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​ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE

Je livre ici les informations du secrétariat indépendant

​pour tous les dirigeants

Gestion de projet événementiel : ce qu'il faut absolument savoir

9/24/2019

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Gestion de projet événementiel
De l'idée de base au moment précis de votre projet, l'organisation de A à Z d'un événement requiert des compétences et des connaissances multiples.

Quel que soit le type d'événement à organiser (concours, festival, événement d'entreprise, salon professionnel, etc...), de nombreuses qualités vont devoir être mises en action.

Selon l'envergure de votre projet, une agence spécialisée ou une assistante confirmée pourront vous accompagner de la façon la plus professionnelle qui soit dans la gestion de projet événementiel. 

Voulez-vous en savoir plus ?
Bien sûr que oui ! 

Me contacter

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Les 5 premières qualités pour la gestion de projet événementiel

Je vais vous la faire simple, car ce qui suit est du pur bon sens.

Pour partir sur de bonnes bases et mener un projet à bien, il faut se mettre dans la tête qu'on va porter le monde sur ses épaules !

Une fois que tout sera décidé, il faudra donc posséder quelques qualités : 

  • Organisation et rigueur pour la gestion de planning
  • Savoir déléguer, pour ne pas s'éparpiller à tout vouloir faire soi-même
  • Savoir anticiper les problèmes pour mieux les résoudre s'ils se présentent à vous 
  • Bien gérer la communication pour comprendre le client, pour informer de l'événement auprès du public cible, pour échanger avec les partenaires, l'équipe, les prestataires.
  • Trouver les prestataires et analyser leurs compétences et leurs prix.
  • Savoir faire le grand-écart, un salto, une triple boucle piquée ! Bref, être d'une flexibilité et d'une adaptabilité à toute épreuve !

Bien entendu, le relationnel et l'orientation "client" seront incontournables, car il faut savoir se rendre "caméléon" pour imaginer le projet d'un client, se mettre dans ses chaussures, dans son costume, dans ses talons de 15 cm ou ses ballerines...

​S'identifier à son client permet de trouver la juste mesure de votre créativité de façon unique.

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Les principales tâches d'un responsable (ou assistant) projet

La gestion de projet événementiel demande une expertise à toute épreuve.

​Dès le début, le cahier des charges et le contrat signé avec le client devront être étudiés ensemble de façon détaillée. Sans eux, point de départ. 

Grâce à cela, et en fonction du type d'événement, la sélection des prestataires et la
planification des tâches pourront commencer pour sa réalisation.

Pour bien exécuter le contrat, cette planification est indispensable et fera l'objet de bon nombre de coups de téléphones auprès des divers prestataires.

En effet, tout sera à contrôler : approvisionnements, logistique, oublis constatés, etc... 

La partie communication prend elle aussi une part très importante : communiquer sur l'événement auprès du public concerné peut être très chronophage mais indispensable pour faire venir les visiteurs.

Il arrive parfois qu'elle soit prise en charge intégralement par certaines sociétés, soit en interne, soit avec une agence dédiée.

Après l'événement, il convient de réaliser un retour d'expérience en mesurant la satisfaction client et assurer la clôture du dossier. Peut-être qu'un "pot de clôture" avec le client et son équipe serait bienvenu ?


Il reste enfin la gestion de l'impact de l'événement lui-même à mesurer : nombre de visiteurs, nombre de clients, nombre d'inscriptions, etc... en fonction du type d'événement.

​Certains outils sont fournis par les sites des manifestations, notamment des lecteurs de badges qui vous permettent d'obtenir des statistiques sur fichier Excel quelques jours après la fin de la manifestation (exemple sur un salon professionnel).

Les organisateurs professionnels ne traitent pas toujours ces fichiers, se contentant de vous les envoyer en brut, ce qui n'est pas toujours très lisible. En revanche, une assistante indépendante peut très bien exploiter vos données et vous les envoyer sous forme d'une magnifique présentation ! 

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Les compétences pour mener un projet à bien

Connaître l'environnement 
Selon la dimension de l'événement, il faudra analyser les habitudes des partenaires, des intervenants, des clients, analyser les concurrents, étudier le site prévu, etc... Un événement sportif ne s'organise pas comme un anniversaire d'entreprise... 

Maîtriser le budget
C'est la clé... On peut faire de très belles réalisations avec moins de confort financier et à l'inverse, rater complètement un événement où votre budget était exponentiel.

L'idée, c'est de rester vigilant sur les tarifs des prestataires (rapport qualité/prix) et savoir très précisément là où le client veut mettre l'accent : la décoration d'un stand ? Le prix des récompenses ? La restauration ? La salle de présentation ?

