Un projet, c’est banal. Tout le monde « fait des projets ». Dans la vie, je sais qu’on peut projeter tout ce que l’on souhaite, avec le recul de l’âge, on se rend compte que rien ne s’est passé comme prévu.
 
Donc, autant faire au mieux professionnellement et tout mettre sur le papier. Un projet, c’est un système d’organisation complexe et des méthodes existent pour ne pas se tromper. J’en parle dans l’article « Créer un cahier des charges fonctionnel ».
 
Le projet est à la mode. Pour le mener à bien, il vous faut du temps, un sens de l’organisation, une équipe, des partenaires, des ressources matérielles et financières.
 
Dans votre tête, tout est en vrac à ce stade. Vos questions sont simples :

• Que faire et quand ?
• Comment s’organiser ?
• Quel travail à effectuer ?

 
Les méthodes de gestion de projet ne s’improvisent pas et permettent d’étudier les risques, de perfectionner en permanence le déroulement du projet et bien sûr, de suivre le planning pour respecter les délais et le budget.
 
Quelle que soit la durée envisagée, faire de la planification de projet est l'étape de base pour que l'ensemble soit parfaitement réalisé.
 
Dans cet article, je vous évoquerai les principaux outils d’ordonnancement dont on ne peut se passer en planification de projet :

• Rétro-planning
• Réseau PERT
• Planning de Gantt
• Jalon de projet
• Astuces et autres définitions.

Pour commencer, voyons ensemble la création des tâches.

Votre planning repose sur une liste de tâches que vous aurez créée au préalable.
 
Pour aboutir à la réalisation d'un projet, il faudra produire des « livrables ». Un livrable est l’outil, le document, l’action qui doit être réalisée à un moment T. Par exemple, pour un salon professionnel auquel vous participez, vous avez besoin de produire un livrable type :
« Brochure de l’entreprise pour les sous-traitants ».

Les tâches seront décortiquées en « lots de travail » (c’est ici que vous retrouverez vos verbes d’action). 

Pour créer votre liste de tâches :

• Lister les livrables principaux.
• Énumérer les tâches nécessaires pour chaque livrable.
• Estimer les délais pour chaque tâche : date début et date fin. Attention à ne pas mettre trop de temps sur les tâches. En général, plus un projet est court, plus les tâches le sont aussi, et vice-versa.

Pour cette estimation, n’hésitez pas à exploiter des projets identiques et terminés, ou encore, demander l’avis de vos ressources internes, ou enfin, si le projet est d’envergure, l’avis de plusieurs experts extérieurs, et comparez.
 
Une fois ce travail réalisé, le moment de s’attaquer à l’ordonnancement des tâches (leur organisation dans un ordre chronologique) est venu.

L’ordonnancement vous permettra de créer un organigramme des tâches (OT) qui précisera la durée (délais), la responsabilité et les ressources nécessaires. La distribution des ressources est la dernière étape de votre création de liste de tâches.
 
Chaque tâche aura une tâche « prédécesseur » ou une tâche « successeur », ou encore, un jalon marquant la fin de la tâche ou du projet, créant ainsi ce qu’on appelle des « dépendances » entre les tâches.
 
Les dépendances entre les tâches concernent leur fin et leur début et impactent le déroulement du projet :

• Fin/fin : deux tâches doivent se terminer en même temps.
• Fin/début : une tâche ne peut commencer que si la précédente est terminée.
• Début/fin : une tâche ne peut pas se terminer si la précédente n’a pas commencé.
• Début/début : une tâche ne peut commencer que si la précédente a démarré.

​Vous partez d’une date de fin de projet, souvent ce que nous appelons la « deadline », et vous estimez les actions à mener en reculant jusqu’à la date de début envisagée.
 
Vous jouez un peu à « retour vers le futur ».
 
Par exemple, vous participez à un salon professionnel. En général, la date d’ouverture du salon est immuable. Vous n’avez aucun levier d’action dessus. Vous allez partir de cette date et planifier votre organisation en remontant le temps.

​PERT est l’acronyme de Program Evaluation and Review Technic.
 
Pour être franche avec vous, cette méthode que j’ai apprise en classe de Terminale (il y a longtemps...) m’a toujours un peu déconcertée, car complexe à mes yeux.
 
Aujourd’hui, les outils de planification simples à utiliser nous épargnent les calculs et des tracés manuels extrêmement pointus.
 
Le réseau PERT est un outil d’ordonnancement des tâches sous forme d’un réseau. Il donne une vue globale d’un projet avec les connexions, les dépendances (liaisons, chevauchement…) entre les tâches, les tâches simultanées, les délais, etc…

De nombreux spécialistes l'utilisent et je vous invite vivement à faire des recherches passionnantes sur le net à ce sujet.

​Gantt est le nom du créateur, Monsieur Henry Gantt qui a créé cette méthode en 1910.
 
Le planning de Gantt permet de visualiser l’intégralité d’un projet sous forme d’un graphique sur lequel les tâches s’étalent dans la durée grâce à des histogrammes horizontaux.
 
Il permet ainsi d’optimiser l’organisation, la planification (à rectifier par exemple) et le suivi du projet en cours, ou d’une tâche en particulier s’il y a besoin.
 
En effet, ce type de planning permet de suivre d’un seul coup d’œil l’enchaînement des tâches, les délais, les jalons, d’identifier les anomalies et l’impact d’un retard potentiel, etc…
 
Sur un planning Gantt, chaque tâche est directement reliée aux ressources, coût, et responsables.
 
Pour faire de la planification de projet, j’utilise personnellement l’application Gantt Project.

​Un jalon de projet est un point d’arrêt où toute l’équipe projet doit réaliser un bilan intermédiaire des actions réalisées, ou valider la fin d’une phase (étape).
 
A ce stade, le comité de pilotage donne son « GO » ou « NO GO » sur des actions particulières et décide de la poursuite et du mode de déroulement du projet.
 
Dans un diagramme de Gantt, les jalons sont facilement identifiables puisqu’ils ont une durée égale à zéro.
 
Ils sont décidés en concertation par l’équipe de pilotage, et chacun, qu’il soit fournisseur ou client, peut proposer des échéances de jalon.
 
La concertation en équipe et entre partenaires, l’analyse commune de certaines tâches à un moment « T » sont nécessaires pour corriger les anomalies ou défaillances avant qu’il ne soit trop tard.
 
Une fois un jalon franchi, il est impossible de retourner en arrière.
 
La structuration des plannings avec les jalons permet de suivre l’avancement du projet avec les chefs de projets et les autres intervenants, en toute transparence et sécurité.

Chemin critique : Il s’agit du chemin chronologique où les tâches s’enchaînent sans aucune marge possible de durée. Ainsi, tout retard sur une de ces tâches entraînera de fait un retard sur la date de fin de projet. 
 
Tâche critique : sa marge est nulle, une marge étant la possibilité de retarder une tâche. Sur une tâche critique, c’est impossible.
 
Marge totale : elle indique le retard maximum que peut prendre une tâche sans impacter la fin du projet.
 
Tâches « tampon » : ajoutées après chaque étape, elles peuvent permettre d’absorber des retards éventuels.
 
Gardez une version originale du planning de façon à mesurer les écarts en fin de projet.
 
Pour mémoire :

• Accélérer les tâches vous permet de raccourcir le planning.
• Augmenter les coûts peut parfois vous permettre d’accélérer le projet (sprint).
• Modifier le planning sert à réduire les coûts.

 
En revanche, et si vous me connaissez déjà un peu, vous savez que c’est mon crédo : on ne touche jamais à ce qui peut nuire à la qualité du résultat final de votre projet.
 
La planification du projet est donc l’élément essentiel du suivi de projet, de la gestion des tâches, l’évaluation des durées pour chaque activité, l’élaboration d’un tableau de bord, le contrôle de la charge de travail.

Pour démarrer le travail en équipe, vous pouvez utiliser le logiciel de gestion de projet Trello, ou encore, Asana.

Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner.

Je vous décharge des tâches chronophages administratives et rédactionnelles qui pèsent sur votre développement. 

Je peux vous aider à élaborer votre planification de projet simple.

Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. 

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Le temps affecté aux différentes tâches dépend également de leur valeur et identifier le temps nécessaire en fonction de leur importance n'est pas chose aisée.

​Voici donc comment distinguer l'urgent et l'important dans votre organisation à court ou long terme.

​Comment distinguer l'urgent et l'important dans votre organisation ?

Une tâche urgente est une tâche qui doit être réalisée immédiatement, qui ne peut pas attendre, mais qui n'affecte pas vos objectifs à long terme.

Par exemple : répondre aux mails qui s'amoncellent dans votre messagerie depuis bien trop longtemps. 

Une tâche importante peut s'organiser au fil du temps et se réfère à un objectif à plus ou moins long terme.

Par exemple : planifier votre semaine, organiser les rendez-vous récurrents, passer du temps en famille (eh oui ! Pensez à votre temps libre +++).

Les différentes tâches importantes vous aident à planifier l'avenir.

Certaines tâches peuvent à la fois être urgentes ET importantes.

Par exemple : une date limite de déclaration d'impôt. C'est une tâche importante qui devient urgente si vous la faites la veille pour le lendemain !

Ou encore : vous avez une réunion d'assemblée générale programmée dans un mois et vous devez préparer votre intervention. C'est important. Votre responsable vous indique la veille qu'il faut absolument revoir les chiffres pour le lendemain car une erreur s'est glissée dans le rapport, mais où ? Là, c'est une urgence absolue !

L'idéal, c'est d'identifier visuellement dans votre planning quotidien ce qui est urgent, un coup de marqueur bleu, une écriture rouge, etc...

Pour les dossiers au long cours, planifier les travaux de plus grande envergure grâce à la matrice d'Eisenhower que j'évoque notamment dans l'article à lire ici, est une bonne solution.

En résumé, cette matrice c'est : un graphique, 4 quadrants.

• 1er quadrant : tâches importantes et urgentes, qui doivent être réalisées prioritairement.
• 2è quadrant : tâches importantes mais non urgentes, que vous pouvez planifier.
• 3è quadrant : tâches urgentes mais non importantes, que vous pouvez sans doute déléguer.
• 4è quadrant : tâches non urgentes et non importantes, celles que vous peut-être éliminer ?

Ou encore :

• tout ce qui n'est ni urgent, ni important, est une distraction,
• tout ce qui est important ET urgent est source de problèmes,
• tout ce qui est important et non urgent est très précisément ce qui concerne l'avenir,
• tout ce qui est urgent et non important, ce sont souvent des imprévus, des choses à faire par quelqu'un d'autre, etc...

Avec la matrice d'Eisenhower, vous pouvez revoir vos tâches de façon hebdomadaire et poser des délais pour chacune d'entre elles : dans la minute ? Oups, urgent ! Dans 2 semaines ? Importante, mais non urgente, etc.

Pour trouver du "temps disponible" dans votre organisation, il faut : 

• Faire une liste de vos tâches,
• Choisir celles qui sont importantes,
• Leur affecter une deadline pour les terminer,
• Etc.

Il faut produire un minimum d'efforts pour obtenir un maximum de résultats (règle des 80/20) et que pour y arriver, il vous faut donc réussir à identifier l'urgent et l'important.

Une activité importante, si elle n'est pas réalisée, peut mettre en péril tout un projet. 

Quand on parle "d'urgence", on associe souvent une notion de délais : "si je ne fais pas ceci dans les minutes qui suivent, tout s'écroule"....

Cela peut être assez subjectif car nous sommes sommes souvent contraints par notre personnalité propre, la petite voix qui nous fait croire que tout est urgent.

C'est le point faible des perfectionnistes ou des personnes qui ont toujours peur de paraître dilettante alors que certains sont justes mieux organisés qu'eux.

Vous les connaissez les : "je suis full, là !" ; "j'ai la tête sous l'eau" ; "je suis overbooké", etc.

Pourtant, certains ne savent travailler que dans l'urgence, stimulés qu'ils sont par l'adrénaline de devoir faire les choses au dernier moment.

De ce fait, ils ne savent ni anticiper, ni s'organiser pour ne pas être toujours dans l'urgence. Est-ce qu'ils se donnent inconsciemment de l'importance ? Est-ce que cela les rassure ? Comment survit-on à cette façon de travailler ou de vivre ?

Pourtant, il existe une règle fondamentale à ne jamais oublier dans l'organisation, et notamment dans la gestion de projets : une activité "importante" dont le délai de réalisation se rapproche inexorablement, deviendra à son tour une urgence si vous ne la faites pas... 

Donc ce n'est pas le tout de savoir poser des activités dans les bonnes cases, encore faut-il s'y coller comme vous vous y êtes engagé !

​Vous savez maintenant un peu mieux comment distinguer l'urgent et l'important.

Pour vous y aider, j'ai créé une série de check-lists qui vous donneront des idées, des outils ou des méthodes d'organisation.
 
Soyez proactif en téléchargeant ce pack "IMPORTANT" pour votre organisation.
​
Attention, il n'est téléchargeable gratuitement que pour une courte durée...

Ne traînez pas, et arrangez-vous pour que cela ne devienne pas "URGENT" !

A lire aussi : 
L'Essentiel du Secrétariat Indépendant : guide complet pour chefs d'entreprises.
Devenir travailleur indépendant dans le secrétariat.

Classement : action de ranger dans un certain ordre, selon des critères préétablis (numérique, alphabétique...), des dossiers, documents, livres... susceptibles d'être utilisés régulièrement.

Rangement : le Larousse dit que c'est un synonyme de "classement", mais je ne suis pas d'accord. Je peux ranger sans toutefois classer... C'est l'importance de la chose qui fait qu'on la "classe" plutôt qu'on la pousse dans un placard ou un dossier "divers".

Archivage : c'est là que doivent aller tous les dossiers ou éléments numériques qui ne vous serviront plus. Gardez-les cependant "classés" selon un ordre qui vous est propre. On ne sait jamais.

Nettoyage : jetez, recyclez, lavez. Votre bureau doit être clean, propre et sentir le frais. Inutile de faire un dessin en ce moment.

Votre bureau reflète votre cerveau et votre personnalité.

Il peut paraître en désordre toute la journée, mais vous le rangez tous les soirs ? Bravo ! 

En revanche, un minimum de nettoyage permet de vous débarrasser physiquement et inconsciemment du "négatif", des mauvaises ondes. Ainsi, pour organiser son espace de travail, vous pouvez facilement : 

Numériser tous les documents qui "traînent" sur votre bureau ou par terre. Vous les classerez ensuite dans un dossier numérique de votre PC. Peut-être qu'il faut juste les mettre à la poubelle.

Jeter (voire donner ou recycler quand c'est possible) tous les objets qui ne vous servent plus : vieux fauteuil qui prend de la place, livres, tapis plein de poussière et démodé, lampe, etc... Dans le même ordre d'idées, videz la poubelle dès qu'elle est pleine.

Faire de la place : c'est peut-être le moment de réaménager votre bureau. J'ai modifié le mien trois fois avant de trouver ce qui me convenait le mieux. Question de sensations. Vous en profiterez pour vous débarrasser du vieux fauteuil dont je parle au-dessus.

Garder près de vous tout ce dont vous vous servez souvent : stylos, agenda papier, répertoire, carnets de notes, écouteurs, téléphone, eau, post-it, bonbons... Que sais-je ?

​Acheter des fournitures sans hésiter : stylos, classeurs, chemises, boîtes de rangement. 
​
Personnaliser votre environnement de travail : chez moi, c'est plutôt méditation et zénitude comme vous pouvez le voir ci-dessous. Et vous ?

Organiser son espace de travail, ce n'est donc pas que l'environnement physique, mais aussi, le digital, donc celui de votre ordinateur. Il doit être aussi clean que l'espace physique.

D'ailleurs, le classement des dossiers peut parfois être identique d'un espace à l'autre.

Séparez impérativement le personnel du professionnel.

Voilà un exemple : 

Commencez donc par faire le ménage.

Jetez les fichiers non utilisés depuis belle lurette ou archivez-les dans un dossier "ARCHIVES".

Créez des dossiers clairement nommés, des sous-dossiers.

Un conseil : optez pour le classement par année. Par exemple : un dossier "archive", un sous-dossier "factures" et dans ce dossier, chaque année concernée.

Lorsque vous serez opérationnel, renouvelez cette procédure de tri une fois par mois.

Sur votre disque dur, conservez uniquement ce qui vous sert au quotidien. Ainsi, vos archives pourront être "expatriées" sur un disque externe, ou sur le cloud (Google Drive, Dropbox), voire, les deux. 

Sur votre disque dur, gardez sous le coude les dossiers en cours en les sauvegardant une fois par semaine.

Ne travaillez qu'à partir d'une seule source, a fortiori si vous démultipliez la sauvegarde de vos fichiers. Vous risqueriez de ne plus savoir quel document est le dernier en vigueur.

Pensez à faire le ménage dans vos photos (perso et pro) de la même manière (moi au Salon du Travail 2017, on s'en fiche un peu, et l'anniversaire du chien de la voisine 2005 aussi !).

Le dossier "téléchargement" est bien pratique mais souvent plein de documents inutiles.

Soit ils le sont vraiment (inutiles), alors jetez-les, soit ils sont à classer, donc faites-le rapidement.

De la même façon, videz votre corbeille. Cela prend de la place et ralentit votre PC. 

Vérifiez la liste de vos "favoris" internet. On est toujours tellement content d'un site X ou Y qu'on l'y enregistre très vite sans y revenir avant plusieurs mois, voire jamais...

Nettoyez donc cette liste en supprimant les sites sur lesquels vous n'êtes pas revenu.

C'est peut-être aussi le cas de certaines applications.

Vous vous êtes emballé avec les applis Google ? Moi aussi ! Supprimez-les de Chrome si vous ne vous en servez pas. Cela évitera les rappels réguliers pour "passer à la version pro".
​
Enfin, et c'est très important, n'empêchez pas votre PC d'effectuer les mises à jour automatiques, ni à votre antivirus de contrôler vos programmes.

Planifiez-les pour qu'elles ne vous dérangent pas outre mesure.

Si vous voulez en savoir plus sur le classement, il existe des cours sur internet ou des logiciels de classement en ligne à télécharger.

Pour les plus grosses entreprises, les solutions GED (Gestion Electronique Documentaire) sont celles qui, de loin, sont les plus efficaces, les plus redoutables en termes de classement et d'archivage.

​C'est la machine qui décide ! L'humain n'a qu'à créer, mettre à jour, ou décider d'archiver.

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Ce moment nous le voulons proche.
​Autant faire de notre temps libre le meilleur moment pour tout remettre en place.

Les idées vous arrivent toujours quand vous vous y attendez le moins.

En pleine conversation téléphonique, en pleine réflexion, en plein repas avec votre conjoint, pendant un film.

Le meilleur moyen pour organiser ses idées, c'est de les noter. Tout simplement.

Dans un carnet de notes si vous aimez comme moi l'utilisation d'un stylo sur le papier (complètement rétro, mais tellement efficace pour mémoriser !), ou l'application "mémo" de votre téléphone, peu importe, l'idéal, c'est de les mettre toutes au même endroit.

Ensuite, je les répertorie dans un logiciel de gestion de projets et je m'applique à les mettre en place sous forme d'objectifs cette fois.

Des idées, il va en falloir et je suis sure qu'elles vont germer comme des champignons à la sortie de cette crise sanitaire sans précédent.

La méthode "getting things done" dont j'ai déjà parlé ici va vous servir comme jamais.

Pour clarifier toutes les idées recueillies, le moment venu, choisissez celle qui vous parait prioritaire parmi toutes les autres. Si vous en avez plusieurs, numérotez-les de la plus importante à la moins importante.

Et ensuite, décortiquez-la en autant de tâches que nécessaires d'une heure maxi. Planifiez-les dans votre agenda et tenez-vous en à ce que vous avez décidé.

Non seulement avoir le nez dans le guidon va vous permettre "d'oublier" les tracas du jour grâce à la concentration que cela demande, mais cela va faire avancer votre projet régulièrement.

Petit à petit, votre objectif sera atteint. Si vous prenez du retard, vous savez pourquoi, mais vous n'oublierez rien puisque tout est écrit et programmé.

Pour organiser ses idées, une bonne méthode reste le mind-mapping, très utilisé dans les séances de brainstorming.

Vous prenez une feuille de papier, vous mettez votre "idée" au centre puis vous développez toutes les autres idées que cela engendre.

Voici un exemple (complètement bidon, quoi que pas tant que ça finalement, je crois avoir pris au moins 2 kilos en deux semaines...) : 

Voilà mon mind-mapping pour perdre 5 kilos en deux mois (quelle drôle d'idée !). Je l'ai stoppé volontairement, mais d'autres idées peuvent encore être ajoutées autant qu'on en a.

Ici utilisé avec Coggle, vous pouvez bien entendu faire cela à main levée avec une feuille et un stylo.

Mettre vos idées sur le papier va "nettoyer" votre cerveau et lui permettre de se concentrer.

Pour vous garantir une image bien plus professionnelle de ce qu'est le mind-mapping, voici une extrapolation basée sur l'événement majeur que nous traversons tous actuellement, le COVID-19.

Voir l'exemple en cliquant sur le fichier PDF ci-dessous (en anglais).

Votre idée principale, "Perdre 5 kilos en 2 mois", vous invite à chercher la meilleure façon de le faire.
​
Vous sélectionnez et priorisez vos actions en étapes : 

• Etape 1 : chercher une diététicienne
• Etape 2 : faire du sport
• Etape 3 : comparer les prix des programmes de nutrition "à la maison" et de la nourriture dédiée en grande surface.

Chaque étape doit ensuite être divisée en tâches qui ne doivent pas vous prendre plus d'une heure. 

1. Etape 1 - Tâche 1 : demander conseil à mon entourage. Date butoir : J+5. Et j'inscris cette tâche à la date où cette tâche doit être exécutée.
2. Etape 1 - Tâche 2 : appeler la boutique de mon quartier spécialisée et prendre rendez-vous. Date butoir : J+3.
3. Et ainsi de suite.

Evidemment, mon exemple est hyper basique mais dans la gestion de projets ou la mise en place d'une organisation spécifique, cette méthode va grandement vous aider.

Pour organiser ses idées, j'ai créé un modèle de map arborescente que vous pourrez utiliser à chaque fois que nécessaire. 

Je m'en sers pour écrire mes e-books, mes articles, pour gérer mon calendrier éditorial et programmer mon activité.

Et vous ? Quelles sont vos méthodes pour mieux vous organiser sans vous disperser ?
N'hésitez pas à m'en faire part.
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Dans la gestion de l'information en entreprise, on l'a tous reconnu : trop d'info, tue l'info.

Pourtant, en entreprise, la gestion de l'information c'est aussi le nerf de la guerre.

Pour ne pas rater des évolutions dans son domaine, pour suivre un ou plusieurs concurrents, ou simplement, pour "briller en société".

Entre surabondance ou manque de données, traiter l'information pertinemment est une nécessité qui suppose certaines qualité et compétences.

En général, les assistant(e)s sont formé(e)s et rompu(e)s à la gestion de l'information en entreprise.

Ils (ou elles) sont à la fois émetteur, récepteur, collecteur, transmetteur, organisateur de la circulation et du stockage.

Ils doivent connaître les sources, savoir rechercher, diffuser et stocker les informations utiles.

Ils savent mettre en place une organisation et des règles de classement, donc maîtriser les méthodes de classement et de recherche.

Enfin, il faut qu'ils sachent extraire rapidement l'information souhaitée sans y passer des heures.

• Pour mettre de l'ordre dans vos idées et dans l'organisation de votre business.

• Pour sortir la bonne information au bon moment, avec les bonnes personnes... C'est quand même plus professionnel au cours d'une réunion d'avoir les éléments nécessaires, et/ou d'apporter de nouvelles informations que personne n'avait trouvées.

• Pour suivre l'évolution de votre activité et donc vous appuyer sur ce qui se fait "ailleurs". 

A ce titre, la mise en place d'une veille informationnelle est indispensable pour contrôler ce que font vos concurrents, en termes de prix ou de produits, ce qui se dit sur vous dans la presse ou les médias sociaux, les avancées technologiques qui pourraient vous faire évoluer, etc.

Cette tâche, aussi indispensable soit-elle, est souvent négligée par manque de temps.

Dans les grandes entreprises, c'est le service communication/marketing qui est souvent responsable de ce suivi, ou encore, certaines agences externes que l'on paye pour cela.

Enfin, en-dehors d'une veille active et régulière, vous pourrez avoir besoin de faire des recherches ponctuelles pour présenter un dossier, étoffer un projet avec des données qui vous manquent.

​La recherche documentaire ponctuelle demande elle aussi de recueillir des informations de qualité et ce type de recherche peut être très chronophage.

Dans les petites entreprises, votre assistante pourra le faire aisément, cela fait partie de son métier. C'est ce que je fais moi-même depuis des dizaines d'années.

La plupart du temps, dans le cadre de recherches actives, internet est notre principal fournisseur, puis vient la presse écrite, ou encore, les documents édités en interne par divers services, etc...

En revanche, comme je le disais plus haut, le but est de trouver de l'information de qualité.

C'est quoi ?

Une information pertinente et utile, adaptée au besoin, exacte, donc, vérifiée.
Il existe un nombre exponentiel de données sur internet, il est donc impératif de croiser les données.

Pour les recherches plus automatisées, on peut s'abonner à des sites qui vous alertent automatiquement quand tel ou tel mot ou nom ressort dans les informations courantes.  

Au sein de l'entreprise, on trouve des documents où les informations souhaitées se trouvent sans même se cacher.

Pourtant, peu ont le courage de rechercher où... Si vous avez opté pour des logiciels de gestion documentaire, la recherche peut se faire par mot-clé. 

Enfin, que ce soit sur papier ou sur document numérique, pour mettre le doigt sur LA bonne information, il faut savoir pratiquer la lecture active, compétence qui s'acquière aussi avec l'expérience.

Une fois que vos documents ou informations recherchés sont entre vos mains ou sous vos yeux, la lecture dite active va vous aider à rapidement trouver les éléments clés dont vous avez besoin.

La lecture active allie trois habitudes :

• le survol (on englobe rapidement le sujet d'un coup d’œil, parfois le résumé),
• l'écrémage (on retient les grands titres),
• le repérage (​à l'écrit on va surligner au marqueur les grandes lignes qui nous intéressent).

Les méthodologies de classement sont la base même de la gestion documentaire, donc de l'information.

Vous le savez certainement déjà, il n'y en a pas 10000 : 

• alphabétique
• numérique
• thématique

Les logiciels de GED vous le feront automatiquement et vous pourrez tourner vos listes dans tous les sens pour retrouver un support en particulier.

Pour conserver pour plus tard des documents à lire en provenance d'internet, notamment au cours de recherches, l'application la plus connue est Evernote.

Elle permet d'enregistrer la page que vous êtes en train de lire directement dans votre profil "Evernote" et de la classer dans le dossier que vous aurez créé au préalable.

Un impératif est la création de règles de classement que tout un chacun doit appliquer de la même façon dans votre structure. 

Il existe tellement de zones de stockage possibles  (disques durs personnels, disques durs externes, messageries, serveurs réseaux, Intranet) que la contrainte organisationnelle doit devenir une habitude : où classer quel type de document ?
​
L'organisation des supports numériques est assez identique au classement papier : par année, puis par mois, par thème.

A vous de choisir (ou à votre assistante dont c'est le métier...), l'objectif étant de faire toujours la même chose. 

Quand une information est "inclassable", posez-vous les bonnes questions : que fait-elle là ? Ne serait-ce pas plutôt pour la poubelle ?

On n'oublie pas le papier (qui a dit qu'il n'y en aurait plus ?) : souvent, les entreprises gardent les documents papier et doublent le classement avec le modèle numérique, voire scannent les documents papier externes. 

Dans ce cas, la gestion électronique documentaire est une bonne alternative. Quelques règles à suivre qui simplifieront cette gestion "mixte" : 

• Supprimer les informations redondantes.
• Supprimer les informations obsolètes.
• "Doubler" le classement : si un document est classé en papier mais pas en numérique, quel casse-tête pour savoir où chercher !

Petite parenthèse pour la gestion de l'information via les mails.

J'ai déjà écrit un article à ce sujet, il est peut-être utile que vous y jetiez un coup d'oeil (en mode lecture active !).

On sait tous que c'est très chronophage, mais si vous appliquez la méthode CAP, vous vous en sortirez nettement plus vite :
​

• Classer : faites des dossiers pour les éléments que vous devez traiter, dont vous êtes responsable, et que vous devrez conserver jusqu'à un classement "officiel".
• Agir : tous les mails où vous devez agir vous-même, qui vous prennent moins de deux minutes et doivent être traités immédiatement. Ceux qui vous demandent une action, mais dont le temps de travail est supérieur à 2 mn, doivent être placés dans les tâches à faire.
• Poubelle : si un mail est redondant, ou si vous savez que vous trouverez l'information ailleurs, jetez !

N'hésitez pas à me donner vos impressions et vos commentaires.
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​A bientôt pour de nouvelles aventures !

Une étude à lire ici montre qu'environ 60% de la population japonaise subit un stress constant, 13,5 millions de journées de travail en Europe sont perdues chaque année en raison du stress, et 83% des travailleurs américains déclarent être soumis à un stress important.

Comment manager sereinement dans ces conditions ? Comment rester zen en rentrant à la maison le soir ?

Vous voulez améliorer votre organisation, votre vie ? 

Commencez par lire ces quelques conseils fondamentaux.

Nous avons tous des journées de 24h, et pourtant, personne ne gère son temps de la même façon.

J'ai appris à changer mon point de vue sur le temps (cf Etienne Klein, passionnant physicien et philosophe des sciences, spécialiste du temps) : "gestion" du temps est un terme erroné puisque le temps ne peut pas être changé.

Souvent, les prises de décisions sont faites pour plaire aux autres, pour faire avancer un collègue, ou parce que vos priorités (si vous êtes votre propre patron) changent tous les jours. Petit à petit, vous vous oubliez vous-même...

Pour être serein et le rester, pas 36 solutions : il faut s'organiser pour se prendre en charge soi-même. Changer ses méthodes, déléguer, répartir les responsabilités.

C'est ce qu'on appelle l'autogestion, ou le self-management chez les anglophones.
​
Il s'agit d'une compétence managériale qui tend à faire disparaître la hiérarchie et cherche à responsabiliser les collaborateurs.

