Emploi du temps, journée de travail, gestion du temps, gagner du temps…
 
Tout le temps le mot « temps » qui revient vous rappeler que vous n’en n’avez pas assez !
 
Travaillez mieux en boostant votre efficacité personnelle au travail et en vous rappelant les quelques conseils suivants :
 

• Faire des pauses productives comme nettoyer son bureau, se promener.
• Se relaxer pour que le cerveau se repose. Savez-vous que le cerveau doit prendre en moyenne 35000 décisions par jour ? La fatigue engendrée provoque baisse de contrôle et de volonté.
• Planifier, hiérarchiser, anticiper et communiquer sur les tâches à venir.
• Utiliser les outils d’organisation de tâches ou simplement, un stylo et un cahier pour écrire votre liste de tâches.
• Standardiser : un objectif et un chemin pour y aller (Quoi faire ? Comment ? Ecrire les process pour l’atteindre avec le niveau de qualité attendu).
• Pas de procrastination, au contraire : faites les activités les moins passionnantes ou faciles en premier, bref, prioriser.
• Utiliser la technique Pomodoro.
• Externaliser (ou déléguer) les tâches qui ne sont pas liées à votre activité principale.
• Rester discipliné et concentré, savoir dire « non ».
• Eviter les notifications dérangeantes, les interruptions non programmées (le collègue voisin qui veut aller prendre un café, votre enfant toujours à la maison, etc…), les imprévus qui auraient dû être planifiés (voire plus haut).

 
La meilleure façon de trouver son efficacité personnelle au travail et de rester productif, c’est d’éviter les « urgences ».
 
Une urgence est un mot fourre-tout. L’urgence est le résultat de tout ce qui n’a pas été fait en amont, en temps et en heure, ni anticipé, ni préparé.
 

• Rappelez-vous La Fontaine : « Rien ne sert de courir, il faut partir à point ».
• Ou encore la loi de Churchill : « Hâtons-nous lentement ».
• Ou enfin, la loi de Talleyrand : « Quand c’est urgent, c’est déjà trop tard ».

A lire sur la productivité : 
​Distinguer l'urgent et l'important
Pack productivité à télécharger ici.

​Maintenant, comment faire pour se sentir aussi efficace lorsqu’on travaille en juillet ou en août, alors que tous les collègues, les salariés ou les clients sont partis faire bronzette ?
 
La productivité est le rapport entre une quantité produite et les ressources utilisées.
Le but, produire plus avec le moins de ressources possibles.
 
Autant dire que cela peut parfois être très compliqué de trouver de quoi remplir ses journées en plein mois d'août. Et pour quel but ? Avec quelles ressources, puisqu'il n'y en a plus !
 
L’efficacité professionnelle a ses limites quand le temps ne passe plus, quand le planning est vide de rendez-vous, quand gérer son temps revient à… enfiler des perles. Oui, cela peut arriver et c’est franchement désagréable !
 
L’été est parfois cruel…
 
Il m’est arrivé de ne plus savoir quoi faire au bureau un 14 août : 0 appel téléphonique, 0 mail, 0 collègue. Sept heures de présence inutile mais obligatoires. Après avoir épluché les mails de la veille, j’ai vérifié 10 fois les mêmes dossiers pour le surlendemain et la semaine d’après, et puis, pourquoi pas, ceux de la semaine suivante !
 
Le temps de travail légal de 8 heures par jour me semblait durer des jours ! Chaque heure de travail me paraissait ne jamais finir. L’horreur !
 
Quand on est d’un tempérament très actif et que le travail se fait rare, c’est pour vous la fin du monde.
 
Mais j’ai quand même essayé (et réussi) de trouver des avantages certains à être au boulot en été. Les voici.

De mon point de vue, partir avant ou après la période juillet/août me semble un très bon compromis quand on n’a pas d’enfants.
 
Vous évitez la foule sur les routes, sur les plages. Vous bénéficiez de prix plus réduits. Vous pouvez aller travailler en short et en tongs (enfin, peut-être pas partout).
 
Il faut avant tout travailler intelligemment, planifier son travail en amont et en anticipant les creux d’activité pour pouvoir faire autre chose quand, tout d'un coup, rien n'est plus urgent.

Moins de tâches chronophages et de distractions ? Tant mieux ! Profitez-en pour acheter des plantes et refaire la déco !
 
"Prendre le temps"... Enfin une alternative aux poncifs tels que : organiser son temps, gérer votre temps, etc…. !
 
Et vous ? Est-ce que cela vous dérange de travailler en juillet/août ? Est-ce que cela a un impact sur votre efficacité ? Est-ce que vous changez vos habitudes professionnelles, et par exemple, est-ce que vous avez pensé à déléguer certaines de vos tâches ?
 
Hâte de vous lire.

Pour mémoire, quel est le but initial d'un devis professionnel ?
 
Il permet de faire une estimation de prix pour des travaux, une prestation de service, un déménagement, une réparation, etc…
 
Il protège les parties qui s’engagent :

• le fournisseur à fournir la prestation ou les produits aux prix indiqués,
• le prospect, à régler ladite prestation ou les produits selon les termes signés sur le devis.

Un devis signé par le prospect devient donc un contrat commercial qui protégera les deux parties si un litige naît de la relation (notamment si erreur de la part du rédacteur du devis ou non-paiement, ou simple retard de paiement du client).

​La réglementation prévoit qu’un devis est obligatoire à partir de 1500 €, parfois moins selon les secteurs d’activités.  Il convient donc de se renseigner auprès des instances liées à votre profession.
 
Un devis n’est pas compliqué à faire et semble indispensable pour chaque proposition de vente, mais établir un devis professionnel et soigné, cela ne s'improvise pas.
 
Pour en savoir plus : https://www.inc-conso.fr/sites/default/files/tableaux-devis-inc-_2019_0.pdf

​Un devis est pratiquement identique à une facture et doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

• date et durée de validité du devis ;
• nom, raison sociale et adresse de l'entreprise (n° de téléphone et adresse électronique) ;
• statut et forme juridique de l'entreprise ;
• pour un commerçant : numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation ;
• pour un artisan : numéro au Répertoire des métiers (n° Sirene+ RM + n° du département d'immatriculation) ;
• numéro individuel d'identification à la TVA,
• nom et adresse du client ;
• date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
• décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
• prix horaire ou forfaitaire de main d'œuvre ;
• frais de déplacement, éventuellement ;
• conditions de paiement (chèque, virement), délai de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
• procédures de réclamation et conditions du service après-vente (garantie notamment) ;
• somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

• Si vous êtes micro-entrepreneur, il est obligatoire de porter sur les devis et sur les factures la mention : « TVA non applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts ».

 
Faire figurer ces mentions est obligatoire, sans quoi une amende de 1500 € peut être encourue, et jusqu’à 3000 € en cas de récidive.
 
Dans certains secteurs, il est également impératif de noter l’assurance souscrite (ex. garantie décennale). Pour les autres, il n’est pas interdit de mentionner l’assurance souscrite pour la RCP.
 
Devis Excel : vous pouvez vous passer d’un logiciel de comptabilité onéreux pour démarrer. Si vous savez utiliser Excel, il vous suffit de réorganiser les points ci-dessus sur votre document.
 
Attention : devis et factures doivent avoir une numérotation chronologique pour pouvoir en assurer la traçabilité (numéro unique).
 
Vous pouvez créer votre propre modèle, le garder vierge, puis l’utiliser en « l’enregistrant sous », pour chaque nouveau devis à faire.
 
Vous pouvez également utiliser le modèle de devis simple que je vous propose ici :

"exemple de devis sur Excel".

Modèle dont la mise en page peut bien entendu être améliorée, agrémentée de vos couleurs et de votre logo, puis transformé en format pdf.
 
Utiliser un logiciel peut être un bon compromis si vous avez prévu le budget :
 
Logiciels de chiffrage, ou logiciel de devis : il existe des sociétés spécialisées dans les logiciels de devis. Cela permet de combiner toutes les qualités d’un bon devis à un gain de temps non négligeable. De plus, ils vous permettent d’éviter des erreurs.
 
Logiciel de facturation : la plupart des outils de facturation proposent de faire les devis automatiquement. J’utilise pour ma part celui de la FNAE (Fédération Nationale des Auto-Entrepreneurs).

Un devis professionnel doit être clair, simple, synthétique, détailler les éléments sans être trop technique.
 
Pourquoi ? Parce qu’il vous permettra de faire une vente, ou… de la perdre si vos concurrents sont plus efficaces.
 
