SECRETARIAT EXCELLENCE
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​ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE

Je livre ici les informations du secrétariat indépendant

​pour tous les dirigeants

4 sites merveilleux pour démarrer votre nouvelle entreprise

1/29/2019

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Vous démarrez votre nouvelle activité de chef d’entreprise indépendant ?

Vous ne savez pas par quoi commencer ?

Prospecter ? Se former ?

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En fait, l’essentiel du travail au tout début, c’est d'améliorer notre organisation avec des outils qui nous étaient encore tout à fait inconnus il y a encore quelques mois, notamment des outils en ligne.
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Des sites pour réseaux sociaux

Voici quelques sites sur lesquels je passe pas mal de temps :

Pour programmer vos posts
 : 
www.swello.com, hyper pratique pour publier automatiquement vos posts aux dates choisies.

Pour vous former
 :
J’ai suivi LinkedIn (version Premium) un cours très complet  « Instagram pour les entreprises », conçu par Grégory Mancel, par exemple.

Pour peaufiner votre "personal branding" : 
Visitez le site personalbranding.fr ou encore personal-branding.fr/ (Pascale Baumeister).
Finalisez la palette de couleurs de votre marque sur www.paletton.com.

Pour les visuels, les photos, à intégrer dans les publications :
L'incontournable et très pratique site www.canva.com, en version gratuite, nettement suffisante pour débuter.

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​La liste est exponentielle !

Il faut chercher, lire et  tester beaucoup, recommencer souvent, choisir avec circonspection les différentes applications que vous trouverez.

Fort heureusement, pour les micro-entrepreneurs, la plupart d’entre elles offrent des tests gratuits, voire des utilisations possibles, basiques mais suffisantes, à 0€.

Si vous souhaitez de l’aide et des conseils à ce sujet, vous pouvez me contacter directement.  
Parce que ne l’oubliez pas : c’est mon métier ! 

Et vous ? Quels sont vos applications ou sites préférés ?


"Grande réussite est généralement née d'un grand sacrifice, et n'est jamais le résultat de l'égoïsme." Napoleon Hill
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Organisation du travail : un outil simple pour guider votre activité

1/26/2019

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Vous aussi vous avez toujours rêvé d'organiser votre  travail comme vous le souhaitiez ?

#freedom, vous connaissez ?

Toutefois, votre activité en solo doit être contrôlée.

Pour cela, j'utilise une grille détaillée dans un fichier Excel  qui calcule mon temps de travail et la répartition de celui-ci en fonction des différentes tâches ou dossiers en cours.

​En voici un extrait : 
calcul_temps_travail_par_activité.xlsx
File Size: 20 kb
File Type: xlsx
Télécharger le fichier


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5 Conseils pour trouver du temps pour soi

1/22/2019

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C'était le rush dans votre vie jusqu'à présent :
  • Se lever,
  • Déjeuner en regardant la télé ou son mobile,
  • Se laver, s’habiller,
  • Partir travailler ou se mettre au travail,
  • Rentrer, se mettre à l’aise (ou pas), 
  • Préparer à manger,
  • Manger en regardant la télé 
  • Débarrasser la table​
  • Ne pas aller se coucher trop tôt (parce que la soirée nous appartient enfin), mais s’endormir dans le canapé,
  • Se réveiller (bougon) pour aller se recoucher dans notre lit.
  • Le sommeil s’étant enfui, prendre son téléphone et jouer, ou lire ses mails, sa page Facebook, tout ça pour ne pas retrouver le sommeil.

S’endormir finalement à minuit, 1 h, 2 h, se réveiller à 5, 6 ou 7 h… et recommencer.

Ce n'était pas une vie à vos yeux, et vous frisiez le burn-out.
Et aujourd'hui ? Nous sommes tous (ou presque) logés à la même ancienne : confinés dans nos maisons, appartements, studios, pour nous protéger de l'infiniment petit qui nous a surpris comme des débutants !

Je vous propose donc quelques astuces que je pratique moi-même puisque le télé-travail, c'est mon organisation habituelle. 

4 idées pour équilibrer vie sociale, travail et confinement

Cela ne va pas être si facile que cela. 

Balayer d'un revers de main l'anxiété ancrée en nous et se mettre au travail "pour oublier", entouré de nos enfants, de chats, nos chiens, nos conjoints. 

Voilà un véritable challenge à relever !

Vous verrez que vos collègues d'hier qui vous cassaient les pieds vont peut-être vous manquer finalement...

Quoiqu'il en soit, voici quelques "trucs" pour vous accompagner dans ces moments contraignants et inattendus :


  1. S’obliger à laisser de la place à notre vie sociale et/ou sportive : organiser vous un emploi du temps aussi structuré que possible, même si vous êtes à la maison.
  2. Trouver 10 à 15 mn par jour pour méditer ou faire de la relaxation (www.petitbambou.com). Des séances de Yoga sont disponibles sur l'application Down Dog, et pendant cette période de confinement, c'est gratuit.
  3. Se coucher plus tard sans regret même si Netflix passe en qualité inférieure pour ne pas saturer le réseau. Accordez-vous une évasion méritée en-dehors de BFM !
  4. Se lever plus tôt avec facilité pour récupérer 10 à 15 mn pour soi et du coup, appliquer le point 2.
  5. Ecouter de la musique calme en travaillant. Personnellement, j’aime travailler avec You Tube en fond musical 
  6. Ecouter de la musique moins calme en travaillant. Personnellement, j'adore Rammstein (attention : oreilles sensibles s'abstenir).
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En consacrant 15 à 30 mn de sa journée à ces petites choses qui vont devenir VOS petites choses, vous y gagnerez en tranquillité d’esprit, harmonie, bien-être et ouverture aux autres.

Ce temps que l’on s’autorise à soi-même, différemment, nous offre naturellement de la disponibilité d’écoute à ceux qui nous entourent.

Pourquoi ne pas inclure tout cela en début de journée, en plus de votre jus d’orange, thé ou café ?

​Vous boosterez votre énergie pour démarrer dans les meilleures conditions. Vous pourrez aussi le faire en famille !
​

N’est-ce pas là un objectif de vie plutôt facile à tenir et agréable pour soi et pour les autres, eu égard aux douleurs de certains autres qui travaillent encore "sur place" (je pense, entre autres, à nos soignants) ? ​​

"Tous les hommes pensent que le bonheur se trouve au sommet de la montagne alors qu'il réside dans la façon de la gravir". 
CONFUCIUS

Prenez soin de vous !


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Origine du nom de mon entreprise

1/18/2019

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Secrétariat Excellence, un pont entre nos compétences

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Bien que non obligatoire pour un micro-entrepreneur, trouver un nom commercial pour son entreprise est une démarche psychologique conséquente.

Outre le fait qu'on donne un nom à son bébé, c'est quand même mieux que ce que la loi impose de toute manière : nom et prénom.

Quoiqu'il en soit, si au début le jeu est amusant, c'est la démarche la plus longue que j'ai eue à faire dans la création de Secrétariat Excellence ! 

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Il faut y réfléchir à deux fois, utiliser des techniques de recherche de mots, vérifier que cela n'existe pas déjà, que cela sonne bien à l'oreille, qu'il n'y a pas de double sens, etc, etc...

Après plusieurs mois de brainstorming acharné, j'ai éliminé les "Secrétariat Premium" (le mot "premium" est trop galvaudé, même les jus de fruits le sont), "Secrétariat 5 étoiles", ou "Secrétariat Qualité" (cela coule de source), et des dizaines d'autres qui sont partis à la poubelle !
​ 

Alors oui, il me fallait le mot "Secrétariat" dans mon nom, parce que c'est quand même mon métier, mon job, mon entreprise de....

Mais alors après, le trou noir.... ou la page blanche, comme vous voulez.

Puis mon fils est passé un soir dans la pièce où deux cerveaux travaillaient déjà sans relâche mais sans succès non plus (celui de mon mari et le mien), et il a lâché : "pourquoi pas 
Excellence ?". Il a continué son chemin vers sa chambre...

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Oui, l'évidence était là et je n'y avais pas pensé et ce n'est pas moi qui le dis, c'est mon fils !

Sur le coup, on s'est regardés, nous sommes restés un peu bêtes de ne pas y avoir pensé plus tôt, car cela nous a plu, et c'est vrai : je recherche toujours la perfection dans ce que je fais, que je l'approche ou pas : en cuisine, en sport, au travail, pour moi, mais surtout pour les autres.

