ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE, je livre ici les informations du secrétariat indépendant pour tous les dirigeants

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​D’une manière générale, les outils bureautiques servent à améliorer la productivité, mettre en valeur des documents, présenter efficacement des documents de communication comme des bilans, des projets, des rapports, des CV.

De la Suite Office à d’autres applications collaboratives en ligne, les nombreuses solutions présentes sur le marché incitent néanmoins à réfléchir pour une utilisation la plus parfaite possible.

Emploi du temps, journée de travail, gestion du temps, gagner du temps…
 
Tout le temps le mot « temps » qui revient vous rappeler que vous n’en n’avez pas assez !
 
Travaillez mieux en boostant votre efficacité personnelle au travail et en vous rappelant les quelques conseils suivants :
 

• Faire des pauses productives comme nettoyer son bureau, se promener.
• Se relaxer pour que le cerveau se repose. Savez-vous que le cerveau doit prendre en moyenne 35000 décisions par jour ? La fatigue engendrée provoque baisse de contrôle et de volonté.
• Planifier, hiérarchiser, anticiper et communiquer sur les tâches à venir.
• Utiliser les outils d’organisation de tâches ou simplement, un stylo et un cahier pour écrire votre liste de tâches.
• Standardiser : un objectif et un chemin pour y aller (Quoi faire ? Comment ? Ecrire les process pour l’atteindre avec le niveau de qualité attendu).
• Pas de procrastination, au contraire : faites les activités les moins passionnantes ou faciles en premier, bref, prioriser.
• Utiliser la technique Pomodoro.
• Externaliser (ou déléguer) les tâches qui ne sont pas liées à votre activité principale.
• Rester discipliné et concentré, savoir dire « non ».
• Eviter les notifications dérangeantes, les interruptions non programmées (le collègue voisin qui veut aller prendre un café, votre enfant toujours à la maison, etc…), les imprévus qui auraient dû être planifiés (voire plus haut).

 
La meilleure façon de trouver son efficacité personnelle au travail et de rester productif, c’est d’éviter les « urgences ».
 
Une urgence est un mot fourre-tout. L’urgence est le résultat de tout ce qui n’a pas été fait en amont, en temps et en heure, ni anticipé, ni préparé.
 

• Rappelez-vous La Fontaine : « Rien ne sert de courir, il faut partir à point ».
• Ou encore la loi de Churchill : « Hâtons-nous lentement ».
• Ou enfin, la loi de Talleyrand : « Quand c’est urgent, c’est déjà trop tard ».

A lire sur la productivité : 
​Distinguer l'urgent et l'important
Pack productivité à télécharger ici.

​Maintenant, comment faire pour se sentir aussi efficace lorsqu’on travaille en juillet ou en août, alors que tous les collègues, les salariés ou les clients sont partis faire bronzette ?
 
La productivité est le rapport entre une quantité produite et les ressources utilisées.
Le but, produire plus avec le moins de ressources possibles.
 
Autant dire que cela peut parfois être très compliqué de trouver de quoi remplir ses journées en plein mois d'août. Et pour quel but ? Avec quelles ressources, puisqu'il n'y en a plus !
 
L’efficacité professionnelle a ses limites quand le temps ne passe plus, quand le planning est vide de rendez-vous, quand gérer son temps revient à… enfiler des perles. Oui, cela peut arriver et c’est franchement désagréable !
 
L’été est parfois cruel…
 
Il m’est arrivé de ne plus savoir quoi faire au bureau un 14 août : 0 appel téléphonique, 0 mail, 0 collègue. Sept heures de présence inutile mais obligatoires. Après avoir épluché les mails de la veille, j’ai vérifié 10 fois les mêmes dossiers pour le surlendemain et la semaine d’après, et puis, pourquoi pas, ceux de la semaine suivante !
 
Le temps de travail légal de 8 heures par jour me semblait durer des jours ! Chaque heure de travail me paraissait ne jamais finir. L’horreur !
 
Quand on est d’un tempérament très actif et que le travail se fait rare, c’est pour vous la fin du monde.
 
Mais j’ai quand même essayé (et réussi) de trouver des avantages certains à être au boulot en été. Les voici.

De mon point de vue, partir avant ou après la période juillet/août me semble un très bon compromis quand on n’a pas d’enfants.
 
Vous évitez la foule sur les routes, sur les plages. Vous bénéficiez de prix plus réduits. Vous pouvez aller travailler en short et en tongs (enfin, peut-être pas partout).
 
Il faut avant tout travailler intelligemment, planifier son travail en amont et en anticipant les creux d’activité pour pouvoir faire autre chose quand, tout d'un coup, rien n'est plus urgent.

Moins de tâches chronophages et de distractions ? Tant mieux ! Profitez-en pour acheter des plantes et refaire la déco !
 
"Prendre le temps"... Enfin une alternative aux poncifs tels que : organiser son temps, gérer votre temps, etc…. !
 
Et vous ? Est-ce que cela vous dérange de travailler en juillet/août ? Est-ce que cela a un impact sur votre efficacité ? Est-ce que vous changez vos habitudes professionnelles, et par exemple, est-ce que vous avez pensé à déléguer certaines de vos tâches ?
 
Hâte de vous lire.

Il y a près d'un an, j'ai publié un article énumérant les avantages de faire appel à une secrétaire à distance.

Je me suis demandé pourquoi les très petites entreprises, souvent débordées par l'administratif, voire les PME sans assistance particulière, ne choisissaient pas cette solution pour garder la main sur leur activité propre.

Les chiffres étaient déjà éloquents sur le nombre de jours d'arrêt maladie en moins pour un télétravailleur par rapport à un poste sur site : 5.5 jours. Je parlais de rhume, d'entorse, de sciatique.

Que devrions-nous dire aujourd'hui ?

Désormais, il faut aller encore plus loin : il est question de garder tout le monde à la maison pour éviter d’aggraver une pandémie déjà bien agressive. 

Le présentéisme n'est plus d'actualité. Il faut se protéger. Tous.

C'est vrai que "malade au bureau", on fait ce qu'on peut, mais on est contagieux, et là, c'est pas de la rigolade ce virus.

Oui, oui, c'est une grippe. OK, mais une très vilaine. De celles qui aimeraient bien nous décimer par paquets de 100 à la fois !

Alors bien sûr que le travail à distance devient la solution de notre économie, quand on peut.

Certaines entreprises, souvent de grosses entreprises, sont déjà organisées ou technologiquement prêtes pour le travail à distance.

Et c'est là que je vous propose, si cela peut vous aider en ces temps compliqués, quelques outils numériques de travail à distance. J'en utilise certains tous les jours.

1 EVERNOTE : application de prise de notes incontournables, d'enregistrement de pages web, listes de tâches... Gratuit en privé, en collaboratif, 13.99 € / mois.

2 TRELLO : pour suivre les projets en solo ou en équipe, très intuitif et gratuit jusqu'à 10 MO.

3 ASANA : comme TRELLO, application qui permet de suivre les projets, certains diront qu'elle est plus efficace que TRELLO pour les équipes.

4 PODIO : je dirais que c'est plus un outil de travail collaboratif pour les grandes entreprises tellement il est complet et remarquable. 

5 SKYPE : je ne vous le présente plus... Pour tous les appels téléphoniques avec la vidéo en plus.

6 GOOGLE DRIVE ou DROP BOX : vous permettent de partager, échanger, limiter les accès ou les étendre à tous vos fichiers, dossiers, vidéos. Un compte utilisateur et un mot de passe suffisent pour vous connecter de partout, et de n'importe quel support, PC ou téléphone mobile. A noter : Google Drive est gratuit jusqu'à 15 GO de stockage, DROP BOX, 2 GO

7 SLACK : messagerie instantanée gratuite pour des équipes de petite taille, idéale pour un travail collaboratif. Version pro à partir de 6.25 € par mois et par utilisateur.

8 TeamViewer : application de prise en main à distance de n'importe quel PC sur lequel vous l'avez installé au préalable (avec l'accord du propriétaire évidemment). Vous pouvez ensuite vous connecter à distance depuis le vôtre (avec n° IP). Gratuit en usage privé et version pro à 579 € pour 50 utilisateurs).

9 Adbackup : centre d'hébergement, sauvegarde et de restauration des dossiers et fichiers numériques. Ultra sécurisé, et qui plus est, sur le sol français, il coûte 25 € / Mois.

10 Atolia : plateforme de travail collaboratif qui propose 3 mois d'utilisation gratuite de leur offre standard en raison du coronavirus. Création de groupes de travail, messagerie instantanée, agendas partagés en illimités, visioconférence jusqu'à 10 personnes, etc...

Evidemment, certains opportunistes malhonnêtes sont déjà à l'affût de PC à violer.

Aussi, à moins que votre employeur ne vous propose un système VPN de connexion à distance au réseau interne ultra-sécurisé, prenez impérativement des mesures de protection simples pour vous protéger un maximum des hackers.

• Ne vous connectez pas à des sites internet douteux.
  
