​La fiche de poste n’est pas réservée au milieu du recrutement.
Au sein des entreprises, elle établit la base de la gestion des ressources humaines dans des domaines incontournables. Elle en devient un pilier fondamental.

Le temps affecté aux différentes tâches dépend également de leur valeur et identifier le temps nécessaire en fonction de leur importance n'est pas chose aisée.

​Voici donc comment distinguer l'urgent et l'important dans votre organisation à court ou long terme.

​Comment distinguer l'urgent et l'important dans votre organisation ?

Une tâche urgente est une tâche qui doit être réalisée immédiatement, qui ne peut pas attendre, mais qui n'affecte pas vos objectifs à long terme.

Par exemple : répondre aux mails qui s'amoncellent dans votre messagerie depuis bien trop longtemps. 

Une tâche importante peut s'organiser au fil du temps et se réfère à un objectif à plus ou moins long terme.

Par exemple : planifier votre semaine, organiser les rendez-vous récurrents, passer du temps en famille (eh oui ! Pensez à votre temps libre +++).

Les différentes tâches importantes vous aident à planifier l'avenir.

Certaines tâches peuvent à la fois être urgentes ET importantes.

Par exemple : une date limite de déclaration d'impôt. C'est une tâche importante qui devient urgente si vous la faites la veille pour le lendemain !

Ou encore : vous avez une réunion d'assemblée générale programmée dans un mois et vous devez préparer votre intervention. C'est important. Votre responsable vous indique la veille qu'il faut absolument revoir les chiffres pour le lendemain car une erreur s'est glissée dans le rapport, mais où ? Là, c'est une urgence absolue !

L'idéal, c'est d'identifier visuellement dans votre planning quotidien ce qui est urgent, un coup de marqueur bleu, une écriture rouge, etc...

Pour les dossiers au long cours, planifier les travaux de plus grande envergure grâce à la matrice d'Eisenhower que j'évoque notamment dans l'article à lire ici, est une bonne solution.

En résumé, cette matrice c'est : un graphique, 4 quadrants.

• 1er quadrant : tâches importantes et urgentes, qui doivent être réalisées prioritairement.
• 2è quadrant : tâches importantes mais non urgentes, que vous pouvez planifier.
• 3è quadrant : tâches urgentes mais non importantes, que vous pouvez sans doute déléguer.
• 4è quadrant : tâches non urgentes et non importantes, celles que vous peut-être éliminer ?

Ou encore :

• tout ce qui n'est ni urgent, ni important, est une distraction,
• tout ce qui est important ET urgent est source de problèmes,
• tout ce qui est important et non urgent est très précisément ce qui concerne l'avenir,
• tout ce qui est urgent et non important, ce sont souvent des imprévus, des choses à faire par quelqu'un d'autre, etc...

Avec la matrice d'Eisenhower, vous pouvez revoir vos tâches de façon hebdomadaire et poser des délais pour chacune d'entre elles : dans la minute ? Oups, urgent ! Dans 2 semaines ? Importante, mais non urgente, etc.

Pour trouver du "temps disponible" dans votre organisation, il faut : 

• Faire une liste de vos tâches,
• Choisir celles qui sont importantes,
• Leur affecter une deadline pour les terminer,
• Etc.

Il faut produire un minimum d'efforts pour obtenir un maximum de résultats (règle des 80/20) et que pour y arriver, il vous faut donc réussir à identifier l'urgent et l'important.

Une activité importante, si elle n'est pas réalisée, peut mettre en péril tout un projet. 

Quand on parle "d'urgence", on associe souvent une notion de délais : "si je ne fais pas ceci dans les minutes qui suivent, tout s'écroule"....

Cela peut être assez subjectif car nous sommes sommes souvent contraints par notre personnalité propre, la petite voix qui nous fait croire que tout est urgent.

C'est le point faible des perfectionnistes ou des personnes qui ont toujours peur de paraître dilettante alors que certains sont justes mieux organisés qu'eux.

Vous les connaissez les : "je suis full, là !" ; "j'ai la tête sous l'eau" ; "je suis overbooké", etc.

