8 astuces pour devenir un pro de l'organisation et disposer de plus de temps personnel

Dans un monde où le rythme de vie s'accélère constamment, jongler entre les obligations professionnelles, les projets personnels et les moments de détente devient un véritable défi. Pour certains, il semble que les journées ne comptent pas assez d'heures pour tout accomplir.

Pourtant, il existe des solutions simples et efficaces pour optimiser son organisation, et ainsi dégager du temps pour soi. Vous avez sans doute conscience de l'importance de bien gérer son temps, tant dans la vie professionnelle que personnelle.

​Voici huit astuces pour vous aider à rester productif, à être plus organisé et maximiser son efficacité.

SOMMAIRE :

1. Planifier sa semaine
2. Prioriser les tâches
3. Apprendre à dire non
4. Optimiser ses outils de travail et l'environnement
5. Eviter la procrastination
6. Déléguer certaines responsabilités
7. Prendre soin de soi
8. Evaluer ses méthodes d'organisation
9. Conclusion

1. Planifier sa semaine

L'une des meilleures manières d’optimiser son organisation est de prendre le temps, chaque fin de semaine, de planifier la semaine à venir. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble des tâches à accomplir, des échéances à respecter et des plages horaires disponibles pour vos loisirs.
 
Utilisez votre agenda, papier ou numérique, pour noter vos rendez-vous, vos projets et les différentes priorités. N’oubliez pas d’y inclure des moments pour vous-même, que ce soit pour pratiquer un sport, lire, ou simplement vous détendre. Notez tout ce que vous avez à faire sur votre planning pour libérer votre espace à vous : votre cerveau !
 
Soyez conscient qu’il vous faudra garder un espace pour gérer les imprévus et jongler avec les interruptions. Planifier son travail n’est pas toujours aussi simple quand on est confronté à la réalité, je vous le concède.
 
Astuce bonus : pour la planification, privilégiez la méthode du "time blocking", qui consiste à réserver des créneaux spécifiques dans votre emploi du temps pour chaque type de tâche. Cette technique vous évite de passer d'une activité à une autre sans réelle continuité, et permet une meilleure concentration.

2. Prioriser les tâches selon leur importance 

Tout travailleur ou étudiant sait qu'il est facile de se perdre dans des tâches secondaires et d'oublier les priorités. Pour éviter cela, il est essentiel de dresser une liste de tâches et de les hiérarchiser par ordre d’importance. Ensuite, vous pourrez distinguer les tâches urgentes des tâches importantes ou des urgences. Une manière efficace de procéder est d’utiliser la matrice d’Eisenhower, qui classe les tâches en quatre catégories :
​

• Urgent et important
• Important, mais non urgent
• Urgent, mais non important
• Ni urgent ni important

 
Cette méthode vous aide à cibler les priorités et à éviter de consacrer trop de temps à des tâches de moindre importance. D’autre part, fixez-vous des échéances une fois vos objectifs établis. Votre cerveau se concentrera davantage et donnera tout pour finir dans les temps.

3. Apprendre à dire non

Être organisé ne signifie pas uniquement bien planifier son temps, mais aussi savoir refuser des demandes ou des engagements qui ne correspondent pas à vos priorités. Il peut être tentant d'accepter toutes les sollicitations, notamment dans un cadre professionnel où l'on souhaite démontrer son implication.
 
Cependant, dire "oui" à tout peut rapidement conduire à un surmenage et nuire à la qualité de votre travail, ainsi qu’à votre bien-être personnel. Apprendre à dire non en douceur, l’assertivité, c’est reprendre le contrôle de son emploi du temps et s'assurer que vous consacrez du temps aux activités qui comptent vraiment pour vous. Cela ne signifie pas être égoïste, mais être plus sélectif quant à vos engagements.
 
Identifiez les « voleurs de temps » et commencez par couper votre téléphone et les notifications qui « popent » partout sur votre écran.

4. Optimiser ses outils de travail et son environnement

À l’ère du numérique, nous disposons d’un grand nombre d’outils qui peuvent nous aider à une meilleure organisation du travail. Des logiciels de gestion de tâches comme Trello, Asana, Monday.com ou Notion peuvent grandement faciliter le suivi de vos projets. De plus, des applications comme Google Calendar ou Microsoft Outlook vous aident à mieux gérer votre emploi du temps.
 
L'automatisation peut aussi vous permettre de gagner du temps. Par exemple, en utilisant des outils pour automatiser l’envoi d’e-mails ou pour gérer les réseaux sociaux, vous pouvez économiser plusieurs heures par semaine. L'idée est de vous entourer des bons outils pour rationaliser votre travail et minimiser les distractions.
 
D’autre part, votre cadre de travail doit vous permettre d’optimiser votre organisation : espace rangé, ambiance qui vous permet une concentration au top pour gagner en efficacité, matériel ergonomique.

5. Éviter la procrastination

Procrastiner, c’est l’ennemi numéro un de l’organisation. Pourtant, c'est une habitude que beaucoup adoptent sans même s’en rendre compte. Le fait de remettre les tâches à plus tard crée une accumulation de travail et augmente la pression à l'approche des échéances. Pour éviter cela, appliquez la règle des 2 minutes : si une tâche peut être réalisée en moins de deux minutes, faites-la immédiatement. Cela vous permet d’éliminer rapidement les petites tâches qui encombrent votre esprit et vous libère de la place pour des missions plus importantes.
 
Vous pouvez également découper les grandes tâches en sous-tâches plus petites et plus faciles à accomplir. Cela permet de rendre le travail moins intimidant et d’avancer étape par étape.
 
Enfin, tentez la technique Pomodoro qui consiste à travailler sur 4 séquences composées de 25 minutes de travail suivies de cinq minutes de travail. Après chaque séquence, accordez-vous une longue pause, comme le déjeuner par exemple. Pourquoi 25 minutes ? Parce que c’est la période pendant laquelle le cerveau reste au max de ses capacités. Ensuite, il a besoin de recharger les batteries avant de repartir !

6. Déléguer certaines responsabilités

Il est naturel de vouloir tout faire soi-même, surtout lorsque l’on aspire à la perfection ou que l’on se sent responsable de chaque détail d’un projet. Cependant, savoir déléguer est une compétence clé pour tout bon gestionnaire du temps. Identifier les tâches qui peuvent être confiées à d'autres personnes vous permet de vous concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. C’est ça aussi, optimiser son organisation.
 
Que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle, déléguer peut grandement alléger votre charge mentale. Par exemple, au travail, déléguer une tâche administrative à un assistant ou confier une partie d’un projet à un collaborateur vous donne plus de liberté pour des activités plus stratégiques. En tant qu’entrepreneur, vous pouvez déléguer à un prestataire extérieur. À la maison, déléguer certaines tâches ménagères ou externaliser certains services (comme le nettoyage ou les courses) peut également vous faire gagner un temps précieux.

7. Prendre soin de soi pour rester efficace

Il est impossible de gérer son temps à profit et d’être bien organisé si vous êtes sans arrêt fatigué, stressé ou surchargé. Prendre soin de vous, tant physiquement que mentalement, est essentiel pour maintenir un bon niveau de productivité. Cela inclut avoir un sommeil régulier et suffisant, faire de l’exercice, bien s’alimenter et intégrer des moments de détente dans votre emploi du temps. Apprenez à buller ! Sport, massage, une bonne série et ça repart !
 
Le burn-out est un véritable problème dans notre société, surtout pour les personnes ambitieuses et surinvesties dans leur travail ou leurs études. Vous avez sans doute déjà ressenti cette pression. Rappelez-vous que pour optimiser son organisation, vous devez vous reposer sur un équilibre de vie sain, dans lequel vous réservez du temps pour vous ressourcer.

8. Évaluer régulièrement ses méthodes d’organisation

L'organisation n'est pas un processus figé, elle évolue avec vos besoins et votre emploi du temps. Ce qui fonctionne aujourd'hui pourrait ne plus être adapté demain. C'est pourquoi il est important d'évaluer régulièrement vos méthodes pour optimiser votre organisation et d'ajuster vos pratiques en fonction de vos objectifs et de votre charge de travail.
 

• Prenez le temps, à la fin de chaque mois par exemple, de faire un point sur votre efficacité : Quelles techniques ont bien fonctionné ?
• Quelles tâches ont pris plus de temps que prévu ?
• Comment pouvez-vous vous améliorer ? Est-ce qu’une formation en gestion du temps permettrait d’optimiser mon organisation ?

 
Cette évaluation continue vous permet de rester flexible et d’adapter vos méthodes à chaque nouvelle étape de votre vie professionnelle et personnelle.

Conclusion

Devenir un pro de l’organisation ne se fait pas du jour au lendemain. Cela demande du temps, de la discipline et une bonne dose de flexibilité. Cependant, en appliquant ces huit astuces, vous pourrez améliorer progressivement votre gestion du temps et dégager des moments précieux pour vos activités personnelles. Organiser votre emploi du temps, savoir dire non, définir vos priorités, planifier sa journée de travail, fait partie d’une discipline d’organisation du travail qui vous permettra de prendre du recul et de vous dégager du temps pour votre vie personnelle.
 
Si vous lisez cet article, c’est que vous êtes déjà conscient de l’importance d’une organisation rigoureuse pour mener à bien vos priorités professionnelles et maintenir un équilibre de vie sain. Alors, pourquoi ne pas commencer dès aujourd'hui à appliquer ces conseils et à profiter de plus de temps pour vous ? Pour vous aider, profitez dès maintenant de mon programme d’accompagnement « Pro-Master, exceller en gestion administrative d’entreprise » et vous découvrirez comment réellement optimiser votre organisation !