J'ai donc validé ce choix et inscrit ce nom à l'INPI.

Vint ensuite le moment de chercher un logo à l'image de ce que je veux donner à mes clients : l'aide, la confiance, le partenariat.
​

L'image du pont et des mains tendues m'a d'emblée convaincue, et le slogan que nous avons trouvé à la maison - "un pont entre nos compétences"- tout à fait à mon image.
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En effet, je crois plus à un vrai partenariat plutôt qu'à un clientélisme absolu pour faire mon travail dans les meilleures conditions.

Sans les compétences propres de mes clients, je ne serais rien et mon savoir-faire à moi ne pourra pas s'exprimer.

​Donc, l'aide qu'ils me demandent d'un côté du pont, je peux la leur donner s'ils me tendent la main, et vice-versa.

​Pour traverser ce "pont entre nos compétences", il ne manque plus que la confiance pour démontrer l'excellence et faire naître la gratitude.

Contacter Secrétariat Excellence


"Qui cherche la perfection obtient l’excellence".
Jori Cazilhac
​

"Il vaut mieux viser la perfection et la manquer que viser l’imperfection et l’atteindre".
Bertrand Russell

Si vous aussi vous cherchez un nom d'entreprise, cliquez ici.
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20 faits me concernant

1/13/2019

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Qui suis-je en vérité ?
  • J'aime le rugby, que je regarde régulièrement avec mon cher et tendre, à la télé ou parfois au Stade de France. Le COVID-19 nous a d'ailleurs fait rater le tournoi des 6 Nations pour lequel nous avions nos places pour FRANCE-IRLANDE... 
  • J'aime regarder à peu près tous les sports à la télé et je supporte LES équipes de France. Pour 2020, nous pourrons souligner qu'on n'est pas vernis : suppression de toutes les manifestations sportives, pas de JO TOKYO, report du Tour de France en Septembre, pas de tennis, pas de Championnat de foot, ou à huis clos, etc...
  • J'aime le tir à l'arc que je pratique depuis 12 ans.
  • J'aime faire des recherches documentaires et fouiller sur internet, comparer, commenter.
  • J'adore jouer sur mon téléphone portable, de préférence des jeux de gestion de villes, de fermes, d'hôpitaux.
  • J'ai étudié le piano dans ma jeunesse, instrument qui m'a passionnée longtemps.
  • Je suis une fan de Mozart, dont j'aime la précocité, le génie, l'impertinence.
  • J'écoute toutes sortes de musique, avec un net penchant pour le rock, le métal, l'électro.
  • Je pratique la méditation, pas assez à mon goût, la sophrologie, un peu moins qu'avant.
  • Je collectionne les citations que j'aime dans un petit livret que je conserve depuis ma classe de 3è.
  • J'affectionne particulièrement la littérature de science-fiction, avec comme auteurs préférés, Arthur C. Clarke, Franck Herbert et son livre Dune que j'ai lu 4 fois, y compris en anglais. 
  • Je suis une accro absolue de la science-fiction au cinéma, et j'apprécie les reprises de romans tels que "I, Robot", ou "Je suis une légende", même si c'est loin de l'écriture voulue au départ.
  • J'aime manger, j'aime boire du bon vin et j'ai une préférence pour le Bordeaux, pas trop vieux.  
  • J'aime faire des puzzles que je fais maintenant sur mon téléphone pour gagner de la place !
  • J'aime mes chats, j'en ai toujours eu. 
  • J'aime ce que je fais en ce moment : écrire. J'ai toujours écrit, avec un clavier ou un stylo. Un roman, un post, un article, des mémoires, un journal.... Une histoire...
  • Je pratique l'astronomie amateur avec mon mari. Nous sortons parfois en pleine nuit avec notre télescope, et cherchons un endroit sans pollution lumineuse. C'est de plus en plus difficile...
  • Je suis accro à mon petit déjeuner le matin, moment de réveil, de mise en route, premier repas sacré.
  • Je suis capable de rester sur mon PC pour travailler pendant plusieurs heures sans m'en rendre compte.... Pas bien !
  • J'aime mon fils, mon mari, mes amis, ma famille, ma vie....
​
​Voilà, vous me connaissez un peu mieux maintenant, et la liste ne s'arrête pas là. Alors ? Qu'en pensez-vous ?
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L'organisation, une seconde peau !

