 Vous êtes indépendant ou chef de TPE/PME et/ou vous avez bien souvent du mal à vous organiser ? Tout est nouveau, ou complexe, ou vous n'avez pas suffisamment de temps pour tout absorber ? L'organisation est l'assise de votre entreprise et si vous n'y prêtez qu'une attention distraite, c'est toute la structure qui risque de s'effondrer. Alors par quoi commencer pour sortir la tête de l'eau ? Comment organiser son entreprise facilement ? Voici 5 pistes qui devraient pouvoir vous aider à respirer un peu.  Rédiger des documents de fonctionnement internesIl faut en passer par là en effet. La modélisation du schéma interne de votre entreprise, c'est la construction ou la consolidation de vos fondations et des murs déjà existants. Comment ? Il faut simplement décrire (écrire) les modes de fonctionnement de votre entreprise, les postes qui la composent : qui fait quoi et comment ? Par quoi commencer ? Il arrive parfois que des process existants sont tout simplement ancrés dans la tête de certaines personnes, le plus souvent le dirigeant, mais que personne d'autre ne les connaît. Ici, le bouche-à-oreilles ne suffit pas. Un exemple concret qu'il m'a été récemment donné de vivre est la gestion des interventions de S.A.V. En tant qu'assistante indépendante, j'aide un de mes clients à planifier les rendez-vous de son équipe à domicile pour des interventions de dépannage ou fin d'installation de mobilier. Lui-même sous-traitant pour d'autres enseignes, il doit se plier à leurs propres procédures, et pas une seule n'est identique ! Le client X veut que les SAV soit organisés dans les 48 h, l'autre dans les 15 jours, le client Y exige des photos, l'autre pas, ou encore, la facturation est à elle seule un véritable casse-tête chinois (déplacement, si oui, de combien de kilomètres ? Et la durée d'intervention, à partir de quel minute ?). La complexité vient souvent du fait que si les choses ne sont pas écrites :
J'ai donc rédigé une procédure de gestion des SAV qui est maintenant partagée et disponible pour tous, y compris les techniciens. Autres exemples de supports à rédiger Les fiches de postes : lorsque vous atteignez un certain effectif, il est important d'avoir ces documents sous la main, déjà, pour recruter, ensuite pour que chacun puisse savoir officiellement ce qu'il doit faire et où il se place dans l'entreprise. Par déduction, l'organigramme découle naturellement de ces postes que vous avez créés au fil du temps. Affiché sur votre panneau d'information, il permet à chacun de connaître ses collègues ou l'équipe dirigeante parfois un peu trop absente du terrain. Comment organiser son entreprise ? Vous l'aurez compris : écrire sur le papier les modes de fonctionnement en rédigeant les procédures, en affichant clairement les hommes et les femmes qui composent sa structure, etc... C'est déjà une méthode pour soulager votre esprit.  Suivre des indicateurs pour piloterLa mise en place d'une procédure vous impose d'en mesurer les effets. La création d'une procédure doit en effet permettre à chacun de connaître les méthodologies à appliquer, mais pas seulement. On peut aussi en rédiger lorsqu'il y a dérive, omission ou erreur sur un processus particulier. La procédure concernée permettra alors de mettre en place une méthodologie de vérification de son application et devra vous aider à atteindre les objectifs que vous aurez fixés. Pour cela, le suivi d'indicateurs sera nécessaire et je fais partie de ceux qui pensent qu'il est indispensable à la bonne marche d'une entreprise. Se mesurer permet également de se donner des challenges sans lesquels on ne peut pas avancer. Comment organiser son entreprise avec le suivi d'indicateurs ? Si vous voulez aller plus loin, enregistrez-vous ici afin d'avoir accès au dossier spécial avec bonus gratuit. ou lisez les 3 articles de blog dédiés à ce sujet :  Evaluer la satisfaction clientUn des indicateurs pertinents de votre organisation, c'est l'évaluation de la satisfaction de vos clients. Souvent ignorée, elle est pourtant simple à mettre en place et très vite parlante. En 4 ou 5 questions à noter, vous aurez un retour immédiatement descriptif du contentement ou non de vos clients. Cela vous permet de détecter assez rapidement vos forces mais surtout, vos faiblesses, et ainsi vous pourrez chercher les solutions qui vous aideront à les combattre. Des formulaires faciles à lancer existent sous Google Forms et les réponses sont automatiquement transformées en graphiques. Une exploitation poussée grâce à une case de commentaires libres (que vous aurez pris la peine de laisser à votre client) sera encore plus précieuse. Là encore, c'est un process que je suis à la demande d'un client. Comment organiser son entreprise ? En évaluant la satisfaction de vos clients, en réajustant les paliers défaillants, donc peut-être, en réajustant vos process. Et là, il vous faudra peut-être corriger certaines de vos procédures.  Classer méticuleusement vos documentsC'est une page de tout un chacun qui s'ouvre avec des grincements de dents ! Le classement était dans le temps un chapitre entier de mes études d'assistante ! Cela peut sembler rébarbatif mais il est pourtant indispensable, que vous classiez du papier ou des fichiers numériques. Il est une règle d'or pour ne pas vous noyer : faire le classement en temps réel si possible, ou une fois par semaine afin d'éviter angoisse, colère ou dépit lorsque vous recherchez un document. Ensuite, il y a la question du numérique... Ah, le numérique, le digital, tout ce qui commence par C:/... ou http://... Soyez là aussi très vigilant sur la façon dont vous classez vos documents dans votre ordinateur ou sur le cloud. Le "tout numérique", c'est bien gentil, mais il ne vous empêche pas de savoir où vous pouvez trouver les éléments indispensables :
Organisez vos dossiers, qu'ils soient numériques ou papier, en les classant par année, puis par thème : compta, RH, qualité, indicateurs, etc... N'hésitez pas à archiver les éléments dont vous ne vous servez plus. Quand vous aurez besoin de rechercher un document, ce sera beaucoup plus intuitif. Faire appel à une professionnelleEt vous ? Comment vous en sortez-vous ? Avez-vous souvent mis plus de 10 mn à trouver un fichier ou un dossier ? Et pensez-vous qu'une professionnelle de l'organisation pourrait vous être utile ? Le métier d'assistante administrative permet d'appréhender tous ces détails qui n'en sont vraiment pas, vous l'aurez compris. La dimension "organisation" fait partie intégrante de la formation administrative et de la profession d'assistante. Elle est parfois même innée. N'hésitez pas à répondre à mes questions en me laissant vos avis en commentaires ! A bientôt ! 