Transmettre un devis professionnel, c’est comme une carte de visite qui « traîne » sur un coin de bureau : il sera vu et peut-être discuté par le prospect avec son entourage, donc c’est un bon créneau de publicitaire.
 
Le reflet de votre entreprise : je le dis souvent, l’image de marque d’une entreprise est primordiale. C’est ainsi que vous devrez voir ce document : un outil de communication véhiculant votre image.
 
Pour vous démarquer de vos concurrents, faites un devis correctement rédigé, techniquement simple, sans fautes, facile à lire, et… beau. Surtout pas une ébauche de devis manuscrite.
 
Personnellement, je serais un peu dubitative si on me présentait un devis sous forme de brouillon illisible. J’imaginerais que les travaux demandés seront du même acabit que le devis, donc, je ne le retiendrais pas.
 
Si vous le pouvez, et que votre activité s’y prête, insérez des photos de vos produits sur chaque ligne de saisie.
 
Vérifiez votre devis : prix, quantité, main d’œuvre… Un prix juste dès le départ, c’est beaucoup plus professionnel qu’une erreur en court de route. Les prix, remises, promotions doivent être très facilement visibles, c’est pour cela que le client attend son devis.
 
N’attendez pas avant de l’envoyer. En général, un devis doit être envoyé dans les 24 à 48 h pour être crédible et surtout, parmi les premiers.
 
Si votre client ne donne pas de nouvelles, il faut le relancer par un mail ou un sms pour lui rappeler que la date d’échéance approche ; demandez s’il a besoin d’autres informations complémentaires pour vous répondre. C’est une façon discrète de relancer sans paraître envahissant.
 
Gratuit ou payant ? En-dehors de certaines activités où la gratuité est obligatoire jusqu’à une certaine somme, à vous de voir. Toutefois, la plupart des devis sont proposés gratuitement (comme les miens).

​De nos jours, la méthode la plus simple est l’envoi par mail.
 
Dans ce cas, je ne saurais trop insister sur la personnalisation de votre envoi pour renforcer le lien client/fournisseur. Personnalisez la dématérialisation pour être proche de votre prospect.
 
Si vous le remettez lors d’un rendez-vous, pensez à l’insérer dans votre brochure d’entreprise, ou y joindre un flyer.
 
Un envoi par courrier postal ? Profitez-en pour agrafer votre carte de visite agrémentée d’un petit message de courtoisie.
 
Le « petit » détail n’en sera pas un. Il vous fera remarquer. C’est aussi le but commercial d’un devis : passer devant vos concurrents.

​Vous n’avez pas le temps de vous coller derrière un PC pour faire vos devis en temps et en heure ? Je vous comprends !

​C’est tellement chronophage et pendant ce temps, personne pour aller en boutique, aller sur le terrain, préparer les payes, appeler la banque…
 
Pourquoi ne pas choisir de transmettre vos devis à un sous-traitant qui ne vous prendra que quelques euros pour les saisir, les envoyer, les suivre et faire les relances ?
 
Transmettez vos devis à Secrétariat Excellence sous la forme de votre choix, et gagnez du temps sur votre travail à vous.
 
Si vous le souhaitez, je peux vous établir un devis personnalisé ! :-)

Et voilà ! 
Vous avez les solutions en mains pour faire un devis professionnel, soigné et digne l'image de marque de votre entreprise !
​
Vous pourrez télécharger d'autres documents professionnels dans la boutique de Secrétariat Excellence.

Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner. Je vous décharger des tâches chronophages qui pèsent sur votre développement. 

Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. 

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Créer son entreprise sans se prendre la tête, c'est ce que je vous propose ici.

Plusieurs raisons peuvent vous pousser à créer votre entreprise, en effet.

Le temps : vous travaillez à mi-temps et souhaitez explorer le monde de l'entrepreneuriat sur votre temps libre.

L'argent : vous avez besoin d'arrondir vos fins de mois et c'est une des solutions offerte par la création d'entreprise.

Le chômage : vous venez de quitter votre emploi, licencié, ou pas, et vous ne souhaitez pas redevenir un "salarié" comme les autres, ou tout simplement, vous voulez "créer votre emploi".

Créer son entreprise est un challenge, un défi qui se relève, et c’est ultra-motivant. 

Contrairement aux idées reçues, Pôle Emploi peut vous mettre le pied à l’étrier pour galoper vers l’entrepreneuriat.

Des supports d’accompagnement comme Activ'Projets puis Activ'Créa peuvent vous aider à vous conforter dans votre choix de créer votre entreprise.
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Vous saurez ainsi qu’il est parfaitement réalisable de créer son entreprise tout en étant au chômage, ce qui vous permet d’assurer un démarrage en douceur, notamment financièrement.

Démarrer en douceur, c’est aussi bien réfléchir à ce que vous voulez créer.

Les bons conseillers en création d’entreprise vous le répéteront : "Pourquoi ne pas créer votre entreprise sur votre cœur de métier ? Sur ce que vous savez faire ?".

L'idée peut ainsi germer sur un terrain fertile, grâce à vos compétences déjà acquises.

Tout en continuant votre apprentissage de la création en participant à des cessions organisées pour les porteurs de projet, vous élaborerez votre projet en parallèle, rassuré.

Il vous sera déjà possible de déclarer officiellement votre entreprise

En tant que créateur, vous aurez à vous informer  sur les formalités, le choix du statut juridique (SASU, EURL, EIRL, SARL, micro-entreprise ou entreprise individuelle), le régime fiscal, donc, les cotisations sociales via l'URSSAF où vous devrez déclarer votre chiffre d'affaires, l'étude de marché, la protection sociale, etc.

Vous devrez faire preuve d’un esprit entrepreneurial et être bien déterminé à faire des sacrifices. 

Monter sa société avec des associés, ou en TNS (travailleur non-salarié ou freelance), peu importe : les formalités administratives et l'enjeu pour votre avenir sont les mêmes.
 
Les étapes de création de votre projet entrepreneurial devront suivre un chemin bien précis, en posant des objectifs clairs et atteignables.

A noter : on ne dit plus "auto-entrepreneur", mais "micro-entrepreneur"

La fiche d'identité de votre entreprise

Très vite, vous allez vous retrouver submergé par tout un tas de chiffres, de codes, de noms, mais qui sont tous à retenir car c'est la carte d'identité de votre entreprise : nom, forme juridique, SIRET, SIREN, code APE, NAF, INPI, n° d'immatriculation à la CMA ou à la CCI (qui sont les centres de formalités des entreprises ou CFE), etc.

En cadeau, votre fiche d'entreprise à remplir :

Les chiffres clés

Quand vous aurez démarré votre activité, il conviendra de suivre au mois le mois vos indicateurs financiers : C.A., trésorerie, fonds propres, bénéfices ou dettes, etc...

Le business plan

En micro-entreprise, il n'est pas toujours obligatoire de créer un business plan. Toutefois, c’est un exercice parfait pour :

1- Pour vous imprégner du monde de l'entreprise et de ses documents aux noms sibyllins.

2- Pour refaire le point avec... vous-même ! Après plusieurs années de routine dans le salariat, c'est bien de se remettre en question et/ou de tout remettre à plat.

3- Pour vous assurer que tout est en ordre dans votre tête, dans vos dossiers, dans vos projets.

Ce ne sont que quelques exemples de documents clés, et encore une fois, tout dépend du statut de votre entreprise, mais ils peuvent vous aider et vous accompagner longtemps.

J'ai mis à votre disposition mon pack "CREATION", composé des documents que j'ai créés et suivis au fur et à mesure de ma propre aventure entrepreneuriale. Vous pourrez les retrouver ici : 

La création ou la reprise d'entreprise est un véritable projet de vie.

C’est plus accessible qu’on ne le pense, même si vous êtes persuadé d’avoir des lacunes pour vous lancer :

• Vous pouvez avoir la bosse de l'informatique, mais pas des tableaux Excel.
• Vous pouvez être doué dans votre cœur de métier, mais pas en rédaction.
• Vous pouvez être passionné par la prospection commerciale, mais ne pas avoir le don de l'organisation.

Vous aurez tout le loisir de vous former, de vous faire accompagner par les associations spécialisées, etc…

Pour vous aider, je peux vous accompagner et préparer votre démarche de porteur de projet.
Un tableau à préparer ? Des formules à saisir ? Une présentation à soigner ? Contactez-moi :

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Devenir travailleur indépendant : le modèle Secrétariat Excellence : ce guide inclue les avantages et inconvénients de la création.
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