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ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE, je livre ici les informations du secrétariat indépendant pour tous les dirigeants

5 étapes pour bien exploiter vos questionnaires

3/10/2019

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Google Forms ou Survey Monkey ont permis l'éclosion d'une multitude de questionnaires faciles à mettre en place. 

Questionnaires de satisfaction ou études de marché pullulent sur nos groupes Facebook ou dans les mails envoyés par nos fournisseurs. Pour tous, il est devenu facile de les créer et de les envoyer d'un seul clic aux personnes concernées. 

Pourtant, pour rester pro et efficace, le travail ne s'arrête pas là.

​Voici les grandes étapes d'un questionnaire.
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La préparation

Si elle semble évidente, cette étape est cruciale pour obtenir des résultats qui vous serviront, et surtout, facilement exploitables.

Pourquoi faites-vous ce questionnaire et quelles sont les données que vous voulez exploiter ? Que voulez-vous savoir précisément ?

Qui est la cible de votre questionnaire ?

Des questions fermées seront indispensables et/ou suffisantes sur certaines questions (sexe, âge par exemple), mais vous choisirez peut-être des réponses ouvertes avec des espaces de commentaires libres sur d'autres.
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Dans ce cas, attention à ces espaces qui attirent parfois de longs commentaires et qui demandent donc beaucoup plus de temps à l'exploitation.

Si cela est possible, personnalisez. Vous aurez plus de chance de retours avec quelqu'un qui se sent proche de vous.

​Quelqu'un que vous connaissez parce qu'il a déjà acheté chez vous, par exemple. Chouchoutez vos clients, même au travers d'un questionnaire.

Enfin, vous n'êtes pas sans savoir que plus votre questionnaire sera rapide à remplir, plus vous aurez de réponses. ​

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Gérer les retours

Il est important de se fixer une date d'échéance pour le retour des réponses.

Vous avez certainement besoin de ces données pour un moment précis : réunion, construction de votre business plan, rendu d'un projet, etc...

Votre panel doit être suffisamment important en nombre pour que le taux de réponses pour chaque question soit réaliste.

En effet, entre 10 réponses ou 100, vous comprenez bien ce qui fera la différence dans la crédibilité de votre exploitation.

Pour vérifier cela, faites un point hebdomadaire du nombre de retours, et n'hésitez pas à relancer via un partage Facebook, ou par mail direct si vous en avez l'autorisation.

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L'extraction des données

Vous avez maintenant en mains toutes les données nécessaires et vous devez en faire quelque chose.

Techniquement, c'est simple avec Google Sheet ou Excel, d'un clic et c'est fait.

​Oui, mais maintenant, si vous n'avez pas le logiciel adéquat, il va falloir analyser ces données minutieusement.

Les tableaux croisés dynamiques devront être vos amis et votre œil d'expert, affûté.

Si vous n'aimez pas les tableaux croisés dynamiques, cliquez ici !

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Mise en forme graphique

Même si les résultats obtenus ne sont destinés qu'à votre information personnelle, sans diffusion, les graphiques permettent une analyse rapide et efficace. Ils sont immédiatement parlants.

Pour une présentation en assemblée, vous n'aurez pas d'autre choix que d'en faire un diaporama explicite, court, qui va droit au but. C'est vous qui parlez... Connaissez vos résultats sur le bout des doigts.

Enfin, si c'est pour votre business plan, dossier relativement formalisé, des graphiques colorés et parfaitement expliqués sauront rendre votre dossier beaucoup moins assommant.

Si vous souhaitez un autre exemple ou de l'aide, inscrivez-vous
Exemple de fichiers d'extractions (chiffres tout à fait aléatoires !)
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Restitution

Une restitution se fait bien souvent sur une présentation PowerPoint, inutile d'en faire des tonnes.

Il suffit de mettre en situation la mise en forme graphique réalisée précédemment.

C'est une occasion rêvée de mettre en valeur votre travail car si voulez vraiment rentrer dans les détails et comprendre réellement les données que vous avez récoltées, il faut y passer un temps certain. 

Restez donc professionnel et restituez vos données de façon parlante, certes, mais simples et agréables à regarder.

