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​D’une manière générale, les outils bureautiques servent à améliorer la productivité, mettre en valeur des documents, présenter efficacement des documents de communication comme des bilans, des projets, des rapports, des CV.

De la Suite Office à d’autres applications collaboratives en ligne, les nombreuses solutions présentes sur le marché incitent néanmoins à réfléchir pour une utilisation la plus parfaite possible.

L'état est supposé mobiliser une enveloppe de 400 M€ pour financer un dispositif de numérisation des TPE/PME/ETI d'ici fin 2022. L'histoire ne dit pas si le délai sera maintenu avec la crise financière liée au COVID. Toutefois, le pari de la numérisation est fondamental pour les entreprises et les sociétés françaises sont toujours à la traîne dans ce domaine. Quels sont ces enjeux pour les entrepreneurs d'une telle "modernisation" ?

Il y a près d'un an, j'ai publié un article énumérant les avantages de faire appel à une secrétaire à distance.

Je me suis demandé pourquoi les très petites entreprises, souvent débordées par l'administratif, voire les PME sans assistance particulière, ne choisissaient pas cette solution pour garder la main sur leur activité propre.

Les chiffres étaient déjà éloquents sur le nombre de jours d'arrêt maladie en moins pour un télétravailleur par rapport à un poste sur site : 5.5 jours. Je parlais de rhume, d'entorse, de sciatique.

Que devrions-nous dire aujourd'hui ?

Désormais, il faut aller encore plus loin : il est question de garder tout le monde à la maison pour éviter d’aggraver une pandémie déjà bien agressive. 

Le présentéisme n'est plus d'actualité. Il faut se protéger. Tous.

C'est vrai que "malade au bureau", on fait ce qu'on peut, mais on est contagieux, et là, c'est pas de la rigolade ce virus.

Oui, oui, c'est une grippe. OK, mais une très vilaine. De celles qui aimeraient bien nous décimer par paquets de 100 à la fois !

Alors bien sûr que le travail à distance devient la solution de notre économie, quand on peut.

Certaines entreprises, souvent de grosses entreprises, sont déjà organisées ou technologiquement prêtes pour le travail à distance.

Et c'est là que je vous propose, si cela peut vous aider en ces temps compliqués, quelques outils numériques de travail à distance. J'en utilise certains tous les jours.

1 EVERNOTE : application de prise de notes incontournables, d'enregistrement de pages web, listes de tâches... Gratuit en privé, en collaboratif, 13.99 € / mois.

2 TRELLO : pour suivre les projets en solo ou en équipe, très intuitif et gratuit jusqu'à 10 MO.

3 ASANA : comme TRELLO, application qui permet de suivre les projets, certains diront qu'elle est plus efficace que TRELLO pour les équipes.

4 PODIO : je dirais que c'est plus un outil de travail collaboratif pour les grandes entreprises tellement il est complet et remarquable. 

5 SKYPE : je ne vous le présente plus... Pour tous les appels téléphoniques avec la vidéo en plus.

6 GOOGLE DRIVE ou DROP BOX : vous permettent de partager, échanger, limiter les accès ou les étendre à tous vos fichiers, dossiers, vidéos. Un compte utilisateur et un mot de passe suffisent pour vous connecter de partout, et de n'importe quel support, PC ou téléphone mobile. A noter : Google Drive est gratuit jusqu'à 15 GO de stockage, DROP BOX, 2 GO

7 SLACK : messagerie instantanée gratuite pour des équipes de petite taille, idéale pour un travail collaboratif. Version pro à partir de 6.25 € par mois et par utilisateur.

8 TeamViewer : application de prise en main à distance de n'importe quel PC sur lequel vous l'avez installé au préalable (avec l'accord du propriétaire évidemment). Vous pouvez ensuite vous connecter à distance depuis le vôtre (avec n° IP). Gratuit en usage privé et version pro à 579 € pour 50 utilisateurs).

9 Adbackup : centre d'hébergement, sauvegarde et de restauration des dossiers et fichiers numériques. Ultra sécurisé, et qui plus est, sur le sol français, il coûte 25 € / Mois.

