Je ne "pique" le boulot de personne !
Savez-vous qu'une assistance administrative indépendante n'est pas là pour "piquer le boulot" de votre secrétaire attitrée ? Non ! Bien au contraire !
Si vous avez déjà quelqu'un en poste mais que ponctuellement, elle croule sous le travail, c'est qu'elle a besoin d'aide. Pourquoi faire appel à de l'intérim ou à un recrutement quand des prestations administratives aux entreprises externalisées peuvent être organisées sans contrat, sans délai, et lorsque vous le souhaitez ?
Dans les TPE, il est assez souvent relevé que les tâches administratives sont faites par le conjoint. Chez les indépendants, il n'y a qu'une personne pour le faire : soi-même.
C'est un vrai travail que le travail administratif et même si une pro en CDD peut vous aider, elle vous coûtera plus cher qu'une assistante indépendante. Une colonne vertébrale
On ne va pas se mentir : l'administratif est chronophage et tout le monde aimerait s'en débarrasser ! Impossible...
J'aime assez répéter que c'est la colonne vertébrale de votre entreprise et que cette partie-là doit être extrêmement bien gérée. Saurez-vous dire à quel point cela impacte votre société, en temps, en charge de travail, en sueur, en argent ?
Toutes vos préoccupations peuvent être étudiées !
Je peux assurément vous aider dans :
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Comment suivre un tableau de bord de gestion ? 5 choses qu'une secrétaire indépendante peut faire pour vous
2 Commentaires
Que vous soyez organisateur ou participant, soyez efficace dans votre manière d'aborder les choses !
Voici quelques pistes pour vous aider.
Les limites d'intervention d'une secrétaire indépendanteLe métier de secrétaire, et a fortiori d'assistante, requière beaucoup de flexibilité. C'est un métier de service, où la notion d'astreinte reste présente sans être trop officialisée. En entreprise, il reste toutefois un cadre indestructible, quoique négociable : le Code du Travail, la Convention Collective, les accords d'entreprise. Les heures supplémentaires peuvent être exponentielles et pas seulement parce qu'il y a beaucoup de travail. C'est aussi un métier passionnant ! A l'inverse, une assistante indépendante n'a pas de contrainte horaire. Elle choisit librement le moment où elle va travailler pour ses clients. Elle doit organiser son temps de travail en fonction des activités qu'elle doit effectuer pour eux et dans des délais d'exécution imposés par chacun. C'est à elle de s'organiser. Une pause n'a pas besoin d'être validée par "le chef". Début de la journée de travail, heure du repas, pause cigarette (c'est pas bien !), pause télé, ou coiffeur, sont totalement et entièrement décidés par la secrétaire indépendante ! Il faut savoir se rendre disponible à certaines heures pour "coller" aux agendas des uns et des autres, tout en laissant l'espace nécessaire et primordial à sa vie privée. On peut rendre service à un client très naturellement tant que celui-ci n'abuse pas, et certaines conditions sont à imposer dès le début. Dans un cas comme dans l'autre, vous ne pourrez pas décider de solliciter votre personnel salarié ou un prestataire indépendant quand bon vous semble. D'abord, parce que c'est mal poli, ensuite parce que vous avez certainement mal géré la situation en amont... Il fallait y réfléchir avant qu'il ne soit trop tard ! Aborder la question du temps d'interventionUrgence (et humour) mis à part, si vous avez choisi de travailler avec une secrétaire indépendante, et qui plus est, à distance, il est une question primordiale à évoquer avec elle (ou lui...) avant de signer un devis ou un contrat : avez-vous des besoins sur des horaires particuliers ? Si oui, lesquels et à quel rythme ? En effet, une secrétaire indépendante pourra travailler différemment : de 6h à midi, ou de 15 h à minuit, si cela lui chante et que cela ne porte aucun préjudice à ses clients. Toutefois, si c'est l'entreprise qui fait appel à ses services qui le lui demande, les choses ne seront pas tout à fait traitées de la même manière. Une secrétaire indépendante définit elle-même ses tarifs et en général, si on lui demande de travailler les week-ends ou jour fériés, ceux-ci seront majorés. Il arrive par exemple que certaines entreprises soient joignables uniquement sur des horaires de nuit : travail avec l'étranger et décalage horaire sont alors à envisager. De plus, les jours fériés sont également souvent "oubliés" par les artisans ou les TPE dont l'activité peut se poursuivre ces jours-là. De la même façon, si vous avez besoin d'un "travail administratif urgent", souvent la veille pour le lendemain, une majoration pourra également être demandée. En-dehors de ces exceptions, votre secrétaire indépendante s'adaptera à vos besoins, pas à vos exigences. Si un coup dur vous tombe dessus, une "vraie" urgence cela peut arriver et toute bonne prestataire qui respecte son client lui donnera un coup de main s'il le mérite. Peut-être que certaines de mes concurrentes et/ou partenaires s'emploient à répondre à tout moment, à n'importe qui, pour n'importe quoi. Ce n'est pas la philosophie de Secrétariat Excellence. Pour moi, le 24 h/24 n'est pas une solution, mais une utopie... Nous ne pouvons vous aider correctement qu'en anticipant vos besoins. Si vous devez recourir à mes services le week-end, les jours fériés, ou encore, après 19h, sachez que je serai là, bien évidemment ! Je ne vous laisserai pas tomber, mais vous accepterez le fait que cela soit majoré. Vous l'aurez compris : NON ! Une assistante indépendante n'est pas joignable 24 h sur 24 même si elle fera tout pour vous rendre la vie plus facile !
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |