Ce moment nous le voulons proche.
​Autant faire de notre temps libre le meilleur moment pour tout remettre en place.

Les idées vous arrivent toujours quand vous vous y attendez le moins.

En pleine conversation téléphonique, en pleine réflexion, en plein repas avec votre conjoint, pendant un film.

Le meilleur moyen pour organiser ses idées, c'est de les noter. Tout simplement.

Dans un carnet de notes si vous aimez comme moi l'utilisation d'un stylo sur le papier (complètement rétro, mais tellement efficace pour mémoriser !), ou l'application "mémo" de votre téléphone, peu importe, l'idéal, c'est de les mettre toutes au même endroit.

Ensuite, je les répertorie dans un logiciel de gestion de projets et je m'applique à les mettre en place sous forme d'objectifs cette fois.

Des idées, il va en falloir et je suis sure qu'elles vont germer comme des champignons à la sortie de cette crise sanitaire sans précédent.

La méthode "getting things done" dont j'ai déjà parlé ici va vous servir comme jamais.

Pour clarifier toutes les idées recueillies, le moment venu, choisissez celle qui vous parait prioritaire parmi toutes les autres. Si vous en avez plusieurs, numérotez-les de la plus importante à la moins importante.

Et ensuite, décortiquez-la en autant de tâches que nécessaires d'une heure maxi. Planifiez-les dans votre agenda et tenez-vous en à ce que vous avez décidé.

Non seulement avoir le nez dans le guidon va vous permettre "d'oublier" les tracas du jour grâce à la concentration que cela demande, mais cela va faire avancer votre projet régulièrement.

Petit à petit, votre objectif sera atteint. Si vous prenez du retard, vous savez pourquoi, mais vous n'oublierez rien puisque tout est écrit et programmé.

Pour organiser ses idées, une bonne méthode reste le mind-mapping, très utilisé dans les séances de brainstorming.

Vous prenez une feuille de papier, vous mettez votre "idée" au centre puis vous développez toutes les autres idées que cela engendre.

Voici un exemple (complètement bidon, quoi que pas tant que ça finalement, je crois avoir pris au moins 2 kilos en deux semaines...) : 

Voilà mon mind-mapping pour perdre 5 kilos en deux mois (quelle drôle d'idée !). Je l'ai stoppé volontairement, mais d'autres idées peuvent encore être ajoutées autant qu'on en a.

Ici utilisé avec Coggle, vous pouvez bien entendu faire cela à main levée avec une feuille et un stylo.

Mettre vos idées sur le papier va "nettoyer" votre cerveau et lui permettre de se concentrer.

Pour vous garantir une image bien plus professionnelle de ce qu'est le mind-mapping, voici une extrapolation basée sur l'événement majeur que nous traversons tous actuellement, le COVID-19.

Voir l'exemple en cliquant sur le fichier PDF ci-dessous (en anglais).

Votre idée principale, "Perdre 5 kilos en 2 mois", vous invite à chercher la meilleure façon de le faire.
​
Vous sélectionnez et priorisez vos actions en étapes : 

• Etape 1 : chercher une diététicienne
• Etape 2 : faire du sport
• Etape 3 : comparer les prix des programmes de nutrition "à la maison" et de la nourriture dédiée en grande surface.

Chaque étape doit ensuite être divisée en tâches qui ne doivent pas vous prendre plus d'une heure. 

1. Etape 1 - Tâche 1 : demander conseil à mon entourage. Date butoir : J+5. Et j'inscris cette tâche à la date où cette tâche doit être exécutée.
2. Etape 1 - Tâche 2 : appeler la boutique de mon quartier spécialisée et prendre rendez-vous. Date butoir : J+3.
3. Et ainsi de suite.

Evidemment, mon exemple est hyper basique mais dans la gestion de projets ou la mise en place d'une organisation spécifique, cette méthode va grandement vous aider.

Pour organiser ses idées, j'ai créé un modèle de map arborescente que vous pourrez utiliser à chaque fois que nécessaire. 

Je m'en sers pour écrire mes e-books, mes articles, pour gérer mon calendrier éditorial et programmer mon activité.

Je vous invite à la télécharger dès maintenant.

Et vous ? Quelles sont vos méthodes pour mieux vous organiser sans vous disperser ?
N'hésitez pas à m'en faire part.
Si vous avez aimé mon article, aimez-le et partagez-le !

Comment allez-vous ?

C'est la question première qui vient à tous dès qu'on se lève en ce moment.

Le cœur n'y est pas vraiment.

Pour tout vous dire, j'avais même oublié d'écrire mon article hebdo pour vous.

Forcément, quand on parle de régularité de publication, vous pensez bien que tout est réglé comme du papier à musique, les sujets anticipés, préparés aux petits oignons pour mes lecteurs.

Mais là ? 

Difficile de vous envoyer un article sur l'art de la prise de parole en public...

Je vous avoue très sincèrement que je me suis retroussé les manches pour me remonter le moral et oublier que je ne peux pas sortir mon nez dehors.

Je suis indépendante, secrétaire rédactrice "à distance". 

Le télétravail et moi on se connaît déjà bien.

Pour autant, mes clients actuels sont en chômage technique, donc, moi aussi.

J'ai donc travaillé sur mon site web et j'ai créé une nouvelle page de prestations : 
RÉDACTRICE.

C'est en effet, un service que je peux rendre, pour toutes les personnes en mal de mots, qu'ils soient sur courrier, mail ou articles de blog.

Je vous invite à cliquer sur le bouton ci-dessous pour aller visiter cette toute nouvelle page. 

Nous l'aurons tous remarqué dans la douleur : tout est en sommeil.

L'avenir est à craindre parce qu'il fera tout aussi mal, mais je préfère y voir un défi, un challenge. 

C'est valable pour moi, mais aussi pour mes clients qui devront se relever de cette situation et je souhaite faire partie de ceux qui pourront les y aider.

C'est pourquoi je continue à me connecter tous les jours pour vérifier s'il y a un besoin, un message, quelque chose à faire.

Sans déduire ce temps de mon temps de travail, évidemment.

Je fais des statistiques qui pourront peut-être servir un jour. Je rédige des textes en prévision de la reprise. 

Je ne laisse rien au hasard, sans objectif précis.

Mais je me refuse à baisser les bras, sans faire l'autruche.

Bien au contraire !

Bon, il faut être très franche : les affaires sont en berne.

Mais je suis persuadée que d'autres pensent comme moi : vous, patrons, indépendants, futures indépendantes secrétaires, étudiantes qui veulent se former à mon métier...

C'est pourquoi j'ai décidé de tenter l'aventure et de vendre mes documents "prêts à l'emploi". 
Et je ne vous le cache pas.

C'est une nouveauté qui peut m'aider aussi :

• à créer d'autres supports à la demande,
• à améliorer l'existant,
• à vivre, tout simplement.

Je n'arrête pas ! 

J'adore me former à des techniques que je ne pratiquais pas jusqu'ici.

Inutile de vous dire que je suis à fond dans tout ce qui touche à l'écriture en général, et à l'écriture persuasive en particulier.

Je teste de nouvelles applications, des outils de télétravail, des logiciels professionnels, etc.

J'ai eu la chance de m'abonner à une série de formations qui vont me tenir en haleine tout le temps du confinement je pense.