Maturité, environnement propice, compétences managériales, etc... sont autant de facteurs à prendre en compte pour réussir à faire appliquer l'autogestion, si chère aux modes de fonctionnement "Agile".

Et qu'est-ce que ce mode de fonctionnement peut bien avoir à faire avec votre propre organisation, votre propre vie ? Simplement que cela va vous aider à revoir vos priorités et que pour cela, il existe quelques méthodes bien connues et qui répondent à la question : comment manager sereinement ?

Pour votre entreprise, cette prise de conscience n'a pas de prix. Votre comportement et la façon dont vous prioriserez vos décisions vont être les phares de votre entreprise ou de votre vie.

Le stress chronique est une tendance qui devient habituelle dans le milieu professionnel. Polyvalence, atteinte d'objectifs surdimensionnés, augmentation des heures de réunions, de travail, course aux résultats, multiplication des tâches... Autant de raisons de devenir fous et de tomber dans un burn-out dramatique.

Parfois, il suffit d'un déclic pour changer votre mode de pensée et d'organisation et faire que cela aille nettement mieux.

Alors, encore une fois, dans ces conditions comment manager, comment prioriser ses tâches ?

Quelques méthodes que j'ai essayées, et pour certaines, que j'utilise toujours, peuvent être appliquées pour vous recentrer sur ce qui est réellement important. 

En 2001, David Allen a proposé la méthode appelée «Getting Things Done», plus communément appelée "GTD" par les connaisseurs (son livre est disponible dans toutes les bonnes librairies en ligne et sa méthode, dispensée par bon nombre d'organismes de formation pour les entreprises).

Cette méthode permet d'améliorer sa productivité personnelle et de réduire le stress causé par la surcharge d'informations. David Allen dit : "L'autogestion consiste à savoir quoi faire à un moment donné". 

L'idée est simple : videz votre esprit des activités, projets, dossiers, que vous avez à faire en les écrivant, puis organisez-les en fonction des priorités.

Pour chacune des activités répertoriées, listez les tâches qui vous permettront de les réaliser, dans un ordre logique.

Vous reprenez alors le contrôle de ce qui doit être fait, en évitant toute distraction mentale et en vous concentrant sur l'exécution.

En résumé, les 5 étapes de la méthode GTD : 

1. Ecrivez tout ce qui vous passe par la tête : idées, tâches récurrentes, les réponses par e-mail, les réunions, etc. (sur papier ou PC, sur votre téléphone, peu importe).
2. Organisez : c'est le moment de classer les tâches par priorité et catégorie, avec des dates d'échéance quand c'est possible.
3. Réfléchissez : une tâche = une action prioritaire, laquelle ? A ce stade, toutes vos tâches sont maintenant organisées par priorité et déclinées en actions. Vous savez exactement ce que vous devez faire.
4. Mettez-vous au travail :  n'ayez pas peur d'éliminer rapidement les tâches qui vous prennent moins de deux minutes. Pour le reste, planifiez-les : de telle heure à telle heure, les mails, deux fois par jour. De telle heure à telle heure, l'étude du projet X, etc...
5. Inclure régulièrement les nouvelles tâches sur votre liste. Moins il y en a dans la tête, plus vous vous sentirez léger !

Cette façon de penser et de vous organiser va vous rendre plus productif au bureau, mais en plus, elle va soulager vos soirées et garantir un sommeil réparateur.

La technique POMODORO sert à booster votre concentration.

L'idée est de choisir une tâche et de lui consacrer 25 minutes maxi, puis de faire une courte pause de 5 mn. 

Après quatre cycles, accordez-vous une pause de 30 minutes. 

La matrice d'Eisenhower vous permet de hiérarchiser et trier les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. 

Cette matrice peut vous aider à être plus rationnel avec vos objectifs et voir ce qui peut être délégué assez rapidement. Elle est divisée en quatre cases :  
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• Important / urgent 
• Important / pas urgent 
• Pas important / urgent 
• Pas important / pas urgent.

C'est à vous de mettre les tâches concernées au bon endroit.
Si vous constatez que vous passez la majorité de votre temps sur des tâches urgentes et importantes, vous finirez par craquer et passer votre temps à éteindre des incendies au lieu d'être proactif.

D'un autre côté, si vous passez la plupart de votre temps à des tâches non urgentes et non importantes, cela démontrerait que vous êtes plutôt inutile et dépendant d'autres personnes.

Pour vous concentrer sur vos missions, idéalement, vous devez travailler sur des tâches Non urgentes / Importantes. Faites le bilan en fin de semaine.

J'ajouterais une stratégie souvent oubliée mais pourtant facile pour vous aider à prioriser vos tâches, c'est de savoir dire "non".

Peut-être que vous pourrez aider un collègue, mais pas immédiatement, ou à condition de déléguer d'autres activités. Gardez VOS objectifs en tête.

Il faut du temps pour s'essayer à ces techniques, ces idées, ces pratiques... Il faut du temps pour se remettre en question, mais petit à petit, vous allez retrouver du sens à ce que vous faites. 

Il est temps pour vous de prendre le contrôle de votre vie et d'être responsable de vos actions 

​Libérez-vous des choses que vous ne pouvez pas contrôler et commencez à évaluer ce que vous pouvez déléguez !

Je ne m'attarderai pas ici sur la préparation en amont avec les dimensions "décision", "choix stratégique", "communication", etc..

​Nous partirons ici du fait que tous les feux sont au vert et la décision est prise : vous avez budgété votre participation à un salon professionnel qui aura lieu dans 6 mois.

​Les objectifs commerciaux sont fixés, clairs, vous avez choisi la nature et le lieu de votre événement, il ne vous reste plus qu'à l'organiser !

Les étapes à suivre vont être assez évidentes, mais au milieu de tout le reste de votre travail, mieux vaut être prévoyant. Il faudra renvoyer une panoplie de documents signés, des validations à tout-va, passer des coups de fils, faire des listes à n'en plus finir.

Organiser un salon professionnel demande de la méthode, une capacité à suivre un projet, de l'imagination et de la débrouillardise.

​Vous devrez faire appel à d'autres professionnels peut-être plus aguerris que vous pour cela (moi ?).

L'emplacement et la taille de votre stand dépendront de votre budget.

Il faut savoir que généralement, ce qui va impacter le plus votre budget sur un salon, c'est la location des mètres carrés...

Les prix sont dépendants de la taille du salon, sa renommée, le lieu, etc...
​
Les plus petites surfaces proposées sont d'environ 9m2 pour un coût variant de 200 à 400 € le m2, pour un salon d'envergure moyenne.

Pour un salon du type salon de l'Automobile, un 25 m2 peut vous coûter jusqu'à 40 000 €.

Donc, cette part de votre budget est la plus importante et la plus inévitable !

​Ensuite, il vous faudra choisir l'emplacement. Si vous vous y prenez assez tôt, vous aurez la possibilité d'être stratégique. Ici, quelques endroits à éviter si possible :

• Les entrées/sorties : les visiteurs viennent d'arriver, ils ne s'arrêteront pas. Ils sortent ? ils seront fatigués et ne s'arrêteront pas...
• Les zones de restauration et les toilettes : pour des raisons assez évidentes, le flux de personnes ne vient pas spécialement ici pour vous !
• Les concurrents à plus forte notoriété que vous : placez-vous à proximité pour profiter du flux de visiteurs créé par le concurrent, mais pas à côté.
• Les zones de conférences sur plateau ouvert : trop de bruit tuera votre stand, votre voix et vos oreilles !

Dans mon expérience d'organisation sur un salon pro il y a quelques années, salon annuel sur lequel je restais trois jours pour accueillir et m'assurer que tout allait bien, nous avions fait le choix d'un emplacement en face du stand d'un représentant ministériel. Grosse erreur !

Des manifestants ont envahi le stand et les allées contiguës pendant plusieurs heures. Nous n'avons pas pu travailler durant tout le temps de leur présence....