Pourtant, certains ne savent travailler que dans l'urgence, stimulés qu'ils sont par l'adrénaline de devoir faire les choses au dernier moment.

De ce fait, ils ne savent ni anticiper, ni s'organiser pour ne pas être toujours dans l'urgence. Est-ce qu'ils se donnent inconsciemment de l'importance ? Est-ce que cela les rassure ? Comment survit-on à cette façon de travailler ou de vivre ?

Pourtant, il existe une règle fondamentale à ne jamais oublier dans l'organisation, et notamment dans la gestion de projets : une activité "importante" dont le délai de réalisation se rapproche inexorablement, deviendra à son tour une urgence si vous ne la faites pas... 

Donc ce n'est pas le tout de savoir poser des activités dans les bonnes cases, encore faut-il s'y coller comme vous vous y êtes engagé !

​Vous savez maintenant un peu mieux comment distinguer l'urgent et l'important.

Pour vous y aider, j'ai créé une série de check-lists qui vous donneront des idées, des outils ou des méthodes d'organisation.
 
Soyez proactif en téléchargeant ce pack "IMPORTANT" pour votre organisation.
​
Attention, il n'est téléchargeable gratuitement que pour une courte durée...

Ne traînez pas, et arrangez-vous pour que cela ne devienne pas "URGENT" !

A lire aussi : 
L'Essentiel du Secrétariat Indépendant : guide complet pour chefs d'entreprises.
Devenir travailleur indépendant dans le secrétariat.

Classement : action de ranger dans un certain ordre, selon des critères préétablis (numérique, alphabétique...), des dossiers, documents, livres... susceptibles d'être utilisés régulièrement.

Rangement : le Larousse dit que c'est un synonyme de "classement", mais je ne suis pas d'accord. Je peux ranger sans toutefois classer... C'est l'importance de la chose qui fait qu'on la "classe" plutôt qu'on la pousse dans un placard ou un dossier "divers".

Archivage : c'est là que doivent aller tous les dossiers ou éléments numériques qui ne vous serviront plus. Gardez-les cependant "classés" selon un ordre qui vous est propre. On ne sait jamais.

Nettoyage : jetez, recyclez, lavez. Votre bureau doit être clean, propre et sentir le frais. Inutile de faire un dessin en ce moment.

Votre bureau reflète votre cerveau et votre personnalité.

Il peut paraître en désordre toute la journée, mais vous le rangez tous les soirs ? Bravo ! 

En revanche, un minimum de nettoyage permet de vous débarrasser physiquement et inconsciemment du "négatif", des mauvaises ondes. Ainsi, pour organiser son espace de travail, vous pouvez facilement : 

Numériser tous les documents qui "traînent" sur votre bureau ou par terre. Vous les classerez ensuite dans un dossier numérique de votre PC. Peut-être qu'il faut juste les mettre à la poubelle.

Jeter (voire donner ou recycler quand c'est possible) tous les objets qui ne vous servent plus : vieux fauteuil qui prend de la place, livres, tapis plein de poussière et démodé, lampe, etc... Dans le même ordre d'idées, videz la poubelle dès qu'elle est pleine.

Faire de la place : c'est peut-être le moment de réaménager votre bureau. J'ai modifié le mien trois fois avant de trouver ce qui me convenait le mieux. Question de sensations. Vous en profiterez pour vous débarrasser du vieux fauteuil dont je parle au-dessus.

Garder près de vous tout ce dont vous vous servez souvent : stylos, agenda papier, répertoire, carnets de notes, écouteurs, téléphone, eau, post-it, bonbons... Que sais-je ?

​Acheter des fournitures sans hésiter : stylos, classeurs, chemises, boîtes de rangement. 
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Personnaliser votre environnement de travail : chez moi, c'est plutôt méditation et zénitude comme vous pouvez le voir ci-dessous. Et vous ?

Organiser son espace de travail, ce n'est donc pas que l'environnement physique, mais aussi, le digital, donc celui de votre ordinateur. Il doit être aussi clean que l'espace physique.

D'ailleurs, le classement des dossiers peut parfois être identique d'un espace à l'autre.

