-ce qu'ils se donnent inconsciemment de l'importance ? Est-ce que cela les rassure ? Comment survit-on à cette façon de travailler ou de vivre ?

Pourtant, il existe une règle fondamentale à ne jamais oublier dans l'organisation, et notamment dans la gestion de projets : une activité "importante" dont le délai de réalisation se rapproche inexorablement, deviendra à son tour une urgence si vous ne la faites pas... 

Donc ce n'est pas le tout de savoir poser des activités dans les bonnes cases, encore faut-il s'y coller comme vous vous y êtes engagé !

​Vous savez maintenant un peu mieux comment distinguer l'urgent et l'important.

Pour vous y aider, j'ai créé une série de check-lists qui vous donneront des idées, des outils ou des méthodes d'organisation.
 
Soyez proactif en téléchargeant ce pack "IMPORTANT" pour votre organisation.
​
Attention, il n'est téléchargeable gratuitement que pour une courte durée...

Ne traînez pas, et arrangez-vous pour que cela ne devienne pas "URGENT" !

A lire aussi : 
L'Essentiel du Secrétariat Indépendant : guide complet pour chefs d'entreprises.
Devenir travailleur indépendant dans le secrétariat.

Avec tout cela, vous vous posez la question suivante :
"Comment développer mon entreprise" ? Et si possible, sans me ruiner ?

La réponse est simple.

Maximisez votre organisation professionnelle pour reprendre le contrôle sur vos vies : privée, professionnelle, sociale, sportive, culturelle.

Il vous suffit d'être capable de distinguer l'important de l'accessoire, de lâcher prise, de faire des choix pour changer et de vous y tenir.

 Pour retrouver le temps de vous occuper égoïstement de vous, et retrouver le chemin du... 
"Euréka, je sais maintenant comment développer mon entreprise !",
soyez honnête avec vous-même : faites le point sur ce qui vous empêche de rentrer à l'heure chez vous, ce qui vous retient au bureau, le nez collé sur votre PC.

• La facturation ?
• Le contrôle de la complétude des dossiers clients pour vos rendez-vous du lendemain ?
• Les relances d'impayés ?
• Le suivi de vos statistiques ou indicateurs ?
• La mise à jour de vos bases de données ?
• Les rendez-vous à organiser ?

Une aide extérieure pourrait vous soulager sur ces tâches, en tout ou en partie, et ce ne sont que quelques exemples dans cette liste.

Personnellement, pour un de mes clients, j'assure la prise de rendez-vous, je saisis les factures, j'organise les SAV, je mets à jour les dossiers, etc... Et le tout, à distance !

Pour un autre, j'ai mis à jour sa base de données de prospects et clients, laissée à l'abandon.

Etc, etc...

Les pistes de soutien pour absorber des activités "mangeuses de temps" sont nombreuses. Vous pouvez d'ailleurs en consulter une liste en cliquant ici. 

Ce que je pense indispensable, pour vous aider à faire les bons choix pour y voir plus clair, c'est d'être inspiré !

​De mon côté, je sais que mon métier me pousse naturellement à être inspirante... Il suffit de faire la moitié du chemin chacun.

Vous allez pouvoir passer du "Comment développer mon entreprise" à "J'ai trouvé le moyen de me réorganiser pour trouver du temps pour moi".

L'idée, c'est donc de déléguer certaines de vos activités à un prestataire de services administratif, ou un spécialiste de la rédaction, etc.

Comment fait-on ? C'est simple, vous allez : 

Externaliser certaines activités à un indépendant, sans besoin de recruter, en suivant exactement le budget que vous aurez défini, sur la période d'activité qui vous est nécessaire, ni plus, ni moins. 

Vous décharger des tâches qui vous ennuient mais qui sont indispensables au bon fonctionnement de votre société.

 Vous pourrez :

• prospecter,
• vous former, ou former vos équipes,
• chercher et trouver de nouveaux partenaires,
• explorer et installer de nouveaux outils (logiciels, machines...), 
• écrire les process de votre organisation qui vous font cruellement défaut,
• enregistrer des tutoriels en vidéo.

Pour votre vie privée et votre famille, vous serez plus souvent à la maison, ou rentré plus tôt, et surtout, beaucoup plus serein. 

