Depuis bien longtemps, l’agenda fait partie de nos vies.

Cet outil aujourd’hui incontournable a envahi le monde professionnel puis s’est propagé dans celui de la vie personnelle, à tel point que les deux ont fusionné pour la plupart d'entre nous.

Son utilisation est très simple, nos vies, un peu moins... 

Malgré ces outils « magiques » et bien pratiques, tous synchronisés, réglés pour vous rappeler vos rendez-vous, pour saisir n’importe quelles notes, on retiendra :
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• Que c’est chronophage,
• Qu’une erreur de saisie est très facile à commettre dans la précipitation, et l’effet domino est quasi certain,
• Que le côté pratique et très simple vous entraîne souvent là où vous n’aviez pas l’intention d’aller et les erreurs sont alors possibles,
• Que vous n’êtes pas la personne qui devrait gérer cela.

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La gestion d'agenda, c’est un des services que je vous propose avec Secrétariat Excellence.

Revisitez cet outil parfois vicieux.

Autrefois, l’agenda papier était roi et tous les ans chacun voulait s’offrir le dernier agenda-trieur-cuir dernier cri.



Désormais, l’outil informatique a tout bouleversé : Outlook, Google Agenda, et de nombreux autres calendriers digitaux aux fonctionnalités et designs différents, que chacun choisit en fonction de ses goûts, ses besoins, sa personnalité, sont apparus.

(A ce sujet, visitez :
http://www.logitheque.com/articles/google_agenda_cal_wave_calendar_les_10_meilleurs_agendas_gratuits_pour_android_et_ios_815.htm)

Mais connaissez-vous le B.A.BA de l'utilisation de VOTRE temps, donc, de l'agenda parfait !

Lorsque j’ai commencé à travailler en tant que secrétaire de direction, j'étais chargée de l'agenda papier du PDG, crayon dans une main et gomme dans l’autre.

J’ai plus tard connu le plantage du nouvel Outlook qui venait d’être installé sur le réseau informatique de notre société, solution miraculeuse qui s'est avérée dangereuse en l'espace de 30 secondes.

Heureusement que j’avais continué à suivre le planning sur la version papier.

Je sais : "je vous parle d'un temps que les moins de 20 ans ne peuvent pas connaître !".

Peut-être ai-je été traumatisée par la somme considérable de travail que cette panne nous a imposée, à nous les « petites mains » assistantes, car aujourd’hui, si j’utilise Google Agenda sur PC et mobile, je note en parallèle mes rendez-vous sur un agenda papier.

Moins qu'avant, c'est vrai, et surtout les rendez-vous personnels.

Comment se rater avec tout cela ? Eh bien cela arrive ! La technologie va de plus en plus vite et les cerveaux ralentissent, c’est bien connu…

Alors, pour gérer votre vie pro et perso : papier ? PC ? Téléphone ? Les trois ?

Vous pouvez choisir de le gérer à distance également, solution efficace et parfaitement adaptée lorsque l'on travaille avec une assistante indépendante à distance.

L’outil le plus commun aujourd’hui pour cela : Google agenda.

Compatible avec la plupart des outils comme Exchange ou Gmail, disponible sur Android comme en ligne, il est utilisable n’importe où quand la synchronisation est activée.

Pour optimiser votre activité, vous pouvez déléguer cette activité de gestion d’agenda en la partageant avec un ou plusieurs de vos contacts, selon votre besoin.

Pour Gmail, par exemple, cela peut-être utile si vous souhaitez qu’une personne accède à votre agenda sans le modifier, ou bien choisir que cette personne s'en occupe intégralement à votre place.

Dans ce cas, elle pourra créer des événements en votre nom. Vous pourrez partager ou déléguer, pour un collaborateur (ou autre) ou plusieurs, voire, créer un nouvel agenda partagé.

Savoir jongler avec le temps est un art et et pour plus de simplicité, vous aurez compris que vous pouvez déléguer cette activité à un professionnel.