10 Atolia : plateforme de travail collaboratif qui propose 3 mois d'utilisation gratuite de leur offre standard en raison du coronavirus. Création de groupes de travail, messagerie instantanée, agendas partagés en illimités, visioconférence jusqu'à 10 personnes, etc...

Evidemment, certains opportunistes malhonnêtes sont déjà à l'affût de PC à violer.

Aussi, à moins que votre employeur ne vous propose un système VPN de connexion à distance au réseau interne ultra-sécurisé, prenez impérativement des mesures de protection simples pour vous protéger un maximum des hackers.

• Ne vous connectez pas à des sites internet douteux.
  
• N'ouvrez pas des mails avec des adresses inconnues ou farfelues.
• Ne cliquez sur aucun lien dont vous doutez.
• Mettez à jour les applications et logiciels de votre PC dès que votre système le demande.
• Et surtout, assurez-vous d'installer un bon antivirus (oui, malheureusement, on nage en plein dedans !) : McAfee, AVAST, Kaspersky, etc... Leurs versions gratuites sont très efficaces, mais cela vaut le coup d'investir.

Et si je pouvais vous être utile, vous aider également pendant cette période où tout est à réorganiser ? N'hésitez pas.

Bon courage à tous !

Il s'agit d'une plateforme gratuite de messagerie appartenant à Facebook, où vous pouvez partager des messages texte, audio ou vidéo, votre localisation, des documents ou des images.

L'application est téléchargeable sur votre téléphone portable préféré !

Vous pouvez créer des groupes de travail, d'amis, de famille, etc.

Comme je travaille à distance, j'utilise également la version internet pour PC : WHAT'S APP WEB*.

*Attention toutefois : l'application web ne se mettra en route que si votre téléphone est connecté, et tout devient alors tellement plus pratique !
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Je m'en sers notamment pour télécharger des photos que je dois classer sur Drive. Autant vous dire que c'est d'un confort optimal !

Il s'agit également d'une plateforme de messagerie totalement gratuite dont la particularité est d'être une fondation à but non lucratif, donc financée par des subventions et des dons.

Depuis février 2018, c'est un des co-fondateurs de What's App, Brian Acton, qui a annoncé la création de la Fondation Signal avec Moxie Marlinspike.

Elle s'utilise donc de la même manière que les autres plateformes de messagerie sur téléphone et on peut la télécharger pour travailler sur ordinateur Apple, Windows ou même Linux.

De nombreuses fonctionnalités pratiques sont intégrées et tout est adaptable sur Androïd ou iPhone.

Transformer une photo en PDF, c'est bien sûr possible et j'utilise JPG2PDF.
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Il vous suffit de télécharger sur votre PC les photos concernées, de les améliorer si besoin avec votre application photo, et de les glisser-déposer à l'endroit prévu sur JPEG TO PDF.

​Si vous avez un document de plusieurs pages, qui a été photographié page à page, vous pouvez le réunir sur un seul PDF en cliquant alors sur "combiné". Hop, le tour est joué !

C'est un outil dont je me sers pour mettre en PDF des documents "officiels" photographiés par des intervenants de terrain, que je dois ensuite envoyer aux clients.

Mais ce n'est pas tout !

Vous pouvez sélectionner vers quelle extension vous souhaitez transformer votre fichier :
PDF vers DOC, DOCX, JPG, Text, PNG, ou XPS to PDF, PDF Compressor, Any (tout) vers PDF...

Si vous téléchargez un document format HTML dans vos "downloads", il vous suffira de l'enregistrer sous PDF, puis de le "glisser" sur l'application après avoir préalablement choisi l'onglet "PDF vers DOC", et hop ! Vous pourrez le modifier à votre guise !

Je vous rassure, je ne "bidouille" pas des documents officiels !

​Mais c'est très utile par exemple pour ajouter une signature électronique avec le cachet, ou ajouter des dates de livraison, pour finaliser un bon de commande à distance avec votre client, par exemple !