• N'ouvrez pas des mails avec des adresses inconnues ou farfelues.
• Ne cliquez sur aucun lien dont vous doutez.
• Mettez à jour les applications et logiciels de votre PC dès que votre système le demande.
• Et surtout, assurez-vous d'installer un bon antivirus (oui, malheureusement, on nage en plein dedans !) : McAfee, AVAST, Kaspersky, etc... Leurs versions gratuites sont très efficaces, mais cela vaut le coup d'investir.

Et si je pouvais vous être utile, vous aider également pendant cette période où tout est à réorganiser ? N'hésitez pas.

Bon courage à tous !

Il s'agit d'une plateforme gratuite de messagerie appartenant à Facebook, où vous pouvez partager des messages texte, audio ou vidéo, votre localisation, des documents ou des images.

L'application est téléchargeable sur votre téléphone portable préféré !

Vous pouvez créer des groupes de travail, d'amis, de famille, etc.

Comme je travaille à distance, j'utilise également la version internet pour PC : WHAT'S APP WEB*.

*Attention toutefois : l'application web ne se mettra en route que si votre téléphone est connecté, et tout devient alors tellement plus pratique !
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Je m'en sers notamment pour télécharger des photos que je dois classer sur Drive. Autant vous dire que c'est d'un confort optimal !

Il s'agit également d'une plateforme de messagerie totalement gratuite dont la particularité est d'être une fondation à but non lucratif, donc financée par des subventions et des dons.

Depuis février 2018, c'est un des co-fondateurs de What's App, Brian Acton, qui a annoncé la création de la Fondation Signal avec Moxie Marlinspike.

Elle s'utilise donc de la même manière que les autres plateformes de messagerie sur téléphone et on peut la télécharger pour travailler sur ordinateur Apple, Windows ou même Linux.

De nombreuses fonctionnalités pratiques sont intégrées et tout est adaptable sur Androïd ou iPhone.

Transformer une photo en PDF, c'est bien sûr possible et j'utilise JPG2PDF.
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Il vous suffit de télécharger sur votre PC les photos concernées, de les améliorer si besoin avec votre application photo, et de les glisser-déposer à l'endroit prévu sur JPEG TO PDF.

​Si vous avez un document de plusieurs pages, qui a été photographié page à page, vous pouvez le réunir sur un seul PDF en cliquant alors sur "combiné". Hop, le tour est joué !

C'est un outil dont je me sers pour mettre en PDF des documents "officiels" photographiés par des intervenants de terrain, que je dois ensuite envoyer aux clients.

Mais ce n'est pas tout !

Vous pouvez sélectionner vers quelle extension vous souhaitez transformer votre fichier :
PDF vers DOC, DOCX, JPG, Text, PNG, ou XPS to PDF, PDF Compressor, Any (tout) vers PDF...

Si vous téléchargez un document format HTML dans vos "downloads", il vous suffira de l'enregistrer sous PDF, puis de le "glisser" sur l'application après avoir préalablement choisi l'onglet "PDF vers DOC", et hop ! Vous pourrez le modifier à votre guise !

Je vous rassure, je ne "bidouille" pas des documents officiels !

​Mais c'est très utile par exemple pour ajouter une signature électronique avec le cachet, ou ajouter des dates de livraison, pour finaliser un bon de commande à distance avec votre client, par exemple !

Il existe quelques autres sites identiques, mais je suis restée sur celui-ci, pratique, sans pub dévorante, et gratuit.

Il s'agit d'un outil de recherche d'adresses mail qui peut aider dans le cadre de la prospection.

Il vous suffit de saisir le nom de domaine de la société visée, puis, si vous l'avez, le nom d'une personne en particulier.

Hunter vous cherchera alors les adresses mails les plus plausibles avec les sources d'origine. Ce n'est toutefois pas toujours efficace à 100 %.
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C'est une extension Google Chrome (en anglais) qui s'ouvre sous forme d'un nouvel onglet ("new tab"). 

Ce nouvel onglet s'ouvre alors avec une photo reposante en fond d'écran, la plupart du temps de magnifiques paysages, permettant l'inspiration.

A la première ouverture, il nous est demandé d'entrer notre prénom + entrée et par la suite, le message d'accueil sera ainsi personnalisé, avec une phrase inspirante.

Ensuite, chaque jour, on nous demande sur quoi nous allons rester "focus" pour la journée.

On peut également saisir des "to do lists" qui resteront affichées à l'écran, discrètement. Il n'y a qu'à cocher lorsque les tâches sont terminées.

Pour accéder à nos raccourcis Chrome habituels, il suffit de cliquer sur LINKS en haut à gauche. 

Dans la version payante, MOMENTUM peut être rattachée à d'autres applications, par exemple TODOIST, TRELLO.