Ensuite, il faut un zeste de clairvoyance, une pincée de créativité, un soupçon de flexibilité et un grand bol de zénitude !

Le budget est évidemment incontournable, mais c'est ce qui rend la chose intéressante : l'imagination peut parfois devenir débordante pour rester dans les clous, et c'est là que le projet peut devenir magique... ou se révéler un échec. 

Analyser et suivre son budget permet de réajuster en temps réel ce qui ne va pas ou ce qui peut être amélioré. Les axes d'amélioration préconisés au client permettent ensuite de revoir sa copie et d'avancer.

Résolution de problèmes
Evidemment, il est nécessaire de rester attentif aux moindres bémols, aux hésitations, aux détails qui, s'ils ne sont pas traités immédiatement, deviendront par la suite de véritables contraintes, voire des catastrophes. 

L'analyse, toujours et encore, l'anticipation des problèmes, pour ne pas être surpris si jamais ils pointent le bout de leur nez, les risques encourus : "si je ne fais pas cela, que va-t-il se passer ?" et  "Si je ne peux pas l'éviter, comment réagir ?". 

Les solutions sont toujours là lorsqu'on anticipe les problèmes, même si cela ne semble pas si évident. 

Gestion de planning
Le temps, toujours lui....

L'optimisation d'un déroulé d’événement dépend du type de projet.

Toutefois, la gestion d'agendas, la mise en place d'un rétro-planning, la gestion d'équipe et le partage des informations, seront incontournables.

Dans ce domaine de la gestion de temps, il est important de ne pas laisser d'espace à l'improvisation afin de rendre un événement parfait.

S'y prendre à l'avance vous laisse une marge de manœuvre supplémentaire pour cela.
S'y prendre au dernier moment, c'est possible, mais c'est un challenge dangereux pour un enjeu souvent primordial.  

A l'impossible, nul n'est tenu...

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gestion de projet événementiel

Pour conclure

Un "plus" pour le client, c'est la présence de l'organisateur le ou les jours J, si possible. Tous les petits tracas, les dysfonctionnements, les interrogations, les besoins, etc... devront être pris en charge par l'organisateur, et... c'est nous ! 

Prendre son temps oui, mais pas trop non plus. Une fois le train lancé, il faut l'arrêter à toutes les gares : "communication", "budget", "marketing"...


On peut utiliser de nombreux outils collaboratifs en ligne, pour la planification (TRELLO), pour échanger (SLACK), pour les plannings si vous les partagez (GANTT Project), etc...

Une fois l'événement passé, il est une coutume que j'adore : le terminus "pot de clôture" ! 

Une fois chacun rentré chez soi il faudra encore éplucher les stats et en faire le bilan, mais généralement, à moins d'une catastrophe, tout se passe bien et chacun vous le dira : usant, mais riche d'échanges et de convivialité (quel que soit l'événement d'ailleurs).

Vous l'aurez compris, la gestion de projet événementiel ne s'improvise pas mais c'est à chaque fois un challenge passionnant.

Alors restons confiant à l'approche d'une prochaine animation et haut les cœurs !
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A lire aussi, dans le même ordre d'idées : 
5 astuces pour vos déplacements professionnels
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14 tâches à déléguer pour vos médias sociaux et vos saisies de données

9/17/2019

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Comment déléguer à une assistante administrative indépendante ? - Episode 4
Déléguer médias sociaux
Vous l'avez vu dans les 3 premiers articles (sinon, courez vite les lire !), les tâches que vous pouvez transmettre aisément à un indépendant de la gestion administrative et spécialisée sont nombreuses.

Les médias sociaux, indispensables désormais à toute activité, sont malgré tout très chronophages. De même, la gestion de vos données comporte une partie non négligeable de saisie, texte ou chiffres, travail indispensable mais totalement improductif.

Vous voulez des exemples ? Lisez donc la suite !

Lire la suite
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14 Tâches à déléguer pour gérer votre site internet

9/10/2019

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Comment déléguer à une assistante administrative indépendante - Episode 3
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Vous êtes de nouveau revenu parmi nous afin de découvrir quelles autres activités peuvent être déléguées à une assistante externalisée.

Curieux d'en savoir plus ?

J'espère que vous aurez trouvé de l'inspiration dans les deux épisodes précédents, mais si ce n'est pas le cas, voici encore de quoi vous faire réfléchir.