Et tout ça, en espérant pouvoir les mettre à contribution pour tous mes clients ou futurs clients.

La santé mentale est primordiale : garder son sang-froid, se discipliner, et garder son sens de l'humour en toutes circonstances, quand celles-ci le permettent.

Le sourire, en tout cas dans notre culture, est tout aussi contagieux que le rire et apporte bonheur, sérénité et relaxation.

Souriez dès que vous le pouvez, même seul, pour envoyer à votre cerveau un signe d'apaisement. 

Mais aussi parce que vous serez plus beau à regarder ! Enfin, je le suppose... :-)

Si le sourire vous est difficile, passez à l'étape du rire, une thérapie qui en vaut 1000 autres pour gérer vos émotions et votre stress.

Vous avez été sans doute comme moi les premiers à rire de certaines vidéos ou chansons qui parodiques qui tournent en ce moment. 

Cela nous permet de rester solidaires depuis le fond de nos canapés, les yeux rivés sur nos PC ou nos téléphones, en échappant aux informations qui, cette fois-ci, concernent chacun d'entre nous sans aucune exception.

N'oublier de penser à personne, notamment ceux qui travaillent "à l'extérieur", dans le no man's land que sont devenus nos quartiers, nos villes, nos pays.

Et pour autant, il est impératif de penser à "l'après"...

L'activité économique va être rude. Je m'imagine mal me laisser faire sans bouger.

Si à un moment donné vous avez besoin de mes services, votre réactivité sera votre seule alliée pour ne pas vous enliser.

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Quel genre de client êtes-vous ?

Il y a près d'un an, j'ai publié un article énumérant les avantages de faire appel à une secrétaire à distance.

Je me suis demandé pourquoi les très petites entreprises, souvent débordées par l'administratif, voire les PME sans assistance particulière, ne choisissaient pas cette solution pour garder la main sur leur activité propre.

Les chiffres étaient déjà éloquents sur le nombre de jours d'arrêt maladie en moins pour un télétravailleur par rapport à un poste sur site : 5.5 jours. Je parlais de rhume, d'entorse, de sciatique.

Que devrions-nous dire aujourd'hui ?

Désormais, il faut aller encore plus loin : il est question de garder tout le monde à la maison pour éviter d’aggraver une pandémie déjà bien agressive. 

Le présentéisme n'est plus d'actualité. Il faut se protéger. Tous.

C'est vrai que "malade au bureau", on fait ce qu'on peut, mais on est contagieux, et là, c'est pas de la rigolade ce virus.

Oui, oui, c'est une grippe. OK, mais une très vilaine. De celles qui aimeraient bien nous décimer par paquets de 100 à la fois !

Alors bien sûr que le travail à distance devient la solution de notre économie, quand on peut.

Certaines entreprises, souvent de grosses entreprises, sont déjà organisées ou technologiquement prêtes pour le travail à distance.

Et c'est là que je vous propose, si cela peut vous aider en ces temps compliqués, quelques outils numériques de travail à distance. J'en utilise certains tous les jours.

1 EVERNOTE : application de prise de notes incontournables, d'enregistrement de pages web, listes de tâches... Gratuit en privé, en collaboratif, 13.99 € / mois.

2 TRELLO : pour suivre les projets en solo ou en équipe, très intuitif et gratuit jusqu'à 10 MO.

3 ASANA : comme TRELLO, application qui permet de suivre les projets, certains diront qu'elle est plus efficace que TRELLO pour les équipes.

4 PODIO : je dirais que c'est plus un outil de travail collaboratif pour les grandes entreprises tellement il est complet et remarquable. 

5 SKYPE : je ne vous le présente plus... Pour tous les appels téléphoniques avec la vidéo en plus.

6 GOOGLE DRIVE ou DROP BOX : vous permettent de partager, échanger, limiter les accès ou les étendre à tous vos fichiers, dossiers, vidéos. Un compte utilisateur et un mot de passe suffisent pour vous connecter de partout, et de n'importe quel support, PC ou téléphone mobile. A noter : Google Drive est gratuit jusqu'à 15 GO de stockage, DROP BOX, 2 GO

7 SLACK : messagerie instantanée gratuite pour des équipes de petite taille, idéale pour un travail collaboratif. Version pro à partir de 6.25 € par mois et par utilisateur.

8 TeamViewer : application de prise en main à distance de n'importe quel PC sur lequel vous l'avez installé au préalable (avec l'accord du propriétaire évidemment). Vous pouvez ensuite vous connecter à distance depuis le vôtre (avec n° IP). Gratuit en usage privé et version pro à 579 € pour 50 utilisateurs).

9 Adbackup : centre d'hébergement, sauvegarde et de restauration des dossiers et fichiers numériques. Ultra sécurisé, et qui plus est, sur le sol français, il coûte 25 € / Mois.

10 Atolia : plateforme de travail collaboratif qui propose 3 mois d'utilisation gratuite de leur offre standard en raison du coronavirus. Création de groupes de travail, messagerie instantanée, agendas partagés en illimités, visioconférence jusqu'à 10 personnes, etc...

Evidemment, certains opportunistes malhonnêtes sont déjà à l'affût de PC à violer.

Aussi, à moins que votre employeur ne vous propose un système VPN de connexion à distance au réseau interne ultra-sécurisé, prenez impérativement des mesures de protection simples pour vous protéger un maximum des hackers.

• Ne vous connectez pas à des sites internet douteux.
  
• N'ouvrez pas des mails avec des adresses inconnues ou farfelues.
• Ne cliquez sur aucun lien dont vous doutez.
• Mettez à jour les applications et logiciels de votre PC dès que votre système le demande.
• Et surtout, assurez-vous d'installer un bon antivirus (oui, malheureusement, on nage en plein dedans !) : McAfee, AVAST, Kaspersky, etc... Leurs versions gratuites sont très efficaces, mais cela vaut le coup d'investir.

Et si je pouvais vous être utile, vous aider également pendant cette période où tout est à réorganiser ? N'hésitez pas.

Bon courage à tous !

A lire aussi : 
Travailler avec une assistante à distance

Dans la gestion de l'information en entreprise, on l'a tous reconnu : trop d'info, tue l'info.

Pourtant, en entreprise, la gestion de l'information c'est aussi le nerf de la guerre.

Pour ne pas rater des évolutions dans son domaine, pour suivre un ou plusieurs concurrents, ou simplement, pour "briller en société".

Entre surabondance ou manque de données, traiter l'information pertinemment est une nécessité qui suppose certaines qualité et compétences.

En général, les assistant(e)s sont formé(e)s et rompu(e)s à la gestion de l'information en entreprise.

Ils (ou elles) sont à la fois émetteur, récepteur, collecteur, transmetteur, organisateur de la circulation et du stockage.

Ils doivent connaître les sources, savoir rechercher, diffuser et stocker les informations utiles.

Ils savent mettre en place une organisation et des règles de classement, donc maîtriser les méthodes de classement et de recherche.

Enfin, il faut qu'ils sachent extraire rapidement l'information souhaitée sans y passer des heures.

• Pour mettre de l'ordre dans vos idées et dans l'organisation de votre business.

