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Les 5 premières qualités pour la gestion de projet événementielJe vais vous la faire simple, car ce qui suit est du pur bon sens. Pour partir sur de bonnes bases et mener un projet à bien, il faut se mettre dans la tête qu'on va porter le monde sur ses épaules ! Une fois que tout sera décidé, il faudra donc posséder quelques qualités :
Bien entendu, le relationnel et l'orientation "client" seront incontournables, car il faut savoir se rendre "caméléon" pour imaginer le projet d'un client, se mettre dans ses chaussures, dans son costume, dans ses talons de 15 cm ou ses ballerines... S'identifier à son client permet de trouver la juste mesure de votre créativité de façon unique. Les principales tâches d'un responsable (ou assistant) projetLa gestion de projet événementiel demande une expertise à toute épreuve. Dès le début, le cahier des charges et le contrat signé avec le client devront être étudiés ensemble de façon détaillée. Sans eux, point de départ. Grâce à cela, et en fonction du type d'événement, la sélection des prestataires et la planification des tâches pourront commencer pour sa réalisation. Pour bien exécuter le contrat, cette planification est indispensable et fera l'objet de bon nombre de coups de téléphones auprès des divers prestataires. En effet, tout sera à contrôler : approvisionnements, logistique, oublis constatés, etc... La partie communication prend elle aussi une part très importante : communiquer sur l'événement auprès du public concerné peut être très chronophage mais indispensable pour faire venir les visiteurs. Il arrive parfois qu'elle soit prise en charge intégralement par certaines sociétés, soit en interne, soit avec une agence dédiée. Après l'événement, il convient de réaliser un retour d'expérience en mesurant la satisfaction client et assurer la clôture du dossier. Peut-être qu'un "pot de clôture" avec le client et son équipe serait bienvenu ? Il reste enfin la gestion de l'impact de l'événement lui-même à mesurer : nombre de visiteurs, nombre de clients, nombre d'inscriptions, etc... en fonction du type d'événement. Certains outils sont fournis par les sites des manifestations, notamment des lecteurs de badges qui vous permettent d'obtenir des statistiques sur fichier Excel quelques jours après la fin de la manifestation (exemple sur un salon professionnel). Les organisateurs professionnels ne traitent pas toujours ces fichiers, se contentant de vous les envoyer en brut, ce qui n'est pas toujours très lisible. En revanche, une assistante indépendante peut très bien exploiter vos données et vous les envoyer sous forme d'une magnifique présentation ! Les compétences pour mener un projet à bienConnaître l'environnement Selon la dimension de l'événement, il faudra analyser les habitudes des partenaires, des intervenants, des clients, analyser les concurrents, étudier le site prévu, etc... Un événement sportif ne s'organise pas comme un anniversaire d'entreprise... Maîtriser le budget C'est la clé... On peut faire de très belles réalisations avec moins de confort financier et à l'inverse, rater complètement un événement où votre budget était exponentiel. L'idée, c'est de rester vigilant sur les tarifs des prestataires (rapport qualité/prix) et savoir très précisément là où le client veut mettre l'accent : la décoration d'un stand ? Le prix des récompenses ? La restauration ? La salle de présentation ? Ensuite, il faut un zeste de clairvoyance, une pincée de créativité, un soupçon de flexibilité et un grand bol de zénitude ! Le budget est évidemment incontournable, mais c'est ce qui rend la chose intéressante : l'imagination peut parfois devenir débordante pour rester dans les clous, et c'est là que le projet peut devenir magique... ou se révéler un échec. Analyser et suivre son budget permet de réajuster en temps réel ce qui ne va pas ou ce qui peut être amélioré. Les axes d'amélioration préconisés au client permettent ensuite de revoir sa copie et d'avancer. Résolution de problèmes Evidemment, il est nécessaire de rester attentif aux moindres bémols, aux hésitations, aux détails qui, s'ils ne sont pas traités immédiatement, deviendront par la suite de véritables contraintes, voire des catastrophes. L'analyse, toujours et encore, l'anticipation des problèmes, pour ne pas être surpris si jamais ils pointent le bout de leur nez, les risques encourus : "si je ne fais pas cela, que va-t-il se passer ?" et "Si je ne peux pas l'éviter, comment réagir ?". Les solutions sont toujours là lorsqu'on anticipe les problèmes, même si cela ne semble pas si évident. Gestion de planning Le temps, toujours lui.... L'optimisation d'un déroulé d’événement dépend du type de projet. Toutefois, la gestion d'agendas, la mise en place d'un rétro-planning, la gestion d'équipe et le partage des informations, seront incontournables. Dans ce domaine de la gestion de temps, il est important de ne pas laisser d'espace à l'improvisation afin de rendre un événement parfait. S'y prendre à l'avance vous laisse une marge de manœuvre supplémentaire pour cela. S'y prendre au dernier moment, c'est possible, mais c'est un challenge dangereux pour un enjeu souvent primordial. A l'impossible, nul n'est tenu...