Imaginez-vous en train de siroter votre apéritif autour d'un barbecue avec vos amis au lieu de faire vos factures jusqu'à pas d'heure : vous êtes tranquille, vous savez que c'est votre nouveau prestataire qui s'en charge désormais !

Et ce circuit en vélo que vous promettiez à votre meilleur ami depuis des mois, remis à plus tard pour cause de données à saisir, de clients à relancer ? Vous pouvez maintenant le programmer pour l'été qui vient.

Flexibilité, sérénité, nouvelles idées... Voilà ce vous apportera à coup sûr une externalisation de vos activités administratives, commerciales ou comptables.

Pensez à ce que vous voulez reprendre en main pour vous décharger de ce qui vous englue.

Le choix de travailler avec un prestataire de services administratif indépendant se fait sur plusieurs critères : 

• Vos besoins, vos envies : si vous savez déjà ce sur quoi vous pouvez lâcher prise, peut-être saurez-vous évaluer le temps nécessaire à la réalisation des tâches ciblées. Sur ce point, vous pourrez échanger avec votre prestataire qui, une fois votre besoin évalué avec vous, saura exactement comment le faire pour vous et en combien de temps.

• Votre budget : les prestataires administratifs indépendants ont des tarifs horaires situés entre 25 à 45 € selon les spécialisations et l'expérience. Des forfaits dégressifs en fonction du nombre d'heures peuvent vous être proposés. Là encore, le prestataire s'adapte à votre budget et vous établira un devis en bonne et due forme.

• Votre souhait d'autonomie sur la recherche de prestataires : il existe des sociétés qui cherchent pour vous ces fameux prestataires indépendants. Tout comme un cabinet de recrutement ou une agence d'intérim, sachez que ces sociétés feront le travail de recherche à votre place, et donc, prendront une commission au passage. Par exemple, elles factureront 100 € pour 2 heures de travail, alors qu'un prestataire que vous payez en direct ira rarement au-delà de 80 € HT (pas de TVA pour nous). Ce serait même plus proche de 60 €. Le calcul est vite fait.

De mon point de vue, si un(e) prestataire s'emploie à vous rencontrer, veut que vous deveniez son client, ce n'est pas seulement parce qu'il n'en trouve pas d'autres, sinon elle postule dans la société citée plus haut. 

En tant qu'indépendante, je travaille avec qui je veux et si c'est vous que je choisis, c'est parce que vous le valez bien ! Cet échange entre le client et moi me semble indispensable pour asseoir une relation de confiance, surtout sur des contrats de prestations qui peuvent durer. 

"Comment développer mon entreprise sans me ruiner ?"
​

• En réfléchissant à ce qui vous pollue et vous empêche de progresser dans votre société.
• En imaginant tout ce que vous ratez avec votre famille.
• En décidant de prendre une feuille, un stylo, et de noter tout ce que vous pourriez déléguer.
• En travaillant en direct avec des prestataires indépendants, qui sont souvent des experts dans leurs métiers. 

Si vous hésitez encore, je vous conseille quelques lectures : 
Déléguer les tâches administratives
5 avantages à prendre une assistante indépendante (sans délocaliser)
5 choses que votre secrétaire indépendante peut faire pour vous

Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner. Je vous décharger des tâches chronophages qui pèsent sur votre développement. 

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Faire les bons choix, c'est dans un premier temps PO-SI-TI-VER !

Hésiter sans arrêt avant de prendre une décision par peur de décevoir l'entourage, ou encore par peur de se tromper, c'est tout, sauf le bon choix.

En création d'entreprise, j'ai constaté que certains avaient négligé dès le départ l'aspect professionnel des choses, tout simplement. Pour faire le bon choix professionnel, il faut "penser pro" à chaque étape.

Par exemple, si vous voulez vous lancer dans le secrétariat indépendant, inutile de faire du drop shipping en même temps.

Comment voulez-vous trouver une ligne de conduite et atteindre vos objectifs dans votre entreprise de secrétariat si vous passez votre temps sur autre chose ?

Vous trouvez que vous n'avez pas assez de clients, que vous avez le temps, que vous avez besoin d'argent, donc vous cumulez plusieurs activités complètement différentes ?

Oui, mais non... 

Faire le bon choix, c'est se focaliser sur son objectif principal et ajouter les jalons qui vous permettront de l'atteindre.