• Pour sortir la bonne information au bon moment, avec les bonnes personnes... C'est quand même plus professionnel au cours d'une réunion d'avoir les éléments nécessaires, et/ou d'apporter de nouvelles informations que personne n'avait trouvées.

• Pour suivre l'évolution de votre activité et donc vous appuyer sur ce qui se fait "ailleurs". 

A ce titre, la mise en place d'une veille informationnelle est indispensable pour contrôler ce que font vos concurrents, en termes de prix ou de produits, ce qui se dit sur vous dans la presse ou les médias sociaux, les avancées technologiques qui pourraient vous faire évoluer, etc.

Cette tâche, aussi indispensable soit-elle, est souvent négligée par manque de temps.

Dans les grandes entreprises, c'est le service communication/marketing qui est souvent responsable de ce suivi, ou encore, certaines agences externes que l'on paye pour cela.

Enfin, en-dehors d'une veille active et régulière, vous pourrez avoir besoin de faire des recherches ponctuelles pour présenter un dossier, étoffer un projet avec des données qui vous manquent.

​La recherche documentaire ponctuelle demande elle aussi de recueillir des informations de qualité et ce type de recherche peut être très chronophage.

Dans les petites entreprises, votre assistante pourra le faire aisément, cela fait partie de son métier. C'est ce que je fais moi-même depuis des dizaines d'années.

La plupart du temps, dans le cadre de recherches actives, internet est notre principal fournisseur, puis vient la presse écrite, ou encore, les documents édités en interne par divers services, etc...

En revanche, comme je le disais plus haut, le but est de trouver de l'information de qualité.

C'est quoi ?

Une information pertinente et utile, adaptée au besoin, exacte, donc, vérifiée.
Il existe un nombre exponentiel de données sur internet, il est donc impératif de croiser les données.

Pour les recherches plus automatisées, on peut s'abonner à des sites qui vous alertent automatiquement quand tel ou tel mot ou nom ressort dans les informations courantes.  

Au sein de l'entreprise, on trouve des documents où les informations souhaitées se trouvent sans même se cacher.

Pourtant, peu ont le courage de rechercher où... Si vous avez opté pour des logiciels de gestion documentaire, la recherche peut se faire par mot-clé. 

Enfin, que ce soit sur papier ou sur document numérique, pour mettre le doigt sur LA bonne information, il faut savoir pratiquer la lecture active, compétence qui s'acquière aussi avec l'expérience.

Une fois que vos documents ou informations recherchés sont entre vos mains ou sous vos yeux, la lecture dite active va vous aider à rapidement trouver les éléments clés dont vous avez besoin.

La lecture active allie trois habitudes :

• le survol (on englobe rapidement le sujet d'un coup d’œil, parfois le résumé),
• l'écrémage (on retient les grands titres),
• le repérage (​à l'écrit on va surligner au marqueur les grandes lignes qui nous intéressent).

Les méthodologies de classement sont la base même de la gestion documentaire, donc de l'information.

Vous le savez certainement déjà, il n'y en a pas 10000 : 

• alphabétique
• numérique
• thématique

Les logiciels de GED vous le feront automatiquement et vous pourrez tourner vos listes dans tous les sens pour retrouver un support en particulier.

Pour conserver pour plus tard des documents à lire en provenance d'internet, notamment au cours de recherches, l'application la plus connue est Evernote.

Elle permet d'enregistrer la page que vous êtes en train de lire directement dans votre profil "Evernote" et de la classer dans le dossier que vous aurez créé au préalable.

Un impératif est la création de règles de classement que tout un chacun doit appliquer de la même façon dans votre structure. 

Il existe tellement de zones de stockage possibles  (disques durs personnels, disques durs externes, messageries, serveurs réseaux, Intranet) que la contrainte organisationnelle doit devenir une habitude : où classer quel type de document ?
​
L'organisation des supports numériques est assez identique au classement papier : par année, puis par mois, par thème.

A vous de choisir (ou à votre assistante dont c'est le métier...), l'objectif étant de faire toujours la même chose. 

Quand une information est "inclassable", posez-vous les bonnes questions : que fait-elle là ? Ne serait-ce pas plutôt pour la poubelle ?

On n'oublie pas le papier (qui a dit qu'il n'y en aurait plus ?) : souvent, les entreprises gardent les documents papier et doublent le classement avec le modèle numérique, voire scannent les documents papier externes. 

Dans ce cas, la gestion électronique documentaire est une bonne alternative. Quelques règles à suivre qui simplifieront cette gestion "mixte" : 

• Supprimer les informations redondantes.
• Supprimer les informations obsolètes.
• "Doubler" le classement : si un document est classé en papier mais pas en numérique, quel casse-tête pour savoir où chercher !

Petite parenthèse pour la gestion de l'information via les mails.

J'ai déjà écrit un article à ce sujet, il est peut-être utile que vous y jetiez un coup d'oeil (en mode lecture active !).

On sait tous que c'est très chronophage, mais si vous appliquez la méthode CAP, vous vous en sortirez nettement plus vite :
​

• Classer : faites des dossiers pour les éléments que vous devez traiter, dont vous êtes responsable, et que vous devrez conserver jusqu'à un classement "officiel".
• Agir : tous les mails où vous devez agir vous-même, qui vous prennent moins de deux minutes et doivent être traités immédiatement. Ceux qui vous demandent une action, mais dont le temps de travail est supérieur à 2 mn, doivent être placés dans les tâches à faire.
• Poubelle : si un mail est redondant, ou si vous savez que vous trouverez l'information ailleurs, jetez !

N'hésitez pas à me donner vos impressions et vos commentaires.
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​A bientôt pour de nouvelles aventures !

J'en ai déjà parlé dans plusieurs de mes articles : 
Suivre son chiffre d'affaire en micro entreprise
Chiffre d'affaire et taux de variation
Comment piloter son tableau de bord de gestion ?

Ce sont des exemples de suivi en entreprise, mais même pour suivre un budget personnel, les méthodes utilisées sont souvent les mêmes : règles de trois, pourcentages, ratios et moyennes, inutile d'aller bien loin.

Les chiffres clés n'ont pas besoin d'algorithmes compliqués !

C'est Excel qui m'a personnellement ouvert les yeux sur l'utilité des chiffres, ou en tout cas, qui m'a réconcilié avec la façon de les utiliser.

Pourquoi aucun professeur de maths n'a-t-il été capable de me faire comprendre quoi que ce soit pendant ma scolarité et qu'il m'a fallu être curieuse de l'informatique pour enfin saisir clairement ce que je pouvais faire (et comment) avec les chiffres ?

Ce n'est pas la question ici, mais il est important de souligner qu'il ne faut pas spécialement être "matheux" pour cela.

Dans ma carrière professionnelle, j'ai travaillé de très nombreuses années avec un directeur de service qui s'étonnait toujours de la facilité avec laquelle je pouvais extraire des données, installer des formules, et présenter des stats alors que mon "dada", c'est l'écriture et la rédaction !

Les chiffres clés à suivre pour votre entreprise, c'est vous qui les choisirez.

Cadrer le pilotage de l'activité, c'est ce que je fais en fixant un ou plusieurs objectifs, en les mesurant au rythme choisi, et en passant à l'action pour corriger si le besoin s'en fait sentir. Comme un voyage au long cours, avec son capitaine qui choisit le cap, contrôle à date fixe qu'il est bien au bon endroit, et réajuste le cap si besoin.
​
Pas besoin d'être diplômé math sup' pour ça, en effet, mais j'avoue que parfois j'ai besoin de rappels. En voilà quelques-uns.

