Collaborer, valoriser et pousser vers l'action

La collaboration des équipes au quotidien, que ce soit au travail ou entre fournisseurs et clients, est la base de tout pour atteindre de meilleurs résultats. D’ailleurs, vous avez sans doute entendu parler des pratiques collaboratives positives. Invariablement, on évoque « la mutualisation des missions », « le travail en commun », le fait d’être « porteur de valeurs professionnelles communes pour que l’entreprise progresse », etc.
 
Pourtant, collaborer est beaucoup moins facile qu’il n’y parait.
 
J’ai constaté que pour atteindre l’intelligence collective souhaitée, le style de management a toute son importance.

Collaborer efficacement dans notre société « moderne » dépend de plusieurs facteurs :
 

• Le poids de la hiérarchie et le fonctionnement néandertalien de certaines structures qui entravent bon nombre de projets.
• Des nouvelles pratiques, notamment la transformation digitale et les outils numériques
• Le style de management qui doit fédérer et motiver des parties prenantes en quête de reconnaissance au travail.

 
Les relations humaines trouvent ici leur sens premier.
 
En effet, qu’on soit le responsable du courrier ou l’assistant du N°2, l’implication ne peut venir que d’une forte adhésion au groupe et à la culture d’entreprise. A mon sens, c’est primordial pour faire fonctionner une entreprise qui s’appuie sur de fortes et réelles valeurs professionnelles.
 
C’est dans la gestion de projets que l’on retrouve ce tissage de liens le plus souvent. Travailler en équipe permet des rapprochements transversaux, mélange différentes strates hiérarchiques, différents métiers, instaure une culture d’équipe indispensable à l’atteinte d’un ou plusieurs objectifs.
 
Les nouvelles pratiques managériales essayent d’en tirer tout le profit pour travailler en synergie, mais le sens de la collaboration n’est pas toujours compris par tous.
 
Créer du lien, c’est la base d’une collaboration efficace. Pourtant, l’épanouissement au travail, la créativité et la productivité passent le plus souvent au second plan.

« De l’audace, encore de l’audace, toujours de l’audace » !  Danton en a réclamé pour sauver la France, et c’est exactement ce qu’il faut pour avancer et pousser à l’action, quels que soient les motifs. Encore faut-il ne pas étouffer les idées dans l’œuf !
 
En effet, l’émergence des idées doit être rendue possible, provoquée, exploitée (dans le bon sens du terme). Un management collaboratif doit permettre à tous de partager ses idées sans crainte ni contrainte, puis de les mettre en pratique en toute liberté.
 
Bien entendu, le cadre du projet et les objectifs doivent être clairs. Ainsi, il m’est arrivé de prendre un projet à la légère parce qu’il me semblait très court, simple, classique. Il s’est avéré que la personne avec qui je travaillais était bien moins structurée que ce que j’avais imaginé.
 
Elle s’est éparpillée, m’envoyant des informations cruciales trop tard. Comme je n’avais pas posé de cadre précis dès le départ, le projet a duré deux fois plus longtemps que prévu, me faisant refaire deux fois le même travail, heureusement, sans dépasser les délais. Ce mode de fonctionnement aléatoire est à bannir.
 
Autre sujet : la considération pour chacun. J’ai vu bon nombre de personnes sur des groupes de travail qu’on aurait pu appeler les « travailleurs de l’ombre ». Pas de reconnaissance, pas de considération, un nom effacé sur la présentation d’une Assemblée Générale et remplacé par un autre, par exemple…
 
Ça coupe net l’envie de redonner des propositions d’amélioration aux autres ! Donc, pour enrichir toujours plus le débat, rien de tel que de continuer à reconnaitre les idées de chacun et favoriser la prise d’initiatives.
 
Pour cela, il faut être capable de changer les vieilles méthodes et s’approprier de nouvelles façons de faire. Stop aux traditions poussiéreuses et aux sanctions si une belle initiative échoue ! Les nouvelles organisations se sont modernisées, parfois trop vite et sans aucun apprentissage.
 
Faire progresser l’entreprise, mais pas seulement. Les collaborateurs aussi ont besoin de progresser pour atteindre un objectif, quel qu’il soit.
 
En effet, et c’est ce que j’ai constaté le plus souvent en entreprise, les qualités propres de chaque individu sont étouffées, parfois inconsciemment, parfois pas. Il faut se battre ou être « connu » pour obtenir une écoute attentive lorsqu’on veut être force de proposition.  

Autrefois, j’ai été assistante projets, voire chef de projet par intérim. Je m’appuyais sur mon travail de suivi d’indicateurs et d’amélioration des performances pour tirer le meilleur parti de toutes les expériences.
 
Mais voilà…
 
Malgré un bon leadership et des séances de brainstorming audacieuses, un barrage monumental se dressait devant chaque nouvelle proposition de changement. Les structures trop rigides imprègnent le collectif dans des méthodes archaïques difficiles à modifier. Les mille-feuilles hiérarchiques ralentissent la prise de décisions pour des actions lambda.
 