Comment peut-on arriver à plusieurs endroits en même temps ?

Oui, on rêve tous de gagner des millions en créant une entreprise, mais là, c'est une grosse erreur de croire qu'on va devenir des milliardaires en puissance en se lançant dans l'entrepreneuriat. 

Nous les avons tous vus ces sites qui vendent du rêve, avec un jeune homme ou une jeune femme des bijoux plein les bras ou autour du cou, un verre de champagne à la main, la piscine et la maison de 1000 m2 en arrière-plan !

Ou encore, ces mails qui vous expliquent comment gagner de l'argent en moins d'un an pour que vous puissiez vivre aux Seychelles toute votre vie.

En réalité, ceux qui réussissent vraiment ont une passion qui les a fait démarrer, souvent par hasard. Puis ils ont travaillé dur pour y arriver et se sont consacrés à leur business.

Le farniente sous les cocotiers toute l'année, c'est une opportunité personnelle quand on a fait le bon choix professionnel...

Parfois, faire le bon choix professionnel, c'est sortir des sentiers battus.

Encore une fois, cela ne veut pas dire de prendre des décisions à la légère ou en fonçant sans vérifier la faisabilité.

Un jour, un patron de TPE a décidé de faire appel à une secrétaire indépendante pour soulager sa charge de travail administrative qui plombait le développement de son entreprise.

Ce choix était judicieux à plus d'un titre, car il a retrouvé du temps : 
​

• pour le développement de son entreprise,
• pour sa famille, 
• pour ses salariés,
• pour ses clients.

Choix gagnant/gagnant puisque la secrétaire indépendante à qui il a fait appel a pérennisé ce partenariat et continue à lui proposer son aide dans divers domaines.

Il faut donc réfléchir pour faire les bons choix professionnels.

Un outil pratique pour tout peut vous y aider pour chaque idée, chaque décision à prendre, la matrice SWOT :

Pour aller plus loin, deux e-books à destination des créateurs et chefs d'entreprise :

• "L'Essentiel du Secrétariat Indépendant"  
• "Devenir travailleur indépendant dans le secrétariat"  

Vous devez en connaître son montant à chaque instant et pas seulement en fin de mois : encaissements - décaissements = tréso !

Comment gérer sa trésorerie sans se prendre la tête et que faire quand on n'arrive plus à remplir la tirelire ?

​Voici 5 pistes à retenir.

Avant de parler "difficultés", souvenons-nous que le but initial de la création de votre entreprise, c'est de vendre pour pouvoir encaisser de l'argent et... pouvoir vous payer tous les mois !

Vos revenus sont issus du règlement de vos factures, et quand vous aurez payé toutes vos charges, il vous restera de quoi mettre de côté... dans votre trésorerie.

On peut imaginer une rémunération constante, ce que je vous souhaite sincèrement, et si tout va bien on peut se payer une formation, un nouvel ordinateur, un logiciel pour la comptabilité, etc... 

Vous piocherez donc dans votre argent "dormant" pour cela, à moins que vous ne souhaitiez le placer.

Toutefois, nombreux sont les expert-comptables, coach d'entrepreneurs, économistes, etc... qui ont martelé ces derniers mois pour cause de crise économique : "gérer sa trésorerie est un axe majeur de survie".

Oui, mais pour les toutes petites entreprises, comment faire ?
Au quotidien, et sans crise, que doit-on surveiller pour que la trésorerie soit pérenne ?
​Quelles sont les principaux écueils à éviter ?

Pour réduire les frais généraux, il faut tenter de renégocier les contrats de certains postes  tels que : 

• Assureurs
• Internet, téléphonie
• Expert-comptable
• Coût de location d'un local
• Etc,

On peut également faire le choix de supprimer certains autres fournisseurs. Par exemple, je n'ai pas reconduit mon adhésion à certains clubs d'entrepreneurs, car je n'ai pas jugé cette dépense indispensable.
​
J'ai de plus travaillé sur d'autres postes de réduction de coûts, comme le web-marketing, où j'ai fait jouer la concurrence et trouvé un meilleur prix avec des outils plus performants.

La crise sans précédent que nous avons traversé n'est pas terminée, économiquement parlant.