J'aime ouvrir un nouvel onglet avec tous les matins une nouvelle photo, un mot à rentrer pour booster ma productivité !

Application bien sympathique qui vous permet de stocker les pages internet qui vous intéressent mais que vous n'avez pas le temps de lire immédiatement.
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Il suffit d'ouvrir Pocket plus tard, et de consulter votre "liste".

Le seul bémol à mettre à mon compte : je ne pense jamais à retourner voir cette liste...

Un autre exemple d'application pour organiser vos tâches de la journée, sur Microsoft, à télécharger depuis Microsoft Store. 

Vous pouvez être plusieurs à utiliser l'application, créer des listes de tâches pour la journée, et les trier en "important", "planifié", etc...

Il est possible d'importer les listes et tâches depuis Wunderlist.

Une alternative sympathique aux to-do-lists...

Voilà une application amusante créée par la société Brainswatt !

Calculer le coût d'une réunion !

Il vous suffit de faire glisser un curseur sur le nombre de personnes de la réunion, le salaire moyen de ces personnes, le temps prévu et hop ! Le décompte commence en euros !
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Si l'exactitude des chiffres est à démontrer, le côté psychologique est remarquable !

Voilà !

Nous avons fait le tour de quelques applications dans le domaine de la communication, du travail appliqué, de la détente....

Si elles sont bien utilisées, elles permettent vraiment de décharger notre cerveau et d'éviter une surchauffe en fin de journée ! 

Pour les personnes qui ont tendance à se disperser, elles invitent à rationaliser ses tâches, s'organiser, bref, travailler seul dans des conditions les plus optimales possibles.

Inutile d'en télécharger beaucoup, sauf si vous souhaitez les tester, car finalement, on ne se sert que de 2, 3 ou 4 d'entre elles.

Comme promis, voici la 9è application en bonus :  RescueTime (en anglais), extension Chrome possible.

Cette application traque le temps que vous passez sur votre PC (ou votre téléphone) et sur quels sites ou applications.

Je viens de l'installer et je trouve le tableau de bord déjà très intéressant ! 

Et vous ? Qu'utilisez-vous ? Comment et pourquoi ? Y a-t-il d'autres applications auxquelles vous êtes attachés ?

Transmettez-moi vos réponses en commentaires, je suis curieuse de découvrir vos propres idées en la matière ! 

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Voici quelques sites sur lesquels je passe pas mal de temps :

Pour programmer vos posts : 
www.swello.com, hyper pratique pour publier automatiquement vos posts aux dates choisies.

Pour vous former :
J’ai suivi LinkedIn (version Premium) un cours très complet  « Instagram pour les entreprises », conçu par Grégory Mancel, par exemple.

Pour peaufiner votre "personal branding" : 
Visitez le site personalbranding.fr ou encore personal-branding.fr/ (Pascale Baumeister).
Finalisez la palette de couleurs de votre marque sur www.paletton.com.

Pour les visuels, les photos, à intégrer dans les publications :
L'incontournable et très pratique site www.canva.com, en version gratuite, nettement suffisante pour débuter.

​La liste est exponentielle !

Il faut chercher, lire et  tester beaucoup, recommencer souvent, choisir avec circonspection les différentes applications que vous trouverez.

Fort heureusement, pour les micro-entrepreneurs, la plupart d’entre elles offrent des tests gratuits, voire des utilisations possibles, basiques mais suffisantes, à 0€.

Si vous souhaitez de l’aide et des conseils à ce sujet, vous pouvez me contacter directement.  
Parce que ne l’oubliez pas : c’est mon métier ! 

Et vous ? Quels sont vos applications ou sites préférés ?

• Ne pas aller se coucher trop tôt (parce que la soirée nous appartient enfin), mais s’endormir dans le canapé,
• Se réveiller (bougon) pour aller se recoucher dans notre lit.
• Le sommeil s’étant enfui, prendre son téléphone et jouer, ou lire ses mails, sa page Facebook, tout ça pour ne pas retrouver le sommeil.

S’endormir finalement à minuit, 1 h, 2 h, se réveiller à 5, 6 ou 7 h… et recommencer.

Ce n'était pas une vie à vos yeux, et vous frisiez le burn-out.
Et aujourd'hui ? Nous sommes tous (ou presque) logés à la même ancienne : confinés dans nos maisons, appartements, studios, pour nous protéger de l'infiniment petit qui nous a surpris comme des débutants !

Je vous propose donc quelques astuces que je pratique moi-même puisque le télé-travail, c'est mon organisation habituelle. 

Prenez soin de vous !