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ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE
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 Reprise après la COVID-19 : ingéniosité et outils pratiquesJe n'ose pas la nommer, mais en parlant de "crise", je veux bien entendu parler de ce que nous avons traversé avec la COVID-19. Toutes les entreprises ont été impactées, certaines d'entre elles sont déjà tombées, d'autres poursuivent leur route avec des amputations de nombreux postes. Les indépendants, TPE et certaines PME, rament la tête haute pour s'en sortir et s'offrir un avenir plus serein, tout en sachant que cela va être compliqué pour encore plusieurs mois. En tant qu'assistante administrative, voici quelques idées pour optimiser simplement votre entreprise et rester compétitif.  #1 - Minimiser les risques pour vous et/ou votre personnelOn ne peut pas reprendre une activité "normale". Vous l'aurez remarqué. La première des choses à faire, c'est de rester concentré sur la protection de votre santé, celles de tous vos collaborateurs, celle de vos clients. Pour le plus ou moins long terme, certaines entreprises incluront leurs mesures de prévention dans un Plan de Continuité d'Activité, d'autres penseront à former leurs salariés, etc. Une chose est sûre : si vous êtes indépendant ou TPE, garantissez simplement la fourniture d'EPI spécifiques (Equipement de Protection Individuelle) : masques, gants, visières, lunettes, gels hydroalcooliques, tenues à usage unique, etc... Certains secteurs, et vous en faites déjà peut-être partie, ont reçu toutes les normes sanitaires à appliquer pour leur reprise, via les instances gouvernementales. Ces normes d'hygiène s'appliqueront probablement à long terme. Autant en faire une habitude contrôlée dès maintenant.  #2 - Miser sur l'intelligence artificielleComment l'IA peut vous aider à rester compétitif ? Quelle que soit la crise que vous traversez, et même sans crise d'ailleurs, la technologie numérique est un incontournable des entreprises qui veulent se développer. Il existe encore des entreprises sans site internet, ni présence sur les réseaux sociaux. Comment vous trouver ?
Inclure des outils numériques dès maintenant n'est pas de la science-fiction mais une urgence absolue. Vous ne pouvez pas envisager de perdurer ou vous développer sans un minimum de modernisation de votre entreprise au niveau digital. Les concurrents plus à l'aise dans ce monde numérique utiliseront les Clouds (Google Drive, Dropbox, OneDrive) automatiser un maximum leurs opérations numériques (« NoOps » ou No Operations) : tous les éléments techniques ou de stockage sont gérés par votre fournisseur. Pendant ce temps-là, consacrez-vous à votre business ! #3 - Google My BusinessSi vous n'avez pas encore créé votre page Google My Business, foncez ! C'est simple, gratuit, pratique : c'est une fiche d'identité de votre entreprise qui permet aux internautes de vous trouver sur Google. Vous pouvez y inclure très facilement vos informations pratiques, inclure la géolocalisation via Google Maps, publier des photos régulièrement (posts) et gratuitement. Vous n'avez pas besoin de site internet pour faire cette page, et c’est donc un bon palliatif si vous ne pouvez pas créer votre site pour le moment. Cliquez ici pour voir l'exemple de ma page Google My Business. Pour créer votre compte, cliquez ici. #4 - Facebook - Instagram - Site internetUne page professionnelle FACEBOOK ou INSTAGRAM peut être utile, surtout si vous souhaitez présenter des photos de vos réalisations d'entreprise. Voici l'exemple de la page Instagram d'un de mes clients, Easy Instal : https://www.instagram.com/easyinstal/. C'est un bon moyen également de mettre en avant tous les efforts que vous mettez en place dans le respect des normes sanitaires. C'est une façon de communiquer différemment, assez simplement, même si cela peut s'avérer chronophage au regard des interactions que cela engendre avec les personnes qui vous laisseront avis et commentaires. En effet, vous devrez leur répondre systématiquement pour être crédible. Ce sont des outils qui peuvent s'avérer très utiles pour vous développer et rester compétitif. Vous pourrez tout à fait déléguer cette activité à un prestataire sous-traitant. Dans cette démarche de refonte de votre identité visuelle, vous pouvez créer un site internet. Très peu des entreprises que j'ai recherchées moi-même en possèdent. Si vous ne vous sentez pas à l'aise, ou si vous n'avez pas le temps, de nombreuses agences spécialisées, ou des webdesigners indépendants peuvent vous aider à créer un site professionnel. Des entreprises de création de sites web proposent de nombreuses fonctionnalités, en assurent le référencement sur les moteurs de recherche, vous aideront à créer une page e-commerce, etc. Des hébergeurs tels WordPress ou Weebly vous donnent accès à des sites clé-en-main assez intuitifs. Cliquez ici pour obtenir un comparatif. Pour vous donner une idée, j'étais tout à fait novice en la matière il y a deux ans. J'ai créé mon site seule, j'ai appris certaines règles de référencement Google, de design, etc... Encore une fois, ne perdez pas votre temps avec ça si vous n'êtes pas à l'aise. En revanche, réfléchissez vraiment à créer un site pour votre entreprise. C'est souvent gratuit pour les plus simples.  #5 - Investir dans des logiciels professionnelsInvestir pour mieux vous développer, ce n'est pas perdre de l'argent ! Rester compétitif dans votre domaine cela peut passer par de nouvelles solutions. Par exemple, des outils numériques pour les devis, ou des sociétés d'accompagnement comptable, fiscal et social, qui proposent des systèmes de gestion à distance, des logiciels de facturation simples et gratuits, etc... Renseignez-vous, comparez, estimez le temps que vous allez gagner pour rester compétitif et vous développer, et foncez ! #6 - Le conseil "bonus" : déléguer certaines activitésIl est évident que l’ensemble des activités de votre entreprise ne peut pas être géré à vous seul. Que ce soit par faute de temps ou simplement, par manque de connaissances, si vous avez le sentiment de vous enliser dans les sables mouvants de l’inefficience, déléguez ! Je le répète toujours et vous pourrez en lire plus dans les articles suivants : Comment sous-traiter la gestion administrative d'une TPE/PME ? Déléguer - Episode 1 : tâches administratives En résuméPour rester compétitif malgré la crise, retenez qu’il faut vous ouvrir sur l’extérieur, pour voir ce qui se fait ailleurs, vous diversifier, changer de méthodes.
Impliquez-vous dans le numérique, le digital, des formations "logiciels", des partenariats avec des spécialistes ou des prestataires qui pourront prendre en charge certaines de vos activités pour mieux vous décharger. Concentrez-vous sur l’essentiel : le développement de votre entreprise.
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