Pour conclureUn "plus" pour le client, c'est la présence de l'organisateur le ou les jours J, si possible. Tous les petits tracas, les dysfonctionnements, les interrogations, les besoins, etc... devront être pris en charge par l'organisateur, et... c'est nous ! Prendre son temps oui, mais pas trop non plus. Une fois le train lancé, il faut l'arrêter à toutes les gares : "communication", "budget", "marketing"... On peut utiliser de nombreux outils collaboratifs en ligne, pour la planification (TRELLO), pour échanger (SLACK), pour les plannings si vous les partagez (GANTT Project), etc... Une fois l'événement passé, il est une coutume que j'adore : le terminus "pot de clôture" ! Une fois chacun rentré chez soi il faudra encore éplucher les stats et en faire le bilan, mais généralement, à moins d'une catastrophe, tout se passe bien et chacun vous le dira : usant, mais riche d'échanges et de convivialité (quel que soit l'événement d'ailleurs). Vous l'aurez compris, la gestion de projet événementiel ne s'improvise pas mais c'est à chaque fois un challenge passionnant. Alors restons confiant à l'approche d'une prochaine animation et haut les cœurs ! A lire aussi, dans le même ordre d'idées :
5 astuces pour vos déplacements professionnels
Je ne "pique" le boulot de personne !
Savez-vous qu'une assistance administrative indépendante n'est pas là pour "piquer le boulot" de votre secrétaire attitrée ? Non ! Bien au contraire !
Si vous avez déjà quelqu'un en poste mais que ponctuellement, elle croule sous le travail, c'est qu'elle a besoin d'aide. Pourquoi faire appel à de l'intérim ou à un recrutement quand des prestations administratives aux entreprises externalisées peuvent être organisées sans contrat, sans délai, et lorsque vous le souhaitez ?
Dans les TPE, il est assez souvent relevé que les tâches administratives sont faites par le conjoint. Chez les indépendants, il n'y a qu'une personne pour le faire : soi-même.
C'est un vrai travail que le travail administratif et même si une pro en CDD peut vous aider, elle vous coûtera plus cher qu'une assistante indépendante. Une colonne vertébrale
On ne va pas se mentir : l'administratif est chronophage et tout le monde aimerait s'en débarrasser ! Impossible...
J'aime assez répéter que c'est la colonne vertébrale de votre entreprise et que cette partie-là doit être extrêmement bien gérée. Saurez-vous dire à quel point cela impacte votre société, en temps, en charge de travail, en sueur, en argent ?
Toutes vos préoccupations peuvent être étudiées !
Je peux assurément vous aider dans :
A lire aussi :
Comment suivre un tableau de bord de gestion ? 5 choses qu'une secrétaire indépendante peut faire pour vous Quelques chiffres
Source : Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley and, Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness”, Harvard Business Review, 2017
Globalement, tout le monde est d'accord pour dire qu'elles font perdre du temps aux groupes, mais aussi aux individus. Et cela, quel que soit le nombre d'heures de réunions par semaine. Dans une autre vie professionnelle, il m'est arrivé de passer plus de 30 heures par semaine à organiser (et ce n'est pas la partie la plus facile), préparer, participer, voire animer des réunions. J'avais la possibilité de les rendre plus fun (je préparais des vidéo-projections animées dès que possible), plus courtes (j'organisais des rendez-vous à la suite pour mon boss afin de sortir le plus à l'heure possible), plus efficaces (j'envoyais les ordres du jour, les questions, les dossiers, etc... en amont). Vous pouvez découvrir comment en parcourant mon site internet. Alors, que faut-il faire pour que vos réunions soient utiles, efficaces, et si possible, moins ennuyeuses ? Productivité, collaboration, bien-être sont les trois maîtres à bord si vous voulez arriver à bon port.
Si vous ne l'avez pas encore, il n'est pas trop tard pour télécharger le mini-guide
"Trucs et astuces de le prise de note en réunion" c'est par ici 1 - Peaufiner la préparation de votre réunion et bien l'animer
Comme expliqué plus haut, la préparation d'une réunion est fondamentale. C'est la plupart du temps le rôle de l'assistante, du bras droit, du plus proche collaborateur, etc. Aujourd'hui, il est évident qu'il faut dématérialiser les supports, d'abord pour l'écologie (stop aux photocopies qui nécessitent encre et papier), ensuite pour gagner en productivité pour l'administrateur ou organisateur. Le numérique est une des conditions nécessaires pour diminuer l'impact chronophage de la préparation. Le processus de préparation est toujours le même : ordre du jour, préparation des documents, modifications, commentaires, envoi... La version dématérialisée, numérisée, ou digitale (peu importe comment vous l'appelez), sera toujours nettement plus efficace, que ce soit par mail, ou mieux, sur un serveur dédié, partagé, sécurisé. ![]() Une solution innovante existe sous forme d'un logiciel professionnel dédié comme le propose, par exemple, la société Sherpany. Ce logiciel de gestion des réunions proposé par Sherpany permet de simplifier l'organisation et de gagner un temps précieux. Tout est intégré dans cette solution, pour les organisateurs, les administrateurs, ou les participants :
La préparation des réunions se fait en deux fois moins de temps et ce gain agit bien entendu sur le déroulement même des réunions.
Une fois en réunion, celui qui mène les débats (souvent le plus haut hiérarchiquement), doit être un bon "animateur".
Il sait de quoi il parle, il sait argumenter, il connaît son dossier sur le bout des doigts, et regarde le temps défiler discrètement. C'est d'ailleurs parfois sur son assistante qu'il compte le plus souvent pour le guider. Il sait user d'autorité (avec le sourire) pour remettre les discussions inutiles à plus tard, choisir un brainstorming ou un relevé de décisions selon le type de réunions. Invitez seulement les personnes dont vous avez besoin, pas seulement pour faire un beau public ! Ils perdront leur temps et vous, votre crédibilité de manager. 2 - Réfléchir à la fréquence
Inutile de faire une réunion par jour sur le même thème.
Vous pouvez préparer vos réunions comme un Dieu, si vous êtes atteint de réunionite aiguë, c'est peine perdue. Elles seront forcément monotones. Si vous constatez que M. Dupont s'endort systématiquement à la réunion d'équipe quotidienne de 14 heures, posez-vous les bonnes questions sur ce qu'il faut changer :
Faites simple ! 3 - Bien définir la durée
3 heures de réunion pour choisir la couleur du titre du prochain édito pour la conférence annuelle ? Inutile.
1/2 h pour définir la stratégie du département Qualité pour les 3 ans à venir ? Un peu court... L'efficience de votre réunion, c'est d'obtenir les meilleurs résultats, d'atteindre votre objectif, sans que cela vous coûte trop cher. Une personne prise pendant 1 h dans une réunion n'est absolument pas productive, et si en plus elle s'ennuie, elle sera totalement inutile en valeur ajoutée à votre réunion. Fixez donc une limite dans le temps, dans les sujets, et respectez-les. Certaines équipes désignent un gardien du temps par exemple. Exemple de coût salarial d'une réunion
Coût d'une réunion hebdomadaire de service de 3h en moyenne (je vous promets, j'ai déjà vécu cela !), composée du directeur, d'un employé, de 8 cadres, soit 10 personnes.