Le pourcentage d'évolution : % EVOLUTION = (N+1)- N / N x 100

Très simple : on prend l'année en cours (ou la plus récente), on en soustrait l'année passée (ou celle que vous voulez comparer), vous divisez le tout par cette année à comparer et vous multipliez par 100 pour le pourcentage (à moins que vous ne sélectionniez "%" dans Excel).
 
Exemple évolution C.A. : 
Année n+1 = 2019 = CA de 20000 €
Année n = 2018 = CA de 19500 €
Formule = 20000 € - 19500 € / 19500 € X100 = + 2.5 %

Exemple évolution salaire : 
Salaire annuel 2019 (n+1) = 30000 €
Salaire annuel 2018 (n) = 28570 €
Formule = 30000 € - 28570 € / 28570 € X100 = + 5 %

Remarque :
Pour savoir combien représente une augmentation de 5 % à partir du montant N, la formule est : N X (1 + le pourcentage).
Avec l'exemple ci-dessus : 28870 € X (1 + 5 %) ou 28870 € * 1.05 = augmentation de 1443.55 €

Ici, on veut savoir de combien est la part budgétaire d'un poste X par rapport au total des dépenses.

​Prenons l'exemple d'un calcul pour la vie quotidienne : je veux connaître la part en % des courses sur la totalité de mes dépenses. 
​
Courses = 650 €
Total dépenses = 10500 €
% Courses = 6 %

En analysant la part relative de chaque poste par rapport à votre budget, vous obtiendrez une vision plus synthétique et globale de vos dépenses.

Sur des tableaux plus "poussés" ou pour l'analyse professionnelle, vous pourrez mesurer les écarts entre budget et réel, en divisant le réel par le budget.
​Si certains % dépassent 100 %, c'est que vous avez dépassé votre budget.

Il m'est souvent arrivé de devoir calculer un montant en TTC, mais aussi de le passer en HT. 
Pour obtenir un montant HT avec un taux de 20 % de TVA, il faut le multiplier par 1.2 ou additionner 1 + 20 %.

A l'inverse, pour repartir sur un montant HT, on prend le montant TTC divisé par 1 + taux de TVA.

Ces différents calculs s'appliquent également aux remises, mais au lieu d'ajouter le taux de TVA, on le soustrait. 

Ex. : montant initial = 250 €, remise de 5 %, soit montant remisé = 250 € X (1 - 5 %).

Les chiffres sont toujours restés mystérieux pour moi, même si j'ai réussi à les apprivoiser.

Budgétairement, impossible de ne pas passer par un tableau de suivi d'activité pour se poser les bonnes questions, organiser les informations, anticiper les corrections à apporter, éviter les drames.

Ensuite, il est tout à fait envisageable d'en extraire des données graphiques pour des présentations claires et visuellement plus simples qu'un tableau bourré de chiffres.

Les chiffres clés sont indispensables mais les chiffres en général sont tellement étranges !

Pour vous le prouver, amusez-vous à cet exercice : ajoutez l'année de votre naissance avec votre âge en cours (pas l'âge révolu).

Exemple me concernant :

J'ai 51 ans révolus, donc, je suis dans ma 52è année, et je suis née en 1968 (vous allez vraiment TOUT savoir de moi !), soit 1968 + 52 = 2020.

Quel que soit l'âge (année en cours, j'insiste, pas anniversaire...), et l'année de naissance, vous obtiendrez toujours 2020. 

​ Allez ! A votre tour ! N'est-ce pas amusant ?

Est-ce que votre première pensée lorsque votre réveil se déclenche le matin c'est :  "Oh non, pas encore, pas maintenant, pas déjà !!" ?
 
Est-ce que vous vous sortez du lit en rampant ? Est-ce que le simple fait d'ouvrir votre boite de réception, une fois que vous êtes enfin arrivé au bureau, est un exploit surhumain ?




Vous avez du mal à vous concentrer, vous êtes de plus en plus irritable envers les membres de votre équipe et aucune de vos tâches ne suscite un enthousiasme quelconque ?

Si cela vous semble familier, il y a une raison très simple : c'est de l'épuisement professionnel, appelé plus communément "burn-out".  Littéralement, "griller"... 

Certes, on travaille tous pour quelque chose : l'argent en fin de mois, la satisfaction d'un projet accompli, le devoir de faire quelque chose de sa vie... Mais ce n'est pas toujours une balade de santé !

Dans notre culture obsédée par le mouvement et l'obligation de résultat, l'épuisement professionnel est devenu une épidémie généralisée. 

En mai 2019, l'Organisation mondiale de la santé a inclus l'épuisement professionnel comme phénomène professionnel dans la 11e révision de la Classification internationale des maladies.

Malgré ces faits alarmants, cet état constant d'épuisement est encore quelque peu normalisé, et toujours pas reconnu comme "maladie". 

Alors, comment faire pour vaincre l'épuisement professionnel ? 
Et plus important encore, que pouvez-vous y faire sans y laisser des plumes ? 

Qu'est-ce que le burn-out ou syndrome d'épuisement professionnel ? 

Il y a une distinction à peine perceptible entre certaines angoisses liées au travail, normales, et l'épuisement professionnel.

L'OMS le définit ainsi : «Le burn-out, ou épuisement professionnel, est un syndrome conceptualisé comme résultant d'un stress chronique au travail qui n'a pas été correctement géré».

C'est un peu comme un sportif qui pousse son corps au-delà de ses limites et se blesse gravement.  Là, c'est votre cerveau qui se prend les pieds dans le tapis !

L'épuisement professionnel, ce n'est pas seulement passer une sale journée au travail. C'est un sentiment persistant de désintérêt total pour ce travail, de désespoir, de fatigue intense. Ce n'est pas un "état", c'est un processus qui se met en place lentement. 

Trois éléments le caractérisent (source OMS) : 

• Un manque d'énergie, parfois jusqu'à la sensation d'épuisement, sans que le repos ou le sommeil ne parviennent à vous ressourcer.
• Un retrait vis-à-vis du travail ou des sentiments de négativisme ou de cynisme liés au travail. Tous les jours votre attitude est négative, vous n'êtes plus du tout engagé, êtes irrité ou irritable, colérique et détaché de votre équipe.
• Une perte d’efficacité professionnelle : vous n'arrivez plus à répondre aux exigences du travail, alors même que vous saviez le faire par le passé.

Ces indicateurs sont fiables et il vous appartient d'y porter une vigilance de tous les instants pour vaincre l'épuisement professionnel.

Autour de vous, personne n'osera vous parler, à peine saura-t-on deviner ce qui vous arrive. Au mieux imaginera-t-on que "vous avez mauvais caractère", ou "que vous êtes nul dans ce que vous faites".

Pourtant, ce n'est pas vous le responsable de cet état, le facteur contributif étant principalement l'environnement social dans lequel vous évoluez, les conditions dans lesquelles vous travaillez.

Inutile de vous dire que si prendre des vacances ou une courte pause est un bon conseil et une très bonne idée pour tout le monde, pour vaincre l'épuisement professionnel, c'est un pansement sur une jambe de bois.