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Une aide pas si virtuelle que ça !
Un assistant virtuel (en anglais "virtual assistant", très commun et surtout pas péjoratif), n'a de virtuel que le fait de pouvoir travailler à distance.
C'est avant tout, et ne l'oubliez pas, un professionnel indépendant très qualifié qui vous fournira (à distance quand c'est possible, et ça l'est de plus en plus) des services de soutien administratif, technique, créatif, informatique, rédactionnel, organisationnel, etc... Si vous avez besoin d'un assistant administratif mais...
Pour qui ?
Vous êtes-vous déjà demandé : "Comment vais-je me sortir de ce tas de dossiers ?", ou "Qui va bien pouvoir m'aider, et comment m'organiser ?".
Il y a quelques mois, j'ai publié un article où vous pouviez faire un test et savoir si votre activité et la mienne pouvaient se compléter. Cliquez ici si vous souhaitez y faire un tour. Il se trouve que de nombreux domaines peuvent être couverts par l'expertise d'une assistante administrative indépendante, virtuelle ou pas. En tant que professionnel de l'administration, notre assistance va apporter des services et compétences appropriés de façon quasi immédiate aux entrepreneurs et chefs d'entreprises trop occupés. Les services d'une assistante indépendante à distance sont fournis généralement depuis le domicile. Pour quoi faire ?
Vous avez réfléchi et maintenant, vous vous demandez : "est-ce qu'un assistant virtuel indépendant est fait pour moi ?".
La réponse est "oui", certainement, mais les différentes façons dont un assistant indépendant peut vous aider, vous et votre entreprise, sont aussi variées et uniques que les assistants eux-mêmes. Pour vous aider à vous y retrouver, l'activité de Secrétariat Excellence regroupe plusieurs grands domaines que je vous invite à découvrir en cliquant ici. Toutefois, voici quelques avantages que je vous propose de retenir en priorité :
Quelles économies ! Dans les grandes lignes...
Gain de temps
Expertise Confidentialité Conseils Durée Pas besoin de local Pas besoin de matériel Non salarié Liberté d'esprit Que demander de plus ?
Confier une partie de vos tâches administratives ou web à une adjointe administrative, c’est libérer vos pensées de dizaines de petites choses qui, mises bout à bout, représentent beaucoup.
Vous vous allégez pour mieux vous concentrer sur les tâches demandant votre expertise. L’adjointe virtuelle deviendra alors votre « deuxième cerveau » sauf que celui-là, vous n’aurez plus besoin de le gérer. Vous aurez uniquement à l’alimenter quand vous en aurez besoin, un peu comme un deuxième espace de stockage. Vous verrez également qu’avec le temps votre assistante indépendante vous comprendra de mieux en mieux et parviendra même à anticiper certains de vos questionnements ou besoins. Elle deviendra un véritable partenaire, si bien que vous ne pourrez plus vous passer d’elle. Un jour, je suis même certaine que vous direz : « Elle fait partie de l’entreprise, elle est ma/notre perle rare". Alors pourquoi attendre ? 
Un nouveau mot à apprendre : l'illectronisme. Un nouveau phénomène de société... Quand on ne pense pas aux plus démunis.
L'illectronisme, ou illettrisme électronique ou numérique, a fait son apparition dans notre langage depuis plusieurs décennies. C'est ainsi que j'ai appris qu'il existait une "Commission d'enrichissement de la langue française". Dans les années 2000, tout le monde a constaté qu'un fossé générationnel se creusait au niveau numérique, l'utilisation des appareils digitaux semblant plus aisée aux plus jeunes... Pourquoi une telle fracture s'est-elle créée ? La 2è conférence internationale de la presse sociale, organisée en 2008, à Strasbourg avait justement comme sujet : "De l’illettrisme à l’illectronisme, une même exclusion ?" Il ressort des études diverses que sans un minimum d'apprentissage de l'informatique, son utilisation est très compliquée pour certains. L'accès à l'information et la communication se font désormais, et depuis plusieurs années maintenant, uniquement via un PC, un Smartphone. On parle même à sa voiture ! C'est pour certains, et notamment pour les personnes âgées ou à faibles revenus, un défi quotidien. Sans aide, cela devient une exclusion directe, surtout lorsque l'on constate la dématérialisation des démarches administratives (exemple : la déclaration d'impôts sur le revenu). Alors, comment contourner l'utilisation de l'informatique ? Comment combattre l'illectronisme ?
Le "tout numérique" a envahi nos vies depuis les années 90. Lorsque le premier "ordinateur personnel" est sorti dans le commerce, j'avoue avoir été la première à courir m'en acheter un. J'ai donc assisté à la naissance de l'informatique à usage personnel, en parallèle avec l'utilisation professionnelle. Internet et ses grésillements de connexion, les premiers chats, les premiers jeux vidéos, tout semblait amusant et très évident à mes yeux. Mais ce n'était pas le cas pour tout le monde. Aujourd'hui, c'est encore pire.... Rien ne se fait sans un identifiant, un mot de passe, des formulaires à remplir : une fiche contact, les espaces personnels pour l'assurance voiture, la maison, pour les impôts, l'URSSAF (...), les messageries, Pôle Emploi, éditer des timbres à distance, etc... Il y a tellement de mots de passe que finalement, on les écrit quelque part pour ne pas les oublier... Pourtant, mon anti-virus les enregistre là où je suis la seule à pouvoir les retrouver... mais en entrant un mot de passe. Avouez que c'est parfois à devenir fou ! Surtout pour les mots de passe à haut niveau de cryptage : un caractère spécial, une majuscule, des chiffres et au moins 8 lettres ! Comment voulez-vous que ma grand-mère de 90 ans s'y intéresse ? D'ailleurs, c'est quoi un caractère spécial pour elle ? Le mien peut-être ?! Sans parler des générations trop anciennes pour apprécier l'informatique, l'autre cas de figure est le manque de moyens pour acheter un PC, alors qu'il s'agit désormais d'un outil incontournable. Comment faire pour s'adapter à la dématérialisation brutale que l'on nous impose ?
 La détection de ces personnes isolées par obligation ou manque d'intérêt est nécessaire. La formation est indispensable si on se penche sur les travers d'internet, tels les fake news, les cyber-attaques ou les cyber-délinquants... : il faut absolument enseigner sans faire peur... L'école est le lieu idéal pour cela, et dès que possible. Le numérique ne sera plus jamais uniquement un espace ludique où chacun joue, discute, ou s'informe à sa guise. Dans le viseur de l'administration publique Française, le 100% tout numérique pour 2022... Autant vous dire qu'il va vous falloir absorber la charge de travail de nos chers fournisseurs d'antan : Trésor Public pour payer les factures d'hôpitaux, déclarer ses impôts ou encore, payer ses amendes ; faire des déclarations de sinistre pour les assurances ; s'inscrire sur des registres, des écoles ; saisir vos heures DIF (pour les plus anciens, puisqu'aujourd'hui, c'est le CPF), etc.... Le fossé "internet" s'est résorbé au fil du temps et peu sont ceux qui n'y ont pas accès du tout. Aujourd'hui, le challenge est dans l'accompagnement de "l'entre-deux" : ceux qui ne sont pas encore formés, en attendant la prochaine génération 100 % numérique... Je suis d'accord pour dire que la plupart des sites que je visite à titre personnel, familial ou professionnel, sont vraiment très bien faits et plutôt intuitifs (presque tous... des efforts à faire pour les impôts pro...), mais j'ai aussi une vision et une habitude qui me trompent peut-être ? Il faut souligner que les administrations comme Pôle Emploi ont mis en place des accompagnateurs du digital, ou des formations spécifiques pour le personnel de la CAF. Je connais certaines personnes qui ont évolué en même temps que moi dans ce nouveau monde informatisé et qui pourtant détestent cela ! Certains préfèrent déléguer quand c'est possible. Des secrétaires indépendantes qui travaillent auprès de particuliers prennent alors le relais pour toutes ces petites choses numériques du quotidien. Pour les TPE/PME, idem : si je suis plus à l'aise avec Windows, Internet, Google Drive, les Réseaux Sociaux, Microsoft Office, et tous les mots de passe oubliés, alors pourquoi perdre du temps ? Appelez-moi ! Encore une fois, les idées maîtresses pour combattre l'illectronisme : accompagner, aider, former. Ne pas faire "à la place de". Rendre autonome le plus rapidement possible ou déléguer quand c'est possible. Si les choses deviennent plus compliquées qu'avant, c'est que les choses évoluent beaucoup trop vite... Et vous ? Vous vous en sortez comment avec tous ces outils connectés ? BibliographieLivre blanc contra l'illectronisme - Juin 2019 - Syndicat de la Presse Sociale.
Une démarche en ligne exemplaire - sur le site du Portail de la transformation publique.
Que fait-on pour fêter Noël ?
Mon anniversaire
Vous aurez noté sur la photo du sapin qu'il y a des ballons... C'est mon âge... Enfin, c'était mon âge l'année dernière !
Oui, je suis une enfant de Noël et à l'heure de la parution de cet article, un an de plus j'aurai dans quelques jours ! Fêter Noël, pour moi, cela a toujours été de zapper mon anniversaire, mais ne vous inquiétez pas, j'ai l'habitude. En plus, c'est une fête où nous réunissons nos amis du tir à l'arc autour d'un bon repas. Mon anniversaire est devenu un Réveillon avant l'heure ! 
L'Alsace
Mon mari et moi sommes allé 6 fois en Alsace, à des saisons et des endroits différents pour "tester".
Finalement, nous sommes plutôt des adeptes de Thannenkirch, petit village au-dessus de Ribeauvillé, où nous avons trouvé un havre de paix dans un hôtel-spa magnifique et au calme, Le Clos des Sources. Nous y revenons régulièrement en hiver, à la veille de Noël. Moment de détente absolue, en tête-à-tête, au rythme des marchés de Noël somptueux. 
Voilà ! Je ne voulais pas écrire longuement et vous assommer pendant cette période particulière.
Je vais me ressourcer pendant ces dernières semaines de 2019. Je vous souhaite une très bonne fin d'année et vous dis à l'année prochaine ! Je serais honorée et ravie de recevoir des messages "de Noël" à mon tour ! Pour cela, cliquez sur le bouton en bas de page... Vous en pourrez pas le rater ! Professionnellement vôtre ! 
 DéfinitionsAvant toute chose, je souhaiterais souligner que ces nouvelles méthodes à la mode sont des pratiques religieuses à la base. Il convient donc de les respecter comme telles. Ce sont des pratiques que j'utilise personnellement le plus régulièrement possible, sans pensée religieuse aucune, mais elles apportent réellement un bien-être et un calme absolument reposant pour l'esprit. Utilisées également pour la pratique du sport, comme la méthode de l'imagerie mentale, respectons-les pour ce qu'elles sont culturellement. Zen : branche Japonaise du bouddhisme mahāyāna, directement héritée du bouddhisme hindou. Altruisme et pratique de la méditation en sont, par exemple, les enseignements. La méditation doit se faire assise (le "za", assis, "zen", méditation). Cette méditation doit permettre d'appliquer le précepte fondamental du vivre "ici et maintenant", profiter du moment présent sans espoir, ni crainte. Au quotidien, cela veut dire quoi ? C'est se poser, prendre du recul avec les événements extérieurs, intérioriser pour prendre conscience de soi, et laisser passer les pensées sans s'y attacher. Nous sommes loin de la pratique traditionnelle des pays dont c'est le berceau culturel ! Méditation : elle est donc au cœur de tout. Il s'agit d'une pratique mentale qui consiste, selon la méthode employée, soit à vider entièrement son esprit et ne penser à rien (bonne chance !), soit, et c'est devenu plus à notre portée d'occidentaux agités, à laisser passer les pensées, sans s'y accrocher, se concentrer sur un point fixe, une image, un souffle, un bruit, pour revenir à soi. On doit rester, quoiqu'il arrive, disponible à notre environnement tout en se posant à l'intérieur de soi. Yoga : pratique ancestrale visant l'apport de bien-être physique et mental au travers d'un ensemble de différentes postures et d'exercices de respiration. Très ancien art de vivre, c'est un chemin initiatique qui va au-delà de la discipline physique. Il existe près d'une dizaine de yoga différents de nos jours, adaptés à nos vies trépidantes ! Sophrologie : basée sur des exercices de relaxation, la sophrologie permet de recentrer corps et esprit, notre monde intérieur au monde extérieur. Des dérivés, telle la méditation de pleine conscience, ont fait leur apparition dans notre monde moderne, mêlant les outils de la relaxation, de la méditation et de la sophrologie.  Méthode de survie pour entrepreneur débordéJ'ai pratiqué la sophrologie il y a très longtemps, dans le cadre de soins contre la douleur que m'occasionnait une maladie rhumatismale. Si j'ai encore cette maladie, la douleur a été prise en charge de façon étonnante pour la jeune femme de 19 ans que j'étais avec cette méthode assez nouvelle à l'époque. Du coup, je l'ai toujours appliquée et ai tenté d'autres méthodes. De base, je pratique la relaxation qui, à la différence de la sophrologie, cherche juste à détendre votre corps. De plus, je pratique un sport ou le mental est à 80 % dans la réussite du geste : le tir à l'arc. Art martial pour les asiatiques, c'est ainsi que je le pratique et l'imagerie mentale est très utilisée. Cela demande d'être "bien dans sa tête" ! Vous vous demandez : mais qu'est-ce que tout ça vient faire dans le travail ? Pourquoi appliquer ces démarches au quotidien ? Tout simplement parce que l'attitude et le bien-être que vous obtiendrez "chez vous" ressortiront dans tous les domaines de votre vie, y compris au travail. Cela ne simplifie pas les problèmes qui peuvent surgir, ni les tensions qui vous polluent. Vous les verrez sous un autre angle, avec un point de vue plus "en hauteur", ce fameux recul dont tout le monde rêve. Certains pensent que ce sont des "remèdes de grand-mère", ou trop "ésotériques" à leurs yeux, pourtant, j'y ai trouvé une forme de stabilité de caractère et une plus grande facilité pour voir la vie du côté positif. Pour rester zen au travail, je fais des exercices pour me détendre, lorsque je suis trop longtemps le nez sur mon PC, ou j'écoute de la musique de relaxation en travaillant. J'essaye de me poser de façon régulière, 15 ou 20 mn pour faire des exercices de relaxation, méditation ou yoga. Et cela m'aide vraiment. Mais restons pratico-pratiques... La sérénité au travail, c'est également de savoir prendre les bonnes décisions, reconnaître que vous ne pouvez pas faire tout, tout seul. Savez-vous que vous pouvez également relâcher votre esprit encombré en délégant certaines de vos activités ? Je l'ai fait par exemple pour m'aider à gérer la performance de mon site internet et de mon activité de communication numérique. Je pourrais de la même façon vous apporter la sérénité nécessaire avec une solution simple mais professionnelle. Rester zen au travail en toutes circonstances, c'est parfois possible, mais si :
Et que :
Commencez par chercher un moyen de vous relaxer (tentez le coup !) simplement : j'utilise l'application "Petit Bambou" sur mon téléphone, inscrivez-vous à un court de yoga ou faites-en chez vous (application Down Dog), trouvez un professionnel qui vous aidera en groupe ou en coach personnel. Selon mon point de vue :
Confiez les tâches administratives ou de gestion qui vous polluent à Secrétariat Excellence et redevenez zen au travail ! Vous pourrez non seulement vous ré-organiser professionnellement mais peut-être trouverez-vous le temps de vous reposer, vous promener, voyager, méditer, refaire du sport, etc. Je vous laisse avec quelques photos qui pourraient vous décider pour cette fin d'année !
Le premier des conseils que l'on donne pour trouver la clientèle qui nous conviendra est : « définissez votre cible ». "LA" condition sine qua non pour une bonne méthode de prospection appliquée ! Je ne vous cache pas que j'en connais un rayon puisque je fais du tir à l'arc depuis 12 ans... Mais en entreprise, comment fait-on ? En créant votre personæ ! C'est quoi ? C'est votre client idéal, avec sa vie, ses envies, son entreprise, ses habitudes, ou tout du moins, celles que vous lui prêterez. Bref ! Ce n'est pas l'objet de cet article et je préfère de loin tirer à l'arc... Au début, définir une "cible" de clients en particulier semble insurmontable. J'ai toujours pensé que c'est plus facile quand on vend un produit et que cela devient un peu plus compliqué lorsqu’il s’agit de vendre une prestation de service(s) aussi généraliste que le secrétariat et l’assistanat dit « virtuel ». Vous savez que votre crème anti-rides révolutionnaire spécial peau "sénior" vous ne la vendrez pas aux femmes de moins de 40 ans ! A l'inverse, une prestation de services en B2B, dans le domaine du secrétariat, je peux tout aussi bien la vendre à une entrepreneure aguerrie qu'à une jeune créatrice qui lance sa start'up. A moi de choisir avec qui je veux travailler. Voilà en résumé le message... Choisir sa cible, et en plus, se spécialiser, ne faire qu'une prestation bien précise ou dirigée alors que vous proposez un éventail de connaissances et de compétences. Oui, voilà ce qui est enseigné pour appliquer une bonne méthode de prospection. Pas facile... La formation et l’expérience de la gestion administrative m'ont rompue à de multiples compétences qui permettent de :
Ce ne sont que les grandes lignes d’un savoir-faire riche, et la liste n’est pas exhaustive, mais il faut encore y ajouter des spécialisations : RH, juridique, médical, etc… Pourtant, il existe une multitude de cadres, de dirigeants, de chefs d’entreprise, qui savent que c’est par nature un métier polyvalent qui peut servir à tous. Pourtant, ils sont loin d'imaginer l'opportunité unique que peut leur apporter une indépendante…. Réfléchir à ses valeurs et les assumer
Si mes services peuvent être utiles à tous, TPE/PME, grandes entreprises, associations, etc…, serais-je à même de les proposer à "n’importe qui" ?
Ne faut-il pas que cela « colle » entre nous, comme avec son coiffeur ou son médecin ? C’est pour moi le point de convergence à trouver. Donc, c'est un bon début pour "cibler" ma clientèle. Les valeurs qui sont les miennes ne sont pas forcément les vôtres, mais certaines sont absolument incontournables à mes yeux :
Une incompatibilité de méthodologie, ou un manque de confiance sur mon travail, ne seront pas satisfaisants pour poursuivre ensemble. Je vous invite à lire un article plus précis sur ce thème des valeurs professionnelles en cliquant ici. Définir sa valeur ajoutée
Autre question récurrente que l’on pose souvent en création d'entreprise :
« Quelle est ta valeur ajoutée ? ». Wouah... Question à laquelle il me semble tellement difficile de répondre ! Cela me fait penser à un questionnaire d'embauche : "Pouvez-vous me dire quelles sont vos 3 principales qualités ?". ??? Dans un contexte professionnel comme le mien, les qualités basiques d’organisatrice, de gestionnaire administratif, de dactylographe, etc… sont des compétences professionnelles de base mais ma "valeur ajoutée" ? Je n'y avais jamais pensé avant de devenir entrepreneure... Alors, quel est ce « petit plus » qui vous fera pencher de mon côté de la balance ? J'en ai trouvé plusieurs !
Et comme je le dis souvent : "je ne vends pas du vent" ! Je suis convaincu que vous avez fait le bon choix en décidant de vous lancer à votre compte ! Les promesses que vous faites sont réellement tenues et finalement, c'est ce qu'on attend de n'importe quel business. Conclusion
Pour résumer :
Voilà les 3 axes majeurs sur lesquels j'ai travaillé pour avancer dans ma méthode de prospection. Ce sont les fondations qui me permettent, en quelque sorte, d'apporter ma pierre à votre édifice. Ma cible ? Les entrepreneurs qui n'ont pas le temps de faire de la gestion, pas l'argent ni le volume de travail suffisant pour recruter une assistante, pas l'idée même qu'un indépendant, dans ce métier-là, cela existe aussi ! Mes valeurs professionnelles et ma valeur ajoutée ? Vous en avez eu un aperçu ci-dessus et je vous invite à lire les articles en lien avec ce sujet. J'ajouterai que malgré tous les conseils que j'ai pu recevoir dans le domaine de la prospection, j'agis aussi avec mon cœur et ma conscience. Vous ne me connaissez pas encore, mais si tout cela vous parle, alors vous n’êtes plus qu’à un clic de notre rencontre pour en savoir plus. Beaucoup plus...
Mon premier clientUn mot de remerciement peut souvent accomplir ce qui autrement était impossible.
C'est tellement une évidence !
Le premier qui a bien voulu me donner ma chance, sachant pertinemment d'où je partais (de zéro...), celui qui a compris le bénéfice que je pouvais lui apporter, et celui qui sait aujourd'hui qu'il ne s'est pas trompé : Joël Hamparsumyan, patron de la société EASY INSTAL. Présent depuis le premier jour, il m'a permis de m'installer dans ma nouvelle fonction de chef d'entreprise. Son expérience à lui est tout aussi bénéfique pour moi et c'est une formule qui nous permet un échange positif, constructif et solide. Si vous avez lu mon article sur les valeurs personnelles et professionnelles, voilà bien quelqu'un avec qui j'en partage plusieurs ! Alors, merci beaucoup à Joël pour la confiance qu'il me témoigne, et un bravo à son équipe pour leur travail ! J'espère que notre collaboration continuera aussi longtemps que nécessaire. 
Mes copines porteuses de projet ou entrepreneuresLes remerciements sont la plus haute forme de pensée et la gratitude est un bonheur doublé d’émerveillement.
Voici des remerciements professionnels ciblés, mais ne vous vexez pas si vous n'êtes pas dans la liste : c'est possiblement un oubli involontaire !
Vanessa Porcq, Belle et Fée : spécialiste de la création événementielle pour toutes vos fêtes, Vanessa vous concocte des décorations personnalisées avec ses petites mains, et c'est juste MA-GNI-FIQUE ! Nous nous connaissons depuis près d'un an maintenant, au hasard de nos rencontres lors des réunions du Val Parisis pour créateurs d'entreprises, ou sur les réseaux sociaux. Pour ta bonne humeur et ta créativité, merci et bravo ! Eloïse Lignereux : travailleur social indépendant et organisatrice d'intérieur, spécialisée dans le maintien à domicile des personnes âgées, Eloïse propose à la fois une expertise sociale ainsi que des prestations d'intérieur. Elle permet ainsi à ces personnes de rester à domicile aussi longtemps que possible et dans les meilleures conditions. Son site internet va très prochainement voir le jour ! Pour ton opiniâtreté exemplaire, merci ! Sandrine Verna, IAD Immobilier : ex-collègue qui rejoint aujourd'hui le difficile parcours du monde des entrepreneurs. Nous avons été salariées toutes les deux dans la même entreprise dans notre "autre vie", et nous nous y sommes côtoyées pendant près de 20 ans ! Pour ces années de souvenirs partagés en toute camaraderie, pour les cafés entre amies désormais nécessaires à notre bien-être de chefs, Sandrine, merci ! Valérie Argiolas, V.A. Créations, qui vient de lancer son entreprise de création de bijoux. J'ai eu l'occasion de "voir en vrai" les collections de Valérie : magnifique ! Messieurs, n'hésitez pas à aller faire un tour sur son site pour Noël. Vous aurez des idées de cadeaux toutes prêtes ! Valérie, merci pour ce joli bracelet que tu m'as offert pour mon mariage. Je l'ai porté avec fierté ! Merci pour tes confidences et conseils qui m'ont aidé à démarrer mon activité sereinement. 
Les entrepreneurs déjà bien installés !Ressentir de la gratitude et ne pas l’exprimer est comme envelopper un présent et ne pas l’offrir.
Philippe BERNIS, Direct Recouvrement : rencontré dans le cadre des réunions de porteurs de projets du Val Parisis, grâce à l'AIBT, sa confiance en mon projet a été une étincelle bénéfique pour continuer dans ma démarche. Ce n'est pas toujours facile et les conseils sont toujours bons à prendre, et les encouragements de Philippe ont été très bénéfiques. A bientôt pour de nouvelles aventures et merci encore, Philippe !
Pascal FORT, DG de la société SFDO : nous nous sommes rencontrés par le hasard de la vie professionnelle de mon mari. Pascal a su me pousser vers d'autres possibilités de rencontres, même si c'est compliqué pour moi, et m'a présentée au Club des Entreprises du Val Parisis. Pascal, merci pour ta bonne humeur, ton humour et tes conseils avisés ! Le Club des Entreprises du Val Parisis : des soirées sympathiques et détendues, beaucoup de têtes nouvelles, mais toujours un plaisir de découvrir les activités proposées ! Stéphane (CALON), Président du club, merci pour cet accueil bienveillant et à tous ceux qui l'aident dans cette démarche pas toujours facile. Neocamino : stratégie digitale, CRM, capture de contacts, référencement naturel, emailing... Cela vous parle ? J'ai adopté les outils de Neocamino dès le début de la création de mon site et je ne regrette pas ! Andrea, ma "coach", et Morgane, m'ont adoptée à leur tour et m'accompagnent au quotidien dans la vie et la survie positive de mon site internet. Merci à vous deux pour vos conseils précieux, vos encouragements et l'enseignement que j'ai tiré de cette collaboration. Vous dites toujours que j'ai avancé vite et bien, mais je n'aurais pas fait la moitié du chemin sans vous !
Mon mari« Au lieu de souffrir toujours de ce qui vous manque,
Je ne pouvais pas finir cet article sans évoquer celui qui m'accompagne dans cette aventure professionnelle depuis le début (en plus de vivre au quotidien avec moi, ce qui n'est pas toujours une mince affaire !) : mon mari.
Non seulement il m'accompagne, mais :
C'est à l'image de notre couple et je tenais à l'en remercier ici publiquement. Merci donc à mon mari, Marc Brisson ! Ma vie ne serait pas ce qu'elle est devenue sans ta lumière ! Alors ? Et vous ?
Vous ai-je "oublié" ? Manifestez-vous en commentaires !
Voulez-vous entrer dans le "cercle" ? Contactez-moi !
Je vous souhaite à tous une très bonne fin d'année
et à bientôt sur les réseaux !