Si n'avez pas l'occasion d'en faire une présentation plénière, résumez vos résultats sur papier en ponctuant votre texte d'un graphique ou deux, les plus parlants.

​Soyez bref et concis et allez droit au but, c'est-à-dire là où vous voulez emmener votre lecteur ou vos auditeurs.

N'oubliez pas que ces données vous serviront à VOUS d'abord, et que vous pouvez peut-être reproduire le même questionnaire d'une année sur l'autre pour comparer les résultats.
Pour résumer, un questionnaire n'est pas simplement qu'une suite logique de questions.
Il vous faut :
  • un objectif et des questions clairs et prédéfinis
  • une organisation impeccable pour la réception des réponses
  • une facilité d'exploitation des données pour en tirer des chiffres pertinents
  • une mise en forme graphique et/ou sur un diaporama, de façon à se montrer professionnel.
Ce service est une des activités que ​Secrétariat Excellence est à même de faire pour vous.
Si vous êtes intéressé, je vous invite fortement à cliquer ici et vous inscrire sur la liste des membres VIP, voire ajouter un commentaire si vous le souhaitez.
 
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Comment identifier le salariat déguisé ?

3/10/2019

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Vous avez quitté le monde de l'entreprise pour devenir votre propre patron. Vous êtes seul à bord de votre petite société et vous naviguez de client en client, comme prestataire.

Autre cas de figure : vous êtes vous-même le patron/client qui faites appel régulièrement au prestataire ci-dessus.

Savez-vous que votre collaboration doit répondre à des règles très strictes au risque d'être requalifiée en contrat de travail salarié ?

​Pire : vous risquez chacun de très lourdes sanctions. On donne des noms différents à cela : travail dissimulé ou salariat déguisé. J'essaye de vous en expliquer ici les tenants et aboutissants.

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En quoi suis-je concerné par le salariat déguisé ?

Définition du contrat de travail, selon le Code du Travail :

« Le contrat de travail existe dès l’instant où une personne (le salarié) s’engage à travailler, moyennant rémunération, pour le compte et sous la direction d’une autre personne (l’employeur). Le plus souvent, le contrat de travail doit être écrit. Son exécution entraîne un certain nombre d’obligations, tant pour le salarié que pour l’employeur. »


Si vous êtes prestataire indépendant, cela veut dire que vous n'avez pas à répondre, par exemple, à un lien de subordination avec le client (et inversement, si vous êtes le client, vous n'avez pas à donner d'ordres à votre prestataire).

​Bien sûr, votre activité s'exerce dans un cadre défini mais par vous-même, en accord avec votre client : les horaires, le lieu, les moyens. 

Si en pratique votre client vous impose des horaires, ou vous impose des dates de congés, des heures supplémentaires, que vous répondez à ses ordres, vous serez considéré comme son employé, même si vous n'avez pas signé de contrat de travail en tant que tel.

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Comment est-ce possible ?

Il arrive parfois qu'on se laisse aller au jeu des "vieilles habitudes" : ex-salarié ou patron peu habitué à travailler avec des professions indépendantes, il faut se défaire de fonctionnements parfois non adaptés.

D'un autre côté, il existe malheureusement aujourd'hui des entreprises qui cherchent à s'affranchir du paiement des charges sociales liées au contrat de travail, en faisant appel à des travailleurs indépendants.

​Même si vous devez suivre les objectifs et délais imposés par votre client, ce dernier ne peut prétendre gérer votre organisation quotidienne, ni vous interdire de travailler avec d'autres professionnels.

Ces modes de fonctionnement sont strictement interdits et lourdement sanctionnés par la loi. 
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Quelques exemples de situations où le travailleur indépendant ne l'est pas en réalité : 
​
  • Le client lui impose des horaires
  • Il travaille depuis les locaux du client et utilise le matériel de l'entreprise
  • Il doit "rendre des comptes" et participer à toutes les réunions de l'entreprise
  • On lui impose des périodes de congés
  • On le sanctionne.

Si le choix du statut de micro-entrepreneur a été fait pour l'autonomie qu'on peut y trouver, là, je n'en vois plus aucune.