BPI France a proposé de nombreuses aides* : 

• Prêt sans garantie sur 3 à 5 ans de 10 000 à 5 millions d'euros pour les PME et de plusieurs dizaines de millions pour les ETI, avec un différé important de remboursement. 
• Mobilisation de toutes les factures (pour permettre aux entreprises d'avoir une échéance plus longue pour le paiement de leurs factures) et rajout d'un crédit de trésorerie de 30% du volume mobilisé.
• Suspension du paiement des échéances des prêts accordés par Bpifrance à compter du 16 mars 2020.
• Garantie de Bpifrance à hauteur de 90% si la banque fait un prêt de 3 à 7 ans.
• Garantie de Bpifrance à hauteur de 90% d'un découvert si la banque le confirme sur 12 à 18 mois.

*source https://www.journaldunet.com/economie/finance/1489865-renflouer-sa-tresorerie-pendant-le-coronavirus-tous-les-outils-anciens-et-nouveaux/

Tout le monde a compris ce qu'était la trésorerie, maintenant, il faut la gérer.
​
Pour cela, le plan de trésorerie va vous aider à planifier sur un an (en général) toutes les sorties (décaissements) et entrées (encaissements) d'argent.

Pourquoi sur an ? Parce qu'il s'agit d'un état des lieux prévisionnels de vos finances d'entreprise, indispensable lorsqu'on se lance dans la création d'entreprise par exemple.

Mettre sur le papier les + et les - de vos finances permet d'envisager clairement les moments où la trésorerie pourrait se révéler négative.

On peut ainsi mettre en regard le C.A. prévisionnel à réaliser pour ne pas être dans le rouge, ou les dépenses à supprimer. Selon la taille de votre entreprise, cela peut être une demande  de prêt, par exemple.

En micro-entreprise, ces difficultés périodiques peuvent être moindres. En revanche, comme votre argent est celui de votre foyer, cela évitera de mettre toute la famille en difficulté.

La vue annuelle vous permettra également de relativiser les périodes négatives si d'autres sont positives, et notamment, en échelonnant certains paiements, ou en décidant de déplacer une grosse dépense d'un mois sur l'autre, sans attendre le débit de votre compte.

Comme je le disais, l'argent de votre micro-entreprise, c'est l'argent de votre foyer. Pas de compte d'associés, pas de d'apport en compte courant, pas de TVA, etc.. 

Le modèle que vous trouverez en téléchargement avec cet article est donc un modèle micro-entreprise. J'ai fait le choix de séparer mes dépenses d'entreprise, même si elles sont minimes dans ma branche (formations, petites fournitures...), mais j'inclue toutes les sorties et entrées du foyer sur une ligne "total charges perso" au préalable.

J'ai également choisi de différencier les charges fixes entreprise des charges variables, mais vous pouvez tout aussi bien faire un groupe "encaissement" et un groupe "décaissement" sans détailler.

Vous pouvez donc étaler vos prélèvements annuels, ajouter vos dépenses prévisionnelles, et fixer les moments où vous constaterez que ce sera plus difficile.

Nota : les chiffres du modèle sont bien entendus tout à fait aléatoires.

Pour bien gérer sa trésorerie, le plan de trésorerie, doit être mis à jour régulièrement.

Vous pouvez l'utiliser mensuellement, hebdomadairement ou quotidiennement, selon votre activité.

Bien anticipé, il vous assure d'étaler vos dépenses ou de vous consacrer sur les périodes de moindre activité, notamment pour les activités cycliques ou saisonnières.

Recettes = encaissements = positif
Charges = décaissements = négatif.
Votre solde compte courant (pro = perso) = solde de trésorerie.

Vous connaissez maintenant l'essentiel pour suivre votre trésorerie, les mouvements d'argent de votre entreprise. 

Je vous propose mon accompagnement pour ajuster vos tableaux et saisir vos données.
​Je vous aide à utiliser Excel pour vous permettre de vous concentrer sur des tâches de développement. Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. 

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Les livres sont oubliés pour la plupart, et on se sert de nos claviers plutôt que nos stylos, mais l'Ecriture avec un grand "E", ou la Rédaction avec un grand "R", ont toutes deux un avenir incontournable.

Vous devez vous en convaincre si toutefois ce n'est pas votre "dada" : la rédaction est un atout CHOC pour votre image de marque, professionnelle ou privée, pour vendre ou pour vous faire connaître.