Partons du postulat d'un salaire moyen net employé de 1500 €, imaginons que les 8 cadres ont exactement le même salaire (humour), soit 4000 €, et que notre directeur de service émarge à 10000 €. Nous rapportons tout cela à la durée du travail légal pour avoir un taux horaire moyen. 3 h X 10 € X 1 employé à 1500 € 30,00 € 3 h X 26 € X 8 cadres à 4000 € 624,00 € 3 h X 66 € X 1 directeur à 10000 € 198,00 € Coût salarial de votre réunion : 852,00 € (hors coût matériel, photocopies, café, etc) Coût salarial mensuel moyen (sans absents ou invité supplémentaire) = 3 408,00 € Faites le calcul vous-même pour chiffrer le montant sur 10 mois... Optimisez en 3 astuces simples !
La satisfaction de vos participants est mesurable sur des points précis, notamment ceux que nous venons d'évoquer.
Voyez vos résultats ensemble, c'est un moyen de rendre une réunion moins informelle, et pour le coup, constructive si vous laissez la parole à vos participants pour poser des actes d'amélioration fondamentaux pour la poursuite de vos réunions en bonne intelligence.
Pas de téléphone portable en réunion, ou toute technologie permettant de se connecter à l'extérieur individuellement.
Tout le monde se déconcentre, consulte ses mails, répond à un SMS... Je l'ai déjà vu, c'est désagréable pour les organisateurs, les intervenants, les collègues... Manque de concentration, certes, mais de respect pour les autres aussi. Trop de numérique tue le numérique ! Je suis sure que vous savez de quoi je parle.... Restez "focus" et échangez entre êtres humains, "pour de vrai".
Si vraiment vous devez organiser de nombreuses réunions, pensez aux horaires de vos collègues, salariés, participants, peu importe.
Le matin, c'est bien, mais plutôt le mardi. L'après-midi, oui, mais court, et pas à 17 h 30 : tout le monde a une vie après le travail. Pas tous les jours, pendant 3 heures ! On travaille quand sinon ? Et puis, si le cœur vous en dit et si le temps le permet, la mode est à la réunion en extérieur. Les réunions à distance
Avec le passage du COVID-19, force est de constater que nous savons aujourd’hui que le travail à distance est possible. Les réunions aussi.
L’outil le plus connu pour organiser des vidéoconférences, c’est ZOOM. Nouvelle application préférée des Français qui télétravaillent, gratuite (dans sa version standard) et téléchargeable depuis l’App Store, elle permet d’organiser des réunions par écran interposé. Certains professeurs l’utilisent aussi pour faire cours à distance, d’autres préfèrent organiser des apéros virtuels entre amis. Avec la pandémie qui nous a confiné entre quatre murs, le télétravail a explosé et le téléchargement d’applications de ce genre également (1270 % de plus pour Zoom entre le 22 février et le 22 mars 2020). Il existe également les applications similaires comme Skype ou Google Hangouts, mais Zoom semble plus convivial et on peut y connecter son compte Google ou Slack. Voilà des idées pour réinventer les réunions et combler tous ceux désireux de reprendre le temps de travailler pour mieux vivre. CONCLUSION
Comment voyez-vous votre organisation ? Vous êtes-vous déjà posé la question ? Tout le monde se plaint de la "réunionite aiguë" et pourtant, personne n'échappe à cette maladie pas si bénigne que cela !
Se réunir, oui ! Pour ressortir "abruti" par 3 heures de monologue plat, sans aucune solution, ni plan d'action, ni objectifs... (c'est du vécu, je vous le garantis !), non ! Soyez maître de votre productivité, de la satisfaction de vos salariés ou vos associés, et faites de ces moments de vrais moments de travail, pas une obligation culturelle d'entreprise sans intérêt. N'oubliez jamais cette évidence : le temps, c'est de l'argent ! Pour tous, partout ! Commencez à mesurer l'impact que pourraient avoir quelques améliorations simples comme raccourcir une réunion trop longue, ou espacer une réunion trop récurrente, ou encore, inviter moins de monde, car peut-être que tous ceux que vous invités ne sont pas directement concernés et ont mieux à faire pour l'entreprise ! Gardez du sens à votre réunion, gardez du sens à votre travail !
Pour aller plus loin
"La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps." Depuis bien longtemps, l’agenda fait partie de nos vies. Cet outil aujourd’hui incontournable a envahi le monde professionnel puis s’est propagé dans celui de la vie personnelle, à tel point que les deux ont fusionné pour la plupart d'entre nous. Son utilisation est très simple, nos vies, un peu moins... Malgré ces outils « magiques » et bien pratiques, tous synchronisés, réglés pour vous rappeler vos rendez-vous, pour saisir n’importe quelles notes, on retiendra :
La gestion d'agenda, c’est un des services que je vous propose avec Secrétariat Excellence. Revisitez cet outil parfois vicieux. Agenda papier versus agenda électronique![]() Autrefois, l’agenda papier était roi et tous les ans chacun voulait s’offrir le dernier agenda-trieur-cuir dernier cri. Désormais, l’outil informatique a tout bouleversé : Outlook, Google Agenda, et de nombreux autres calendriers digitaux aux fonctionnalités et designs différents, que chacun choisit en fonction de ses goûts, ses besoins, sa personnalité, sont apparus. (A ce sujet, visitez : http://www.logitheque.com/articles/google_agenda_cal_wave_calendar_les_10_meilleurs_agendas_gratuits_pour_android_et_ios_815.htm) Mais connaissez-vous le B.A.BA de l'utilisation de VOTRE temps, donc, de l'agenda parfait ! Lorsque j’ai commencé à travailler en tant que secrétaire de direction, j'étais chargée de l'agenda papier du PDG, crayon dans une main et gomme dans l’autre. J’ai plus tard connu le plantage du nouvel Outlook qui venait d’être installé sur le réseau informatique de notre société, solution miraculeuse qui s'est avérée dangereuse en l'espace de 30 secondes. Heureusement que j’avais continué à suivre le planning sur la version papier. Je sais : "je vous parle d'un temps que les moins de 20 ans ne peuvent pas connaître !". Peut-être ai-je été traumatisée par la somme considérable de travail que cette panne nous a imposée, à nous les « petites mains » assistantes, car aujourd’hui, si j’utilise Google Agenda sur PC et mobile, je note en parallèle mes rendez-vous sur un agenda papier. Moins qu'avant, c'est vrai, et surtout les rendez-vous personnels. Comment se rater avec tout cela ? Eh bien cela arrive ! La technologie va de plus en plus vite et les cerveaux ralentissent, c’est bien connu… Savoir optimiser son tempsAlors, pour gérer votre vie pro et perso : papier ? PC ? Téléphone ? Les trois ? Vous pouvez choisir de le gérer à distance également, solution efficace et parfaitement adaptée lorsque l'on travaille avec une assistante indépendante à distance. L’outil le plus commun aujourd’hui pour cela : Google agenda. Compatible avec la plupart des outils comme Exchange ou Gmail, disponible sur Android comme en ligne, il est utilisable n’importe où quand la synchronisation est activée. Pour optimiser votre activité, vous pouvez déléguer cette activité de gestion d’agenda en la partageant avec un ou plusieurs de vos contacts, selon votre besoin. Pour Gmail, par exemple, cela peut-être utile si vous souhaitez qu’une personne accède à votre agenda sans le modifier, ou bien choisir que cette personne s'en occupe intégralement à votre place. Dans ce cas, elle pourra créer des événements en votre nom. Vous pourrez partager ou déléguer, pour un collaborateur (ou autre) ou plusieurs, voire, créer un nouvel agenda partagé. La gestion du temps est un artSavoir jongler avec le temps est un art et et pour plus de simplicité, vous aurez compris que vous pouvez déléguer cette activité à un professionnel. Lorsqu'il va s’occuper de votre agenda, il va faire appel à ses compétences d’organisateur, gymnastique cérébrale dont nous disposons dans notre métier d’assistants. Il (ou elle) va également :
Le côté obscur de l'agenda![]() La multiplication des événements rend le manager/responsable/chef d’entreprise confiant : l’effet de remplissage lui garantit (psychologiquement) la réussite de ses affaires, ou bien il se sent utile/important, etc… Saisir une opportunité de rendez-vous qu'on attend depuis des semaines est normale et prioritaire, mais il faut absolument gérer ce que j'appelle "le risque de la prise de rendez-vous euphorique" :
Enchaîner des rendez-vous toutes les heures est utopique, ne sert à rien et est contre-productif. Dans ces conditions, tout va finir par se décaler (qui a déjà eu une journée où tout le monde était strictement à l'heure ?). En fin de journée, on est lessivé et assurément peu disponible pour la vie familiale… La solution existeVous l’aurez compris, tout n’est pas juste une question de simples clics. C’est le travail d’un(e) assistant(e) d’envisager toutes ces tracasseries qui étouffent, prennent du temps, polluent le cerveau. Il (elle) prévoira, anticipera, organisera de façon cohérente des emplois du temps déjà bien chargés, évitera les oublis et les rendez-vous « ratés ». Laisser la main à une personne qualifiée pour cela qui contrôlera votre agenda régulièrement, c'est permettre aux chefs d'entreprise de lâcher prise. Cela invite à une prise de conscience : "Quelle place je laisse à ma vie personnelle ?" "Je rentre trop tard chez moi, trop souvent." "Quel temps pour mes loisirs finalement ?". Alors, tenté pour faire appel à une pro de l’organisation du temps ? Contactez-moi pour que nous prenions rendez-vous !