Petite information reconnue dans le monde des salons : les visiteurs ont tendance à partir directement sur leur droite lorsqu'ils arrivent sur un tel lieu. Ce serait dû à notre habitude de la conduite à droite. A contrario, en Angleterre, les visiteurs partent à gauche ! Quelle bizarrerie de notre cerveau ! Donc, pensez aussi au sens de visite pour installer votre stand.

​Voulez-vous que les visiteurs vous voient en premier ou au contraire, en fin de visite ?

Enfin, privilégiez les grandes allées et réservez dès que vous le pouvez !

​Les meilleurs emplacements partiront très vite !

Pour organiser un salon, l'élément le plus agréable à mes yeux, c'est l'aménagement du stand et sa décoration. 

Certains salons vous fournissent des stands "standard", tous identiques, donc vous n'aurez pas à réfléchir, mais les plus grands salons vous proposent toute une panoplie de prestataires différents : mobilier, appareils électriques ou électroniques, plantes. Vous n'aurez plus qu'à choisir sur catalogue.

Plutôt chaises hautes ou fauteuils cocooning autour d'une petite table ? Un canapé ou deux ? Quel type de comptoir ou de porte-brochures ? Un appareil à barbe à papa ou pop-corn ? Allez-vous égayer votre stand avec des fleurs fraîches et des plantes ? 

Avec un peu de goût et de méthode, vous pourrez faire un très joli décor aux couleurs et valeurs de votre entreprise pour un montant raisonnable.

Astuce : une décoration simple, jolie, efficace et pas chère, ce sont les bonbons dans des vases transparents ! Succès garanti ! Pensez également à vos stylos publicitaires à disposer dans de jolis pots.

Pensez à proposer un stand moderne et innovant : jeux concours sur écran tactile, immersion virtuelle 3D, interaction avec les réseaux sociaux en "live", etc...

Bien entendu, n'oubliez pas d'intégrer la location du poste "électricité" sans lequel rien ne fonctionnera sur votre stand (fournie en fonction des Kw/H dont vous aurez besoin).

Vous aurez à brancher :

• 1 ou plusieurs PC,
• vidéo-projecteur,
• téléviseur,
• autres éclairages divers,
• cafetière,
• réfrigérateur, etc... ​

De la même façon, Vous aurez aussi peut-être besoin d'eau.

Assurez-vous dès le premier jour de savoir où trouver la personne responsable du service technique sur place. Vous n'êtes pas à l'abri d'un problème électrique par exemple. Un stand sans lumière n'attirera jamais personne.

Dans le mobilier, vous pouvez faire faire des éléments sur mesure, comme des comptoirs aux couleurs et logo de votre entreprise.

Ce sera un élément en moins à louer pour les prochaines fois et vous le rentabiliserez très vite car ce type de petits comptoirs peut être utilisé pour toutes vos opérations, y compris en interne entreprise.

Il existe également des sociétés spécialisées qui fabriquent des stands dits "parapluie" sur mesure : l'impression de votre logo et de quelques phrases clés se fait sur un support PVC ou tissu, monté sur une structure pliable, le tout sur une surface pouvant aller jusqu'à 9m2 environ.

Pratique, vous l'emmenez et le réutilisez partout en un tour de main !

Dans les supports de communication, n'oubliez pas les brochures, les affichages, les plaquettes, enquêtes, les fiches contacts à remplir que vous laisserez à disposition sur des porte-brochures (que vous aurez loué ou acheté). Prévoyez également leur diffusion sur un écran pour attirer l'attention des passants. Ils s'arrêteront...
​
A l'ère du numérique, ces supports sont à des prix tout à fait accessibles.

Vous aurez bien entendu défini en amont (lors de la préparation) l'organisation présentielle pour l'animation :

• Qui vient ? Personnel interne ? Hôtes ou hôtesses d'accueil recrutées spécifiquement ?
• Combien de temps ?
• Qui fait quoi ?
• Prévoit-on une animation en conférence ?

​
Tenue de travail impeccable !
Vous allez accueillir des prospects et des clients. Prévoyez une tenue irréprochable, voire identique pour chacun, et surtout, représentez votre entreprise avec un discours bien rôdé par tous les animateurs.

Propreté du stand
Assurez-vous de l'alimentation en documentation dans les supports de présentation et évitez absolument l'effet "bazar".

De nombreux visiteurs, ou peut-être certains des animateurs très occupés, vont chercher dans les présentoirs, prendre, laisser, jeter, etc... Ne laissez pas une impression de stand (excusez-moi du terme à l'avance) "foutoir" !

Bougez !
La présence de l'équipe sur le stand permet l'animation mais pas seulement.
Il faudra en profiter pour aller visiter la concurrence, voir ce qui se fait ailleurs, ce qui se dit dans les conférences, etc.. 

Penser à apporter ces petites choses qui vous assureront de ne pas perdre votre bonne humeur le jour "J" : 

• Une ou deux poubelles pour votre stand que vous vous chargerez de vider régulièrement dans celles du salon. Elles ne sont pas toujours à proximité.
• Des stylos, crayons à papier, blocs notes, papier, agrafeuse, trombones, chemises de classement.
• Votre appareil photo ou en tout cas, prévoyez de faire des photos pour l'après-salon.
• des packs d'eau, le café, le thé (pour vous, mais aussi si vous invitez du monde sur votre stand).
• Votre plus beau sourire !

A la fin d'un salon, le travail n'est pas fini.

Le débriefing vous permettra d'analyser la cohérence entre les objectifs définis avant le salon et les résultats obtenus. Ainsi, vous saurez très vite si vous souhaitez ré-éditer l'expérience l'année d'après, et si oui, ce que vous souhaitez corriger ou améliorer.

Vous aurez donc à analyser l'activité de votre stand. En général, sur les salons d'envergure, vous disposez d'un lecteur de badge (à louer) afin de scanner tous vos visiteurs.

​Les statistiques vous sont envoyées quelques jours après la fin du salon et c'est à vous d'en exploiter les données.

Une fois le travail "quantitatif" réalisé, il faudra s'atteler au qualitatif : intégrer tous les nouveaux prospects dans votre base de données commerciale (CRM), remercier les clients et les prospects par mail, envoyer les documentations spécifiques à ceux qui en ont fait la demande, etc.

Rien de tel pour continuer de frapper l'esprit des "nouveaux" que de les remercier, comme tous les autres, via les réseaux sociaux. Un message de remerciement Facebook ou sur LinkedIn, ou un Tweet indiquant le nombre de visiteurs et un merci, par exemple.

L'après-salon est une affaire de commerciaux.

La préparation d'un salon est fastidieuse, il faut être pointilleux, penser à tout en termes financier et organisationnel, mais c'est un vrai plaisir que de voir qu'il est réussi ! 

Bien anticipé, il sera un moment de travail intense mais avec une relation de terrain beaucoup plus humaine que derrière votre bureau !

​Secrétariat Excellence peut vous aider à préparer l'avant et le pendant, voire assurer une présence pendant la durée du salon.

Alors ? Et vous ? Avez-vous déjà organisé ce type d'événement ? Ou pensez-vous sérieusement à y participer  ? Répondez-moi en commentaires ou cliquez simplement ici :

Vous êtes indépendant ou chef de TPE/PME et/ou vous avez bien souvent du mal à vous organiser ?

Tout est nouveau, ou complexe, ou vous n'avez pas suffisamment de temps pour tout absorber ?

L'organisation est l'assise de votre entreprise et si vous n'y prêtez qu'une attention distraite, c'est toute la structure qui risque de s'effondrer.

Alors par quoi commencer pour sortir la tête de l'eau ? Comment organiser son entreprise facilement ?
​
Voici 5 pistes qui devraient pouvoir vous aider à respirer un peu.