Il existe quelques autres sites identiques, mais je suis restée sur celui-ci, pratique, sans pub dévorante, et gratuit.

Il s'agit d'un outil de recherche d'adresses mail qui peut aider dans le cadre de la prospection.

Il vous suffit de saisir le nom de domaine de la société visée, puis, si vous l'avez, le nom d'une personne en particulier.

Hunter vous cherchera alors les adresses mails les plus plausibles avec les sources d'origine. Ce n'est toutefois pas toujours efficace à 100 %.
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C'est une extension Google Chrome (en anglais) qui s'ouvre sous forme d'un nouvel onglet ("new tab"). 

Ce nouvel onglet s'ouvre alors avec une photo reposante en fond d'écran, la plupart du temps de magnifiques paysages, permettant l'inspiration.

A la première ouverture, il nous est demandé d'entrer notre prénom + entrée et par la suite, le message d'accueil sera ainsi personnalisé, avec une phrase inspirante.

Ensuite, chaque jour, on nous demande sur quoi nous allons rester "focus" pour la journée.

On peut également saisir des "to do lists" qui resteront affichées à l'écran, discrètement. Il n'y a qu'à cocher lorsque les tâches sont terminées.

Pour accéder à nos raccourcis Chrome habituels, il suffit de cliquer sur LINKS en haut à gauche. 

Dans la version payante, MOMENTUM peut être rattachée à d'autres applications, par exemple TODOIST, TRELLO.

J'aime ouvrir un nouvel onglet avec tous les matins une nouvelle photo, un mot à rentrer pour booster ma productivité !

Application bien sympathique qui vous permet de stocker les pages internet qui vous intéressent mais que vous n'avez pas le temps de lire immédiatement.
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Il suffit d'ouvrir Pocket plus tard, et de consulter votre "liste".

Le seul bémol à mettre à mon compte : je ne pense jamais à retourner voir cette liste...

Un autre exemple d'application pour organiser vos tâches de la journée, sur Microsoft, à télécharger depuis Microsoft Store. 

Vous pouvez être plusieurs à utiliser l'application, créer des listes de tâches pour la journée, et les trier en "important", "planifié", etc...

Il est possible d'importer les listes et tâches depuis Wunderlist.

Une alternative sympathique aux to-do-lists...

Voilà une application amusante créée par la société Brainswatt !

Calculer le coût d'une réunion !

Il vous suffit de faire glisser un curseur sur le nombre de personnes de la réunion, le salaire moyen de ces personnes, le temps prévu et hop ! Le décompte commence en euros !
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Si l'exactitude des chiffres est à démontrer, le côté psychologique est remarquable !

Voilà !

Nous avons fait le tour de quelques applications dans le domaine de la communication, du travail appliqué, de la détente....

Si elles sont bien utilisées, elles permettent vraiment de décharger notre cerveau et d'éviter une surchauffe en fin de journée ! 

Pour les personnes qui ont tendance à se disperser, elles invitent à rationaliser ses tâches, s'organiser, bref, travailler seul dans des conditions les plus optimales possibles.

Inutile d'en télécharger beaucoup, sauf si vous souhaitez les tester, car finalement, on ne se sert que de 2, 3 ou 4 d'entre elles.

Comme promis, voici la 9è application en bonus :  RescueTime (en anglais), extension Chrome possible.

Cette application traque le temps que vous passez sur votre PC (ou votre téléphone) et sur quels sites ou applications.

Je viens de l'installer et je trouve le tableau de bord déjà très intéressant ! 

Et vous ? Qu'utilisez-vous ? Comment et pourquoi ? Y a-t-il d'autres applications auxquelles vous êtes attachés ?

Transmettez-moi vos réponses en commentaires, je suis curieuse de découvrir vos propres idées en la matière ! 

