SECRETARIAT EXCELLENCE
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5 Définitions de la secrétaire à distance

20/2/2019

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Le « télétravail » existe depuis les années 1970, grâce aux technologies promues à l’époque comme le téléphone, le fax, et plus tard, les ordinateurs.

Les autorités européennes ont poussé les entreprises à instaurer cette nouvelle façon de travailler pour tout un tas de raisons, notamment économiques et écologiques.
En mars 2020, c'est malheureusement le COVID-19 qui nous a imposé de travailler de chez nous quand c'était possible.

Tous les métiers sont concernés puisque l’on estime que 60 % des tâches de chacun peuvent être réalisées en télétravail. D’ailleurs, qui n’a jamais « télétravaillé » depuis le bus, le RER ou le métro ?


Les recruteurs ont toujours un peu de mal à comprendre que celle qui s’occupe si bien de l’accueil des visiteurs du DG ou du DRH, et qui fait si bien le café (ce n’est pas forcément un cliché, et je sais de quoi je parle…), peut travailler…. de chez elle ??? Oui. Sans être salariée ?? Encore oui !

Nous sommes nombreuses à vouloir enfin mettre en œuvre nos capacités à 100 % pour des clients qui auront besoin de réactivité, rapidité, qualité, compétences diverses, et toujours à moindre coût qu’un CDI, CDD ou de l’intérim.

Aujourd’hui, on nous donne des noms différents mais finalement, tous se rejoignent.
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Guide et solution pour un agenda parfait

15/2/2019

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"La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps."
​Théophraste
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Depuis bien longtemps, l’agenda fait partie de nos vies.

Cet outil aujourd’hui incontournable a envahi le monde professionnel puis s’est propagé dans celui de la vie personnelle, à tel point que les deux ont fusionné pour la plupart d'entre nous.

Son utilisation est très simple, nos vies, un peu moins... 

Malgré ces outils « magiques » et bien pratiques, tous synchronisés, réglés pour vous rappeler vos rendez-vous, pour saisir n’importe quelles notes, on retiendra :
​
  • Que c’est chronophage,
  • Qu’une erreur de saisie est très facile à commettre dans la précipitation, et l’effet domino est quasi certain,
  • Que le côté pratique et très simple vous entraîne souvent là où vous n’aviez pas l’intention d’aller et les erreurs sont alors possibles,
  • Que vous n’êtes pas la personne qui devrait gérer cela.
​
La gestion d'agenda, c’est un des services que je vous propose avec Secrétariat Excellence.

Revisitez cet outil parfois vicieux.

Agenda papier versus agenda électronique

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Autrefois, l’agenda papier était roi et tous les ans chacun voulait s’offrir le dernier agenda-trieur-cuir dernier cri.



Désormais, l’outil informatique a tout bouleversé : Outlook, Google Agenda, et de nombreux autres calendriers digitaux aux fonctionnalités et designs différents, que chacun choisit en fonction de ses goûts, ses besoins, sa personnalité, sont apparus.

(A ce sujet, visitez :
http://www.logitheque.com/articles/google_agenda_cal_wave_calendar_les_10_meilleurs_agendas_gratuits_pour_android_et_ios_815.htm)


Mais connaissez-vous le B.A.BA de l'utilisation de VOTRE temps, donc, de l'agenda parfait !

Lorsque j’ai commencé à travailler en tant que secrétaire de direction, j'étais chargée de l'agenda papier du PDG, crayon dans une main et gomme dans l’autre.

J’ai plus tard connu le plantage du nouvel Outlook qui venait d’être installé sur le réseau informatique de notre société, solution miraculeuse qui s'est avérée dangereuse en l'espace de 30 secondes.

Heureusement que j’avais continué à suivre le planning sur la version papier.

Je sais : "je vous parle d'un temps que les moins de 20 ans ne peuvent pas connaître !".