Séparez impérativement le personnel du professionnel.

Voilà un exemple : 

Commencez donc par faire le ménage.

Jetez les fichiers non utilisés depuis belle lurette ou archivez-les dans un dossier "ARCHIVES".

Créez des dossiers clairement nommés, des sous-dossiers.

Un conseil : optez pour le classement par année. Par exemple : un dossier "archive", un sous-dossier "factures" et dans ce dossier, chaque année concernée.

Lorsque vous serez opérationnel, renouvelez cette procédure de tri une fois par mois.

Sur votre disque dur, conservez uniquement ce qui vous sert au quotidien. Ainsi, vos archives pourront être "expatriées" sur un disque externe, ou sur le cloud (Google Drive, Dropbox), voire, les deux. 

Sur votre disque dur, gardez sous le coude les dossiers en cours en les sauvegardant une fois par semaine.

Ne travaillez qu'à partir d'une seule source, a fortiori si vous démultipliez la sauvegarde de vos fichiers. Vous risqueriez de ne plus savoir quel document est le dernier en vigueur.

Pensez à faire le ménage dans vos photos (perso et pro) de la même manière (moi au Salon du Travail 2017, on s'en fiche un peu, et l'anniversaire du chien de la voisine 2005 aussi !).

Le dossier "téléchargement" est bien pratique mais souvent plein de documents inutiles.

Soit ils le sont vraiment (inutiles), alors jetez-les, soit ils sont à classer, donc faites-le rapidement.

De la même façon, videz votre corbeille. Cela prend de la place et ralentit votre PC. 

Vérifiez la liste de vos "favoris" internet. On est toujours tellement content d'un site X ou Y qu'on l'y enregistre très vite sans y revenir avant plusieurs mois, voire jamais...

Nettoyez donc cette liste en supprimant les sites sur lesquels vous n'êtes pas revenu.

C'est peut-être aussi le cas de certaines applications.

Vous vous êtes emballé avec les applis Google ? Moi aussi ! Supprimez-les de Chrome si vous ne vous en servez pas. Cela évitera les rappels réguliers pour "passer à la version pro".
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Enfin, et c'est très important, n'empêchez pas votre PC d'effectuer les mises à jour automatiques, ni à votre antivirus de contrôler vos programmes.

Planifiez-les pour qu'elles ne vous dérangent pas outre mesure.

Si vous voulez en savoir plus sur le classement, il existe des cours sur internet ou des logiciels de classement en ligne à télécharger.

Pour les plus grosses entreprises, les solutions GED (Gestion Electronique Documentaire) sont celles qui, de loin, sont les plus efficaces, les plus redoutables en termes de classement et d'archivage.

​C'est la machine qui décide ! L'humain n'a qu'à créer, mettre à jour, ou décider d'archiver.

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Ce moment nous le voulons proche.
​Autant faire de notre temps libre le meilleur moment pour tout remettre en place.

Les idées vous arrivent toujours quand vous vous y attendez le moins.

En pleine conversation téléphonique, en pleine réflexion, en plein repas avec votre conjoint, pendant un film.

Le meilleur moyen pour organiser ses idées, c'est de les noter. Tout simplement.

Dans un carnet de notes si vous aimez comme moi l'utilisation d'un stylo sur le papier (complètement rétro, mais tellement efficace pour mémoriser !), ou l'application "mémo" de votre téléphone, peu importe, l'idéal, c'est de les mettre toutes au même endroit.

Ensuite, je les répertorie dans un logiciel de gestion de projets et je m'applique à les mettre en place sous forme d'objectifs cette fois.

Des idées, il va en falloir et je suis sure qu'elles vont germer comme des champignons à la sortie de cette crise sanitaire sans précédent.

La méthode "getting things done" dont j'ai déjà parlé ici va vous servir comme jamais.

Pour clarifier toutes les idées recueillies, le moment venu, choisissez celle qui vous parait prioritaire parmi toutes les autres. Si vous en avez plusieurs, numérotez-les de la plus importante à la moins importante.

Et ensuite, décortiquez-la en autant de tâches que nécessaires d'une heure maxi. Planifiez-les dans votre agenda et tenez-vous en à ce que vous avez décidé.