INTERVIEWQue faisiez-vous avant ce nouveau projet ? J'ai pu travailler immédiatement avec mon bac en poche que j’ai obtenu avec une mention bien. J’ai commencé au bas de l’échelle, secrétaire dactylographe, puis secrétaire commerciale dans une société d’import-export en prêt-à-porter, dans le quartier du Sentier à Paris. C’est là que j’ai fait mes armes et appris les bases de mon métier.  Puis j’ai voulu changer d’horizons, ce qui m'a permis de grimper l'escalier de l'expérience. J’ai fait de l’intérim un peu partout pendant quelques mois. J'ai trouvé alors un poste en CDI dans une société de mobilier de bureau, à Paris, où je suis restée pendant 5 ans. J’ai évolué de secrétaire administrative à Secrétaire de Direction auprès de l’assistante du PDG. Cette société ayant mis la clé sous la porte, je me suis formée intensivement en anglais, puis j'ai trouvé un CDD de 6 mois dans un hôpital renommé de la région parisienne, de nouveau en tant que secrétaire de direction. J'y suis restée 21 ans, et en suis partie assistante coordinatrice projets, manager de 2 secrétaires administratives. Après avoir quitté cette entreprise, je me suis enfin décidée à faire le grand saut...  Quels ont été les moments clés ou les tournants décisifs dans votre histoire qui ont permis de donner de l’impulsion à votre projet ? Avec le recul, je me rends compte qu’un premier élan d’indépendance est né lorsque j'ai dû aller travailler. Plus tard, dans les années 90, j’ai fait un bilan de compétences au cours duquel j'ai appris que j’avais un profil « chef de projet » ; le souhait de me mettre à mon compte était ressorti de ce bilan. J’étais jeune mère de famille, j’ai trouvé un nouveau job…. L’idée d’être chef d’entreprise s’est faite plus discrète. Plus récemment, à presque 50 ans, il a fallu que je recherche à nouveau du travail. Sortir de ma zone de confort... En tant qu’assistante de direction/coordinatrice projets, mon CV a intéressé plusieurs sociétés, mais j'ai préféré refuser des postes pour enfin me lancer. J'ai estimé que c'était le moment de me jeter à l'eau et de rejoindre le clan des entrepreneurs... Quelles décisions et actions avez-vous dû mener pour concrétiser ce projet ? Il a fallu arrêter de chercher du travail et c'est plutôt déroutant. C'est pourtant nécessaire pour se former, se faire accompagner, se rapprocher d’ateliers spécialisés, de réseaux. J’ai fait de nouvelles connaissances, appris à me sortir de ma zone de confort, et réalisé qu’autre chose existait en-dehors du salariat. Mon expérience et mes compétences acquises tout au long de ma carrière m'ont permis de me lancer dans MON cœur de métier. Quitte à devenir patron, j'ai choisi de le faire avec ce que je connaissais le mieux : ma profession initiale. J'ai créé mon site internet seule, et continue à "l'entretenir". J'ai un fidèle client depuis plusieurs mois qui compte sur moi et crois en moi. Je propose donc une panoplie de services administratifs, et surtout, une expertise dans les domaines de l'organisation et de l'analyse des tableaux de bords. Un mot d'ordre : rendre service avec la plus haute qualité possible dans un climat de confiance serein. Finalement, ma petite entreprise connaîtra peut-être la crise, mais aujourd’hui, c’est la mienne ! Venez me rendre visite !
Et si je vous ajoutais une 9è idée d'application à la fin de cet article ? What's AppIl s'agit d'une plateforme gratuite de messagerie appartenant à Facebook, où vous pouvez partager des messages texte, audio ou vidéo, votre localisation, des documents ou des images. L'application est téléchargeable sur votre téléphone portable préféré ! Vous pouvez créer des groupes de travail, d'amis, de famille, etc. Comme je travaille à distance, j'utilise également la version internet pour PC : WHAT'S APP WEB*. *Attention toutefois : l'application web ne se mettra en route que si votre téléphone est connecté, et tout devient alors tellement plus pratique ! Je m'en sers notamment pour télécharger des photos que je dois classer sur Drive. Autant vous dire que c'est d'un confort optimal ! SignalIl s'agit également d'une plateforme de messagerie totalement gratuite dont la particularité est d'être une fondation à but non lucratif, donc financée par des subventions et des dons. Depuis février 2018, c'est un des co-fondateurs de What's App, Brian Acton, qui a annoncé la création de la Fondation Signal avec Moxie Marlinspike. Elle s'utilise donc de la même manière que les autres plateformes de messagerie sur téléphone et on peut la télécharger pour travailler sur ordinateur Apple, Windows ou même Linux. De nombreuses fonctionnalités pratiques sont intégrées et tout est adaptable sur Androïd ou iPhone. JPG2PDFTransformer une photo en PDF, c'est bien sûr possible et j'utilise JPG2PDF. Il vous suffit de télécharger sur votre PC les photos concernées, de les améliorer si besoin avec votre application photo, et de les glisser-déposer à l'endroit prévu sur JPEG TO PDF. Si vous avez un document de plusieurs pages, qui a été photographié page à page, vous pouvez le réunir sur un seul PDF en cliquant alors sur "combiné". Hop, le tour est joué ! C'est un outil dont je me sers pour mettre en PDF des documents "officiels" photographiés par des intervenants de terrain, que je dois ensuite envoyer aux clients. Mais ce n'est pas tout ! Vous pouvez sélectionner vers quelle extension vous souhaitez transformer votre fichier : PDF vers DOC, DOCX, JPG, Text, PNG, ou XPS to PDF, PDF Compressor, Any (tout) vers PDF... Si vous téléchargez un document format HTML dans vos "downloads", il vous suffira de l'enregistrer sous PDF, puis de le "glisser" sur l'application après avoir préalablement choisi l'onglet "PDF vers DOC", et hop ! Vous pourrez le modifier à votre guise ! Je vous rassure, je ne "bidouille" pas des documents officiels ! Mais c'est très utile par exemple pour ajouter une signature électronique avec le cachet, ou ajouter des dates de livraison, pour finaliser un bon de commande à distance avec votre client, par exemple ! Il existe quelques autres sites identiques, mais je suis restée sur celui-ci, pratique, sans pub dévorante, et gratuit. HunterIl s'agit d'un outil de recherche d'adresses mail qui peut