Vous devez en connaître son montant à chaque instant et pas seulement en fin de mois : encaissements - décaissements = tréso !

Comment gérer sa trésorerie sans se prendre la tête et que faire quand on n'arrive plus à remplir la tirelire ?

​Voici 5 pistes à retenir.

Avant de parler "difficultés", souvenons-nous que le but initial de la création de votre entreprise, c'est de vendre pour pouvoir encaisser de l'argent et... pouvoir vous payer tous les mois !

Vos revenus sont issus du règlement de vos factures, et quand vous aurez payé toutes vos charges, il vous restera de quoi mettre de côté... dans votre trésorerie.

On peut imaginer une rémunération constante, ce que je vous souhaite sincèrement, et si tout va bien on peut se payer une formation, un nouvel ordinateur, un logiciel pour la comptabilité, etc... 

Vous piocherez donc dans votre argent "dormant" pour cela, à moins que vous ne souhaitiez le placer.

Toutefois, nombreux sont les expert-comptables, coach d'entrepreneurs, économistes, etc... qui ont martelé ces derniers mois pour cause de crise économique : "gérer sa trésorerie est un axe majeur de survie".

Oui, mais pour les toutes petites entreprises, comment faire ?
Au quotidien, et sans crise, que doit-on surveiller pour que la trésorerie soit pérenne ?
​Quelles sont les principaux écueils à éviter ?

Pour réduire les frais généraux, il faut tenter de renégocier les contrats de certains postes  tels que : 

• Assureurs
• Internet, téléphonie
• Expert-comptable
• Coût de location d'un local
• Etc,

On peut également faire le choix de supprimer certains autres fournisseurs. Par exemple, je n'ai pas reconduit mon adhésion à certains clubs d'entrepreneurs, car je n'ai pas jugé cette dépense indispensable.
​
J'ai de plus travaillé sur d'autres postes de réduction de coûts, comme le web-marketing, où j'ai fait jouer la concurrence et trouvé un meilleur prix avec des outils plus performants.

La crise sans précédent que nous avons traversé n'est pas terminée, économiquement parlant.

BPI France a proposé de nombreuses aides* : 

• Prêt sans garantie sur 3 à 5 ans de 10 000 à 5 millions d'euros pour les PME et de plusieurs dizaines de millions pour les ETI, avec un différé important de remboursement. 
• Mobilisation de toutes les factures (pour permettre aux entreprises d'avoir une échéance plus longue pour le paiement de leurs factures) et rajout d'un crédit de trésorerie de 30% du volume mobilisé.
• Suspension du paiement des échéances des prêts accordés par Bpifrance à compter du 16 mars 2020.
• Garantie de Bpifrance à hauteur de 90% si la banque fait un prêt de 3 à 7 ans.
• Garantie de Bpifrance à hauteur de 90% d'un découvert si la banque le confirme sur 12 à 18 mois.

*source https://www.journaldunet.com/economie/finance/1489865-renflouer-sa-tresorerie-pendant-le-coronavirus-tous-les-outils-anciens-et-nouveaux/

Tout le monde a compris ce qu'était la trésorerie, maintenant, il faut la gérer.
​
Pour cela, le plan de trésorerie va vous aider à planifier sur un an (en général) toutes les sorties (décaissements) et entrées (encaissements) d'argent.

Pourquoi sur an ? Parce qu'il s'agit d'un état des lieux prévisionnels de vos finances d'entreprise, indispensable lorsqu'on se lance dans la création d'entreprise par exemple.

Mettre sur le papier les + et les - de vos finances permet d'envisager clairement les moments où la trésorerie pourrait se révéler négative.

On peut ainsi mettre en regard le C.A. prévisionnel à réaliser pour ne pas être dans le rouge, ou les dépenses à supprimer. Selon la taille de votre entreprise, cela peut être une demande  de prêt, par exemple.

En micro-entreprise, ces difficultés périodiques peuvent être moindres. En revanche, comme votre argent est celui de votre foyer, cela évitera de mettre toute la famille en difficulté.

La vue annuelle vous permettra également de relativiser les périodes négatives si d'autres sont positives, et notamment, en échelonnant certains paiements, ou en décidant de déplacer une grosse dépense d'un mois sur l'autre, sans attendre le débit de votre compte.

Comme je le disais, l'argent de votre micro-entreprise, c'est l'argent de votre foyer. Pas de compte d'associés, pas de d'apport en compte courant, pas de TVA, etc.. 

Le modèle que vous trouverez en téléchargement avec cet article est donc un modèle micro-entreprise. J'ai fait le choix de séparer mes dépenses d'entreprise, même si elles sont minimes dans ma branche (formations, petites fournitures...), mais j'inclue toutes les sorties et entrées du foyer sur une ligne "total charges perso" au préalable.

J'ai également choisi de différencier les charges fixes entreprise des charges variables, mais vous pouvez tout aussi bien faire un groupe "encaissement" et un groupe "décaissement" sans détailler.

Vous pouvez donc étaler vos prélèvements annuels, ajouter vos dépenses prévisionnelles, et fixer les moments où vous constaterez que ce sera plus difficile.

Nota : les chiffres du modèle sont bien entendus tout à fait aléatoires.

Pour bien gérer sa trésorerie, le plan de trésorerie, doit être mis à jour régulièrement.

Vous pouvez l'utiliser mensuellement, hebdomadairement ou quotidiennement, selon votre activité.

Bien anticipé, il vous assure d'étaler vos dépenses ou de vous consacrer sur les périodes de moindre activité, notamment pour les activités cycliques ou saisonnières.

Recettes = encaissements = positif
Charges = décaissements = négatif.
Votre solde compte courant (pro = perso) = solde de trésorerie.

Vous connaissez maintenant l'essentiel pour suivre votre trésorerie, les mouvements d'argent de votre entreprise. 

Je vous propose mon accompagnement pour ajuster vos tableaux et saisir vos données.
​Je vous aide à utiliser Excel pour vous permettre de vous concentrer sur des tâches de développement. Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. 

Si vous avez aimé mon article, partagez-le et utilisez le pouce bleu sans hésiter.

J'en ai déjà parlé dans plusieurs de mes articles : 
Suivre son chiffre d'affaire en micro entreprise
Chiffre d'affaire et taux de variation
Comment piloter son tableau de bord de gestion ?

Ce sont des exemples de suivi en entreprise, mais même pour suivre un budget personnel, les méthodes utilisées sont souvent les mêmes : règles de trois, pourcentages, ratios et moyennes, inutile d'aller bien loin.

Les chiffres clés n'ont pas besoin d'algorithmes compliqués !

C'est Excel qui m'a personnellement ouvert les yeux sur l'utilité des chiffres, ou en tout cas, qui m'a réconcilié avec la façon de les utiliser.

Pourquoi aucun professeur de maths n'a-t-il été capable de me faire comprendre quoi que ce soit pendant ma scolarité et qu'il m'a fallu être curieuse de l'informatique pour enfin saisir clairement ce que je pouvais faire (et comment) avec les chiffres ?

Ce n'est pas la question ici, mais il est important de souligner qu'il ne faut pas spécialement être "matheux" pour cela.

Dans ma carrière professionnelle, j'ai travaillé de très nombreuses années avec un directeur de service qui s'étonnait toujours de la facilité avec laquelle je pouvais extraire des données, installer des formules, et présenter des stats alors que mon "dada", c'est l'écriture et la rédaction !

Les chiffres clés à suivre pour votre entreprise, c'est vous qui les choisirez.

Cadrer le pilotage de l'activité, c'est ce que je fais en fixant un ou plusieurs objectifs, en les mesurant au rythme choisi, et en passant à l'action pour corriger si le besoin s'en fait sentir. Comme un voyage au long cours, avec son capitaine qui choisit le cap, contrôle à date fixe qu'il est bien au bon endroit, et réajuste le cap si besoin.
​
Pas besoin d'être diplômé math sup' pour ça, en effet, mais j'avoue que parfois j'ai besoin de rappels. En voilà quelques-uns.

Le pourcentage d'évolution : % EVOLUTION = (N+1)- N / N x 100

Très simple : on prend l'année en cours (ou la plus récente), on en soustrait l'année passée (ou celle que vous voulez comparer), vous divisez le tout par cette année à comparer et vous multipliez par 100 pour le pourcentage (à moins que vous ne sélectionniez "%" dans Excel).
 
Exemple évolution C.A. : 
Année n+1 = 2019 = CA de 20000 €
Année n = 2018 = CA de 19500 €
Formule = 20000 € - 19500 € / 19500 € X100 = + 2.5 %

Exemple évolution salaire : 
Salaire annuel 2019 (n+1) = 30000 €
Salaire annuel 2018 (n) = 28570 €
Formule = 30000 € - 28570 € / 28570 € X100 = + 5 %

Remarque :
Pour savoir combien représente une augmentation de 5 % à partir du montant N, la formule est : N X (1 + le pourcentage).
Avec l'exemple ci-dessus : 28870 € X (1 + 5 %) ou 28870 € * 1.05 = augmentation de 1443.55 €

Ici, on veut savoir de combien est la part budgétaire d'un poste X par rapport au total des dépenses.

​Prenons l'exemple d'un calcul pour la vie quotidienne : je veux connaître la part en % des courses sur la totalité de mes dépenses. 
​
Courses = 650 €
Total dépenses = 10500 €
% Courses = 6 %

En analysant la part relative de chaque poste par rapport à votre budget, vous obtiendrez une vision plus synthétique et globale de vos dépenses.

Sur des tableaux plus "poussés" ou pour l'analyse professionnelle, vous pourrez mesurer les écarts entre budget et réel, en divisant le réel par le budget.
​Si certains % dépassent 100 %, c'est que vous avez dépassé votre budget.

Il m'est souvent arrivé de devoir calculer un montant en TTC, mais aussi de le passer en HT. 
Pour obtenir un montant HT avec un taux de 20 % de TVA, il faut le multiplier par 1.2 ou additionner 1 + 20 %.

A l'inverse, pour repartir sur un montant HT, on prend le montant TTC divisé par 1 + taux de TVA.

Ces différents calculs s'appliquent également aux remises, mais au lieu d'ajouter le taux de TVA, on le soustrait. 

Ex. : montant initial = 250 €, remise de 5 %, soit montant remisé = 250 € X (1 - 5 %).

Les chiffres sont toujours restés mystérieux pour moi, même si j'ai réussi à les apprivoiser.

Budgétairement, impossible de ne pas passer par un tableau de suivi d'activité pour se poser les bonnes questions, organiser les informations, anticiper les corrections à apporter, éviter les drames.

Ensuite, il est tout à fait envisageable d'en extraire des données graphiques pour des présentations claires et visuellement plus simples qu'un tableau bourré de chiffres.

Les chiffres clés sont indispensables mais les chiffres en général sont tellement étranges !

Pour vous le prouver, amusez-vous à cet exercice : ajoutez l'année de votre naissance avec votre âge en cours (pas l'âge révolu).

Exemple me concernant :

J'ai 51 ans révolus, donc, je suis dans ma 52è année, et je suis née en 1968 (vous allez vraiment TOUT savoir de moi !), soit 1968 + 52 = 2020.

Quel que soit l'âge (année en cours, j'insiste, pas anniversaire...), et l'année de naissance, vous obtiendrez toujours 2020. 

​ Allez ! A votre tour ! N'est-ce pas amusant ?

Un micro-entrepreneur est soumis à une réglementation stricte, notamment au niveau administratif.

Il y a 4 obligations fondamentales. Le micro-entrepreneur doit : 
​

• Faire des factures (l'objet de cet article).

• Tenir un registre des achats : uniquement si vous avez une activité de vente de marchandises ou de fourniture de logement. Pour les autres activités (comme la mienne, par exemple), ce n'est pas obligatoire. Ce registre contient les dates de règlement, moyens de paiement, référence de la pièce justificative et montant.

• Tenir un registre des recettes (chiffre d'affaire encaissé).

• Déclarer les recettes (ou chiffre d'affaire) sur le portail de l'URSSAF dédié.

Vous le savez donc, la principale raison de recourir à un logiciel de facturation en ligne, c'est parce que vous avez l'obligation légale de délivrer des factures à vos clients, a fortiori si ce sont des professionnels*, mais aussi parce que c'est assez commode par rapport à Excel.

*En effet, l'établissement des factures pour des particuliers ne s'impose que dans certains cas. Je resterai ici dans l'étude de cas en B2B.

Les mentions obligatoires d'une facture :

• Date d'émission,
• Numéro (qui doit suivre une séquence chronologique continue, sans numéro manquant entre deux factures),
• Date de livraison ou d'exécution de la prestation, coordonnées du client,
• Vos coordonnées (nom, prénom, adresse, numéro d'identification commercial CCI ou CMA), désignation des biens ou prestations vendus,
• Prix facturé (prix de vente unitaire, quantité, nombre d'heures, majorations, réductions),
• TVA : si vous appliquez la franchise de TVA, vous devez ajouter la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI"  (dans le cas contraire, il faut indiquer le taux de TVA et le montant facturé), Montant à payer HT ou TTC,
• Délai de paiement (noter ici le taux d'escompte en cas de paiement anticipé),
• Taux de pénalités appliquées si facture payée hors délais + l'indemnité redevable que vous doit le client s'il ne paie pas à l'échéance (40 €),
• Assurance professionnelle avec les coordonnées de l'assureur et la synthèse des garanties du contrat (artisans).

Un logiciel de facturation vous deviendra vite indispensable, voire absolument avantageux par rapport à un document Word ou Excel. Il va tout automatiser : 

• Edition du livre des recettes.
• Edition de vos statistiques, par exemple, chiffre d'affaire par client.
• Rappels : déclaration de C.A. avec les calculs ad'hoc.
• Lien entre vos factures, les devis.
• Etc...

D'autre part, vous pourrez faire des devis, gérer votre base de données clients, envoyer vos factures par mail depuis votre logiciel.

Pour les indépendants qui démarrent en micro par exemple, il existe de nombreux logiciels gratuits ou des versions à des tarifs abordables.

​Pour ma part, le logiciel de facturation en ligne proposé par la Fédération Nationale des Auto-Entrepreneurs (FNAE), mais il y en a beaucoup d'autres :

EBP Auto-entrepreneur,
Henrii,
myAE.fr,
Ciel Auto-entrepreneur,
Facture.net,
Je pilote mon entreprise,  etc.

Chacun peut y trouver son compte. J'avais utilisé pendant un temps facture.net, puis je suis passée au logiciel de la FNAE pour son côté un peu plus poussé comptablement et statistiquement, même s'il est moins "beau".

J'avoue que j'utilise également un livre d'encaissement personnel en complément, car ainsi, je sais exactement ce que représentent les chiffres que j'enregistre, comment les cotisations sociales sont calculées, etc.

Du coup, oui, j'utilise un fichier Excel (nombreux modèles prêts à l'utilisation à découvrir ici).

Un logiciel de facturation apporte un côté "pro" à votre comptabilité, et vous l'avez vu, il existe quelques outils gratuits pour pour vous accompagner.

Quelque part, cela me rassure et si jamais un contrôle arrivait, c'est toujours plus facile de se connecter sur un outil de facturation professionnel. 

​C'est d'ailleurs une des tâches que je propose à mes clients : la facturation !
​
Et vous ? Comment fonctionnez-vous ? Quel logiciel utilisez-vous ?
​Répondez-moi en me laissant un commentaire.