1/7/2019

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Et si l'organisation ne s'apprenait pas à l'école ?

La définition du Larousse est très simpliste : action d'organiser, de structurer, d'arranger, d'aménager. 

J'ai découvert qu'il existait un nombre exponentiel de sites web dédiés à l'apprentissage de l'organisation :


  • 7 principes clés pour apprendre à s'organiser et travailler mieux,
  • 10 conseils pour apprendre à s'organiser,
  • 5 astuces pour bien organiser son travail, etc, etc.
J'avais eu moi-même quelques cours au Lycée lorsque j'étudiais les techniques administratives.

Mais je me pose une question.
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Inné / acquis

​Et si le sens de l'organisation était inné ?

​Si tout cela ne s'apprenait pas forcément ? 


En lisant les quelques conseils des sites évoqués plus haut, force est de constater que je n'y ai personnellement pas appris grand-chose.

Les conseils donnés sont certes tout à fait avisés, mais je me suis rendu compte que je les appliquais depuis toujours, naturellement.

​Des vacances à organiser ? Pas de soucis !

Après avoir demandé les choix prioritaires (mer/montagne, France/étranger...), posé les dates, toutes les vacances sont structurées de A à Z : choix du site, de la location, la route à faire, les animations, les points touristiques à visiter sur place, et au rythme souhaité.

Pas de course folle. Je réponds aux souhaits demandés tout en discrétion...

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Une soirée entre amis agrémentée d'une raclette et de jeux divers ?

Une promenade d'une journée ?

Une surprise à organiser ?

Je prépare tout cela avec un amusement et une application grandissants à l'approche de la date d'échéance.

En restant beaucoup plus terre à terre, lorsqu'il y a un projet à gérer, un objectif à atteindre, c'est automatique : je me transforme en leader naturel, je décide qui doit faire quoi et à quel moment, en ayant en tête le temps que chaque tâche va prendre approximativement.

Je les organise entre elles de façon que tout coulisse parfaitement.

En général, lorsque l'on me suit dans cette démarche, tout est fini en temps et en heure.

C'est un peu comme une photographie instantanée dans ma tête qui me permet de "lire l'avenir".


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"Organiser, ce n'est pas mettre de l'ordre. C'est donner de la vie".
​Jean-René Fourtou.
C'est donc pour cela que l'organisation dans son terme le plus large est une des compétences les plus solides, une des spécialités professionnelles de toute assistante ou secrétaire digne de ce nom.

C'est pour ces raisons que je suis devenue au fil de mon expérience, et par la nature de mon profil, assistante chef de projet, avec tous les outils qui vont avec : les Pert, les Gantt, les mind-mapping, les Asana et autre Trello, les cahiers des charges, les jalons, et autres termes sibyllins avec lesquels j'ai dû composer.
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Que ce soit pour gérer un ou plusieurs agendas, préparer des réunions dans leur intégralité, organiser, superviser et représenter l'entreprise sur un salon professionnel, gérer des projets d'envergure, c'est un challenge passionnant.
"Planifiez en fonction de votre énergie, pas de votre temps !" Scott Adams
Dans le cadre de l'aménagement (si on reprend la définition du Larousse), chaque chose est à sa place, numérotée, classée, colorisée, légendée...

Non, je ne suis pas maniaque.

Dans une ancienne vie, je voulais être contrôleur aérien : ranger chaque avion, au bon moment, à la bonne place.

Il faut juste garder à l'esprit deux choses : donner de la vie aux projets (de l'humanité dans un monde de brutes), et ne surtout pas y perdre votre énergie inutilement, vous y perdriez trop de temps...

De ce fait, si jamais il vous prenait l'envie d'en savoir plus, j'ai quelques conseils avisés à vous donner pour devenir un petit champion de l'organisation.

​Commencez par me contacter... :-)

Demande de contact

Si cet article vous a plu, n'hésitez pas à "liker" et à le partager.
​Vos commentaires, bons ou mauvais, sont également les bienvenus, je serais ravie d'échanger avec vous.
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    Laurence BERRY

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    Je suis Laurence Berry-Brisson.
    Assistante de gestion administrative, rédactrice web, je partage mon savoir-faire toutes les semaines sur ce blog. N'hésitez pas à me laisser vos commentaires pour améliorer mes contenus et répondre à vos souhaits.

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