En fait, certaines recherches indiquent que les vacances n'offrent aucune amélioration des niveaux d'énergie ou de bonheur lorsqu'on retourne au travail, surtout s'il s'agit de voyages stressants. 

Si vous faites vraiment face à un burn-out, ce ne sont pas quelques jours au bord de la plage, les doigts de pieds en éventail, qui vont changer radicalement les choses. 

Une chose est sûre, c'est vous qui tenez les commandes pour sortir de ce labyrinthe d'émotions.

J'ai moi-même été confrontée à un burn-out il y a quelques années et j'ai réussi à identifier
​5 pistes pour mieux gérer cet événement de notre vie professionnelle qui peut se transformer en grave dépression.

Peut-être que vous vous imposez des horaires réguliers, stables, raisonnables, que ce soit pour commencer la journée ou pour la finir ?

Mais est-ce que vous avez vraiment "quitté" le travail quand vous êtes à table en famille, ou devant le film du soir, ou encore, bien au chaud sous la couette ?

La déconnexion est rendue encore plus complexe avec tous nos PC, téléphones mobiles, tous connectés en permanence à nos comptes professionnels.  Cette connectivité constante rend plus difficile que jamais le fait de se DÉTACHER mentalement de notre job.

On sait tous aujourd'hui que la majorité des gens consulte son courrier électronique professionnel en-dehors des heures normales de travail, et que nombreux sont ceux qui dépassent largement les 40 heures de travail par semaine.

Pas étonnant alors d'être épuisé quand on court comme un hamster dans sa roue !

Le détachement psychologique au travail est nécessaire et des études montrent que ce détachement permet un meilleur taux d'engagement une fois revenu au bureau.

Pour faire court, ceux qui arrivent à ne pas lire leurs mails professionnels à la maison seront plus engagés (ou au même niveau d'engagement) que ceux qui ne se déconnectent pas.
De plus, ils prendront plus de "plaisir" à revenir travailler.

Comment se détacher ? Tout dépend de votre personnalité, de vos habitudes.  On peut par exemple se dire qu'à une certaine heure en fin de journée, on range son bureau, on sort son plus beau cahier de notes réservé pour cela (ou sa plus belle page sur PC) et on fait la liste des tâches du lendemain.

C'est un moyen qui rappellera à votre cerveau qu'il est temps de passer du "mode pro" au mode "vie perso".

Si vous l'osez (audace, quand tu nous tiens !), supprimez votre compte de messagerie professionnelle de votre téléphone portable, ou au moins, désactivez les notifications.

Je connais trop bien les réflexions à table : "mais non je ne réponds pas, je lis c'est tout !"
​Oui, mais dans quel état certains mails pros peuvent nous mettre !
​J'en connais quelques-uns qui ont ruiné mes week-ends !

Au début, vous allez stresser de faire certains de ces choix, mais votre cerveau vous en sera bientôt éternellement reconnaissant (et votre médecin aussi !).

C'est vraiment un art... Faire une pause, rester immobile, sans rien d'autre que votre cerveau, votre respiration et vous.

Pourquoi s'obliger à courir à la salle de sport après le boulot ? Ou sortir en boîte ou aller boire avec des potes tous les week-ends ? Ou encore, se jeter dans le canapé avec la zappette en main pour surfer sur Netflix ou You Tube ?

Pour réapprovisionner physiologiquement et psychologiquement votre cerveau et votre corps, il n'existe qu'une seule méthode : ne rien faire du tout.

Offrez-vous un moment de calme où vous pourrez vous asseoir, méditer, respirer, ou simplement, regarder sans réfléchir par la fenêtre ! 

Si cela vous semble trop étrange, allez marcher, sortez votre chien, ce sera bien plus bénéfique que de faire défiler vos nouveaux posts Instagram pour la 20è fois de la journée !

C'est difficile d'auto-évaluer ses émotions, et quand on commence à le faire, c'est déjà trop tard...

On pleure, on a mal au ventre en allant au travail, ou en revenant, on est grincheux, voire pire... Bref, nos journées sont suffisamment occupées (c'est pourquoi on est épuisé !), alors s'il faut en plus prendre le temps de s'auto-analyser, on n'en sort plus !

Pourtant, c'est à force de courber l'échine et de pédaler bêtement que le burn out va s'installer insidieusement. Lentement, mais sûrement, au fil du temps...

Donc, inutile de vous dire qu'il est important de bien connaître son état émotionnel pour prévenir la chute vers l'épuisement. Il ne faut surtout pas attendre de constater les dégâts, il vaut mieux les prévenir. Comme votre jauge d'essence : vous n'attendez pas d'être à sec pour aller faire le plein.

Si vous sentez que vous perdez pieds, il vous faudra donc surveiller les 3 éléments principaux du burn-out cités plus haut : votre état de fatigue, votre efficacité (ou pas), votre "cynisme" au travail.

Suivez-les une fois par semaine et écrivez, évaluez, donnez une note, peu importe. Faites le bilan (pour les personnes comme moi, je fais un graphique, j'adore Excel !) et si vous remarquez un domaine plus bas que les autres, travaillez-le ! 

N'hésitez pas à rencontrer votre médecin si vous ne savez plus comment gérer cet état. 

En ce qui me concerne, il m'a été d'un grand secours mais je m'y suis pris un peu trop tard. J'ai fait une dépression nerveuse qui m'a empêché de retourner travailler durant 6 mois. 

Vaincre l'épuisement professionnel n'est pas facile, il faut lui faire face puis le combattre. L'admettre aussi parce que souvent, on est plutôt dans le déni, on pense que ce sont des personnes fragiles qui en sont victimes.

Faux !

Au contraire, ce sont des personnes hyper-investies au travail. Trop... La dimension psychologique et cognitive est très complexe, fort intéressante par ailleurs, et d'autres maladies du travail liées au psychisme ont fait leur apparition depuis quelques années :

• le bore-out : mêmes symptômes que le burn-out, mais à l'inverse, c'est à cause de l'ennui profond, du manque de travail.
• le brown-out : ici, c'est le manque d'intérêt à ce que vous faites qui vous fait perdre toute motivation. Vous avez été recruté pour certaines tâches, mais vous n'en voyez pas la couleur. Vous faites tout à fait autre chose et vous vous sentez complètement inutile.

La bonne nouvelle, c'est qu'on peut en sortir à partir du moment où il est identifié et qu'on sort du déni. N'hésitez pas à en parler... 

Pourquoi je vous en parle, moi ? Parce que je connais bien le problème et que ma santé en a pris un coup, parce que la délégation permet de vous sortir la tête de l'eau et que c'est mon métier que de vous y aider, parce que le partage de connaissances peut vous alerter... 

Reprenez vos journées de travail sereinement ! 
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Bon ou mauvais, n'hésitez pas à me faire part de vos commentaires, témoignages ou informations complémentaires sur ce sujet délicat.

Et comme toujours, Secrétariat Excellence reste à votre entière disposition !

Une étude à lire ici montre qu'environ 60% de la population japonaise subit un stress constant, 13,5 millions de journées de travail en Europe sont perdues chaque année en raison du stress, et 83% des travailleurs américains déclarent être soumis à un stress important.

