La collaboration des équipes au quotidien, que ce soit au travail ou entre fournisseurs et clients, est la base de tout pour atteindre de meilleurs résultats. D’ailleurs, vous avez sans doute entendu parler des pratiques collaboratives positives. Invariablement, on évoque « la mutualisation des missions », « le travail en commun », le fait d’être « porteur de valeurs professionnelles communes pour que l’entreprise progresse », etc.
 
Pourtant, collaborer est beaucoup moins facile qu’il n’y parait.
 
J’ai constaté que pour atteindre l’intelligence collective souhaitée, le style de management a toute son importance.

Collaborer efficacement dans notre société « moderne » dépend de plusieurs facteurs :
 

• Le poids de la hiérarchie et le fonctionnement néandertalien de certaines structures qui entravent bon nombre de projets.
• Des nouvelles pratiques, notamment la transformation digitale et les outils numériques
• Le style de management qui doit fédérer et motiver des parties prenantes en quête de reconnaissance au travail.

 
Les relations humaines trouvent ici leur sens premier.
 
En effet, qu’on soit le responsable du courrier ou l’assistant du N°2, l’implication ne peut venir que d’une forte adhésion au groupe et à la culture d’entreprise. A mon sens, c’est primordial pour faire fonctionner une entreprise qui s’appuie sur de fortes et réelles valeurs professionnelles.
 
C’est dans la gestion de projets que l’on retrouve ce tissage de liens le plus souvent. Travailler en équipe permet des rapprochements transversaux, mélange différentes strates hiérarchiques, différents métiers, instaure une culture d’équipe indispensable à l’atteinte d’un ou plusieurs objectifs.
 
Les nouvelles pratiques managériales essayent d’en tirer tout le profit pour travailler en synergie, mais le sens de la collaboration n’est pas toujours compris par tous.
 
Créer du lien, c’est la base d’une collaboration efficace. Pourtant, l’épanouissement au travail, la créativité et la productivité passent le plus souvent au second plan.

« De l’audace, encore de l’audace, toujours de l’audace » !  Danton en a réclamé pour sauver la France, et c’est exactement ce qu’il faut pour avancer et pousser à l’action, quels que soient les motifs. Encore faut-il ne pas étouffer les idées dans l’œuf !
 
En effet, l’émergence des idées doit être rendue possible, provoquée, exploitée (dans le bon sens du terme). Un management collaboratif doit permettre à tous de partager ses idées sans crainte ni contrainte, puis de les mettre en pratique en toute liberté.
 
Bien entendu, le cadre du projet et les objectifs doivent être clairs. Ainsi, il m’est arrivé de prendre un projet à la légère parce qu’il me semblait très court, simple, classique. Il s’est avéré que la personne avec qui je travaillais était bien moins structurée que ce que j’avais imaginé.
 
Elle s’est éparpillée, m’envoyant des informations cruciales trop tard. Comme je n’avais pas posé de cadre précis dès le départ, le projet a duré deux fois plus longtemps que prévu, me faisant refaire deux fois le même travail, heureusement, sans dépasser les délais. Ce mode de fonctionnement aléatoire est à bannir.
 
Autre sujet : la considération pour chacun. J’ai vu bon nombre de personnes sur des groupes de travail qu’on aurait pu appeler les « travailleurs de l’ombre ». Pas de reconnaissance, pas de considération, un nom effacé sur la présentation d’une Assemblée Générale et remplacé par un autre, par exemple…
 
Ça coupe net l’envie de redonner des propositions d’amélioration aux autres ! Donc, pour enrichir toujours plus le débat, rien de tel que de continuer à reconnaitre les idées de chacun et favoriser la prise d’initiatives.
 
Pour cela, il faut être capable de changer les vieilles méthodes et s’approprier de nouvelles façons de faire. Stop aux traditions poussiéreuses et aux sanctions si une belle initiative échoue ! Les nouvelles organisations se sont modernisées, parfois trop vite et sans aucun apprentissage.
 
Faire progresser l’entreprise, mais pas seulement. Les collaborateurs aussi ont besoin de progresser pour atteindre un objectif, quel qu’il soit.
 
En effet, et c’est ce que j’ai constaté le plus souvent en entreprise, les qualités propres de chaque individu sont étouffées, parfois inconsciemment, parfois pas. Il faut se battre ou être « connu » pour obtenir une écoute attentive lorsqu’on veut être force de proposition.  

Autrefois, j’ai été assistante projets, voire chef de projet par intérim. Je m’appuyais sur mon travail de suivi d’indicateurs et d’amélioration des performances pour tirer le meilleur parti de toutes les expériences.
 
