Je vais vous la faire simple, car ce qui suit est du pur bon sens.

Pour partir sur de bonnes bases et mener un projet à bien, il faut se mettre dans la tête qu'on va porter le monde sur ses épaules !

Une fois que tout sera décidé, il faudra donc posséder quelques qualités : 

• Organisation et rigueur pour la gestion de planning
• Savoir déléguer, pour ne pas s'éparpiller à tout vouloir faire soi-même
• Savoir anticiper les problèmes pour mieux les résoudre s'ils se présentent à vous 
• Bien gérer la communication pour comprendre le client, pour informer de l'événement auprès du public cible, pour échanger avec les partenaires, l'équipe, les prestataires.
• Trouver les prestataires et analyser leurs compétences et leurs prix.
• Savoir faire le grand-écart, un salto, une triple boucle piquée ! Bref, être d'une flexibilité et d'une adaptabilité à toute épreuve !

Bien entendu, le relationnel et l'orientation "client" seront incontournables, car il faut savoir se rendre "caméléon" pour imaginer le projet d'un client, se mettre dans ses chaussures, dans son costume, dans ses talons de 15 cm ou ses ballerines...

​S'identifier à son client permet de trouver la juste mesure de votre créativité de façon unique.

Connaître l'environnement 
Selon la dimension de l'événement, il faudra analyser les habitudes des partenaires, des intervenants, des clients, analyser les concurrents, étudier le site prévu, etc... Un événement sportif ne s'organise pas comme un anniversaire d'entreprise... 

Maîtriser le budget
C'est la clé... On peut faire de très belles réalisations avec moins de confort financier et à l'inverse, rater complètement un événement où votre budget était exponentiel.

L'idée, c'est de rester vigilant sur les tarifs des prestataires (rapport qualité/prix) et savoir très précisément là où le client veut mettre l'accent : la décoration d'un stand ? Le prix des récompenses ? La restauration ? La salle de présentation ?

Ensuite, il faut un zeste de clairvoyance, une pincée de créativité, un soupçon de flexibilité et un grand bol de zénitude !

Le budget est évidemment incontournable, mais c'est ce qui rend la chose intéressante : l'imagination peut parfois devenir débordante pour rester dans les clous, et c'est là que le projet peut devenir magique... ou se révéler un échec. 

Analyser et suivre son budget permet de réajuster en temps réel ce qui ne va pas ou ce qui peut être amélioré. Les axes d'amélioration préconisés au client permettent ensuite de revoir sa copie et d'avancer.

Résolution de problèmes
Evidemment, il est nécessaire de rester attentif aux moindres bémols, aux hésitations, aux détails qui, s'ils ne sont pas traités immédiatement, deviendront par la suite de véritables contraintes, voire des catastrophes. 

L'analyse, toujours et encore, l'anticipation des problèmes, pour ne pas être surpris si jamais ils pointent le bout de leur nez, les risques encourus : "si je ne fais pas cela, que va-t-il se passer ?" et  "Si je ne peux pas l'éviter, comment réagir ?". 

Les solutions sont toujours là lorsqu'on anticipe les problèmes, même si cela ne semble pas si évident. 

Gestion de planning
Le temps, toujours lui....

L'optimisation d'un déroulé d’événement dépend du type de projet.

Toutefois, la gestion d'agendas, la mise en place d'un rétro-planning, la gestion d'équipe et le partage des informations, seront incontournables.

Dans ce domaine de la gestion de temps, il est important de ne pas laisser d'espace à l'improvisation afin de rendre un événement parfait.

S'y prendre à l'avance vous laisse une marge de manœuvre supplémentaire pour cela.
S'y prendre au dernier moment, c'est possible, mais c'est un challenge dangereux pour un enjeu souvent primordial.  

A l'impossible, nul n'est tenu...

Un "plus" pour le client, c'est la présence de l'organisateur le ou les jours J, si possible. Tous les petits tracas, les dysfonctionnements, les interrogations, les besoins, etc... devront être pris en charge par l'organisateur, et... c'est nous ! 

Prendre son temps oui, mais pas trop non plus. Une fois le train lancé, il faut l'arrêter à toutes les gares : "communication", "budget", "marketing"...

On peut utiliser de nombreux outils collaboratifs en ligne, pour la planification (TRELLO), pour échanger (SLACK), pour les plannings si vous les partagez (GANTT Project), etc...

Une fois l'événement passé, il est une coutume que j'adore : le terminus "pot de clôture" ! 