Que risquent les deux parties client/micro-entrepreneur ?

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Avez-vous encore des doutes ?

Gardez votre indépendance vis-à-vis de votre client : ne laissez pas un lien de subordination s'installer et précisez bien VOS conditions d'intervention. Votre relation doit s'organiser de patron à patron, d'égal à égal.

Si malgré tout vous vous retrouvez confronté à une situation délicate, c'est le Conseil de Prud'hommes de votre département qui saura vous aider.


C'est pourquoi, avant de s'engager il est important de rédiger un contrat de prestations ou une lettre de mission qui permettra de sécuriser votre relation avec le client. Ce contrat, une fois rédigé, est soumis au client pour pouvoir en discuter ; cela ne peut qu’assainir la relation de travail et faire de vous quelqu'un de recommandable et très professionnel.

Sur ce document vous ferez apparaître :
  • Les noms, adresses, N° Siret, etc... des deux parties
  • La nature de la prestation demandeées
  • Le délai de la mission (lorsqu'il est reconduit régulièrement sans autre modification, précisez "tacite reconduction"),
  • Les obligations des parties,
  • Les moyens utilisés
  • Le prix et modalités de règlement
  • Signature et date
Pour en savoir plus
“J’ai plus peur de nos propres erreurs que des plans de nos ennemis.” Périclès
Sources
https://www.portail-autoentrepreneur.fr/actualites/salariat-deguise-auto-entrepreneur
https://www.evoportail.fr/blog/2017/08/09/la-face-cachee-du-salariat-deguise-pour-l-auto-entrepreneur
https://www.federation-auto-entrepreneur.fr/actualites/requalification-autoentrepreneurs-jurisprudence-plateformes-uber-take-eat-easy​
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Souffrez-vous de phobie administrative ?

3/5/2019

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Souvenez-vous : Thomas Thévenoud, un des membres de notre gouvernement 2014, déclarait "souffrir de phobie administrative" pour justifier la non déclaration de ses revenus, ou le non paiement de ses loyers et autres amendes. 

​Et tout d'un coup, vous vous êtes sentis moins seuls, même si au bord du gouffre de la honte ! ​

Les symptômes :
  • Vous laissez votre courrier s'entasser sur la table de votre entrée.
  • Vous n'ouvrez même plus votre boîte aux lettres depuis plusieurs semaines.
  • Vous ignorez totalement la possibilité d'effectuer la plupart de vos démarches administratives sur internet.

Alors vous êtes, vous aussi, atteint de ce syndrome ! ​
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Bien évidemment, tout cela est exagéré car les vraies phobies sont de véritables maladies et en réalité, la phobie administrative n'existe ni pour les psychiatres, ni pour les scientifiques.

Cela s'apparente plus vraisemblablement à de la procrastination... Oui, vous connaissez aussi, n'est-ce pas ?

Sans vous accuser de procrastiner ou d'être phobique, peut-être êtes-vous simplement débordé par votre gestion administrative, commerciale, événementielle....

Il existe pourtant une solution radicalement efficace pour vous éviter d'avoir à vous enfoncer dans la démesure de l'oubli de vos factures ou autres déclarations : le secrétariat indépendant.

Secrétariat Excellence se propose ainsi de vous accompagner et :
  • d'ouvrir votre boîte aux lettres (gestion des mails),
  • de trier vos courriers (papier ou électronique),
  • de faire les relances auprès de vos fournisseurs pour être payé,
  • de prendre les rendez-vous nécessaires à votre activité (gestion d'agenda),
  • de préparer vos courriers et les envoyer...

La liste n'est pas exhaustive (vous pouvez la voir ici).

​Alors, pourquoi n'essayez-vous pas la solution que je vous propose pour votre tranquillité ?
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Plus de temps perdu dans des activités qui vous empêchent de vous consacrer à votre métier, votre équipe, vos clients !

Plus d'erreurs dues à la déconcentration, à la méconnaissance de certaine règles administratives, etc.... 

Vous n'avez plus aucune excuse pour ne pas faire ce que vous devez faire en temps et en heure.

Vous n'avez plus qu'à cliquer pour rentrer en contact avec Secrétariat Excellence.

​Ou me téléphoner. 

A tout de suite !
​
Prenez contact
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6 raisons de travailler avec une secrétaire indépendante

3/5/2019

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Comme je l'expliquais dans mon article
​"5 définitions de la secrétaire à distance", il existe plusieurs possibilités pour vous aider à améliorer votre process administratif.

La secrétaire indépendante en fait partie, mais vous hésitez encore ?

​Voici 6 raisons qui devraient vous aider à y voir plus clair et vous rassurer.

A lire aussi : "5-definitions-de-la-secretaire-a-distance.html"
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1 - Augmentation de la flexibilité externe des ressources humaines

Pour toutes les grandes entreprises, c’est facile : lorsque l'on a besoin de main d’œuvre supplémentaire et ponctuel, on fait appel à un recrutement en CDD ou à l’intérim.

Or, si cette pratique est devenue une habitude, ce n’est pas la seule disponible.

Aujourd’hui, des secrétaires et assistantes sont installées à leur compte, le plus souvent en micro-entreprise. Elles (ou ils) travaillent donc directement avec les entreprises qui font appel à elles.

Pour les personnes qui travaillent : adieu le stress et le burn-out liés aux contrats précarisés ! Pour les entreprises, bonjour la simplicité d’organisation !

2 - Modernisation des processus de management

C’est une nouvelle façon de travailler qui n’entrave en rien votre personnel en poste, bien au contraire.

Si vous avez besoin d’aider une secrétaire dont la charge de travail explose, la secrétaire indépendante viendra au bon moment pour lui donner un coup de main !

Et que dire quand vous n’avez pas ce type de personnel dans votre entreprise ? Faire appel à cette secrétaire indépendante vous permettra de souffler un peu, au moment que vous aurez choisi, et avec la régularité décidée ensemble. 

3 - Absorption de l'absentéisme

Votre personnel est malade ou en congés ? Votre fidèle secrétaire indépendante peut vous dépanner !

​Un coup de fil et c’est parti, sans besoin de chercher du personnel disponible et que vous ne connaissez pas. 


Vous pouvez souffler !

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Des économies réalisées en termes de temps et d'argent

Pas de charges salariales, pas de formation à financer, pas de congés à payer…

Sans intermédiaire, donc, sans frais supplémentaires, une secrétaire indépendante peut vous faire réaliser des économies non négligeables.


Exemple (non conctractuel) pour une prestation de 7h de dactylo à 35 € de l'heure :

CDD : +10 % d'indemnités de fin de contrat + 10% d’indemnité compensatrice de congés payés + charges patronales = 430 € HT

Intérim : coût horaire X coefficient de facturation à 2.1 + charges patronales = 746 € HT + TVA = 895 €

Secrétariat Excellence = 270 € (et TVA non applicable)

5 - Pas d'engagement dans la durée

Besoin ponctuel ou plus régulier ? Les décisions se prendront ensemble, au fur et à mesure.

Un devis suffira la plupart du temps à sceller les accord entre les deux parties. Une lettre de mission pourra aussi vous aider à avancer ensemble dans la même direction, si besoin.

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Secrétariat Excellence privilégie le travail à distance.

​Qui dit travail à distance, dit moins de transports, donc moins de CO2…
​
​C’est une notion qui me tient également à cœur.

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Voilà !
​
Vous avez en mains quelques raisons pour faire appel à une secrétaire indépendante qui saura vous accompagner à la demande.



Faites appel à Secrétariat Excellence pour avoir plus de renseignements ou simplement, pour démarrer une collaboration.

« Le plus grand échec est de ne pas avoir le courage d’oser. » Abbé Pierre
Envie d'essayer ?
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    rECEVOIR DES INFOS
    Laurence BERRY

    Auteur

    Je suis Laurence Berry-Brisson.
    Assistante de gestion administrative, rédactrice web, je partage mon savoir-faire toutes les semaines sur ce blog. N'hésitez pas à me laisser vos commentaires pour améliorer mes contenus et répondre à vos souhaits.
    A bientôt !

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