Mais voilà…
 
Malgré un bon leadership et des séances de brainstorming audacieuses, un barrage monumental se dressait devant chaque nouvelle proposition de changement. Les structures trop rigides imprègnent le collectif dans des méthodes archaïques difficiles à modifier. Les mille-feuilles hiérarchiques ralentissent la prise de décisions pour des actions lambda.
 
De plus, toute erreur était pointée du doigt, comme à l’école quand on nous collait une mauvaise note. Pourtant, pour éviter que les fautes ne se reproduisent, on doit les analyser, les comprendre. Des erreurs graves, parfois punissables, surviennent, mais dans l’ensemble, elles restent exceptionnelles. Quel que soit le niveau de gravité, on doit en tirer une expérience positive pour tous.
 
Dans ma fonction d’assistante administrative indépendante, j’ai trouvé cette possibilité de valoriser les idées de mes clients, ou d’apporter les miennes pour de meilleures performances. C'est très agréable de pouvoir perfectionner des méthodes de travail en place mais non structurées. Ou encore, de détecter les failles ou les points positifs non exploités. J’arrive sans encombre à proposer des actions d’amélioration dans un cadre bienveillant.
 
Bien travailler ensemble ne repose que sur une chose fondamentale : la confiance mutuelle.
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Gérer un agenda est rentré dans les moeurs. Pourtant, la plupart du temps, les cadres et autres dirigeants ne font que le "remplir". 
L'effet d'une page "blanche" d'agenda sur quelqu'un, c'est : "je suis nul" ; "je suis inutile" ; "je ne sers à rien" ; "je n'ai pas ma place dans la société".
A l'inverse, un agenda qui ne laisse aucun moment de répit renvoie un faux sentiment de "journée bien remplie", le syndrome du "je suis incontournable" ou "indispensable".
Pourquoi alors réfléchir à "comment gérer un agenda" ? Parce que certaines lois de productivité sont nécessairement affectées dans votre journée de travail. Un simple rendez-vous décalé, voire annulé peut s'avérer une catastrophe.

Un agenda rempli, c'est bien. Ou ça donne l'impression d'être quelqu'un d'important, ce qui est sans doute le cas.
En revanche, le remplir à outrance, de 7 h à 19 h, en donnant des rendez-vous tous les 1/4 d'heures comme chez le médecin, c'est loin d'être une bonne idée.

Le rôle d'un agenda, c'est de vous organiser, pas de frôler le burn-out, ni de mettre vos interlocuteurs en rogne parce que vous les mettez en retard ou que vous-même êtes réputé pour être toujours à la bourre ! Mauvais pour votre image...

Comment se sortir de cela ? En planifiant à l'avance les créneaux horaires où vous travaillez et ceux où vous passez en mode "vie privée". Ensuite, imaginez que vous devez faire le point avec vous-même ou avec votre assistante sur la réunion ou le rendez-vous qui vient de se terminer : moment pour relire ses notes ou prendre un café. Ce qui nous amène au point suivant.

Si vous n'avez personne pour gérer votre agenda, prenez soin de vous octroyer des moments pour pallier les imprévus. 

Pour ce faire, dès que possible, il est impératif de prévoir 10 mn de battement entre chaque rendez-vous ou réunion.
Si vous avez gagné du temps sur le précédent événement, tant mieux ! Vous aurez 15 ou 20 mn de plus pour prendre une pause, vous dégourdir les jambes et l'esprit, passer un coup de fil rapide.

Les assistantes ont l'habitude de gérer un ou plusieurs agendas. D'expérience, sachez que ces "petits" moments entre chaque rendez-vous sont une véritable bénédiction parfois. Soit ils permettent d'absorber le retard d'une réunion sans mettre en péril la suivante, soit ils vous permettent de souffler ! Votre productivité augmentera assurément.

Si vous voulez vous donner du répit, arrêtez de dire "oui" à toutes les demandes de rendez-vous ou de réunions.

Un sondage d'OpinionWay pour le Cabinet Empreinte Humaine a fait ressortir que 48% des réunions sont jugées non productives par les cadres, soit 1/2. Manque de préparation, mauvaise personne au mauvais endroit, au mauvais moment...

​Si on vous invite quelque part, et si vous manquez de temps pour votre travail, réfléchissez-à deux fois. 
Vous pouvez dire "non" et reporter, tout simplement.

Et si vous pensiez à vous bloquer du temps pour vous ? Un agenda bien géré est avant tout organisé aussi pour votre vie privée.
Si vous avez une famille, ne la négligez pas et notez tous les rendez-vous sur un seul et unique agenda.
Vous pouvez imaginer que ce sont des limites imposées pour faire exploser votre productivité !

Pour gérer un agenda correctement, ce n'est pas très compliqué. Vous pouvez en lire plus en lisant mon récent article : Gestion du temps : méthodes d’organisation des tâches et activités

Mais c'est vrai que le travail de gestion du temps de travail et l'organisation d'un ou plusieurs agendas, c'est aussi une tâche que vous pouvez déléguer à quelqu'un dont c'est le métier.

Si vous voulez retrouver un équilibre pro/perso tout en développant votre entreprise naturellement, vous devez rapidement réfléchir à "faire autrement". 

Trouver une solution d'accompagnement administratif devient urgent pour la pérennité de vos neurones ou pire, de votre entreprise. En choisissant la méthode de la délégation externe, grâce à un secrétariat indépendant, vous allez retrouver très rapidement une sérénité absolue.

Le secrétariat indépendant propose un accompagnement administratif des TPE/PME de façon externalisée.

Vous n'embauchez personne mais vous travaillez avec une société extérieure qui vous livrera des prestations de service administratif. 

Les secrétaires administratifs indépendants sont des chefs d'entreprise qui ont créé leur propre micro-entreprise, SASU, EURL, entreprise individuelle..., sous-traitant de tous les travaux de secrétariat.

Issus du monde de l'entreprise en tant que salariés, souvent de formation Bac + BTS, avec plusieurs années d'expérience pour les plus aguerris, les activités qu'ils (ou elles) proposent sont garanties par leur formation initiale et leurs compétences acquises au long des années.  

Ainsi, les secrétaires indépendantes sont techniquement formées aux techniques administratives de base :

• Organisation (plannings, agendas, projets)
• Rédaction (courriers, mails, rapports)
• Numérisation (mise en place ou prise en main de divers logiciels métiers ou applications)

Mais elles sont souvent spécialisées : juridique, médical, commercial, assistante de direction (votre bras droit), rédaction de contenus web, etc.

Très souvent, les cabinets juridiques, d'avocats, notaires ou les cabinets médicaux font appel aux secrétaires indépendants pour une assistance administrative ou pour leur permanence téléphonique, par exemple.

​Les particuliers peuvent également recourir à une secrétaire à domicile ou secrétaire à distance, pour une aide administrative ponctuelle. On parle souvent dans ce cas "d'écrivain public".

Enfin, les associations, les indépendants les TPE/PME de tous domaines utilisent les entreprises de secrétariat indépendant pour des raisons organisationnelles et financières. En effet, l'externalisation des tâches administratives permet non seulement de gagner du temps à moindre coût, mais encore de bénéficier des connaissances bureautiques d'une profession dont c'est le B.A.BA.

Cette solution d'accompagnement administratif propose un avantage majeur : sa simplicité de mise en place.
En effet, il suffit de se jeter à l'eau et de contacter une entreprise de secrétariat indépendant. En étudiant votre projet, elle vous proposera un devis et une fois validé, vous commencerez à travailler ensemble selon un cahier des charges (ou contrat de prestation) établi ensemble.

Les coûts sont très réduits par rapport à une éventuelle embauche de salarié puisque vous ne serez pas ennuyé par les congés payés, les charges sociales seront totalement absentes, pas de prise de tête avec les heures supplémentaires à rémunérer, etc. Le prestataire s'adapte aux besoins du client et facture selon son devis ou ses horaires, en fonction des options que vous aurez validés au préalable.

Toutefois, la réglementation est implacable : vous ne pourrez pas travailler à temps plein avec un prestataire indépendant. En effet, ceci est considéré comme du salariat déguisé et vous seriez contraint d'embaucher le prestataire en CDD ou CDI, soit de payer une amende importante. Dans le même ordre d'idées réglementaires, une secrétaire administrative indépendante ne fera jamais de comptabilité, activité qui lui est également interdite.

Comme je vous l'expliquais, mettre en place un accompagnement administratif pour TPE/PME, c'est très simple.

Dans votre moteur de recherche, tapez au choix les mots clés :

• assistante administrative indépendante
• prestations secrétaire indépendante
• écrivain public
• etc.

Je vous recommande de ne pas vous arrêter aux trois ou quatre premiers résultats qui sont souvent des entreprises sponsorisées qui sous-traitent avec nous, indépendants, mais à des prix bradés. Rendez-nous service, sans intermédiaire : contactez-nous directement.

Contactez plusieurs prestataires, échangez, demandez un devis. Les prestations sont facturées entre 30 et 60 € de l'heure en moyenne. Tout dépend de votre besoin en volume d'heures, s'il s'agit d'une prestation ponctuelle ou sur le long terme et régulière, si vous faites appel à une débutante ou assistante chevronnée, s'il y a besoin d'une spécialisation, si vous êtes en province ou à Paris, et ainsi de suite. 

De plus, des forfaits dégressifs peuvent vous être proposés.

Votre choix est fait ?

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