C'est le cœur de métier d'une secrétaire ou assistante, a fortiori lorsqu'elle travaille à distance. Comment avoir confiance et le pouvez-vous ? Oui !!!

L’étymologie de "discrétion" vient de "discerner", et c'est exactement ce à quoi une assistante est habituée : discerner ce qui doit être dit de ce qui ne doit surtout jamais l'être.

La discrétion est dans le top 4 des qualités demandées à une secrétaire/assistante.

Savoir mettre certaines choses en lumière, ou se retirer discrètement dans l'ombre.

D'autres vous parleront du sens du mot "SECRETAIRE" dans lequel vous en trouvez deux autres : SECRET et TAIRE. Tout est dit...

A certains niveaux de responsabilités, une assistante de direction est en contact avec des personnalités "business", des dossiers sulfureux en interne, des chiffres secrets, ou la toute dernière innovation de la boîte.

Inutile de vous dire que se taire, pour nous, c'est une obligation professionnelle mais souvent une seconde nature.

Nous travaillons en plein cœur du secret professionnel, du devoir de confidentialité et celui de la discrétion.

Le secret professionnel est même extrêmement important dans les métiers de la santé, encadré par l'article 458 du Code Pénal, mais aussi par les différents codes de déontologie. Violer le secret professionnel, c'est s'exposer à des sanctions pénales, disciplinaires, voire à devoir verser des dommages et intérêts.

Le devoir de discrétion n'est pas inscrit dans le Code Pénal. Il relève du simple bon sens : ne pas laisser entendre des conversations téléphoniques, par exemple.

La confidentialité professionnelle oscillera entre ces deux dimensions et pour s'y adapter sereinement, certaines habitudes sont très simples à mettre en place.

Les secrétaires et assistantes, pivots d'une organisation, voient, entendent, sont dépositaires de l'information et la font circuler. La discrétion à tous les niveaux est donc impérative.

Pour assurer une confidentialité et secret professionnel, quelques règles simples s'imposent (et c'est valable pour vous tous qui lisez cet article), que l'on travaille au bureau ou à domicile.
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• Sécuriser les fichiers informatiques par un ou plusieurs mots de passe.

• Séparer clairement les dossiers clients des dossiers personnels, qu'ils soient "papier" ou numériques.

• ​Ranger tous les documents clients dès qu'on ne les utilise plus. Rien ne "traîne" sur le bureau. Idem sur le PC : fermer l'écran dès qu'on quitte le bureau. Programmer une veille automatique de l'écran au bout de 2 mn.

• S'interdire les conversations téléphoniques professionnelles en public.

Pour des travaux hyper-sensibles, ou si le client se sent plus rassuré, il est tout à fait possible de rédiger un accord de confidentialité.

On trouvera dans ce document la nature de l'accord, l'objet, la durée (car une obligation ne peut pas être perpétuelle), les différentes parties concernées, etc.

Dans mes conditions générales de vente, je m'engage clairement sur cet aspect confidentiel.

Si cela vous intéresse, vous pouvez télécharger des exemples ici : 

Un modèle peut se créer automatiquement ici.
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Modèle de clause de discrétion ​

Tout cela pour dire que le métier d'assistante de direction est indissociable du principe de confidentialité et secret professionnel, que l'on soit sur site ou travailleur à domicile.

Certaines d'entre nous (notamment dans le milieu médical par exemple) sont même exposées à des sanctions pénales en cas de manquement à ces règles.

Nous sommes attentives à vos données, à vos secrets, à vos propres clients.

Dans notre métier, une "bonne" assistante est une assistante discrète, qui sait ce qu'elle doit faire des informations qu'on lui donne.

Un ancien collègue avait l'habitude de parler de moi en disant : "Laurence, c'est une tombe ! Elle ne dira jamais rien". 

Dormez donc sur vos deux oreilles si vous travaillez avec une assistante indépendante.
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Quant à Secrétariat Excellence, je vous garantis sa grande capacité à garder tous vos secrets bien gardés...