Internet

Vous avez certainement pensé que votre site internet était une page incontournable de votre vie professionnelle, et vous avez raison !
​
Mais si vous ne faites pas appel à une agence spécialisée, faute de moyens, de nombreux freelances peuvent vous aider à : 
1- Créer votre site internet (et il n'y a pas que Word Press dans la vie !)
2- Optimiser le référencement naturel 
3- Rechercher des mots clés
4- Installer des extensions 
5- Mettre en place d'une boutique de vente en ligne
6- Rédiger des pages de vente de produits
7- Créer des visuels pour vos médias sociaux

Ces tâches sont le métier des web designers ou infographistes professionnels qui travaillent eux aussi souvent en freelance.

Même si une assistante administrative peut vous accompagner dans ces activités pour débuter, je pense personnellement que dès qu'on le peut financièrement, il faut s'attacher les services de professionnels du domaine.

Les tâches qui suivent peuvent en revanche tout à fait être réalisées par des assistantes administratives indépendantes.

8- Publication de contenu sur le site web

Vous pouvez déléguer la publication de vos contenus, déjà rédigés ou pas, sur votre site.

Dans différents domaines, cela peut grandement vous enlever une épine du pied, voire ajouter des minutes précieuses dans votre agenda !

Ex. : la liste des postes à pourvoir, les dernières photos de votre nouveau produit, la mise à jour de vos tarifs, etc...

9- Modération des commentaires de blog

Même si c'est à vous d'apporter des réponses de fond, cela va de soi, un contrôle des commentaires et la modération en tant que telle peuvent être assurés par un autre collaborateur dédié.

10- Rédaction d'articles de blog

Vous le savez déjà, c'est une tâche extrêmement fastidieuse qui demande du temps, beaucoup de temps, et un savoir-faire qui ne s'improvise pas...

11- Publication de visuels et de photos sur le site 

Ce n'est pas compliqué mais trop long et vous allez très vite y perdre votre liberté d'entrepreneur ou de chef d'entreprise.

Laisser quelqu'un s'en occuper pour vous, c'est autant de temps gagné à travailler sur votre activité propre.

12- Uniformisation de votre identité visuelle sur toutes vos pages 

Un œil averti vérifiera que vos logos, vos couleurs, votre "style", bref votre " personal branding" est bien utilisé sur vos documents et sur chacune des pages de votre site.

L’œil "extérieur" est parfois plus sensible à ce qui vous paraît correct, à vous. Noyé dans votre propre travail de création, vous ne remarquez plus les petites anomalies.

13- Mise en forme d'e-book 

Travail long et fastidieux qui demande la maîtrise non seulement de la rédaction, mais aussi des outils de traitement de textes, de la mise en page, ou de la dactylo, tout simplement.

Vous tapez peut-être vite sur votre clavier avec deux doigts, je vais tout aussi vite, voire plus, avec les 10 !

14- Conception créative de documents 
​
Elle consiste à préparer des documents maîtres qui peuvent ensuite être transmis à un imprimeur comme des brochures, ou mis en ligne comme des questionnaires, créés pour une occasion ponctuelle et spéciale (diplômes), etc...
Déléguer
Et voilà ! Nous sommes arrivés au bout de l'épisode 3 de la délégation de tâches !

Chacune d'elles relève des capacités de créativité et de rédaction, adaptées au blogging et/ou à l'environnement marketing des clients. 

Ce n'est pas tant la difficulté de ces tâches qui importe mais plutôt leur côté chronophage, c'est pourquoi la délégation à ce niveau vous permet de souffler et de vous raccrocher enfin plus sereinement sur ce que vous maîtrisez réellement.

Vous savez ce qui vous reste à faire... 

Pour profiter de notre offre promotionnelle à ce sujet, cliquez ci-dessous et nous pourrons nous reparler très rapidement sur les activités que vous pourriez déléguer. 

Il reste un épisode pour finir cette série d'articles.

Nous y parlerons des médias sociaux, de la saisie de données, et de la gestion d'événement. 


Si vous avez raté le début, par ici le replay !
Déléguer - Episode 1 : tâches administratives  
Déléguer - Episode 2 : RH et comptabilité 
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Comment assurer une gestion d'agenda efficace ?

9/3/2019

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Le métier d'assistante de direction comprend une part importante et majeure de gestion d'agenda.

Cela ne s'apprend pas vraiment. C'est souvent une aptitude innée qui nous mène à jongler avec le temps et changer la réalité du quotidien en un tour de passe-passe qui vous aurait semblé, à vous , insurmontable.

Voilà quelques pistes pour s'améliorer et gérer un agenda avec efficacité.

Apprendre à se connaître ou connaître son client

La gestion d'agenda nécessite tout d'abord de bien connaître la personne pour laquelle on va organiser les rendez-vous. Si c'est pour vous-même, tant mieux !

Lorsque l'on découvre l'agenda d'un nouveau boss, ou d'un nouveau client, la première des choses à faire est d'observer la routine quotidienne :
  • heure et/ou jour des rendez-vous récurrents,
  • heure de début et fin de journée,
  • heure des repas, périodes réservées à la famille, le sport, le kiné, etc...  

Créer une routine permet de bloquer des périodes spécifiques et régulières pour un travail spécifique et régulier, lui aussi.

C'est une façon de visualiser facilement ce qui va être fait et quand.

D'autre part, ce sont des moments qui peuvent être bougés plus aisément puisque réguliers et bien connus. 

Une astuce simple pour découvrir le mode de fonctionnement d'une personne, c'est de feuilleter son agenda 2 ou 3 mois en arrière. 

Il est nécessaire de poser les bonnes questions :
  • habitudes à ne pas changer,
  • habitudes ancrées mais dont on se fiche un peu,
  • habitudes qui, au contraire, doivent être ajoutées
  • etc..

En revanche, si on commence à supprimer 1, puis 2 ou 3 fois le même type de rendez-vous, il semble nécessaire de le supprimer définitivement ou d'en revoir la récurrence, peut-être mal adaptée.

Pour créer la meilleure "routine", il faut se transformer en Inspecteur Columbo !

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Travail de détective

Lorsqu'on fait de la gestion d'agenda, on se transforme de façon involontaire en détective privé.

La filature, ça nous connaît ! En tout bien tout honneur évidemment et dans le seul but d'aménager un agenda parfait !
​
  • Qui sont les rendez-vous réguliers ?
  • Quand ont-ils lieu ?
  • Connaître les différentes applications utilisées par la personne dont vous allez gérer l'agenda préfère ?
  • Quels sont les process qui ressortent le plus ?
  • Quelles sont les tâches spécifiques à programmer, celles au contraire qui sont à déprogrammer ?

Toutes les informations obtenues ainsi en épluchant et questionnant permettent de créer la routine quotidienne.

Planifier des temps de travail intenses 

Grouper les réunions et les appels téléphoniques sur une matinée :
Si les réunions ont lieu à l'extérieur, les regrouper sur une ou deux journées, toujours les mêmes : tous les mardis et jeudis, par exemple.

Vous procéderez de la même façon pour les appels importants et bloquerez 2 ou 3 créneaux par semaine.
​
Concernant les réunions et leur organisation, je vous invite à lire ou relire mon article à ce sujet : "Organiser une réunion : 3 astuces pour la rendre courte et productive".

Gestion des mails 
Même si quelqu'un (vous peut-être) se charge de trier la plus grosse partie de la messagerie électronique, certains mails ne peuvent être traités que par une seule personne, la plupart du temps, le boss ou le client. C'est un travail extrêmement chronophage à programmer d'urgence !

Dans ce cas, on peut, par exemple, organiser l'agenda de façon à bloquer une heure le matin pour démarrer la journée de travail, et une heure avant de quitter le bureau uniquement pour traiter les mails nécessitant une réponse ou une action particulière.
​

On peut également créer des sous-dossiers : "en attente de réponse", "suite à donner", "à faire", "en cours", etc...

A lire aussi : "
3 façons de gagner du temps en gérant sa boite mails".

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Conclusion

Votre agenda est une mine d'informations.

Pour une bonne gestion d'agenda par autrui, il faudra tout d'abord autoriser un accès partagé, donner les droits en modification, laisser la place à une forme d'intrusion dans votre vie.

Vous êtes obligé de "FAIRE CONFIANCE" pour que cela fonctionne. 

Tout le monde sait remplir un agenda mais la gestion du temps en fonction des événements est un métier, voire un art !

​Rappelez-vous : auparavant on parlait "d'emploi du temps".

Savoir "employer son temps" (le temps n'étant rien d'autre que la réalité qui change à chaque instant) est un atout majeur pour votre activité et votre vie au quotidien.

Laissez donc cette gestion aux professionnels (dont Secrétariat Excellence fait partie) et regagnez le temps dont vous avez besoin pour votre métier, votre activité propre, votre développement commercial, ou tout simplement, pour votre repos !

Pour améliorer votre quotidien, organisez votre agenda de façon professionnelle avec Secrétariat Excellence. Contactez-nous vite en cliquant sur le bouton ci-contre !
Besoin d'info ? C'est ici !

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    Laurence BERRY

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    Je suis Laurence Berry-Brisson.
    Assistante de gestion administrative, rédactrice web, je partage mon savoir-faire toutes les semaines sur ce blog. N'hésitez pas à me laisser vos commentaires pour améliorer mes contenus et répondre à vos souhaits.

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