Peut-être ai-je été traumatisée par la somme considérable de travail que cette panne nous a imposée, à nous les « petites mains » assistantes, car aujourd’hui, si j’utilise Google Agenda sur PC et mobile, je note en parallèle mes rendez-vous sur un agenda papier.

Moins qu'avant, c'est vrai, et surtout les rendez-vous personnels.

Comment se rater avec tout cela ? Eh bien cela arrive ! La technologie va de plus en plus vite et les cerveaux ralentissent, c’est bien connu…


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Savoir optimiser son temps

Alors, pour gérer votre vie pro et perso : papier ? PC ? Téléphone ? Les trois ?

Vous pouvez choisir de le gérer à distance également, solution efficace et parfaitement adaptée lorsque l'on travaille avec une assistante indépendante à distance.

L’outil le plus commun aujourd’hui pour cela : Google agenda.

Compatible avec la plupart des outils comme Exchange ou Gmail, disponible sur Android comme en ligne, il est utilisable n’importe où quand la synchronisation est activée.

Pour optimiser votre activité, vous pouvez déléguer cette activité de gestion d’agenda en la partageant avec un ou plusieurs de vos contacts, selon votre besoin.

Pour Gmail, par exemple, cela peut-être utile si vous souhaitez qu’une personne accède à votre agenda sans le modifier, ou bien choisir que cette personne s'en occupe intégralement à votre place.

Dans ce cas, elle pourra créer des événements en votre nom. Vous pourrez partager ou déléguer, pour un collaborateur (ou autre) ou plusieurs, voire, créer un nouvel agenda partagé.
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La gestion du temps est un art

Savoir jongler avec le temps est un art et et pour plus de simplicité, vous aurez compris que vous pouvez déléguer cette activité à un professionnel.

Lorsqu'il va s’occuper de votre agenda, il va faire appel à ses compétences d’organisateur, gymnastique cérébrale dont nous disposons dans notre métier d’assistants. 

​
Il (ou elle) va également :
  • Apprendre à connaître la personnalité de son client
  • Déterminer ainsi son mode de fonctionnement : pressé/calme ? Son degré d’adaptation aux changements impromptus ? Tient-il à déléguer également la gestion de sa vie personnelle ? Etc...
  • Evaluer les rencontres récurrentes pour les fixer automatiquement
  • Jauger s’il y a des déplacements pour certains rendez-vous et ainsi mieux les anticiper
  • Organiser une réunion hebdomadaire (par exemple) pour analyser ensemble son mode de travail et son rythme, cerner les rendez-vous importants, ceux que l’on peut reporter ou annuler…
  • Insérer une pincée d’improvisation et une cuillère à soupe de réactivité.

Le côté obscur de l'agenda

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La multiplication des événements rend le manager/responsable/chef d’entreprise confiant : l’effet de remplissage lui garantit (psychologiquement) la réussite de ses affaires, ou bien il se sent utile/important, etc…
​


Saisir une opportunité de rendez-vous qu'on attend depuis des semaines est normale et prioritaire, mais il faut absolument gérer ce que j'appelle "le risque de la prise de rendez-vous euphorique" :
  • Si on déplace un ou plusieurs rendez-vous pour pouvoir en obtenir un seul en particulier, il faut penser à les décaler eux-aussi,
  • Si des déplacements sont à envisager, que ce soit à l’autre bout de l’entreprise ou à l’autre bout de la ville ou du monde, il faut veiller à inclure (à vue de nez) ce temps de déplacement en plus du rendez-vous. 

Enchaîner des rendez-vous toutes les heures est utopique, ne sert à rien et est contre-productif.

Dans ces conditions, tout va finir par se décaler (qui a déjà eu une journée où tout le monde était strictement à l'heure ?).
​
En fin de journée, on est lessivé et assurément peu disponible pour la vie familiale…  
​


La solution existe

Vous l’aurez compris, tout n’est pas juste une question de simples clics.

C’
est le travail d’un(e) assistant(e) d’envisager toutes ces tracasseries qui étouffent,  prennent du temps, polluent le cerveau.