Des sites pour réseaux sociauxVoici quelques sites sur lesquels je passe pas mal de temps : Pour programmer vos posts : www.swello.com, hyper pratique pour publier automatiquement vos posts aux dates choisies. Pour vous former : J’ai suivi LinkedIn (version Premium) un cours très complet « Instagram pour les entreprises », conçu par Grégory Mancel, par exemple. Pour peaufiner votre "personal branding" : Visitez le site personalbranding.fr ou encore personal-branding.fr/ (Pascale Baumeister). Finalisez la palette de couleurs de votre marque sur www.paletton.com. Pour les visuels, les photos, à intégrer dans les publications : L'incontournable et très pratique site www.canva.com, en version gratuite, nettement suffisante pour débuter. La liste est exponentielle ! Il faut chercher, lire et tester beaucoup, recommencer souvent, choisir avec circonspection les différentes applications que vous trouverez. Fort heureusement, pour les micro-entrepreneurs, la plupart d’entre elles offrent des tests gratuits, voire des utilisations possibles, basiques mais suffisantes, à 0€. Si vous souhaitez de l’aide et des conseils à ce sujet, vous pouvez me contacter directement. Parce que ne l’oubliez pas : c’est mon métier ! Et vous ? Quels sont vos applications ou sites préférés ? "Grande réussite est généralement née d'un grand sacrifice, et n'est jamais le résultat de l'égoïsme." Napoleon Hill
J'avais eu moi-même quelques cours au Lycée lorsque j'étudiais les techniques administratives.
Mais je me pose une question. Inné / acquis
Une soirée entre amis agrémentée d'une raclette et de jeux divers ?
Une promenade d'une journée ? Une surprise à organiser ? Je prépare tout cela avec un amusement et une application grandissants à l'approche de la date d'échéance. En restant beaucoup plus terre à terre, lorsqu'il y a un projet à gérer, un objectif à atteindre, c'est automatique : je me transforme en leader naturel, je décide qui doit faire quoi et à quel moment, en ayant en tête le temps que chaque tâche va prendre approximativement. Je les organise entre elles de façon que tout coulisse parfaitement. En général, lorsque l'on me suit dans cette démarche, tout est fini en temps et en heure. C'est un peu comme une photographie instantanée dans ma tête qui me permet de "lire l'avenir".
"Planifiez en fonction de votre énergie, pas de votre temps !" Scott Adams
Dans le cadre de l'aménagement (si on reprend la définition du Larousse), chaque chose est à sa place, numérotée, classée, colorisée, légendée...
Non, je ne suis pas maniaque. Dans une ancienne vie, je voulais être contrôleur aérien : ranger chaque avion, au bon moment, à la bonne place. Il faut juste garder à l'esprit deux choses : donner de la vie aux projets (de l'humanité dans un monde de brutes), et ne surtout pas y perdre votre énergie inutilement, vous y perdriez trop de temps... De ce fait, si jamais il vous prenait l'envie d'en savoir plus, j'ai quelques conseils avisés à vous donner pour devenir un petit champion de l'organisation. Commencez par me contacter... :-)
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |