Pourquoi mesurer son activité précisément ?Mesurer son activité permet avant tout de disposer d’indicateurs pertinents et de chiffres-clés objectifs pour valoriser son travail auprès de ses supérieurs hiérarchiques ou de ses collègues. Vous le savez, dans un contexte administratif où les urgences et les nombreux emails peuvent vite prendre le dessus, cette démarche est essentielle. Elle offre aussi une aide à la décision concrète en mettant en lumière les points de tension ou de surcharge, permettant ainsi de mieux piloter et déléguer les tâches pour une meilleure gestion du temps. Mon exemple concret se base sur une étude d’activité d’une hôtesse d’accueil dans un lycée, sur une année scolaire 2024-2025. L’activité observée concerne les contacts téléphoniques ou en personne au bureau et les raisons de ces contacts. Téléchargez un exemple de suivi mensuel et le suivi annuel : 
Vous pourrez obtenir la version complète sur une année, avec les graphiques, la présentation PowerPoint et la fiche de synthèse du rapport, en cliquant ici. Étape 1 : Définir précisément les activités à analyserLa première étape pour mesurer son activité administrative est d'identifier clairement les tâches qui nécessitent un suivi particulier. Dans le cas présenté, deux grandes catégories se sont dégagées naturellement :
L’objectif est clair : démontrer, chiffres à l’appui, la surcharge induite par les tâches non officielles afin d’améliorer le planning et l’organisation du temps au sein de l’équipe. Étape 2 : Mettre en place une collecte rigoureuse de donnéesPour mesurer son activité de manière fiable, il est essentiel d’utiliser des outils adaptés comme Excel pour recueillir les données de manière méthodique et permettre la visualisation par les graphiques. Pendant une année complète, chaque interaction, chaque tâche, chaque intervention doit être systématiquement répertoriée. Vous prenez un cahier, un stylo, vous datez du jour, puis vous renseignez brièvement le contact avec un système de comptage bâton. Vous verrez qu’avec l’habitude, cela devient de plus en plus simple, comme un réflexe. Un contact au bureau = B, un appel téléphonique = A, par exemple. Cette discipline permet de constituer une base de données précise et exhaustive, révélant des réalités insoupçonnées au sein de l’organisation administrative. Sur l’exemple fourni :
Ces indicateurs-clés (ou KPI), bien au-delà de simples statistiques, dévoilent une part substantielle et récurrente du temps consacrée à des tâches non officiellement assignées. Étape 3 : Analyser en profondeur et comparer les résultatsL'analyse approfondie via Excel de ces données collectées se révèle instructive lorsqu'elle est comparée à l'année précédente. Cette comparaison interannuelle est essentielle pour mesurer son activité de manière contextuelle et mettre en évidence des tendances précises. Vous pourrez ainsi mesurer les écarts et piloter efficacement votre activité. Je ne fournis pas le tableau de comparaison annuelle, mais les résultats obtenus avec l’année précédente ont permis de souligner :
Cette analyse comparative a permis d’identifier clairement une augmentation notable des sollicitations non planifiées, confirmant l’urgence de réviser les attributions des tâches. De plus, ces résultats précis ont facilité la prise de décision rapide pour réorganiser les priorités et mieux anticiper les périodes de surcharge. Étape 4 : Transformer les statistiques en arguments puissantsUne fois ces statistiques collectées et analysées, l’étape suivante consiste à communiquer ces résultats. J’ai créé un rapport clair, synthétique et illustré, destiné aux clients ou à la hiérarchie. Il met en évidence :
Ce rapport structuré, enrichi de graphiques pertinents et faciles à interpréter, permet une meilleure compréhension de la situation par les collaborateurs et les décideurs. Il facilite les échanges et la prise de décision. Étape 5 : Traduire les résultats en actions concrètes et positivesFinalement, l’intérêt ultime de mesurer son activité réside dans la capacité à déclencher des changements positifs concrets. Par exemple, dans notre étude de cas :
Les résultats peuvent être rapides et visibles :
Cet outil de pilotage et l’analyse des données, grâce à un tableur simple, permettent aux directions concernées une analyse décisionnelle éclairée. Vous devrez donc mettre en place des tableaux contenant les principaux indicateurs de votre activité, puis prévoir la restitution des résultats. Mesurer son activité, une stratégie gagnante pour une transformation durablePrendre le temps de mesurer son activité administrative ne relève pas d’une simple tâche supplémentaire. C’est une décision stratégique puissante qui permet de reprendre le contrôle de son emploi du temps et d’améliorer son pilotage d’activité quotidien. Grâce à des indicateurs pertinents et à un suivi précis et méthodique, vous pourrez anticiper les urgences, optimiser votre planning et favoriser une prise de décision éclairée et rapide.
Cette démarche permet de clarifier les missions, mieux déléguer et piloter efficacement votre activité, améliorant ainsi la productivité et le bien-être général de votre équipe. Avec un tel suivi, vous mettrez en lumière des problématiques longtemps ignorées, susciter des échanges constructifs avec le management et déclencher de réels changements stratégiques. Ce travail de suivi permet par ailleurs d’identifier précisément les moments forts de votre activité, anticipant ainsi mieux les périodes de surcharge. Mesurer son activité n’est pas seulement utile pour justifier sa charge de travail : c’est un véritable levier de transformation professionnelle. C’est se donner les moyens d’agir plutôt que subir, de convaincre plutôt que négocier, et d’évoluer plutôt que stagner. 👉 Et vous, à quand remonte la dernière fois où vous avez pris le temps de mesurer concrètement votre activité ? Êtes-vous prêt(e) à reprendre le pouvoir sur votre temps et à offrir à votre travail toute la reconnaissance qu’il mérite ? Pour passer immédiatement à l’action et bénéficier d’un accompagnement efficace, découvrez dès maintenant mon Kit Secrétariat Organisé. Cet outil complet vous donnera toutes les clés pour mesurer votre activité avec précision, valoriser votre expertise et transformer durablement votre quotidien professionnel. Vous y trouverez un exemple de tableau de bord complet (Fichier Excel sur une année, y compris modèle vierge mensuel et mode d’emploi), un fichier PowerPoint pour une présentation professionnelle de votre reporting, une fiche synthèse pour expliquer le suivi de vos tableaux. N’attendez plus pour faire de la mesure de votre activité le moteur de votre succès !
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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