Voilà pourquoi.

Vous n'avez pas juste envie d'avoir un joli nom d'entreprise, de jolis produits ou services.
Vous voulez VENDRE, vous faire une réputation.  

Après avoir réussi à se faire connaître par le bouche-à-oreille et dans les "clubs", il faut réussir à ne pas se faire oublier avant même d'avoir vendu quelque chose. 

Pour cela, internet est un formidable outil, même si son utilisation en coulisses demande connaissances, curiosité, expérience.

Une jolie toile d'araignée dans laquelle chacun se fait prendre et chacun veut attraper des contacts.

C'est donc ici qu'une rédaction professionnelle intervient pour vous aider : 

• Faire de la publicité sur les réseaux
• Communiquer sur ses produits, ses services
• Faire des promotions pour attirer des prospects
• Créer son site

Un exemple concret : écrire une page "à propos" sur votre site internet : contrairement à ce que l'on peut imaginer, c'est une page importante, où l'on peut dire des choses "vraies" et où il faut les dire avec sincérité.

Nous vivons dans un monde où la rédaction se robotise.

Ce n'est pas une raison pour bâcler la communication écrite. Même si elle est "digitale", elle n'en demeure pas moins un formidable outil si tant est qu'il est utilisé avec tact et professionnalisme.

A fortiori pour les domaines qui vont contribuer à vous faire reconnaître :

• ​Construction de l'image (branding)
• Logo, slogan
• Personnalité

Inutile de vous faire un dessin : Coca, Adidas, Apple, etc, etc.. n'ont plus besoin de mettre leur nom à côté de leur logo pour se faire reconnaître.

Pourtant, ils continuent à publier massivement...

Quand on est "petit", l'image est donc à travailler et c'est la publication constante (de qualité) qui ancrera votre branding dans la tête de vos lecteurs ou visiteurs.

Diffuser ses valeurs d'entreprise

Vous le savez peut-être si vous avez déjà lu mon article à ce sujet, "4 exemples de valeurs professionnelles", une entreprise porte des valeurs en lesquelles elle croit réellement. Inutile de faire semblant.

On n'attire que ceux qui nous ressemblent et essayer d'attirer n'importe qui ne fera jamais de votre société une entreprise "alignée". Mais là encore, tout dépend de vos valeurs...

Inspirer la confiance, l'unicité, la loyauté : ce sont peut-être des valeurs qui vous parlent ? Il en existe autant que de personnalités différentes, et comme souvent, ce sont les valeurs personnelles du créateur d'entreprise qui définiront celles de l'entreprise.

Concevoir des contenus stratégiques et uniques proches de cette image que l'on veut renvoyer : la conception des mails, posts, articles, newsletters d'entreprise s'appuiera donc sur ce socle "missions, vision, valeurs". 

• Vous avez payé pour un site vitrine totalement à l'abandon ? 
• Vous voulez déléguer la rédaction de pages de vente, de posts, d'articles de blog, des contenus divers ?
  
• Ou bien assurer une correspondance administrative sérieuse, "bien écrite", c'est-à-dire sans fautes d'orthographe et bien construite ?
• Vous voulez créer des documents types (lettres de motivation, CV, rapports, etc..) en 10 fois moins de temps que vous dont ce n'est pas le travail ?

Vous avez certainement un savoir-faire à vendre mais difficile à faire passer par des mots et des techniques d'écriture très spécifiques. 

Rien de tel qu'une plume professionnelle pour vous y aider.

Que ce soit pour de l'écriture web, ou spécialisée en marketing de contenus, que ce soit pour vos écrits privés, ou encore en échanges de mails ou de correspondances qui se doivent d'être professionnels, le passage à l'étape supérieure vers votre excellence est la délégation.

Et vous ? Avez-vous des trésors d'imagination pour vous "écrire", faire remarquer votre marque ? 

Pour en savoir plus :
Consultez ma page "rédaction web" et ma page "écrivain public
Lire mon article : "La clé de votre image de marque : l'orthographe"
Lire mon ebook gratuit : "40 tâches administratives à externaliser"

Je vous propose mon accompagnement pour revoir tous vos écrits.
​Je vous aide à relire, corriger, créer des documents, des articles, des posts.
Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. 

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