Non seulement avoir le nez dans le guidon va vous permettre "d'oublier" les tracas du jour grâce à la concentration que cela demande, mais cela va faire avancer votre projet régulièrement.

Petit à petit, votre objectif sera atteint. Si vous prenez du retard, vous savez pourquoi, mais vous n'oublierez rien puisque tout est écrit et programmé.

Pour organiser ses idées, une bonne méthode reste le mind-mapping, très utilisé dans les séances de brainstorming.

Vous prenez une feuille de papier, vous mettez votre "idée" au centre puis vous développez toutes les autres idées que cela engendre.

Voici un exemple (complètement bidon, quoi que pas tant que ça finalement, je crois avoir pris au moins 2 kilos en deux semaines...) : 

Voilà mon mind-mapping pour perdre 5 kilos en deux mois (quelle drôle d'idée !). Je l'ai stoppé volontairement, mais d'autres idées peuvent encore être ajoutées autant qu'on en a.

Ici utilisé avec Coggle, vous pouvez bien entendu faire cela à main levée avec une feuille et un stylo.

Mettre vos idées sur le papier va "nettoyer" votre cerveau et lui permettre de se concentrer.

Pour vous garantir une image bien plus professionnelle de ce qu'est le mind-mapping, voici une extrapolation basée sur l'événement majeur que nous traversons tous actuellement, le COVID-19.

Voir l'exemple en cliquant sur le fichier PDF ci-dessous (en anglais).

Votre idée principale, "Perdre 5 kilos en 2 mois", vous invite à chercher la meilleure façon de le faire.
​
Vous sélectionnez et priorisez vos actions en étapes : 

• Etape 1 : chercher une diététicienne
• Etape 2 : faire du sport
• Etape 3 : comparer les prix des programmes de nutrition "à la maison" et de la nourriture dédiée en grande surface.

Chaque étape doit ensuite être divisée en tâches qui ne doivent pas vous prendre plus d'une heure. 

1. Etape 1 - Tâche 1 : demander conseil à mon entourage. Date butoir : J+5. Et j'inscris cette tâche à la date où cette tâche doit être exécutée.
2. Etape 1 - Tâche 2 : appeler la boutique de mon quartier spécialisée et prendre rendez-vous. Date butoir : J+3.
3. Et ainsi de suite.

Evidemment, mon exemple est hyper basique mais dans la gestion de projets ou la mise en place d'une organisation spécifique, cette méthode va grandement vous aider.

Pour organiser ses idées, j'ai créé un modèle de map arborescente que vous pourrez utiliser à chaque fois que nécessaire. 

Je m'en sers pour écrire mes e-books, mes articles, pour gérer mon calendrier éditorial et programmer mon activité.

Et vous ? Quelles sont vos méthodes pour mieux vous organiser sans vous disperser ?
N'hésitez pas à m'en faire part.
Si vous avez aimé mon article, aimez-le et partagez-le !

Dans la gestion de l'information en entreprise, on l'a tous reconnu : trop d'info, tue l'info.

Pourtant, en entreprise, la gestion de l'information c'est aussi le nerf de la guerre.

Pour ne pas rater des évolutions dans son domaine, pour suivre un ou plusieurs concurrents, ou simplement, pour "briller en société".

Entre surabondance ou manque de données, traiter l'information pertinemment est une nécessité qui suppose certaines qualité et compétences.

En général, les assistant(e)s sont formé(e)s et rompu(e)s à la gestion de l'information en entreprise.

Ils (ou elles) sont à la fois émetteur, récepteur, collecteur, transmetteur, organisateur de la circulation et du stockage.

Ils doivent connaître les sources, savoir rechercher, diffuser et stocker les informations utiles.

Ils savent mettre en place une organisation et des règles de classement, donc maîtriser les méthodes de classement et de recherche.

Enfin, il faut qu'ils sachent extraire rapidement l'information souhaitée sans y passer des heures.

• Pour mettre de l'ordre dans vos idées et dans l'organisation de votre business.

• Pour sortir la bonne information au bon moment, avec les bonnes personnes... C'est quand même plus professionnel au cours d'une réunion d'avoir les éléments nécessaires, et/ou d'apporter de nouvelles informations que personne n'avait trouvées.

• Pour suivre l'évolution de votre activité et donc vous appuyer sur ce qui se fait "ailleurs". 

A ce titre, la mise en place d'une veille informationnelle est indispensable pour contrôler ce que font vos concurrents, en termes de prix ou de produits, ce qui se dit sur vous dans la presse ou les médias sociaux, les avancées technologiques qui pourraient vous faire évoluer, etc.

Cette tâche, aussi indispensable soit-elle, est souvent négligée par manque de temps.

Dans les grandes entreprises, c'est le service communication/marketing qui est souvent responsable de ce suivi, ou encore, certaines agences externes que l'on paye pour cela.

Enfin, en-dehors d'une veille active et régulière, vous pourrez avoir besoin de faire des recherches ponctuelles pour présenter un dossier, étoffer un projet avec des données qui vous manquent.

​La recherche documentaire ponctuelle demande elle aussi de recueillir des informations de qualité et ce type de recherche peut être très chronophage.

Dans les petites entreprises, votre assistante pourra le faire aisément, cela fait partie de son métier. C'est ce que je fais moi-même depuis des dizaines d'années.

La plupart du temps, dans le cadre de recherches actives, internet est notre principal fournisseur, puis vient la presse écrite, ou encore, les documents édités en interne par divers services, etc...

En revanche, comme je le disais plus haut, le but est de trouver de l'information de qualité.

C'est quoi ?

Une information pertinente et utile, adaptée au besoin, exacte, donc, vérifiée.
Il existe un nombre exponentiel de données sur internet, il est donc impératif de croiser les données.

Pour les recherches plus automatisées, on peut s'abonner à des sites qui vous alertent automatiquement quand tel ou tel mot ou nom ressort dans les informations courantes.  

Au sein de l'entreprise, on trouve des documents où les informations souhaitées se trouvent sans même se cacher.

Pourtant, peu ont le courage de rechercher où... Si vous avez opté pour des logiciels de gestion documentaire, la recherche peut se faire par mot-clé. 

Enfin, que ce soit sur papier ou sur document numérique, pour mettre le doigt sur LA bonne information, il faut savoir pratiquer la lecture active, compétence qui s'acquière aussi avec l'expérience.

Une fois que vos documents ou informations recherchés sont entre vos mains ou sous vos yeux, la lecture dite active va vous aider à rapidement trouver les éléments clés dont vous avez besoin.

La lecture active allie trois habitudes :

• le survol (on englobe rapidement le sujet d'un coup d’œil, parfois le résumé),
• l'écrémage (on retient les grands titres),
• le repérage (​à l'écrit on va surligner au marqueur les grandes lignes qui nous intéressent).

Les méthodologies de classement sont la base même de la gestion documentaire, donc de l'information.

Vous le savez certainement déjà, il n'y en a pas 10000 : 

• alphabétique
• numérique
• thématique

Les logiciels de GED vous le feront automatiquement et vous pourrez tourner vos listes dans tous les sens pour retrouver un support en particulier.

Pour conserver pour plus tard des documents à lire en provenance d'internet, notamment au cours de recherches, l'application la plus connue est Evernote.

Elle permet d'enregistrer la page que vous êtes en train de lire directement dans votre profil "Evernote" et de la classer dans le dossier que vous aurez créé au préalable.

Un impératif est la création de règles de classement que tout un chacun doit appliquer de la même façon dans votre structure. 

Il existe tellement de zones de stockage possibles  (disques durs personnels, disques durs externes, messageries, serveurs réseaux, Intranet) que la contrainte organisationnelle doit devenir une habitude : où classer quel type de document ?
​
L'organisation des supports numériques est assez identique au classement papier : par année, puis par mois, par thème.

A vous de choisir (ou à votre assistante dont c'est le métier...), l'objectif étant de faire toujours la même chose. 

Quand une information est "inclassable", posez-vous les bonnes questions : que fait-elle là ? Ne serait-ce pas plutôt pour la poubelle ?