Il (elle) prévoira, anticipera, organisera de façon cohérente des emplois du temps déjà bien chargés, évitera les oublis et les rendez-vous « ratés ».

Laisser la main à une personne qualifiée pour cela qui contrôlera votre agenda régulièrement, c'est permettre aux chefs d'entreprise de lâcher prise.

Cela invite à une prise de conscience :
"Quelle place je laisse à ma vie personnelle ?"
"Je rentre trop tard chez moi, trop souvent."
"Quel temps pour mes loisirs finalement ?".
​
Alors, tenté pour faire appel à une pro de l’organisation du temps ?
Contactez-moi pour que nous prenions rendez-vous !
Je veux un agenda parfait

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Quel genre de client êtes-vous ?

11/2/2019

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La prospection de clients est une activité longue et fastidieuse.

Chercher sa cible, c’est-à-dire peut-être vous qui me lisez, peut se révéler passionnant, mais combien cela demande de temps, de patience et de confiance en soi !

Allez-vous vous retrouver dans ces quelques lignes qui vous sont consacrées ?

Définir sa cible, lister ses prospects

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Pour m'aider à trouver la clientèle dont j'avais besoin pour démarrer, j'ai reçu un conseil maintes fois répété, plus que lancinant : « définissez votre cible » !
​
C’est bien beau de définir une cible quand on vend des produits, cela devient un peu plus compliqué lorsqu’il s’agit de vendre une prestation de services aussi généraliste que le secrétariat et l’assistanat dit « virtuel ».  
​
Car si je vends bien « 1 » prestation, par bonheur, les secrétaires/assistantes disposent de plusieurs cordes à leur arc pour rester dans le thème.

La formation et l’expérience de la gestion administrative nous ont formé(e)s à de multiples compétences qui nous permettent de :
  • De dactylographier,
  • Retranscrire (par voie audio ou autre),
  • Téléphoner de façon professionnelle,
  • Tenir des agendas complexes,
  • Organiser des événements professionnels (séminaires, salons….),
  • Gérer des achats, du personnel, des plannings,
  • Manager,
  • Tenir à jour des sites internet, des budgets, des plannings.
 
Ce ne sont que les grandes lignes d’un savoir-faire riche, et la liste n’est pas exhaustive, mais il faut encore y ajouter des spécialisations : RH, juridique, médical, etc…
​
Bien évidemment, vous êtes une multitude de cadres, de dirigeants, de chefs d’entreprise, à comprendre que c’est par nature un métier polyvalent et qui peut servir à tous….

​Alors comment me trouver ?

Réfléchir à ses valeurs et les assumer

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​Si mes services peuvent être utiles à tous, TPE/PME, grandes entreprises, associations, etc…, serais-je à même de les proposer à n’importe qui ?

Ne faut-il pas que cela « colle » entre nous, comme avec son coiffeur ou son médecin ? C’est pour moi le point de convergence à trouver.

Les valeurs qui sont les miennes ne sont pas forcément les vôtres, mais certaines sont absolument incontournables à mes yeux :
  • respect des personnes et des règles,
  • confiance,
  • politesse,
  • calme et…
  • humour !

Une incompatibilité de méthodologie, ou un manque de confiance sur mon travail, ne seront pas satisfaisants pour poursuivre ensemble.
​
La 2è question récurrente que l’on pose souvent en entrepreneuriat, c'est : « qu’elle est ta valeur ajoutée ? ».

Dans un contexte professionnel comme le mien, les qualités basiques d’organisatrice, de gestionnaire administratif, de dactylographe, etc… sont des compétences professionnelles de base pour vous aider, certes...
​


Alors, quel est ce « petit plus » qui vous fera pencher de mon côté de la balance ? 
​
  • La qualité de mon travail que je veux sans faille, toujours à la recherche de la perfection.
  • Ma capacité d’adaptation qui me permet de m’intégrer dans la société cliente.
  • L’importance portée à l’image de marque de l’entreprise, point essentiel de mon travail, pour moi, mais aussi pour mes clients.
  • Et justement, ce goût inconditionnel pour la polyvalence des tâches, d’où ma formation d’assistante projets…

J’ai vraiment envie de vous aider et de vous accompagner.
Participer en quelque sorte à mettre ma petite pierre à votre édifice. 