Lorsqu'il va s’occuper de votre agenda, il va faire appel à ses compétences d’organisateur, gymnastique cérébrale dont nous disposons dans notre métier d’assistants. 
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Il (ou elle) va également :

• Apprendre à connaître la personnalité de son client
• Déterminer ainsi son mode de fonctionnement : pressé/calme ? Son degré d’adaptation aux changements impromptus ? Tient-il à déléguer également la gestion de sa vie personnelle ? Etc...
• Evaluer les rencontres récurrentes pour les fixer automatiquement
• Jauger s’il y a des déplacements pour certains rendez-vous et ainsi mieux les anticiper
• Organiser une réunion hebdomadaire (par exemple) pour analyser ensemble son mode de travail et son rythme, cerner les rendez-vous importants, ceux que l’on peut reporter ou annuler…
• Insérer une pincée d’improvisation et une cuillère à soupe de réactivité.

La multiplication des événements rend le manager/responsable/chef d’entreprise confiant : l’effet de remplissage lui garantit (psychologiquement) la réussite de ses affaires, ou bien il se sent utile/important, etc…
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Saisir une opportunité de rendez-vous qu'on attend depuis des semaines est normale et prioritaire, mais il faut absolument gérer ce que j'appelle "le risque de la prise de rendez-vous euphorique" :

• Si on déplace un ou plusieurs rendez-vous pour pouvoir en obtenir un seul en particulier, il faut penser à les décaler eux-aussi,
• Si des déplacements sont à envisager, que ce soit à l’autre bout de l’entreprise ou à l’autre bout de la ville ou du monde, il faut veiller à inclure (à vue de nez) ce temps de déplacement en plus du rendez-vous. 

Enchaîner des rendez-vous toutes les heures est utopique, ne sert à rien et est contre-productif.

Dans ces conditions, tout va finir par se décaler (qui a déjà eu une journée où tout le monde était strictement à l'heure ?).
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En fin de journée, on est lessivé et assurément peu disponible pour la vie familiale…  ​

Vous l’aurez compris, tout n’est pas juste une question de simples clics.

C’est le travail d’un(e) assistant(e) d’envisager toutes ces tracasseries qui étouffent,  prennent du temps, polluent le cerveau.

Il (elle) prévoira, anticipera, organisera de façon cohérente des emplois du temps déjà bien chargés, évitera les oublis et les rendez-vous « ratés ».

Laisser la main à une personne qualifiée pour cela qui contrôlera votre agenda régulièrement, c'est permettre aux chefs d'entreprise de lâcher prise.

Cela invite à une prise de conscience :
"Quelle place je laisse à ma vie personnelle ?"
"Je rentre trop tard chez moi, trop souvent."
"Quel temps pour mes loisirs finalement ?".
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Alors, tenté pour faire appel à une pro de l’organisation du temps ?
Contactez-moi pour que nous prenions rendez-vous !

Pour m'aider à trouver la clientèle dont j'avais besoin pour démarrer, j'ai reçu un conseil maintes fois répété, plus que lancinant : « définissez votre cible » !
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C’est bien beau de définir une cible quand on vend des produits, cela devient un peu plus compliqué lorsqu’il s’agit de vendre une prestation de services aussi généraliste que le secrétariat et l’assistanat dit « virtuel ».  
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Car si je vends bien « 1 » prestation, par bonheur, les secrétaires/assistantes disposent de plusieurs cordes à leur arc pour rester dans le thème.

La formation et l’expérience de la gestion administrative nous ont formé(e)s à de multiples compétences qui nous permettent de :

• De dactylographier,
• Retranscrire (par voie audio ou autre),
• Téléphoner de façon professionnelle,
• Tenir des agendas complexes,
• Organiser des événements professionnels (séminaires, salons….),
• Gérer des achats, du personnel, des plannings,
• Manager,
• Tenir à jour des sites internet, des budgets, des plannings.

 
Ce ne sont que les grandes lignes d’un savoir-faire riche, et la liste n’est pas exhaustive, mais il faut encore y ajouter des spécialisations : RH, juridique, médical, etc…
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Bien évidemment, vous êtes une multitude de cadres, de dirigeants, de chefs d’entreprise, à comprendre que c’est par nature un métier polyvalent et qui peut servir à tous….

​Alors comment me trouver ?

Ces doutes sont facilement reconnaissables puisque toutes vos phrases commencent par : « et si jamais…. ? », remettant en question chacune de vos actions pour avancer.
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"Il y a toujours plusieurs solutions à un problème ; l’échec n’est qu’une expérience qui prouve que la solution choisie n’a pas fonctionné." (Thomas Edinson).