Comment déléguer à une assistante administrative indépendante ? - Episode 4

Comment déléguer à une assistante administrative indépendante - Episode 3

Vous avez certainement pensé que votre site internet était une page incontournable de votre vie professionnelle, et vous avez raison !
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Mais si vous ne faites pas appel à une agence spécialisée, faute de moyens, de nombreux freelances peuvent vous aider à : 

1- Créer votre site internet (et il n'y a pas que Word Press dans la vie !)
2- Optimiser le référencement naturel 
3- Rechercher des mots clés
4- Installer des extensions 
5- Mettre en place d'une boutique de vente en ligne
6- Rédiger des pages de vente de produits
7- Créer des visuels pour vos médias sociaux

Ces tâches sont le métier des web designers ou infographistes professionnels qui travaillent eux aussi souvent en freelance.

Même si une assistante administrative peut vous accompagner dans ces activités pour débuter, je pense personnellement que dès qu'on le peut financièrement, il faut s'attacher les services de professionnels du domaine.

Les tâches qui suivent peuvent en revanche tout à fait être réalisées par des assistantes administratives indépendantes.

8- Publication de contenu sur le site web

Vous pouvez déléguer la publication de vos contenus, déjà rédigés ou pas, sur votre site.

Dans différents domaines, cela peut grandement vous enlever une épine du pied, voire ajouter des minutes précieuses dans votre agenda !

Ex. : la liste des postes à pourvoir, les dernières photos de votre nouveau produit, la mise à jour de vos tarifs, etc...

9- Modération des commentaires de blog

Même si c'est à vous d'apporter des réponses de fond, cela va de soi, un contrôle des commentaires et la modération en tant que telle peuvent être assurés par un autre collaborateur dédié.

10- Rédaction d'articles de blog

Vous le savez déjà, c'est une tâche extrêmement fastidieuse qui demande du temps, beaucoup de temps, et un savoir-faire qui ne s'improvise pas...

11- Publication de visuels et de photos sur le site 

Ce n'est pas compliqué mais trop long et vous allez très vite y perdre votre liberté d'entrepreneur ou de chef d'entreprise.

Laisser quelqu'un s'en occuper pour vous, c'est autant de temps gagné à travailler sur votre activité propre.

12- Uniformisation de votre identité visuelle sur toutes vos pages 

Un œil averti vérifiera que vos logos, vos couleurs, votre "style", bref votre " personal branding" est bien utilisé sur vos documents et sur chacune des pages de votre site.

L’œil "extérieur" est parfois plus sensible à ce qui vous paraît correct, à vous. Noyé dans votre propre travail de création, vous ne remarquez plus les petites anomalies.

13- Mise en forme d'e-book 

Travail long et fastidieux qui demande la maîtrise non seulement de la rédaction, mais aussi des outils de traitement de textes, de la mise en page, ou de la dactylo, tout simplement.

Vous tapez peut-être vite sur votre clavier avec deux doigts, je vais tout aussi vite, voire plus, avec les 10 !

14- Conception créative de documents 
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Elle consiste à préparer des documents maîtres qui peuvent ensuite être transmis à un imprimeur comme des brochures, ou mis en ligne comme des questionnaires, créés pour une occasion ponctuelle et spéciale (diplômes), etc...

Et voilà ! Nous sommes arrivés au bout de l'épisode 3 de la délégation de tâches !

Chacune d'elles relève des capacités de créativité et de rédaction, adaptées au blogging et/ou à l'environnement marketing des clients. 

Ce n'est pas tant la difficulté de ces tâches qui importe mais plutôt leur côté chronophage, c'est pourquoi la délégation à ce niveau vous permet de souffler et de vous raccrocher enfin plus sereinement sur ce que vous maîtrisez réellement.

Vous savez ce qui vous reste à faire... 

Pour profiter de notre offre promotionnelle à ce sujet, cliquez ci-dessous et nous pourrons nous reparler très rapidement sur les activités que vous pourriez déléguer. 

Il reste un épisode pour finir cette série d'articles.

Nous y parlerons des médias sociaux, de la saisie de données, et de la gestion d'événement. 

Si vous avez raté le début, par ici le replay !
Déléguer - Episode 1 : tâches administratives  
Déléguer - Episode 2 : RH et comptabilité