Il faut en passer par là en effet. La modélisation du schéma interne de votre entreprise, c'est la construction ou la consolidation de vos fondations et des murs déjà existants.

Comment ? 

Il faut simplement décrire (écrire) les modes de fonctionnement de votre entreprise, les postes qui la composent : qui fait quoi et comment ?
​
Par quoi commencer ?

Il arrive parfois que des process existants sont tout simplement ancrés dans la tête de certaines personnes, le plus souvent le dirigeant, mais que personne d'autre ne les connaît. Ici, le bouche-à-oreilles ne suffit pas.

Un exemple concret qu'il m'a été récemment donné de vivre est la gestion des interventions de S.A.V.

En tant qu'assistante indépendante, j'aide un de mes clients à planifier les rendez-vous de son équipe à domicile pour des interventions de dépannage ou fin d'installation de mobilier.

Lui-même sous-traitant pour d'autres enseignes, il doit se plier à leurs propres procédures, et pas une seule n'est identique !

Le client X veut que les SAV soit organisés dans les 48 h, l'autre dans les 15 jours, le client Y exige des photos, l'autre pas, ou encore, la facturation est à elle seule un véritable casse-tête chinois (déplacement, si oui, de combien de kilomètres ? Et la durée d'intervention, à partir de quel minute ?).
 
La complexité vient souvent du fait que si les choses ne sont pas écrites :

• Une personne qui vous remplace au pied levé ne saura rien faire correctement
• On a tendance à "oublier" les règles et au moins quand c'est écrit, on applique ou on réajuste.
• On perd très vite patience, car sans savoir on ne fait rien de bien et personnellement, je déteste !

J'ai donc rédigé une procédure de gestion des SAV qui est maintenant partagée et disponible pour tous, y compris les techniciens.

Autres exemples de supports à rédiger 

Les fiches de postes : lorsque vous atteignez un certain effectif, il est important d'avoir ces documents sous la main, déjà, pour recruter, ensuite pour que chacun puisse savoir officiellement ce qu'il doit faire et où il se place dans l'entreprise.

Par déduction, l'organigramme découle naturellement de ces postes que vous avez créés au fil du temps. Affiché sur votre panneau d'information, il permet à chacun de connaître ses collègues ou l'équipe dirigeante parfois un peu trop absente du terrain.

Comment organiser son entreprise ? Vous l'aurez compris : écrire sur le papier les modes de fonctionnement en rédigeant les procédures,  en affichant clairement les hommes et les femmes qui composent sa structure, etc... C'est déjà une méthode pour soulager votre esprit.

La mise en place d'une procédure vous impose d'en mesurer les effets.

La création d'une procédure doit en effet permettre à chacun de connaître les méthodologies à appliquer, mais pas seulement. On peut aussi en rédiger lorsqu'il y a dérive, omission ou erreur sur un processus particulier.

La procédure concernée permettra alors de mettre en place une méthodologie de vérification de son application et devra vous aider à atteindre les objectifs que vous aurez fixés.

Pour cela, le suivi d'indicateurs sera nécessaire et je fais partie de ceux qui pensent qu'il est indispensable à la bonne marche d'une entreprise.

Se mesurer permet également de se donner des challenges sans lesquels on ne peut pas avancer.

Comment organiser son entreprise avec le suivi d'indicateurs ? Si vous voulez aller plus loin, cliquez vite ici.
​
ou lisez les 3 articles de blog dédiés à ce sujet :

Un des indicateurs pertinents de votre organisation, c'est l'évaluation de la satisfaction de vos clients.

Souvent ignorée, elle est pourtant simple à mettre en place et très vite parlante.

En 4 ou 5 questions à noter, vous aurez un retour immédiatement descriptif du contentement ou non de vos clients.

Cela vous permet de détecter assez rapidement vos forces mais surtout, vos faiblesses, et ainsi vous pourrez chercher les solutions qui vous aideront à les combattre.
​
Des formulaires faciles à lancer existent sous Google Forms et les réponses sont automatiquement transformées en graphiques.

Une exploitation poussée grâce à une case de commentaires libres (que vous aurez pris la peine de laisser à votre client) sera encore plus précieuse.

Là encore, c'est un process que je suis à la demande d'un client. 

Comment organiser son entreprise ?
En évaluant la satisfaction de vos clients, en réajustant les paliers défaillants, donc peut-être, en réajustant vos process.

​Et là, il vous faudra peut-être corriger certaines de vos procédures.

C'est une page de tout un chacun qui s'ouvre avec des grincements de dents !

Le classement était dans le temps un chapitre entier de mes études d'assistante !
Cela peut sembler rébarbatif mais il est pourtant indispensable, que vous classiez du papier ou des fichiers numériques.

Il est une règle d'or pour ne pas vous noyer : faire le classement en temps réel si possible, ou une fois par semaine afin d'éviter angoisse, colère ou dépit lorsque vous recherchez un document.

Ensuite, il y a la question du numérique... Ah, le numérique, le digital, tout ce qui commence par C:/... ou http://...

Soyez là aussi très vigilant sur la façon dont vous classez vos documents dans votre ordinateur ou sur le cloud.

Le "tout numérique", c'est bien gentil, mais il ne vous empêche pas de savoir où vous pouvez trouver les éléments indispensables :
​

• Déclaration chiffre d'affaires ==> Compte URSSAF
• Déclaration CFE, impôts ==> Compte impôts.gouv.
• Factures ==> logiciel comptable et/ou classeur "papier" si vous préférez les avoir sous le nez.
• Bilans, rapports, procédures, indicateurs...., donnez un nom CLAIR à vos dossiers ou fichiers. 

Organisez vos dossiers, qu'ils soient numériques ou papier, en les classant par année, puis par thème : compta, RH, qualité, indicateurs, etc...

N'hésitez pas à archiver les éléments dont vous ne vous servez plus.
​
Quand vous aurez besoin de rechercher un document, ce sera beaucoup plus intuitif.

Et vous ?

Comment vous en sortez-vous ?

​Avez-vous souvent mis plus de 10 mn à trouver un fichier ou un dossier ?

Et pensez-vous qu'une professionnelle de l'organisation pourrait vous être utile ?

Le métier d'assistante administrative permet d'appréhender tous ces détails qui n'en sont vraiment pas, vous l'aurez compris.

La dimension "organisation" fait partie intégrante de la formation administrative et de la profession d'assistante. Elle est parfois même innée.
​
N'hésitez pas à répondre à mes questions en me laissant vos avis en commentaires !
​A bientôt !

Je vais vous la faire simple, car ce qui suit est du pur bon sens.

Pour partir sur de bonnes bases et mener un projet à bien, il faut se mettre dans la tête qu'on va porter le monde sur ses épaules !

Une fois que tout sera décidé, il faudra donc posséder quelques qualités : 

• Organisation et rigueur pour la gestion de planning
• Savoir déléguer, pour ne pas s'éparpiller à tout vouloir faire soi-même
• Savoir anticiper les problèmes pour mieux les résoudre s'ils se présentent à vous 
• Bien gérer la communication pour comprendre le client, pour informer de l'événement auprès du public cible, pour échanger avec les partenaires, l'équipe, les prestataires.
• Trouver les prestataires et analyser leurs compétences et leurs prix.
• Savoir faire le grand-écart, un salto, une triple boucle piquée ! Bref, être d'une flexibilité et d'une adaptabilité à toute épreuve !

Bien entendu, le relationnel et l'orientation "client" seront incontournables, car il faut savoir se rendre "caméléon" pour imaginer le projet d'un client, se mettre dans ses chaussures, dans son costume, dans ses talons de 15 cm ou ses ballerines...

​S'identifier à son client permet de trouver la juste mesure de votre créativité de façon unique.