On n'oublie pas le papier (qui a dit qu'il n'y en aurait plus ?) : souvent, les entreprises gardent les documents papier et doublent le classement avec le modèle numérique, voire scannent les documents papier externes. 

Dans ce cas, la gestion électronique documentaire est une bonne alternative. Quelques règles à suivre qui simplifieront cette gestion "mixte" : 

• Supprimer les informations redondantes.
• Supprimer les informations obsolètes.
• "Doubler" le classement : si un document est classé en papier mais pas en numérique, quel casse-tête pour savoir où chercher !

Petite parenthèse pour la gestion de l'information via les mails.

J'ai déjà écrit un article à ce sujet, il est peut-être utile que vous y jetiez un coup d'oeil (en mode lecture active !).

On sait tous que c'est très chronophage, mais si vous appliquez la méthode CAP, vous vous en sortirez nettement plus vite :
​

• Classer : faites des dossiers pour les éléments que vous devez traiter, dont vous êtes responsable, et que vous devrez conserver jusqu'à un classement "officiel".
• Agir : tous les mails où vous devez agir vous-même, qui vous prennent moins de deux minutes et doivent être traités immédiatement. Ceux qui vous demandent une action, mais dont le temps de travail est supérieur à 2 mn, doivent être placés dans les tâches à faire.
• Poubelle : si un mail est redondant, ou si vous savez que vous trouverez l'information ailleurs, jetez !

N'hésitez pas à me donner vos impressions et vos commentaires.
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​A bientôt pour de nouvelles aventures !

Une étude à lire ici montre qu'environ 60% de la population japonaise subit un stress constant, 13,5 millions de journées de travail en Europe sont perdues chaque année en raison du stress, et 83% des travailleurs américains déclarent être soumis à un stress important.

Comment manager sereinement dans ces conditions ? Comment rester zen en rentrant à la maison le soir ?

Vous voulez améliorer votre organisation, votre vie ? 

Commencez par lire ces quelques conseils fondamentaux.

Nous avons tous des journées de 24h, et pourtant, personne ne gère son temps de la même façon.

J'ai appris à changer mon point de vue sur le temps (cf Etienne Klein, passionnant physicien et philosophe des sciences, spécialiste du temps) : "gestion" du temps est un terme erroné puisque le temps ne peut pas être changé.

Souvent, les prises de décisions sont faites pour plaire aux autres, pour faire avancer un collègue, ou parce que vos priorités (si vous êtes votre propre patron) changent tous les jours. Petit à petit, vous vous oubliez vous-même...

Pour être serein et le rester, pas 36 solutions : il faut s'organiser pour se prendre en charge soi-même. Changer ses méthodes, déléguer, répartir les responsabilités.

C'est ce qu'on appelle l'autogestion, ou le self-management chez les anglophones.
​
Il s'agit d'une compétence managériale qui tend à faire disparaître la hiérarchie et cherche à responsabiliser les collaborateurs.

Maturité, environnement propice, compétences managériales, etc... sont autant de facteurs à prendre en compte pour réussir à faire appliquer l'autogestion, si chère aux modes de fonctionnement "Agile".

Et qu'est-ce que ce mode de fonctionnement peut bien avoir à faire avec votre propre organisation, votre propre vie ? Simplement que cela va vous aider à revoir vos priorités et que pour cela, il existe quelques méthodes bien connues et qui répondent à la question : comment manager sereinement ?

Pour votre entreprise, cette prise de conscience n'a pas de prix. Votre comportement et la façon dont vous prioriserez vos décisions vont être les phares de votre entreprise ou de votre vie.

Le stress chronique est une tendance qui devient habituelle dans le milieu professionnel. Polyvalence, atteinte d'objectifs surdimensionnés, augmentation des heures de réunions, de travail, course aux résultats, multiplication des tâches... Autant de raisons de devenir fous et de tomber dans un burn-out dramatique.

Parfois, il suffit d'un déclic pour changer votre mode de pensée et d'organisation et faire que cela aille nettement mieux.

Alors, encore une fois, dans ces conditions comment manager, comment prioriser ses tâches ?

Quelques méthodes que j'ai essayées, et pour certaines, que j'utilise toujours, peuvent être appliquées pour vous recentrer sur ce qui est réellement important. 

En 2001, David Allen a proposé la méthode appelée «Getting Things Done», plus communément appelée "GTD" par les connaisseurs (son livre est disponible dans toutes les bonnes librairies en ligne et sa méthode, dispensée par bon nombre d'organismes de formation pour les entreprises).

Cette méthode permet d'améliorer sa productivité personnelle et de réduire le stress causé par la surcharge d'informations. David Allen dit : "L'autogestion consiste à savoir quoi faire à un moment donné". 

L'idée est simple : videz votre esprit des activités, projets, dossiers, que vous avez à faire en les écrivant, puis organisez-les en fonction des priorités.

Pour chacune des activités répertoriées, listez les tâches qui vous permettront de les réaliser, dans un ordre logique.

Vous reprenez alors le contrôle de ce qui doit être fait, en évitant toute distraction mentale et en vous concentrant sur l'exécution.

En résumé, les 5 étapes de la méthode GTD : 

1. Ecrivez tout ce qui vous passe par la tête : idées, tâches récurrentes, les réponses par e-mail, les réunions, etc. (sur papier ou PC, sur votre téléphone, peu importe).
2. Organisez : c'est le moment de classer les tâches par priorité et catégorie, avec des dates d'échéance quand c'est possible.
3. Réfléchissez : une tâche = une action prioritaire, laquelle ? A ce stade, toutes vos tâches sont maintenant organisées par priorité et déclinées en actions. Vous savez exactement ce que vous devez faire.
4. Mettez-vous au travail :  n'ayez pas peur d'éliminer rapidement les tâches qui vous prennent moins de deux minutes. Pour le reste, planifiez-les : de telle heure à telle heure, les mails, deux fois par jour. De telle heure à telle heure, l'étude du projet X, etc...
5. Inclure régulièrement les nouvelles tâches sur votre liste. Moins il y en a dans la tête, plus vous vous sentirez léger !

Cette façon de penser et de vous organiser va vous rendre plus productif au bureau, mais en plus, elle va soulager vos soirées et garantir un sommeil réparateur.

La technique POMODORO sert à booster votre concentration.

L'idée est de choisir une tâche et de lui consacrer 25 minutes maxi, puis de faire une courte pause de 5 mn. 

Après quatre cycles, accordez-vous une pause de 30 minutes. 

La matrice d'Eisenhower vous permet de hiérarchiser et trier les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. 

Cette matrice peut vous aider à être plus rationnel avec vos objectifs et voir ce qui peut être délégué assez rapidement. Elle est divisée en quatre cases :  
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• Important / urgent 
• Important / pas urgent 
• Pas important / urgent 
• Pas important / pas urgent.

C'est à vous de mettre les tâches concernées au bon endroit.
Si vous constatez que vous passez la majorité de votre temps sur des tâches urgentes et importantes, vous finirez par craquer et passer votre temps à éteindre des incendies au lieu d'être proactif.

D'un autre côté, si vous passez la plupart de votre temps à des tâches non urgentes et non importantes, cela démontrerait que vous êtes plutôt inutile et dépendant d'autres personnes.

Pour vous concentrer sur vos missions, idéalement, vous devez travailler sur des tâches Non urgentes / Importantes. Faites le bilan en fin de semaine.

J'ajouterais une stratégie souvent oubliée mais pourtant facile pour vous aider à prioriser vos tâches, c'est de savoir dire "non".

Peut-être que vous pourrez aider un collègue, mais pas immédiatement, ou à condition de déléguer d'autres activités. Gardez VOS objectifs en tête.

Il faut du temps pour s'essayer à ces techniques, ces idées, ces pratiques... Il faut du temps pour se remettre en question, mais petit à petit, vous allez retrouver du sens à ce que vous faites. 

Il est temps pour vous de prendre le contrôle de votre vie et d'être responsable de vos actions 

​Libérez-vous des choses que vous ne pouvez pas contrôler et commencez à évaluer ce que vous pouvez déléguez !