Savoir rebondir pour mieux réussir, voilà ce qu’il faut se dire. 

Une petite phrase, souvent répétée même si elle semble banale, n’en est pas moins une évidence : « quand on veut, on peut ».

Dans votre vie privée, comme dans votre vie professionnelle, vous avez trébuché, vous êtes tombé(e)s, parfois durement.

Vous êtes toujours debout ? La résilience vous a relevé pour vous aider à aller plus loin.

Chaque épreuve ou manque de réussite est une expérience qui nous grandit.

​On peut positiver en appelant un échec, un "essai". La peur de réussir ? La peur d’échouer ? Les deux se cumulent mais vous avez les ressources en vous qui vous subliment, et malheureusement, nous faisons bien plus souvent appel à celles qui nous empêchent d’avancer.

Alors, où croyez-vous que je veuille en venir par là ? 
Donnez-vous les moyens de forcer le destin : vous vous embourbez dans la paperasse ? Vous voulez tout faire vous-même alors que votre cœur de métier vous demande toujours plus ? C’est une erreur.

Sortez de votre zone de confort, et passez à « l’essai ».

Par exemple, commencez par externaliser la partie administrative, commerciale, marketing de votre entreprise ; la solution : le secrétariat indépendant.

Tenter de nouvelles façons de travailler, c’est déjà réussir.

Indispensable, la remise en question est effectivement un travail à faire sur soi afin de changer ce qu’on peut changer.

Mieux appréhender le futur, mieux accepter ceux qui nous entourent tels qu'ils sont, et surtout, s’accepter tel que l’on est. C’est aussi ça le secret de la réussite.

Notre personnalité trouve forcément son public « miroir » à partir du moment où l’on reste vrai, entier, et en phase avec l’image que l’on renvoie : "on attire ce que l’on est ».

Soyons honnêtes : on joue tous un rôle dans la vie, mais il est nécessaire de rester le plus proche possible de notre « moi », car à force de surjouer, le public va s’en rendre compte et quitter la salle…

​Un mauvais acteur ne retient jamais un public exigeant !
​Ne faites donc que ce que vous savez faire : vous y gagnerez toujours en qualité, en temps et en crédibilité aux yeux de vos partenaires professionnels.

​Lorsqu'on trouve ce point de flexibilité et qu’enfin on met un pied en-dehors de notre zone de confort, cela oblige à parcourir le chemin de la confiance vers quelqu’un qui ne connaît pas notre métier, notre société, nos préférences dans la façon de travailler, etc...

Choisir par exemple de faire faire votre dactylographie ou votre classement par une secrétaire externe à votre entreprise peut être ressenti comme une intrusion dans votre « cocon » professionnel, cocon que vous avez bâti jusqu’à présent seul et avec beaucoup d’efforts.

Oui, mais c’est aussi comme ça que les enfants grandissent ! En les laissant se débrouiller seuls ou avec d’autres personnes désormais plus qualifiées que vous. Ils ne vous quittent pas pour autant.

Une fois rassuré sur ce point, vous trouverez plus facilement les personnes avec qui vous souhaiterez déléguer une partie des activités que vous ne maîtrisez pas, ou plus.

Mieux : la confiance instaurée vous permettra des échanges sans équivoques et un réel partenariat.

Une secrétaire indépendante se doit de respecter l’image de marque de l’entreprise pour laquelle elle travaille.

Travailler ponctuellement avec un ou une inconnu(e), qui deviendra un véritable binôme, même s’il n’est pas votre salarié, c’est aussi vous donner comme objectif de vous remettre en question sur la façon de gérer votre business.

Les seuls écueils pourraient être éventuellement une incompatibilité de personnalité entre vous et la personne choisie, mais comme vous ne serez engagé en rien dans la durée, vous pourrez cesser toute relation du jour au lendemain et chercher quelqu'un d'autre.

Ce n'est pas pire qu'un CDD ou un intérimaire...

​Vos compétences ont leurs limites. Allez donc chercher celles qui vous manquent là où elles se trouvent, c’est la raison d’être de mon logo et de mon slogan : « un pont entre nos compétences ». (cf mon article à ce sujet http://www.secretariatexcellence.fr/blog/origine-du-nom-de-mon-entreprise-et-de-son-slogan)

Et pour conclure :