Un contrat de prestation peut-être rédigé entre votre secrétaire administrative freelance et vous pour encadrer les bases de votre collaboration :
​ 

• Les priorités,
• Le volume de travail,
• Le tarif,
• Vos préférences d'organisation et l'ajustement avec son emploi du temps.

C'est une base de travail mais que vous avez probablement l'habitude de faire avec n'importe quel autre prestataire de votre environnement de travail.

Petit rappel : une secrétaire administrative indépendante n'est pas une salariée. 

A ce titre, vous ne pourrez ni lui donner d'ordres, ni lui imposer horaires de travail ou présence à "son poste" quand vous le souhaitez, d'où l'importance de cerner votre organisation selon le point précédent.

Toutefois, elle doit faire partie de votre équipe et devenir une partenaire à part entière pour coller à vos besoins au plus près.

• Instaurez un climat de confiance mutuelle,
• Ne cachez rien qui pourrait nuire à la qualité de son travail pour vous,
• Incluez-la dans vos réunions d'équipes à distance.

Au fil du temps, selon la durée de votre contrat, vous gagnerez en confiance et vous vous reposerez parfois entièrement sur son professionnalisme pour des tâches qui vous prenaient auparavant trop de temps.

Tout le monde a besoin de reconnaissance. 

Le métier d'assistante freelance peut être assez ingrat. Exercé à distance et souvent dans l'anonymat de nos domiciles, les clients peuvent ignorer assez facilement le travail que cela demande.

Dans les moments plus compliqués, remercier vos partenaires habituels de l'aide qu'ils vous ont apporté semble naturel. Pensez donc à inclure votre assistante indépendante et valorisez-la : 

• Auprès de votre réseau professionnel, clients, fournisseurs,
• En émettant des recommandations en ligne sur son site internet, les réseaux sociaux,
• En postant des témoignages qui feront d'excellentes études de cas pour elle.

Tout comme vous devriez le faire avec une assistante salariée, les points à date réguliers doivent être posés, surtout si certaines tâches impliquent une durée de contrat assez longue.
​

• Par mail, par téléphone, par messagerie instantanée, planifiez un temps dédié.
• Pour revoir les problèmes éventuels, réajuster certains délais, répondre à des interrogations de part et d'autre.
• Pour simplement confirmer que tout va bien et se conforter dans l'idée que c'était un très bon choix de travailler avec une assistante indépendante !

Vous avez maintenant 100 % confiance dans le travail rendu par votre secrétaire administrative freelance.

Vous l'avez retenue pour certaines activités mais savez-vous vraiment tout ce qu'elle pourrait faire pour vous ?

• Revoyez avec elle son socle de compétences,
• Étudiez de plus près les activités que vous pourriez lui confier en plus.
• Fixez un nouveau contrat et renforcez votre partenariat.

En effet, vous avez peut-être démarré pour des prestations de gestion de mails, de classement, d'agenda.

Qui sait si vous ne pourriez pas lui confier la gestion de vos indicateurs, la saisie de vos contacts, les relances de vos impayés ?

Travailler en toute confiance avec une assistante administrative freelance, c'est s'assurer de compétences affirmées dans la gestion, c'est trouver un excellent compromis entre professionnalisme et rentabilité (pas de salariat, pas de charges).

Il est important de penser à cette solution dès maintenant pour reprendre les rênes de votre entreprise "le jour d'après", avec le plus d'efficacité possible.

​Ce ne sera pas un "sacrifice" mais un investissement sûr, durable, et parfaitement maîtrisé.

​Avez-vous déjà pensé à ce mode de partenariat pour votre société ?
L'idée vous semble-t-elle réalisable ? Avez-vous certaines croyances à ce sujet ?
N'hésitez pas à me faire part de vos remarques.

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Comment amélioration sa communication lorsqu'on est face à un client ?

​Dans notre métier, trois piliers de votre mission s'imposent : 

• Clarifiez ce que le client attend de vous.

• Précisez les activités prioritaires pour lesquelles vous êtes missionnée et le temps de travail nécessaire (à réajuster possiblement).

​

• Organisez ensemble les modalités de fonctionnement : quel(s) jour(s), combien d'heures par semaine, par mois ? Y a-t-il des impératifs horaires du client, etc...

En général, après une première prise de contact, vous avez la plupart de ces éléments en mains.

Vous aurez ensuite à formaliser par écrit ce que vous en avez compris (par mail ou avec un contrat de prestation).

Ceci est l'étape majeure pour bien communiquer vos besoins respectifs.

Comment améliorer sa communication pour être en phase avec son client et soi-même ?

• Informer, donner votre avis et conseiller sont de votre responsabilité. 

• Dire les choses telles qu'elles sont, ou vous paraissent être, sans les enjoliver.

• Dire ce qui va, mais aussi ce qui vous pose problème, que ce soit dans le relationnel, le professionnel, ou les méthodes employées.

Cela peut vous sembler complètement basique, pourtant, nombreux sont ceux qui n'osent pas s'exprimer et continuent de s'enfoncer dans les erreurs à cause des non-dits. 

De chef d'entreprise à chef d'entreprise, exposer les problèmes ou poser les questions franchement, c'est un impératif.

​Soyez reconnu pour votre sincérité et votre professionnalisme.

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Maintenant que vous avez défini vos priorités et établi une relation de confiance, vous pouvez placer des jalons, autrement dit, des points à date.

Ces moments fixés dans les agendas respectifs permettent justement d'échanger et être force de proposition sur : 
​

• Ce qui va, et dire merci,
• Ce qui ne va pas, et proposer des solutions,
• Demander ce que le client souhaite améliorer, le cas échéant,
• Rester informé de ces objectifs pour travailler dans la bonne direction.

Pas besoin de 3 h d'entretien, selon le contrat qui vous lie et la somme d'heures à réaliser, parfois 1/4 d'heure suffira, parfois, juste un mail.

C'est un sujet sensible pour les deux parties mais pour bien communiquer, il est important de s'y préparer.

• D'un côté, le prestataire (vous) qui doit travailler à une cadence raisonnable pour justifier son contrat.

• De l'autre, le client qui doit vous faire une confiance aveugle, puisqu'il n'a aucun contrôle sur votre temps de travail.

Ne vous laissez pas dépasser par les événements.

• Soyez précise dans les délais de réalisation de chaque tâche et faites le point pendant vos points à date.

• Si vous avez plusieurs tâches en cours, avec des délais incompatibles, parfois même pour plusieurs clients, il est urgent de les prioriser en fonction du contrat, du volume d'heures, de "l'urgence" estimée avec le ou les clients.

​

• Alertez le client si vous voyez qu'une tâche ne pourra pas être terminée dans les temps. Réajustez ensemble l'échéance.

Etre pro-actif pour votre client, c'est là encore une preuve de professionnalisme et d'implication.

Si vous avez des idées à lui soumettre pour faire avancer son entreprise, des activités que vous pourriez faire mais que vous n'avez pas évoquées dans votre contrat, parlez-en, envoyez-lui un projet sans lui faire payer, un tableau, un graphique, un article, etc...

Lorsqu'il saura que vous avez un savoir-faire dans un domaine qu'il ne connaît pas ou qu'il n'a pas le temps de faire lui-même, vous pourrez lui proposer dans un nouveau contrat.

Vous pourrez ainsi étoffer votre proposition commerciale et prouver que vous avez bien plus d'une corde à votre arc.

Votre communication professionnelle, avec vos clients, doit être irréprochable. 

Vous pouvez être à l'origine d'un changement radical d'organisation de ces derniers qui leur permettra de se libérer.

Ce qui leur semblait un cauchemar deviendra un minuscule problème que vous aurez repris à votre compte.

En résumé, pour répondre à la question "Comment améliorer sa communication ?", gardez ces 5 conseils en mémoire : 
​

1. Définissez les priorités
2. Instaurez une relation de confiance
3. Refaites un point régulièrement
4. Ajustez les délais si nécessaire
5. Étoffez votre contrat initial en proposant de nouvelles activités.

Et vous ? Comment vous y prenez-vous ? Avez-vous des astuces à partager ?
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Classement : action de ranger dans un certain ordre, selon des critères préétablis (numérique, alphabétique...), des dossiers, documents, livres... susceptibles d'être utilisés régulièrement.

Rangement : le Larousse dit que c'est un synonyme de "classement", mais je ne suis pas d'accord. Je peux ranger sans toutefois classer... C'est l'importance de la chose qui fait qu'on la "classe" plutôt qu'on la pousse dans un placard ou un dossier "divers".

Archivage : c'est là que doivent aller tous les dossiers ou éléments numériques qui ne vous serviront plus. Gardez-les cependant "classés" selon un ordre qui vous est propre. On ne sait jamais.

Nettoyage : jetez, recyclez, lavez. Votre bureau doit être clean, propre et sentir le frais. Inutile de faire un dessin en ce moment.

Votre bureau reflète votre cerveau et votre personnalité.

Il peut paraître en désordre toute la journée, mais vous le rangez tous les soirs ? Bravo ! 

En revanche, un minimum de nettoyage permet de vous débarrasser physiquement et inconsciemment du "négatif", des mauvaises ondes. Ainsi, pour organiser son espace de travail, vous pouvez facilement : 

Numériser tous les documents qui "traînent" sur votre bureau ou par terre. Vous les classerez ensuite dans un dossier numérique de votre PC. Peut-être qu'il faut juste les mettre à la poubelle.

Jeter (voire donner ou recycler quand c'est possible) tous les objets qui ne vous servent plus : vieux fauteuil qui prend de la place, livres, tapis plein de poussière et démodé, lampe, etc... Dans le même ordre d'idées, videz la poubelle dès qu'elle est pleine.

Faire de la place : c'est peut-être le moment de réaménager votre bureau. J'ai modifié le mien trois fois avant de trouver ce qui me convenait le mieux. Question de sensations. Vous en profiterez pour vous débarrasser du vieux fauteuil dont je parle au-dessus.

Garder près de vous tout ce dont vous vous servez souvent : stylos, agenda papier, répertoire, carnets de notes, écouteurs, téléphone, eau, post-it, bonbons... Que sais-je ?

​Acheter des fournitures sans hésiter : stylos, classeurs, chemises, boîtes de rangement. 
​
Personnaliser votre environnement de travail : chez moi, c'est plutôt méditation et zénitude comme vous pouvez le voir ci-dessous. Et vous ?

Organiser son espace de travail, ce n'est donc pas que l'environnement physique, mais aussi, le digital, donc celui de votre ordinateur. Il doit être aussi clean que l'espace physique.

D'ailleurs, le classement des dossiers peut parfois être identique d'un espace à l'autre.

Séparez impérativement le personnel du professionnel.

Voilà un exemple : 

Commencez donc par faire le ménage.

Jetez les fichiers non utilisés depuis belle lurette ou archivez-les dans un dossier "ARCHIVES".

Créez des dossiers clairement nommés, des sous-dossiers.

Un conseil : optez pour le classement par année. Par exemple : un dossier "archive", un sous-dossier "factures" et dans ce dossier, chaque année concernée.

Lorsque vous serez opérationnel, renouvelez cette procédure de tri une fois par mois.

Sur votre disque dur, conservez uniquement ce qui vous sert au quotidien. Ainsi, vos archives pourront être "expatriées" sur un disque externe, ou sur le cloud (Google Drive, Dropbox), voire, les deux. 

Sur votre disque dur, gardez sous le coude les dossiers en cours en les sauvegardant une fois par semaine.

Ne travaillez qu'à partir d'une seule source, a fortiori si vous démultipliez la sauvegarde de vos fichiers. Vous risqueriez de ne plus savoir quel document est le dernier en vigueur.

Pensez à faire le ménage dans vos photos (perso et pro) de la même manière (moi au Salon du Travail 2017, on s'en fiche un peu, et l'anniversaire du chien de la voisine 2005 aussi !).

Le dossier "téléchargement" est bien pratique mais souvent plein de documents inutiles.

Soit ils le sont vraiment (inutiles), alors jetez-les, soit ils sont à classer, donc faites-le rapidement.

De la même façon, videz votre corbeille. Cela prend de la place et ralentit votre PC. 

Vérifiez la liste de vos "favoris" internet. On est toujours tellement content d'un site X ou Y qu'on l'y enregistre très vite sans y revenir avant plusieurs mois, voire jamais...

Nettoyez donc cette liste en supprimant les sites sur lesquels vous n'êtes pas revenu.

C'est peut-être aussi le cas de certaines applications.

Vous vous êtes emballé avec les applis Google ? Moi aussi ! Supprimez-les de Chrome si vous ne vous en servez pas. Cela évitera les rappels réguliers pour "passer à la version pro".
​
Enfin, et c'est très important, n'empêchez pas votre PC d'effectuer les mises à jour automatiques, ni à votre antivirus de contrôler vos programmes.

Planifiez-les pour qu'elles ne vous dérangent pas outre mesure.

Si vous voulez en savoir plus sur le classement, il existe des cours sur internet ou des logiciels de classement en ligne à télécharger.

Pour les plus grosses entreprises, les solutions GED (Gestion Electronique Documentaire) sont celles qui, de loin, sont les plus efficaces, les plus redoutables en termes de classement et d'archivage.

​C'est la machine qui décide ! L'humain n'a qu'à créer, mettre à jour, ou décider d'archiver.

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