Vous ne me connaissez pas encore, mais si vous vous reconnaissez dans ces valeurs
et si ma  « valeur ajoutée » vous parle
alors vous n’êtes plus qu’à un clic de notre rencontre….
C'est par ici !
En savoir plus
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Comment créer son entreprise sans peur de l'échec ?

4/2/2019

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Avoir peur d’échouer ou avoir peur de réussir ?

Sortir de sa zone de confort, de la tranquillité et de tout ce que l’on connait déjà, peut paraître insurmontable pour certains.

C’est la peur de réussir souvent qui nous empêche d’avancer.

L’appréhension est saine, mais on ne peut surtout pas démarrer vaincu à l’avance.
Ces doutes sont facilement reconnaissables puisque toutes vos phrases commencent par : « et si jamais…. ? », remettant en question chacune de vos actions pour avancer.
​
"Il y a toujours plusieurs solutions à un problème ; l’échec n’est qu’une expérience qui prouve que la solution choisie n’a pas fonctionné." (Thomas Edinson).

Savoir rebondir pour mieux réussir, voilà ce qu’il faut se dire. 
Ce n'est pas la peur d'entreprendre, c'est la peur de réussir qui explique plus d'un échec."
Emil Cioran, artiste, écrivain, philosophe (1911-1995)

"Quand on veut, on peut !"

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Une petite phrase, souvent répétée même si elle semble banale, n’en est pas moins une évidence : « quand on veut, on peut ».

Dans votre vie privée, comme dans votre vie professionnelle, vous avez trébuché, vous êtes tombé(e)s, parfois durement.

Vous êtes toujours debout ? La résilience vous a relevé pour vous aider à aller plus loin.

Chaque épreuve ou manque de réussite est une expérience qui nous grandit.

​On peut positiver en appelant un échec, un "essai". La peur de réussir ? La peur d’échouer ? Les deux se cumulent mais vous avez les ressources en vous qui vous subliment, et malheureusement, nous faisons bien plus souvent appel à celles qui nous empêchent d’avancer.

Alors, où croyez-vous que je veuille en venir par là ? 
Donnez-vous les moyens de forcer le destin : vous vous embourbez dans la paperasse ? Vous voulez tout faire vous-même alors que votre cœur de métier vous demande toujours plus ? C’est une erreur.

Sortez de votre zone de confort, et passez à « l’essai ».

Par exemple, commencez par externaliser la partie administrative, commerciale, marketing de votre entreprise ; la solution : le secrétariat indépendant.

Tenter de nouvelles façons de travailler, c’est déjà réussir.


Le travail sur soi

Indispensable, la remise en question est effectivement un travail à faire sur soi afin de changer ce qu’on peut changer.

Mieux appréhender le futur, mieux accepter ceux qui nous entourent tels qu'ils sont, et surtout, s’accepter tel que l’on est. C’est aussi ça le secret de la réussite.

Notre personnalité trouve forcément son public « miroir » à partir du moment où l’on reste vrai, entier, et en phase avec l’image que l’on renvoie : "on attire ce que l’on est ».

Soyons honnêtes : on joue tous un rôle dans la vie, mais il est nécessaire de rester le plus proche possible de notre « moi », car à force de surjouer, le public va s’en rendre compte et quitter la salle…

​Un mauvais acteur ne retient jamais un public exigeant !
​Ne faites donc que ce que vous savez faire : vous y gagnerez toujours en qualité, en temps et en crédibilité aux yeux de vos partenaires professionnels.

Le point de flexibilité

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​Lorsqu'on trouve ce point de flexibilité et qu’enfin on met un pied en-dehors de notre zone de confort, cela oblige à parcourir le chemin de la confiance vers quelqu’un qui ne connaît pas notre métier, notre société, nos préférences dans la façon de travailler, etc...

Choisir par exemple de faire faire votre dactylographie ou votre classement par une secrétaire externe à votre entreprise peut être ressenti comme une intrusion dans votre « cocon » professionnel, cocon que vous avez bâti jusqu’à présent seul et avec beaucoup d’efforts.

Oui, mais c’est aussi comme ça que les enfants grandissent ! En les laissant se débrouiller seuls ou avec d’autres personnes désormais plus qualifiées que vous. Ils ne vous quittent pas pour autant.

Une fois rassuré sur ce point, vous trouverez plus facilement les personnes avec qui vous souhaiterez déléguer une partie des activités que vous ne maîtrisez pas, ou plus.

Mieux : la confiance instaurée vous permettra des échanges sans équivoques et un réel partenariat.

Une secrétaire indépendante se doit de respecter l’image de marque de l’entreprise pour laquelle elle travaille.

Travailler ponctuellement avec un ou une inconnu(e), qui deviendra un véritable binôme, même s’il n’est pas votre salarié, c’est aussi vous donner comme objectif de vous remettre en question sur la façon de gérer votre business.

Les seuls écueils pourraient être éventuellement une incompatibilité de personnalité entre vous et la personne choisie, mais comme vous ne serez engagé en rien dans la durée, vous pourrez cesser toute relation du jour au lendemain et chercher quelqu'un d'autre.

Ce n'est pas pire qu'un CDD ou un intérimaire...


Prendre du recul

Tenter l'essai
J’ai eu l’opportunité dans une autre vie d’être formée à la Process Communication© (https://www.processcommunication.fr/) : outil de communication et modèle de découverte et de compréhension de sa propre personnalité et de la personnalité des autres, développé par Taibi Kahler.

Après une analyse poussée grâce à de nombreux tests, une définition de votre profil type apparaît.

Vous apprenez ensuite à reconnaître les différents autres types de personnalité chez les autres et à interagir avec eux selon les modes opératoires de chacun des profils.

Par exemple, un profil-type « persévérant » n'entend pas la même chose lorsqu’un ordre lui est donné, qu’un profil dit « rêveur ». Les messages sont les mêmes, et pourtant, chacun le reçoit selon ses codes, son éducation, son humeur, l’état dans lequel il est à ce moment de sa vie, etc… 

Depuis cette formation, j’ai appris à prendre du recul sur beaucoup de choses : la peur, la réussite, les émotions, ce qui empêche d’avancer, de positiver.

Aujourd’hui, vous savez qu’il vous appartient de cliquer ou pas sur le bouton « prendre un rendez-vous » ; vous apprendrez que si vous hésitez, vous avez peut-être de bonnes raisons de votre point de vue. Peut-être ne sont-elles pas toutes valables ? ?
​
Alors ? Saurez-vous vous adapter à l’évolution de votre business qui vous prend tout votre temps ?

​Saurez-vous surmonter votre peur de demander de l’aide à une tierce personne en-dehors de votre société ? 
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​Vos compétences ont leurs limites. Allez donc chercher celles qui vous manquent là où elles se trouvent, c’est la raison d’être de mon logo et de mon slogan : « un pont entre nos compétences ». (cf mon article à ce sujet http://www.secretariatexcellence.fr/blog/origine-du-nom-de-mon-entreprise-et-de-son-slogan)
Et pour conclure : 
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    Laurence BERRY

    Auteur

    Je suis Laurence Berry-Brisson.
    Assistante de gestion administrative, rédactrice web, je partage mon savoir-faire toutes les semaines sur ce blog. N'hésitez pas à me laisser vos commentaires pour améliorer mes contenus et répondre à vos souhaits.

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