Je vais vous la faire simple, car ce qui suit est du pur bon sens.

Pour partir sur de bonnes bases et mener un projet à bien, il faut se mettre dans la tête qu'on va porter le monde sur ses épaules !

Une fois que tout sera décidé, il faudra donc posséder quelques qualités : 

• Organisation et rigueur pour la gestion de planning
• Savoir déléguer, pour ne pas s'éparpiller à tout vouloir faire soi-même
• Savoir anticiper les problèmes pour mieux les résoudre s'ils se présentent à vous 
• Bien gérer la communication pour comprendre le client, pour informer de l'événement auprès du public cible, pour échanger avec les partenaires, l'équipe, les prestataires.
• Trouver les prestataires et analyser leurs compétences et leurs prix.
• Savoir faire le grand-écart, un salto, une triple boucle piquée ! Bref, être d'une flexibilité et d'une adaptabilité à toute épreuve !

Bien entendu, le relationnel et l'orientation "client" seront incontournables, car il faut savoir se rendre "caméléon" pour imaginer le projet d'un client, se mettre dans ses chaussures, dans son costume, dans ses talons de 15 cm ou ses ballerines...

​S'identifier à son client permet de trouver la juste mesure de votre créativité de façon unique.

Connaître l'environnement 
Selon la dimension de l'événement, il faudra analyser les habitudes des partenaires, des intervenants, des clients, analyser les concurrents, étudier le site prévu, etc... Un événement sportif ne s'organise pas comme un anniversaire d'entreprise... 

Maîtriser le budget
C'est la clé... On peut faire de très belles réalisations avec moins de confort financier et à l'inverse, rater complètement un événement où votre budget était exponentiel.

L'idée, c'est de rester vigilant sur les tarifs des prestataires (rapport qualité/prix) et savoir très précisément là où le client veut mettre l'accent : la décoration d'un stand ? Le prix des récompenses ? La restauration ? La salle de présentation ?

Ensuite, il faut un zeste de clairvoyance, une pincée de créativité, un soupçon de flexibilité et un grand bol de zénitude !

Le budget est évidemment incontournable, mais c'est ce qui rend la chose intéressante : l'imagination peut parfois devenir débordante pour rester dans les clous, et c'est là que le projet peut devenir magique... ou se révéler un échec. 

Analyser et suivre son budget permet de réajuster en temps réel ce qui ne va pas ou ce qui peut être amélioré. Les axes d'amélioration préconisés au client permettent ensuite de revoir sa copie et d'avancer.

Résolution de problèmes
Evidemment, il est nécessaire de rester attentif aux moindres bémols, aux hésitations, aux détails qui, s'ils ne sont pas traités immédiatement, deviendront par la suite de véritables contraintes, voire des catastrophes. 

L'analyse, toujours et encore, l'anticipation des problèmes, pour ne pas être surpris si jamais ils pointent le bout de leur nez, les risques encourus : "si je ne fais pas cela, que va-t-il se passer ?" et  "Si je ne peux pas l'éviter, comment réagir ?". 

Les solutions sont toujours là lorsqu'on anticipe les problèmes, même si cela ne semble pas si évident. 

Gestion de planning
Le temps, toujours lui....

L'optimisation d'un déroulé d’événement dépend du type de projet.

Toutefois, la gestion d'agendas, la mise en place d'un rétro-planning, la gestion d'équipe et le partage des informations, seront incontournables.

Dans ce domaine de la gestion de temps, il est important de ne pas laisser d'espace à l'improvisation afin de rendre un événement parfait.

S'y prendre à l'avance vous laisse une marge de manœuvre supplémentaire pour cela.
S'y prendre au dernier moment, c'est possible, mais c'est un challenge dangereux pour un enjeu souvent primordial.  

A l'impossible, nul n'est tenu...

Un "plus" pour le client, c'est la présence de l'organisateur le ou les jours J, si possible. Tous les petits tracas, les dysfonctionnements, les interrogations, les besoins, etc... devront être pris en charge par l'organisateur, et... c'est nous ! 

Prendre son temps oui, mais pas trop non plus. Une fois le train lancé, il faut l'arrêter à toutes les gares : "communication", "budget", "marketing"...

On peut utiliser de nombreux outils collaboratifs en ligne, pour la planification (TRELLO), pour échanger (SLACK), pour les plannings si vous les partagez (GANTT Project), etc...

Une fois l'événement passé, il est une coutume que j'adore : le terminus "pot de clôture" ! 

Une fois chacun rentré chez soi il faudra encore éplucher les stats et en faire le bilan, mais généralement, à moins d'une catastrophe, tout se passe bien et chacun vous le dira : usant, mais riche d'échanges et de convivialité (quel que soit l'événement d'ailleurs).

Vous l'aurez compris, la gestion de projet événementiel ne s'improvise pas mais c'est à chaque fois un challenge passionnant.

Alors restons confiant à l'approche d'une prochaine animation et haut les cœurs !

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