Une fois chacun rentré chez soi il faudra encore éplucher les stats et en faire le bilan, mais généralement, à moins d'une catastrophe, tout se passe bien et chacun vous le dira : usant, mais riche d'échanges et de convivialité (quel que soit l'événement d'ailleurs).

Vous l'aurez compris, la gestion de projet événementiel ne s'improvise pas mais c'est à chaque fois un challenge passionnant.

Alors restons confiant à l'approche d'une prochaine animation et haut les cœurs !

Comment déléguer à une assistante administrative indépendante ? - Episode 4

Comment déléguer à une assistante administrative indépendante - Episode 3

Vous avez certainement pensé que votre site internet était une page incontournable de votre vie professionnelle, et vous avez raison !
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Mais si vous ne faites pas appel à une agence spécialisée, faute de moyens, de nombreux freelances peuvent vous aider à : 

1- Créer votre site internet (et il n'y a pas que Word Press dans la vie !)
2- Optimiser le référencement naturel 
3- Rechercher des mots clés
4- Installer des extensions 
5- Mettre en place d'une boutique de vente en ligne
6- Rédiger des pages de vente de produits
7- Créer des visuels pour vos médias sociaux

Ces tâches sont le métier des web designers ou infographistes professionnels qui travaillent eux aussi souvent en freelance.

Même si une assistante administrative peut vous accompagner dans ces activités pour débuter, je pense personnellement que dès qu'on le peut financièrement, il faut s'attacher les services de professionnels du domaine.

Les tâches qui suivent peuvent en revanche tout à fait être réalisées par des assistantes administratives indépendantes.

8- Publication de contenu sur le site web

Vous pouvez déléguer la publication de vos contenus, déjà rédigés ou pas, sur votre site.

Dans différents domaines, cela peut grandement vous enlever une épine du pied, voire ajouter des minutes précieuses dans votre agenda !

Ex. : la liste des postes à pourvoir, les dernières photos de votre nouveau produit, la mise à jour de vos tarifs, etc...

9- Modération des commentaires de blog

Même si c'est à vous d'apporter des réponses de fond, cela va de soi, un contrôle des commentaires et la modération en tant que telle peuvent être assurés par un autre collaborateur dédié.

10- Rédaction d'articles de blog

Vous le savez déjà, c'est une tâche extrêmement fastidieuse qui demande du temps, beaucoup de temps, et un savoir-faire qui ne s'improvise pas...

11- Publication de visuels et de photos sur le site 

Ce n'est pas compliqué mais trop long et vous allez très vite y perdre votre liberté d'entrepreneur ou de chef d'entreprise.

Laisser quelqu'un s'en occuper pour vous, c'est autant de temps gagné à travailler sur votre activité propre.

12- Uniformisation de votre identité visuelle sur toutes vos pages 

Un œil averti vérifiera que vos logos, vos couleurs, votre "style", bref votre " personal branding" est bien utilisé sur vos documents et sur chacune des pages de votre site.

L’œil "extérieur" est parfois plus sensible à ce qui vous paraît correct, à vous. Noyé dans votre propre travail de création, vous ne remarquez plus les petites anomalies.

13- Mise en forme d'e-book 

Travail long et fastidieux qui demande la maîtrise non seulement de la rédaction, mais aussi des outils de traitement de textes, de la mise en page, ou de la dactylo, tout simplement.

Vous tapez peut-être vite sur votre clavier avec deux doigts, je vais tout aussi vite, voire plus, avec les 10 !

14- Conception créative de documents 
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Elle consiste à préparer des documents maîtres qui peuvent ensuite être transmis à un imprimeur comme des brochures, ou mis en ligne comme des questionnaires, créés pour une occasion ponctuelle et spéciale (diplômes), etc...

Et voilà ! Nous sommes arrivés au bout de l'épisode 3 de la délégation de tâches !

Chacune d'elles relève des capacités de créativité et de rédaction, adaptées au blogging et/ou à l'environnement marketing des clients. 

Ce n'est pas tant la difficulté de ces tâches qui importe mais plutôt leur côté chronophage, c'est pourquoi la délégation à ce niveau vous permet de souffler et de vous raccrocher enfin plus sereinement sur ce que vous maîtrisez réellement.

Vous savez ce qui vous reste à faire... 

Pour profiter de notre offre promotionnelle à ce sujet, cliquez ci-dessous et nous pourrons nous reparler très rapidement sur les activités que vous pourriez déléguer. 

Il reste un épisode pour finir cette série d'articles.

Nous y parlerons des médias sociaux, de la saisie de données, et de la gestion d'événement. 

Si vous avez raté le début, par ici le replay !
Déléguer - Episode 1 : tâches administratives  
Déléguer - Episode 2 : RH et comptabilité 

La gestion d'agenda nécessite tout d'abord de bien connaître la personne pour laquelle on va organiser les rendez-vous. Si c'est pour vous-même, tant mieux !

Lorsque l'on découvre l'agenda d'un nouveau boss, ou d'un nouveau client, la première des choses à faire est d'observer la routine quotidienne :

• heure et/ou jour des rendez-vous récurrents,
• heure de début et fin de journée,
• heure des repas, périodes réservées à la famille, le sport, le kiné, etc...  

Créer une routine permet de bloquer des périodes spécifiques et régulières pour un travail spécifique et régulier, lui aussi.

C'est une façon de visualiser facilement ce qui va être fait et quand.

D'autre part, ce sont des moments qui peuvent être bougés plus aisément puisque réguliers et bien connus. 

Une astuce simple pour découvrir le mode de fonctionnement d'une personne, c'est de feuilleter son agenda 2 ou 3 mois en arrière. 

Il est nécessaire de poser les bonnes questions :

• habitudes à ne pas changer,
• habitudes ancrées mais dont on se fiche un peu,
• habitudes qui, au contraire, doivent être ajoutées
• etc..
  

En revanche, si on commence à supprimer 1, puis 2 ou 3 fois le même type de rendez-vous, il semble nécessaire de le supprimer définitivement ou d'en revoir la récurrence, peut-être mal adaptée.

Pour créer la meilleure "routine", il faut se transformer en Inspecteur Columbo !

Lorsqu'on fait de la gestion d'agenda, on se transforme de façon involontaire en détective privé.

La filature, ça nous connaît ! En tout bien tout honneur évidemment et dans le seul but d'aménager un agenda parfait !
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• Qui sont les rendez-vous réguliers ?
• Quand ont-ils lieu ?
• Connaître les différentes applications utilisées par la personne dont vous allez gérer l'agenda préfère ?
• Quels sont les process qui ressortent le plus ?
• Quelles sont les tâches spécifiques à programmer, celles au contraire qui sont à déprogrammer ?

Toutes les informations obtenues ainsi en épluchant et questionnant permettent de créer la routine quotidienne.

Grouper les réunions et les appels téléphoniques sur une matinée :
Si les réunions ont lieu à l'extérieur, les regrouper sur une ou deux journées, toujours les mêmes : tous les mardis et jeudis, par exemple.

Vous procéderez de la même façon pour les appels importants et bloquerez 2 ou 3 créneaux par semaine.
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Concernant les réunions et leur organisation, je vous invite à lire ou relire mon article à ce sujet : "Organiser une réunion : 3 astuces pour la rendre courte et productive".

Gestion des mails 
Même si quelqu'un (vous peut-être) se charge de trier la plus grosse partie de la messagerie électronique, certains mails ne peuvent être traités que par une seule personne, la plupart du temps, le boss ou le client. C'est un travail extrêmement chronophage à programmer d'urgence !

Dans ce cas, on peut, par exemple, organiser l'agenda de façon à bloquer une heure le matin pour démarrer la journée de travail, et une heure avant de quitter le bureau uniquement pour traiter les mails nécessitant une réponse ou une action particulière.
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On peut également créer des sous-dossiers : "en attente de réponse", "suite à donner", "à faire", "en cours", etc...

A lire aussi : "3 façons de gagner du temps en gérant sa boite mails".

Votre agenda est une mine d'informations.

Pour une bonne gestion d'agenda par autrui, il faudra tout d'abord autoriser un accès partagé, donner les droits en modification, laisser la place à une forme d'intrusion dans votre vie.

Vous êtes obligé de "FAIRE CONFIANCE" pour que cela fonctionne. 

Tout le monde sait remplir un agenda mais la gestion du temps en fonction des événements est un métier, voire un art !

​Rappelez-vous : auparavant on parlait "d'emploi du temps".

Savoir "employer son temps" (le temps n'étant rien d'autre que la réalité qui change à chaque instant) est un atout majeur pour votre activité et votre vie au quotidien.

Laissez donc cette gestion aux professionnels (dont Secrétariat Excellence fait partie) et regagnez le temps dont vous avez besoin pour votre métier, votre activité propre, votre développement commercial, ou tout simplement, pour votre repos !