Connaître l'environnement 
Selon la dimension de l'événement, il faudra analyser les habitudes des partenaires, des intervenants, des clients, analyser les concurrents, étudier le site prévu, etc... Un événement sportif ne s'organise pas comme un anniversaire d'entreprise... 

Maîtriser le budget
C'est la clé... On peut faire de très belles réalisations avec moins de confort financier et à l'inverse, rater complètement un événement où votre budget était exponentiel.

L'idée, c'est de rester vigilant sur les tarifs des prestataires (rapport qualité/prix) et savoir très précisément là où le client veut mettre l'accent : la décoration d'un stand ? Le prix des récompenses ? La restauration ? La salle de présentation ?

Ensuite, il faut un zeste de clairvoyance, une pincée de créativité, un soupçon de flexibilité et un grand bol de zénitude !

Le budget est évidemment incontournable, mais c'est ce qui rend la chose intéressante : l'imagination peut parfois devenir débordante pour rester dans les clous, et c'est là que le projet peut devenir magique... ou se révéler un échec. 

Analyser et suivre son budget permet de réajuster en temps réel ce qui ne va pas ou ce qui peut être amélioré. Les axes d'amélioration préconisés au client permettent ensuite de revoir sa copie et d'avancer.

Résolution de problèmes
Evidemment, il est nécessaire de rester attentif aux moindres bémols, aux hésitations, aux détails qui, s'ils ne sont pas traités immédiatement, deviendront par la suite de véritables contraintes, voire des catastrophes. 

L'analyse, toujours et encore, l'anticipation des problèmes, pour ne pas être surpris si jamais ils pointent le bout de leur nez, les risques encourus : "si je ne fais pas cela, que va-t-il se passer ?" et  "Si je ne peux pas l'éviter, comment réagir ?". 

Les solutions sont toujours là lorsqu'on anticipe les problèmes, même si cela ne semble pas si évident. 

Gestion de planning
Le temps, toujours lui....

L'optimisation d'un déroulé d’événement dépend du type de projet.

Toutefois, la gestion d'agendas, la mise en place d'un rétro-planning, la gestion d'équipe et le partage des informations, seront incontournables.

Dans ce domaine de la gestion de temps, il est important de ne pas laisser d'espace à l'improvisation afin de rendre un événement parfait.

S'y prendre à l'avance vous laisse une marge de manœuvre supplémentaire pour cela.
S'y prendre au dernier moment, c'est possible, mais c'est un challenge dangereux pour un enjeu souvent primordial.  

A l'impossible, nul n'est tenu...

Un "plus" pour le client, c'est la présence de l'organisateur le ou les jours J, si possible. Tous les petits tracas, les dysfonctionnements, les interrogations, les besoins, etc... devront être pris en charge par l'organisateur, et... c'est nous ! 

Prendre son temps oui, mais pas trop non plus. Une fois le train lancé, il faut l'arrêter à toutes les gares : "communication", "budget", "marketing"...

On peut utiliser de nombreux outils collaboratifs en ligne, pour la planification (TRELLO), pour échanger (SLACK), pour les plannings si vous les partagez (GANTT Project), etc...

Une fois l'événement passé, il est une coutume que j'adore : le terminus "pot de clôture" ! 

Une fois chacun rentré chez soi il faudra encore éplucher les stats et en faire le bilan, mais généralement, à moins d'une catastrophe, tout se passe bien et chacun vous le dira : usant, mais riche d'échanges et de convivialité (quel que soit l'événement d'ailleurs).

Vous l'aurez compris, la gestion de projet événementiel ne s'improvise pas mais c'est à chaque fois un challenge passionnant.

Alors restons confiant à l'approche d'une prochaine animation et haut les cœurs !

La gestion d'agenda nécessite tout d'abord de bien connaître la personne pour laquelle on va organiser les rendez-vous. Si c'est pour vous-même, tant mieux !

Lorsque l'on découvre l'agenda d'un nouveau boss, ou d'un nouveau client, la première des choses à faire est d'observer la routine quotidienne :

• heure et/ou jour des rendez-vous récurrents,
• heure de début et fin de journée,
• heure des repas, périodes réservées à la famille, le sport, le kiné, etc...  

Créer une routine permet de bloquer des périodes spécifiques et régulières pour un travail spécifique et régulier, lui aussi.

C'est une façon de visualiser facilement ce qui va être fait et quand.

D'autre part, ce sont des moments qui peuvent être bougés plus aisément puisque réguliers et bien connus. 

Une astuce simple pour découvrir le mode de fonctionnement d'une personne, c'est de feuilleter son agenda 2 ou 3 mois en arrière. 

Il est nécessaire de poser les bonnes questions :

• habitudes à ne pas changer,
• habitudes ancrées mais dont on se fiche un peu,
• habitudes qui, au contraire, doivent être ajoutées
• etc..
  

En revanche, si on commence à supprimer 1, puis 2 ou 3 fois le même type de rendez-vous, il semble nécessaire de le supprimer définitivement ou d'en revoir la récurrence, peut-être mal adaptée.

Pour créer la meilleure "routine", il faut se transformer en Inspecteur Columbo !

Lorsqu'on fait de la gestion d'agenda, on se transforme de façon involontaire en détective privé.

La filature, ça nous connaît ! En tout bien tout honneur évidemment et dans le seul but d'aménager un agenda parfait !
​

• Qui sont les rendez-vous réguliers ?
• Quand ont-ils lieu ?
• Connaître les différentes applications utilisées par la personne dont vous allez gérer l'agenda préfère ?
• Quels sont les process qui ressortent le plus ?
• Quelles sont les tâches spécifiques à programmer, celles au contraire qui sont à déprogrammer ?

Toutes les informations obtenues ainsi en épluchant et questionnant permettent de créer la routine quotidienne.

Grouper les réunions et les appels téléphoniques sur une matinée :
Si les réunions ont lieu à l'extérieur, les regrouper sur une ou deux journées, toujours les mêmes : tous les mardis et jeudis, par exemple.

Vous procéderez de la même façon pour les appels importants et bloquerez 2 ou 3 créneaux par semaine.
​
Concernant les réunions et leur organisation, je vous invite à lire ou relire mon article à ce sujet : "Organiser une réunion : 3 astuces pour la rendre courte et productive".

Gestion des mails 
Même si quelqu'un (vous peut-être) se charge de trier la plus grosse partie de la messagerie électronique, certains mails ne peuvent être traités que par une seule personne, la plupart du temps, le boss ou le client. C'est un travail extrêmement chronophage à programmer d'urgence !

Dans ce cas, on peut, par exemple, organiser l'agenda de façon à bloquer une heure le matin pour démarrer la journée de travail, et une heure avant de quitter le bureau uniquement pour traiter les mails nécessitant une réponse ou une action particulière.
​
On peut également créer des sous-dossiers : "en attente de réponse", "suite à donner", "à faire", "en cours", etc...

A lire aussi : "3 façons de gagner du temps en gérant sa boite mails".

Votre agenda est une mine d'informations.

Pour une bonne gestion d'agenda par autrui, il faudra tout d'abord autoriser un accès partagé, donner les droits en modification, laisser la place à une forme d'intrusion dans votre vie.

Vous êtes obligé de "FAIRE CONFIANCE" pour que cela fonctionne. 

Tout le monde sait remplir un agenda mais la gestion du temps en fonction des événements est un métier, voire un art !

​Rappelez-vous : auparavant on parlait "d'emploi du temps".

Savoir "employer son temps" (le temps n'étant rien d'autre que la réalité qui change à chaque instant) est un atout majeur pour votre activité et votre vie au quotidien.

Laissez donc cette gestion aux professionnels (dont Secrétariat Excellence fait partie) et regagnez le temps dont vous avez besoin pour votre métier, votre activité propre, votre développement commercial, ou tout simplement, pour votre repos !