aider dans le cadre de la prospection. Il vous suffit de saisir le nom de domaine de la société visée, puis, si vous l'avez, le nom d'une personne en particulier. Hunter vous cherchera alors les adresses mails les plus plausibles avec les sources d'origine. Ce n'est toutefois pas toujours efficace à 100 %. MomentumC'est une extension Google Chrome (en anglais) qui s'ouvre sous forme d'un nouvel onglet ("new tab"). Ce nouvel onglet s'ouvre alors avec une photo reposante en fond d'écran, la plupart du temps de magnifiques paysages, permettant l'inspiration. A la première ouverture, il nous est demandé d'entrer notre prénom + entrée et par la suite, le message d'accueil sera ainsi personnalisé, avec une phrase inspirante. Ensuite, chaque jour, on nous demande sur quoi nous allons rester "focus" pour la journée. On peut également saisir des "to do lists" qui resteront affichées à l'écran, discrètement. Il n'y a qu'à cocher lorsque les tâches sont terminées. Pour accéder à nos raccourcis Chrome habituels, il suffit de cliquer sur LINKS en haut à gauche. Dans la version payante, MOMENTUM peut être rattachée à d'autres applications, par exemple TODOIST, TRELLO. J'aime ouvrir un nouvel onglet avec tous les matins une nouvelle photo, un mot à rentrer pour booster ma productivité ! Application bien sympathique qui vous permet de stocker les pages internet qui vous intéressent mais que vous n'avez pas le temps de lire immédiatement. Il suffit d'ouvrir Pocket plus tard, et de consulter votre "liste". Le seul bémol à mettre à mon compte : je ne pense jamais à retourner voir cette liste... MICROSOFT TO DOUn autre exemple d'application pour organiser vos tâches de la journée, sur Microsoft, à télécharger depuis Microsoft Store. Vous pouvez être plusieurs à utiliser l'application, créer des listes de tâches pour la journée, et les trier en "important", "planifié", etc... Il est possible d'importer les listes et tâches depuis Wunderlist. Une alternative sympathique aux to-do-lists... REUNIOMETREVoilà une application amusante créée par la société Brainswatt ! Calculer le coût d'une réunion ! Il vous suffit de faire glisser un curseur sur le nombre de personnes de la réunion, le salaire moyen de ces personnes, le temps prévu et hop ! Le décompte commence en euros ! Si l'exactitude des chiffres est à démontrer, le côté psychologique est remarquable !  ConclusionVoilà ! Nous avons fait le tour de quelques applications dans le domaine de la communication, du travail appliqué, de la détente.... Si elles sont bien utilisées, elles permettent vraiment de décharger notre cerveau et d'éviter une surchauffe en fin de journée ! Pour les personnes qui ont tendance à se disperser, elles invitent à rationaliser ses tâches, s'organiser, bref, travailler seul dans des conditions les plus optimales possibles. Inutile d'en télécharger beaucoup, sauf si vous souhaitez les tester, car finalement, on ne se sert que de 2, 3 ou 4 d'entre elles. Comme promis, voici la 9è application en bonus : RescueTime (en anglais), extension Chrome possible. Cette application traque le temps que vous passez sur votre PC (ou votre téléphone) et sur quels sites ou applications. Je viens de l'installer et je trouve le tableau de bord déjà très intéressant ! Et vous ? Qu'utilisez-vous ? Comment et pourquoi ? Y a-t-il d'autres applications auxquelles vous êtes attachés ? Transmettez-moi vos réponses en commentaires, je suis curieuse de découvrir vos propres idées en la matière !
Obligations administratives du micro-entrepreneurUn micro-entrepreneur est soumis à une réglementation stricte, notamment au niveau administratif. Il y a 4 obligations fondamentales. Le micro-entrepreneur doit :
La facturationVous le savez donc, la principale raison de recourir à un logiciel de facturation en ligne, c'est parce que vous avez l'obligation légale de délivrer des factures à vos clients, a fortiori si ce sont des professionnels*, mais aussi parce que c'est assez commode par rapport à Excel. *En effet, l'établissement des factures pour des particuliers ne s'impose que dans certains cas. Je resterai ici dans l'étude de cas en B2B. Les mentions obligatoires d'une facture :
Un logiciel de facturation vous deviendra vite indispensable, voire absolument avantageux par rapport à un document Word ou Excel. Il va tout automatiser :
D'autre part, vous pourrez faire des devis, gérer votre base de données clients, envoyer vos factures par mail depuis votre logiciel. Pour les indépendants qui démarrent en micro par exemple, il existe de nombreux logiciels gratuits ou des versions à des tarifs abordables. Pour ma part, le logiciel de facturation en ligne proposé par la Fédération Nationale des Auto-Entrepreneurs (FNAE), mais il y en a beaucoup d'autres : EBP Auto-entrepreneur, Henrii, myAE.fr, Ciel Auto-entrepreneur, Facture.net, Je pilote mon entreprise, etc. Chacun peut y trouver son compte. J'avais utilisé pendant un temps facture.net, puis je suis passée au logiciel de la FNAE pour son côté un peu plus poussé comptablement et statistiquement, même s'il est moins "beau".  ConclusionJ'avoue que j'utilise également un livre d'encaissement personnel en complément, car ainsi, je sais exactement ce que représentent les chiffres que j'enregistre, comment les cotisations sociales sont calculées, etc. Du coup, oui, j'utilise un fichier Excel (nombreux modèles prêts à l'utilisation à découvrir sur ma page privée VIP). Un logiciel de facturation apporte un côté "pro" à votre comptabilité, et vous l'avez vu, il existe quelques outils gratuits pour pour vous accompagner. Quelque part, cela me rassure et si jamais un contrôle arrivait, c'est toujours plus facile de se connecter sur un outil de facturation professionnel. C'est d'ailleurs une des tâches que je propose à mes clients : la facturation ! Et vous ? Comment fonctionnez-vous ? Quel logiciel utilisez-vous ? Répondez-moi en me laissant un commentaire. A lire aussi : Suivre son chiffre d'affaire en micro-entreprise Suivre son chiffre d'affaire : calcul du taux de variation Comment piloter son tableau de bord de gestion ? |
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Janvier 2020
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