Comment manager sereinement dans ces conditions ? Comment rester zen en rentrant à la maison le soir ?

Vous voulez améliorer votre organisation, votre vie ? 

Commencez par lire ces quelques conseils fondamentaux.

Nous avons tous des journées de 24h, et pourtant, personne ne gère son temps de la même façon.

J'ai appris à changer mon point de vue sur le temps (cf Etienne Klein, passionnant physicien et philosophe des sciences, spécialiste du temps) : "gestion" du temps est un terme erroné puisque le temps ne peut pas être changé.

Souvent, les prises de décisions sont faites pour plaire aux autres, pour faire avancer un collègue, ou parce que vos priorités (si vous êtes votre propre patron) changent tous les jours. Petit à petit, vous vous oubliez vous-même...

Pour être serein et le rester, pas 36 solutions : il faut s'organiser pour se prendre en charge soi-même. Changer ses méthodes, déléguer, répartir les responsabilités.

C'est ce qu'on appelle l'autogestion, ou le self-management chez les anglophones.
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Il s'agit d'une compétence managériale qui tend à faire disparaître la hiérarchie et cherche à responsabiliser les collaborateurs.

Maturité, environnement propice, compétences managériales, etc... sont autant de facteurs à prendre en compte pour réussir à faire appliquer l'autogestion, si chère aux modes de fonctionnement "Agile".

Et qu'est-ce que ce mode de fonctionnement peut bien avoir à faire avec votre propre organisation, votre propre vie ? Simplement que cela va vous aider à revoir vos priorités et que pour cela, il existe quelques méthodes bien connues et qui répondent à la question : comment manager sereinement ?

Pour votre entreprise, cette prise de conscience n'a pas de prix. Votre comportement et la façon dont vous prioriserez vos décisions vont être les phares de votre entreprise ou de votre vie.

Le stress chronique est une tendance qui devient habituelle dans le milieu professionnel. Polyvalence, atteinte d'objectifs surdimensionnés, augmentation des heures de réunions, de travail, course aux résultats, multiplication des tâches... Autant de raisons de devenir fous et de tomber dans un burn-out dramatique.

Parfois, il suffit d'un déclic pour changer votre mode de pensée et d'organisation et faire que cela aille nettement mieux.

Alors, encore une fois, dans ces conditions comment manager, comment prioriser ses tâches ?

Quelques méthodes que j'ai essayées, et pour certaines, que j'utilise toujours, peuvent être appliquées pour vous recentrer sur ce qui est réellement important. 

En 2001, David Allen a proposé la méthode appelée «Getting Things Done», plus communément appelée "GTD" par les connaisseurs (son livre est disponible dans toutes les bonnes librairies en ligne et sa méthode, dispensée par bon nombre d'organismes de formation pour les entreprises).

Cette méthode permet d'améliorer sa productivité personnelle et de réduire le stress causé par la surcharge d'informations. David Allen dit : "L'autogestion consiste à savoir quoi faire à un moment donné". 

L'idée est simple : videz votre esprit des activités, projets, dossiers, que vous avez à faire en les écrivant, puis organisez-les en fonction des priorités.

Pour chacune des activités répertoriées, listez les tâches qui vous permettront de les réaliser, dans un ordre logique.

Vous reprenez alors le contrôle de ce qui doit être fait, en évitant toute distraction mentale et en vous concentrant sur l'exécution.

En résumé, les 5 étapes de la méthode GTD : 

1. Ecrivez tout ce qui vous passe par la tête : idées, tâches récurrentes, les réponses par e-mail, les réunions, etc. (sur papier ou PC, sur votre téléphone, peu importe).
2. Organisez : c'est le moment de classer les tâches par priorité et catégorie, avec des dates d'échéance quand c'est possible.
3. Réfléchissez : une tâche = une action prioritaire, laquelle ? A ce stade, toutes vos tâches sont maintenant organisées par priorité et déclinées en actions. Vous savez exactement ce que vous devez faire.
4. Mettez-vous au travail :  n'ayez pas peur d'éliminer rapidement les tâches qui vous prennent moins de deux minutes. Pour le reste, planifiez-les : de telle heure à telle heure, les mails, deux fois par jour. De telle heure à telle heure, l'étude du projet X, etc...
5. Inclure régulièrement les nouvelles tâches sur votre liste. Moins il y en a dans la tête, plus vous vous sentirez léger !

Cette façon de penser et de vous organiser va vous rendre plus productif au bureau, mais en plus, elle va soulager vos soirées et garantir un sommeil réparateur.

La technique POMODORO sert à booster votre concentration.

L'idée est de choisir une tâche et de lui consacrer 25 minutes maxi, puis de faire une courte pause de 5 mn. 

Après quatre cycles, accordez-vous une pause de 30 minutes. 

La matrice d'Eisenhower vous permet de hiérarchiser et trier les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. 

Cette matrice peut vous aider à être plus rationnel avec vos objectifs et voir ce qui peut être délégué assez rapidement. Elle est divisée en quatre cases :  
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• Important / urgent 
• Important / pas urgent 
• Pas important / urgent 
• Pas important / pas urgent.

C'est à vous de mettre les tâches concernées au bon endroit.
Si vous constatez que vous passez la majorité de votre temps sur des tâches urgentes et importantes, vous finirez par craquer et passer votre temps à éteindre des incendies au lieu d'être proactif.

D'un autre côté, si vous passez la plupart de votre temps à des tâches non urgentes et non importantes, cela démontrerait que vous êtes plutôt inutile et dépendant d'autres personnes.

Pour vous concentrer sur vos missions, idéalement, vous devez travailler sur des tâches Non urgentes / Importantes. Faites le bilan en fin de semaine.

J'ajouterais une stratégie souvent oubliée mais pourtant facile pour vous aider à prioriser vos tâches, c'est de savoir dire "non".

Peut-être que vous pourrez aider un collègue, mais pas immédiatement, ou à condition de déléguer d'autres activités. Gardez VOS objectifs en tête.

Il faut du temps pour s'essayer à ces techniques, ces idées, ces pratiques... Il faut du temps pour se remettre en question, mais petit à petit, vous allez retrouver du sens à ce que vous faites. 

Il est temps pour vous de prendre le contrôle de votre vie et d'être responsable de vos actions 

​Libérez-vous des choses que vous ne pouvez pas contrôler et commencez à évaluer ce que vous pouvez déléguez !

Croyez-en mon expérience, deux éléments entrent en jeu pour un travail à distance efficace : l'attention et la concentration.

Si elles se ressemblent, elles ne jouent pas forcément le même rôle.

L'attention va nous sensibiliser aux informations reçues de l'extérieur, c'est un réflexe naturel.

On entend un klaxon, on sursaute, on regarde par la fenêtre. Ou encore, on entend une information à la télévision qui va nous servir pour un prochain article ou un prochain rendez-vous et on s'arrête pour l'écouter.

La concentration, au contraire, va nous fermer entièrement aux distractions extérieures qui pourraient perturber la tâche en cours.

Lorsqu'on se concentre, notre esprit se ferme à tout ce qui peut nuire à la réflexion.
​Votre mémoire de travail est alors utilisée à son potentiel maximal.