De plus, toute erreur était pointée du doigt, comme à l’école quand on nous collait une mauvaise note. Pourtant, pour éviter que les fautes ne se reproduisent, on doit les analyser, les comprendre. Des erreurs graves, parfois punissables, surviennent, mais dans l’ensemble, elles restent exceptionnelles. Quel que soit le niveau de gravité, on doit en tirer une expérience positive pour tous.
 
Dans ma fonction d’assistante administrative indépendante, j’ai trouvé cette possibilité de valoriser les idées de mes clients, ou d’apporter les miennes pour de meilleures performances. C'est très agréable de pouvoir perfectionner des méthodes de travail en place mais non structurées. Ou encore, de détecter les failles ou les points positifs non exploités. J’arrive sans encombre à proposer des actions d’amélioration dans un cadre bienveillant.
 
Bien travailler ensemble ne repose que sur une chose fondamentale : la confiance mutuelle.
​

C'est le cœur de métier d'une secrétaire ou assistante, a fortiori lorsqu'elle travaille à distance. Comment avoir confiance et le pouvez-vous ? Oui !!!

L’étymologie de "discrétion" vient de "discerner", et c'est exactement ce à quoi une assistante est habituée : discerner ce qui doit être dit de ce qui ne doit surtout jamais l'être.

La discrétion est dans le top 4 des qualités demandées à une secrétaire/assistante.

Savoir mettre certaines choses en lumière, ou se retirer discrètement dans l'ombre.

D'autres vous parleront du sens du mot "SECRETAIRE" dans lequel vous en trouvez deux autres : SECRET et TAIRE. Tout est dit...

A certains niveaux de responsabilités, une assistante de direction est en contact avec des personnalités "business", des dossiers sulfureux en interne, des chiffres secrets, ou la toute dernière innovation de la boîte.

Inutile de vous dire que se taire, pour nous, c'est une obligation professionnelle mais souvent une seconde nature.

Nous travaillons en plein cœur du secret professionnel, du devoir de confidentialité et celui de la discrétion.

Le secret professionnel est même extrêmement important dans les métiers de la santé, encadré par l'article 458 du Code Pénal, mais aussi par les différents codes de déontologie. Violer le secret professionnel, c'est s'exposer à des sanctions pénales, disciplinaires, voire à devoir verser des dommages et intérêts.

Le devoir de discrétion n'est pas inscrit dans le Code Pénal. Il relève du simple bon sens : ne pas laisser entendre des conversations téléphoniques, par exemple.

La confidentialité professionnelle oscillera entre ces deux dimensions et pour s'y adapter sereinement, certaines habitudes sont très simples à mettre en place.

Les secrétaires et assistantes, pivots d'une organisation, voient, entendent, sont dépositaires de l'information et la font circuler. La discrétion à tous les niveaux est donc impérative.

Pour assurer une confidentialité et secret professionnel, quelques règles simples s'imposent (et c'est valable pour vous tous qui lisez cet article), que l'on travaille au bureau ou à domicile.
​

• Sécuriser les fichiers informatiques par un ou plusieurs mots de passe.

• Séparer clairement les dossiers clients des dossiers personnels, qu'ils soient "papier" ou numériques.

• ​Ranger tous les documents clients dès qu'on ne les utilise plus. Rien ne "traîne" sur le bureau. Idem sur le PC : fermer l'écran dès qu'on quitte le bureau. Programmer une veille automatique de l'écran au bout de 2 mn.

• S'interdire les conversations téléphoniques professionnelles en public.

Pour des travaux hyper-sensibles, ou si le client se sent plus rassuré, il est tout à fait possible de rédiger un accord de confidentialité.

On trouvera dans ce document la nature de l'accord, l'objet, la durée (car une obligation ne peut pas être perpétuelle), les différentes parties concernées, etc.

Dans mes conditions générales de vente, je m'engage clairement sur cet aspect confidentiel.

Si cela vous intéresse, vous pouvez télécharger des exemples ici : 

Un modèle peut se créer automatiquement ici.
​
Modèle de clause de discrétion ​

Tout cela pour dire que le métier d'assistante de direction est indissociable du principe de confidentialité et secret professionnel, que l'on soit sur site ou travailleur à domicile.

Certaines d'entre nous (notamment dans le milieu médical par exemple) sont même exposées à des sanctions pénales en cas de manquement à ces règles.

Nous sommes attentives à vos données, à vos secrets, à vos propres clients.

Dans notre métier, une "bonne" assistante est une assistante discrète, qui sait ce qu'elle doit faire des informations qu'on lui donne.

Un ancien collègue avait l'habitude de parler de moi en disant : "Laurence, c'est une tombe ! Elle ne dira jamais rien". 

Dormez donc sur vos deux oreilles si vous travaillez avec une assistante indépendante.
​
Quant à Secrétariat Excellence, je vous garantis sa grande capacité à garder tous vos secrets bien gardés...