Sachant cela, même si vous vous en doutiez, les perturbations/distractions pour travailler à domicile sont faciles à identifier (mais moins à éliminer parfois !) :
​

• les enfants ou les animaux qui remuent ou cherchent à jouer,
• la télévision,
• les notifications de messagerie, qu'elles arrivent sur votre PC ou sur votre téléphone,
• le téléphone tout court,
• faire le ménage ou une machine à laver au moment où vous rédiger un rapport ou un article,
• etc...

Pour ceux qui travaillent en espace de co-working, il faudra peut-être vous isoler un peu plus si vous êtes sujet à la déconcentration aiguë. Nombreuses sont les distractions possibles dans un tel endroit !

La concentration est gage de productivité et la productivité n'est possible que sous certaines conditions.
​
Donc, calme, bureau isolé si possible et pas de distractions inutiles. J'imagine ici les "digital nomads" au bord d'une piscine à Miami, en train de travailler en sirotant un cocktail (sans alcool bien sûr !)... Mais honnêtement, je n'en connais pas beaucoup !

Pour ne pas oublier de calculer le temps de travail passé par client, rien de tel qu'un chronomètre automatique en ligne.

J'utilise celui-ci : https://www.chronometre-en-ligne.com/
​
Simple d'utilisation, une extraction en fichier .csv permet de l'inclure dans un fichier Excel, ce que je fais pour justifier de mon temps de travail auprès de mes clients.

Ouvert dans un onglet de votre navigateur, vous vous le lancer, l'arrêter, le redémarrer et il conserve votre parcours en mémoire. Il fonctionne jusqu'à ce qu'on clique sur "arrêter", et il est possible de sortir d'internet, il continuera de tourner. 

​Parfait si vous fermez votre page par erreur !

En parlant temps de travail, il est impératif de définir des zones horaires pour telle ou telle activité, tel ou tel client.

Vous allez me rétorquer que "oui, c'est facile à dire !". Certes... Mais savez-vous qu'il existe un rythme de travail reconnu comme particulièrement efficace chez les travailleurs "freelance" ?

==> 50 mn de travail (hors lecture de vos mails) et 10 mn de pause (tiens, il est temps que je fasse la mienne !).

Des pauses, bien sûr ! Une en milieu de matinée, une pause repas d'1 h minimum, une en milieu d'après-midi. Entre vous et moi, je saute souvent celles des "milieux"...

Quand on télé-travaille à son compte, on peut aussi travailler la nuit si cela nous chante, mais en fait, l'activité doit suivre notre rythme biologique.

Si une sieste titille les yeux, un indépendant étant le seul maître à bord de son domicile, il pourra choisir de se reposer à des moments où tous les autres salariés en entreprise sont "coincés" par la routine !

Toutefois, j'ai constaté que je travaille beaucoup plus à domicile qu'au bureau.
​On sait en effet que 23 % des distractions au travail viennent des discussions entre collègues, donc, comme je l'ai dit plus haut : plus de concentration = plus de productivité.

​Du coup, une fois lancé, on ne s'arrête plus !

A contrario, lorsqu'on fatigue, on s'arrête beaucoup plus facilement une fois les tâches impératives réalisées. 

C'est faux de dire qu'on est isolé si on travaille de chez soi. On est isolé si on le veut bien.

Pour communiquer, les visio-conférences permettent d'organiser des réunions à distance, les outils de collaboration en ligne (ex. Trello) permettent de gérer des projets en équipe, les messageries instantanées permettent de travailler quasiment en direct avec vos clients et vous évitent parfois de faire des erreurs.
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​Non, vous n'êtes pas seul ! La solitude est un choix pas une fatalité.

Pourquoi feriez-vous confiance à un travailleur à distance ? Parce que ses compétences sont surmultipliées dans ces conditions et croyez-moi, mes clients vous le diront, la productivité multipliée par l'implication = des résultats absolument performants pour chacun de nous !

Les choses à retenir si vous doutiez des compétences d'un professionnel "à distance" : 
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• Du calme : pas de télé, pas d'enfants, un peu de musique si besoin (moi, c'est soi de la musique "zen", soit du métal !).
• Un cadre : privé/professionnel ; salon/bureau perso ; heures de travail/heures de pause
• Une rigueur : pyjama/tenue de travail
• Des priorités : 3 objectifs par jour à atteindre devraient suffire 
• Des outils technologiques partagés : Trello, Signal, Messenger, Calendly, Google Calendar, Gmail, etc.

Ma solution vous permettrait de vous débarrasser de questions existentielles pour vous qui n'en sont pas pour moi : travail assidu, dans le calme, travail assuré 3 fois plus vite, 2 fois moins cher et dans le respect des délais !

Que demander de plus ? Un rendez-vous peut-être ?

Je ne m'attarderai pas ici sur la préparation en amont avec les dimensions "décision", "choix stratégique", "communication", etc..

​Nous partirons ici du fait que tous les feux sont au vert et la décision est prise : vous avez budgété votre participation à un salon professionnel qui aura lieu dans 6 mois.

​Les objectifs commerciaux sont fixés, clairs, vous avez choisi la nature et le lieu de votre événement, il ne vous reste plus qu'à l'organiser !

Les étapes à suivre vont être assez évidentes, mais au milieu de tout le reste de votre travail, mieux vaut être prévoyant. Il faudra renvoyer une panoplie de documents signés, des validations à tout-va, passer des coups de fils, faire des listes à n'en plus finir.

Organiser un salon professionnel demande de la méthode, une capacité à suivre un projet, de l'imagination et de la débrouillardise.

​Vous devrez faire appel à d'autres professionnels peut-être plus aguerris que vous pour cela (moi ?).

L'emplacement et la taille de votre stand dépendront de votre budget.

Il faut savoir que généralement, ce qui va impacter le plus votre budget sur un salon, c'est la location des mètres carrés...

Les prix sont dépendants de la taille du salon, sa renommée, le lieu, etc...
​
Les plus petites surfaces proposées sont d'environ 9m2 pour un coût variant de 200 à 400 € le m2, pour un salon d'envergure moyenne.

Pour un salon du type salon de l'Automobile, un 25 m2 peut vous coûter jusqu'à 40 000 €.

Donc, cette part de votre budget est la plus importante et la plus inévitable !

​Ensuite, il vous faudra choisir l'emplacement. Si vous vous y prenez assez tôt, vous aurez la possibilité d'être stratégique. Ici, quelques endroits à éviter si possible :

• Les entrées/sorties : les visiteurs viennent d'arriver, ils ne s'arrêteront pas. Ils sortent ? ils seront fatigués et ne s'arrêteront pas...
• Les zones de restauration et les toilettes : pour des raisons assez évidentes, le flux de personnes ne vient pas spécialement ici pour vous !
• Les concurrents à plus forte notoriété que vous : placez-vous à proximité pour profiter du flux de visiteurs créé par le concurrent, mais pas à côté.
• Les zones de conférences sur plateau ouvert : trop de bruit tuera votre stand, votre voix et vos oreilles !

Dans mon expérience d'organisation sur un salon pro il y a quelques années, salon annuel sur lequel je restais trois jours pour accueillir et m'assurer que tout allait bien, nous avions fait le choix d'un emplacement en face du stand d'un représentant ministériel. Grosse erreur !

Des manifestants ont envahi le stand et les allées contiguës pendant plusieurs heures. Nous n'avons pas pu travailler durant tout le temps de leur présence....

Petite information reconnue dans le monde des salons : les visiteurs ont tendance à partir directement sur leur droite lorsqu'ils arrivent sur un tel lieu. Ce serait dû à notre habitude de la conduite à droite. A contrario, en Angleterre, les visiteurs partent à gauche ! Quelle bizarrerie de notre cerveau ! Donc, pensez aussi au sens de visite pour installer votre stand.

​Voulez-vous que les visiteurs vous voient en premier ou au contraire, en fin de visite ?

Enfin, privilégiez les grandes allées et réservez dès que vous le pouvez !

​Les meilleurs emplacements partiront très vite !

Pour organiser un salon, l'élément le plus agréable à mes yeux, c'est l'aménagement du stand et sa décoration. 

Certains salons vous fournissent des stands "standard", tous identiques, donc vous n'aurez pas à réfléchir, mais les plus grands salons vous proposent toute une panoplie de prestataires différents : mobilier, appareils électriques ou électroniques, plantes. Vous n'aurez plus qu'à choisir sur catalogue.

Plutôt chaises hautes ou fauteuils cocooning autour d'une petite table ? Un canapé ou deux ? Quel type de comptoir ou de porte-brochures ? Un appareil à barbe à papa ou pop-corn ? Allez-vous égayer votre stand avec des fleurs fraîches et des plantes ? 

Avec un peu de goût et de méthode, vous pourrez faire un très joli décor aux couleurs et valeurs de votre entreprise pour un montant raisonnable.

Astuce : une décoration simple, jolie, efficace et pas chère, ce sont les bonbons dans des vases transparents ! Succès garanti ! Pensez également à vos stylos publicitaires à disposer dans de jolis pots.

Pensez à proposer un stand moderne et innovant : jeux concours sur écran tactile, immersion virtuelle 3D, interaction avec les réseaux sociaux en "live", etc...

Bien entendu, n'oubliez pas d'intégrer la location du poste "électricité" sans lequel rien ne fonctionnera sur votre stand (fournie en fonction des Kw/H dont vous aurez besoin).

Vous aurez à brancher :

• 1 ou plusieurs PC,
• vidéo-projecteur,
• téléviseur,
• autres éclairages divers,
• cafetière,
• réfrigérateur, etc... ​

De la même façon, Vous aurez aussi peut-être besoin d'eau.

Assurez-vous dès le premier jour de savoir où trouver la personne responsable du service technique sur place. Vous n'êtes pas à l'abri d'un problème électrique par exemple. Un stand sans lumière n'attirera jamais personne.

Dans le mobilier, vous pouvez faire faire des éléments sur mesure, comme des comptoirs aux couleurs et logo de votre entreprise.

Ce sera un élément en moins à louer pour les prochaines fois et vous le rentabiliserez très vite car ce type de petits comptoirs peut être utilisé pour toutes vos opérations, y compris en interne entreprise.

Il existe également des sociétés spécialisées qui fabriquent des stands dits "parapluie" sur mesure : l'impression de votre logo et de quelques phrases clés se fait sur un support PVC ou tissu, monté sur une structure pliable, le tout sur une surface pouvant aller jusqu'à 9m2 environ.

Pratique, vous l'emmenez et le réutilisez partout en un tour de main !

Dans les supports de communication, n'oubliez pas les brochures, les affichages, les plaquettes, enquêtes, les fiches contacts à remplir que vous laisserez à disposition sur des porte-brochures (que vous aurez loué ou acheté). Prévoyez également leur diffusion sur un écran pour attirer l'attention des passants. Ils s'arrêteront...
​
A l'ère du numérique, ces supports sont à des prix tout à fait accessibles.

Vous aurez bien entendu défini en amont (lors de la préparation) l'organisation présentielle pour l'animation :

• Qui vient ? Personnel interne ? Hôtes ou hôtesses d'accueil recrutées spécifiquement ?
• Combien de temps ?
• Qui fait quoi ?
• Prévoit-on une animation en conférence ?

​
Tenue de travail impeccable !
Vous allez accueillir des prospects et des clients. Prévoyez une tenue irréprochable, voire identique pour chacun, et surtout, représentez votre entreprise avec un discours bien rôdé par tous les animateurs.

Propreté du stand
Assurez-vous de l'alimentation en documentation dans les supports de présentation et évitez absolument l'effet "bazar".

De nombreux visiteurs, ou peut-être certains des animateurs très occupés, vont chercher dans les présentoirs, prendre, laisser, jeter, etc... Ne laissez pas une impression de stand (excusez-moi du terme à l'avance) "foutoir" !

Bougez !
La présence de l'équipe sur le stand permet l'animation mais pas seulement.
Il faudra en profiter pour aller visiter la concurrence, voir ce qui se fait ailleurs, ce qui se dit dans les conférences, etc.. 

Penser à apporter ces petites choses qui vous assureront de ne pas perdre votre bonne humeur le jour "J" : 

• Une ou deux poubelles pour votre stand que vous vous chargerez de vider régulièrement dans celles du salon. Elles ne sont pas toujours à proximité.
• Des stylos, crayons à papier, blocs notes, papier, agrafeuse, trombones, chemises de classement.
• Votre appareil photo ou en tout cas, prévoyez de faire des photos pour l'après-salon.
• des packs d'eau, le café, le thé (pour vous, mais aussi si vous invitez du monde sur votre stand).
• Votre plus beau sourire !

A la fin d'un salon, le travail n'est pas fini.

Le débriefing vous permettra d'analyser la cohérence entre les objectifs définis avant le salon et les résultats obtenus. Ainsi, vous saurez très vite si vous souhaitez ré-éditer l'expérience l'année d'après, et si oui, ce que vous souhaitez corriger ou améliorer.

Vous aurez donc à analyser l'activité de votre stand. En général, sur les salons d'envergure, vous disposez d'un lecteur de badge (à louer) afin de scanner tous vos visiteurs.

​Les statistiques vous sont envoyées quelques jours après la fin du salon et c'est à vous d'en exploiter les données.

Une fois le travail "quantitatif" réalisé, il faudra s'atteler au qualitatif : intégrer tous les nouveaux prospects dans votre base de données commerciale (CRM), remercier les clients et les prospects par mail, envoyer les documentations spécifiques à ceux qui en ont fait la demande, etc.

Rien de tel pour continuer de frapper l'esprit des "nouveaux" que de les remercier, comme tous les autres, via les réseaux sociaux. Un message de remerciement Facebook ou sur LinkedIn, ou un Tweet indiquant le nombre de visiteurs et un merci, par exemple.

L'après-salon est une affaire de commerciaux.

La préparation d'un salon est fastidieuse, il faut être pointilleux, penser à tout en termes financier et organisationnel, mais c'est un vrai plaisir que de voir qu'il est réussi ! 

Bien anticipé, il sera un moment de travail intense mais avec une relation de terrain beaucoup plus humaine que derrière votre bureau !

​Secrétariat Excellence peut vous aider à préparer l'avant et le pendant, voire assurer une présence pendant la durée du salon.

Alors ? Et vous ? Avez-vous déjà organisé ce type d'événement ? Ou pensez-vous sérieusement à y participer  ? Répondez-moi en commentaires ou cliquez simplement ici :